Digitale Unterschrift – aber sicher!

Mitarbeiterin trägt ihre Arbeitszeiten selbst ein – per digitaler Stempeluhr.

Arbeitsverträge und Vertraulichkeitsvereinbarungen einfach schnell digital unterzeichnen, und das rechtsverbindlich und unkompliziert … Alles Wunschdenken? Mitnichten, denn die digitale Unterschrift sagt Papierbergen und Verwaltungsirrsinn den Kampf an.

Sie wundern sich. Auf dem Vertrag des neu eingestellten Marketingleiters fehlen noch die Unterschriften der beiden Geschäftsführer. Was Sie nicht wissen: Die Assistentin der Geschäftsleitung ist krank, das Dokument liegt unberührt im Ablagefach und die Führungskräfte sitzen nichtsahnend im Büro.

Mit einem digitalen Tool wäre das nicht passiert – und Sie müssten jetzt nicht im obersten Stockwerk vorstellig werden und persönlich um die Unterschriften bitten. Sie fragen sich, welches digitale Tool hier geholfen hätte? Die digitale Unterschrift!

Was ist eine digitale Signatur?

„Die digitale Signatur ist die kryptografische Implementierung einer elektronischen Signatur. Mithilfe der digitalen Signatur lassen sich elektronische Dokumente digital unterzeichnen.“ Klingt sehr technisch, ist es in der Basis auch. Was Sie aus dieser Definition des Security Insiders mitnehmen müssen, ist folgendes:

Die digitale Signatur ist ein gleichwertiges Äquivalent zur handschriftlichen, eigenhändigen Unterschrift auf einem Papierdokument. Über die digitale Signatur lässt sich die Identität des Unterzeichnenden zweifelsfrei belegen.

Die in der Definition genannte elektronische Signatur hingegen ist ein rechtlicher Begriff, der jene elektronischen Verfahren beschreibt, mit denen die Identität des Unterschreibenden geprüft wird. Die digitale Signatur kann – nach bestimmten rechtlichen Vorgaben – sichere elektronische Signaturen (auf drei Sicherheitslevels) erzeugen.

So schnell wie nie zur Vertragsunterzeichnung

Schonen Sie Nerven und den Geldbeutel der Firma. Wichtige Dokumente können Sie in Personio ab sofort digital unterschreiben – ganz schnell, ganz ohne ausdrucken.

Digitale Unterschrift – wo liegen die Vorteile?

Die digitale Unterschrift kann im Verwaltungsdschungel eine wichtige Arbeitserleichterung sein. Vom unterschriftsreifen Arbeitsvertrag über die abzuzeichnende Rechnung bis zum digitalen Bewerbermanagement – in vielen Fällen reduziert die digitale Unterschrift den administrativen Aufwand, denn Dokumente können ganz einfach am Computer unterschrieben werden. Ohne lästiges Ausdrucken, ohne aufwändiges hin- und herschicken von Unterlagen.

Mit der Einführung der digitalen Unterschrift in der HR-Administration gehen Sie einen weiteren Schritt auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen. Gerade für HR ergeben sich neben der bereits genannten zeitlichen Ersparnis weiterhin erhebliche Vereinfachungen in den verschiedensten Prozessen – Verträge, Versicherungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Zeugnisse oder Beurteilungen müssen nicht mehr mit der „Hauspost“ durch die Abteilungen – oder noch schlimmer: an die einzelnen Betriebsorte – geschickt werden, sondern werden mit Hilfe einer leistungsstarken HR-Software digital, schnell und einfach dem jeweiligen Empfänger zur Unterschrift zugestellt.

Beispiel:

Für einen Arbeitsvertrag benötigen Sie die Unterschriften mehrerer Personen, in unserem Fall der Leiterin des Personalmanagements, des Geschäftsführers und des Kandidaten. Und zwar genau in dieser Reihenfolge. Der von den Parteien abgestimmte und in der HR-Software abgelegte Vertrag geht nun per Mausklick auf die Reise zu den genannten Personen, die ihn direkt auf ihren Mobilgeräten digital unterschreiben können. Währenddessen können Sie über ein Dashboard den Weg des Dokumentes in den verschiedenen Status nahezu in Echtzeit verfolgen.

