Wachstumskurs statt Zettel-Odyssee

Innovative Technologien in der Augenheilkunde, neue, internationale Standorte, ein Team, das sich in den letzten Jahren vervielfacht hat: Heidelberg Engineering ist auf Erfolgskurs. Kein Wunder, dass die internen HR-Prozesse bei diesem Wachstumsschub aus allen Nähten platzten. Abläufe skalierten nicht mehr – und statt das Wachstum zu beschleunigen, bremsten sie Heidelberg Engineering aus.

“Vor allem beim Recruiting waren wir vor Personio sehr manuell unterwegs”, erzählt Personalreferent Oliver Nehring. “Es waren viele Einzelschritte nötig, zugleich hatten wir keinen guten Überblick über den Status der Bewerber oder ausstehendes Feedback.” Für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung mussten Oliver und das HR Team sich durch Excel-Listen quälen, für Urlaubsanträge sogar mit Papierzetteln arbeiten – dieser Status quo war keine Option: “Denn wenn wir nur Stammdaten verwalten, haben wir keine Zeit, uns um unsere Mitarbeiter zu kümmern.” Das sollte sich ändern.

Eine cloud-basierte HR Software sollte dieses Problem lösen. “Als zukunftsgerichtetes Unternehmen wollten wir in eine Zukunftstechnologie investieren”, erklärt Oliver die Entscheidung für die Cloud. Gleichzeitig wollte Heidelberg Engineering auch den Datenschutz gewahrt wissen – etwa durch die intelligente Zuweisung von Zugriffsrechten auf Daten und Unterlagen. Last but not least, zählten für sie saubere und flexibel abzubildende Prozesse. Schnell war klar: Personio passt wie die Faust aufs Auge. Überzeugungsarbeit musste Oliver kaum leisten: “Ob Lohnzettel abrufen oder Urlaub beantragen: Der Mehrwert von Personio war für jeden Mitarbeiter ersichtlich.”

Oliver und das HR Team treiben das Untenehmenswachstum nun noch strukturierter voran: mit schnellem, effizientem Recruiting und einem gut überschaubaren Onboarding-Prozess. In Personio haben die Personaler*innen einen Überblick über offene Stellen und Bewerber. Mit anpassbaren Rechten steuern sie außerdem, wer auf Bewerbungsunterlagen zugreifen kann. “Besonders die E-Mail-Vorlagen für Zu- und Absagen sparen Zeit. Immerhin erhalten wir ca. 2.000 Bewerbungen im Jahr und wollen jede angemessen beantworten”, sagt Oliver.

Auch an anderen Stellen läuft es nun glatt: “Wenn ich zurückdenke, welchen Weg so ein Urlaubszettel früher bei uns zurückgelegt hat”, schmunzelt der Personalreferent. Mittlerweile beantragen Mitarbeiter ihren Urlaub mit einem Klick.

Und was macht man mit so viel gewonnener Zeit? Das Team von Heidelberg Engineering steckt sie in Herzensthemen wie die Personalentwicklung und die Gesundheit am Arbeitsplatz. “Weil mit Personio die operativen Prozesse sitzen, können wir uns voll und ganz um die Mitarbeiter kümmern. Durch Gesundheitschecks, Massagen oder E-Learning-Kurse zum Thema Achtsamkeit sorgen wir dafür, dass es unseren Mitarbeiter körperlich und mental gut geht. ”

Oliver behält gerne den Überblick – kein Wunder, dass ihm das Dashboard mit seiner Erinnerungsfunktion am liebsten ist. “Meine To-Dos immer auf dem Schirm zu haben, strukturiert meinen Arbeitstag und schaufelt mir Gehirnkapazitäten frei.” Auch die ständige Weiterentwicklung bei Personio weiß Oliver zu schätzen. “Weil immer neue, hilfreiche Funktionen hinzukommen bin ich überzeugt, dass die Bedürfnisse von uns als HR Team auch langfristig gedeckt sind.”