Gerade beim Onboarding können Sie so die Eingliederung neuer Kollegen stressfrei und zeitsparend vorbereiten. Über die digitale Unterschrift verifiziert die neue Kollegin den Empfang der zentralen Dokumente bereits vor ihrem ersten Arbeitstag. Die Folge: Volle Konzentration auf die eigentliche Arbeit vom ersten Tag ist sind kein Wunschdenken mehr. Sie als HR können sich die Zeit nehmen, die Eingewöhnung der Kollegin in Ihr Unternehmen intensiv zu begleiten und sie, wenn nötig, zu unterstützen.

Wie erstellt man eine digitale Unterschrift?

Die digitale Unterschrift unterliegt zwar hohen sicherheitstechnischen und rechtlichen Ansprüchen, ist aber für gut aufgestellte und digital offene Unternehmen kein Hexenwerk.

Sie können digitale Unterschriften problemlos über Mailprogramme wie Microsoft Outlook erstellen oder für den Notbehelf auch Bildbearbeitungsprogramme wie GIMP verwenden. Auf Android-Smartphones hilft die App Adobe Fill & Sign, bei iPhones oder iPads können PDFs direkt aus der Mail heraus mit dem Stift oder Finger auf dem Display digital unterschrieben werden. Um aber die digitale Unterschrift in die HR-Prozesslandschaft zu integrieren und vor allem, um diese auch rechtssicher zu machen, empfiehlt sich eine ganzheitliche HR-Lösung.

Die E-Signatur im Arbeitsrecht

In diesem Webinar, das wir für Sie aufgezeichnet haben, erklärt Rechtsanwalt Dr. Paul Brummer, wie Sie die elektronische Signatur rechtssicher einsetzen.

Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?

Digitale Unterschriften müssen vor allem sicher sein. Dabei wirken technische und rechtliche Methoden zusammen, denn eine digitale Unterschrift muss diese drei Anforderungen erfüllen:

  • Sichere Authentifizierung
  • Nachweis der Zustimmung
  • Elektronische Verschlüsselung der unterschriebenen Dokumente

Der Gesetzgeber hat strenge Auflagen an die Anbieter von elektronischen Signaturen vergeben. In der Europäischen Union gilt hierbei die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services). Die dort erfassten Sicherheitsstufen der Signatur sind:

  • einfach (z.B. E-Mail mit einer Signatur mit Namen, Firmenname und Anschrift oder eine eingescannte handschriftliche Unterschrift)
  • fortgeschritten (Übertragung der digitalen Signatur muss verschlüsselt erfolgen)
  • qualifiziert (Übertragung und Archivierung muss über sichere kryptografische Verfahren erfolgen; Anbieter der Signatur muss über qualifiziertes Zertifikat verfügen)

“Grundsätzlich genügt beim Vertragsschluss eine normale elektronische Signatur. Unzureichend ist sie nur dann, wenn ihre Nutzung im Gesetz eindeutig ausgeschlossen oder eine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben ist”, erklärt der Anwalt für Arbeitsrecht, Dr. Paul Brummer. In einigen Fällen ist auch eine handschriftliche Signatur notwendig, weshalb Sie Ihren Anwendungsfall immer zunächst prüfen sollten.

Arbeitsverträge digital unterschreiben? Ja! Kündigungen digital unterschreiben? Nein!

Die Kündigung eines Arbeitsvertrages ist mit einer digitalen Unterschrift nicht gültig – dies hat der Gesetzgeber ausgeschlossen. Andere Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge können mit digitaler Signatur rechtssicher unterschrieben werden. In dieser Tabelle finden Sie eine Auflistung, wann Sie Dokumente mit welcher digitalen Unterschrift unterzeichnen können.

Disclaimer:

Wir machen darauf aufmerksam, dass unser Web-Angebot lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt dieses Angebots kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Die Inhalte unserer Internetseite – vor allem die Rechtsbeiträge – werden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann der Anbieter keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt.

Die digitale HR-Abteilung als Wettbewerbsvorteil

Personio kennenlernen