Lohnabrechnung auf einem neuen Level

Hoher manueller Aufwand, lokal abgelegte Listen und zeitraubende Administration: Als Michèle Czarnecki und ihr Team die Personalarbeit der NanoGiants vor drei Jahren mithilfe von Personio digitalisierten, galt es, die HR-Prozesse grundlegend umzustellen. Zeitintensive Routineaufgaben und fehleranfällige, langwierige Kommunikation waren besonders mit Blick auf das rasche Wachstum des Unternehmens nicht skalierbar.

In der Reduktion des HR-Workloads spielte die Lohnbuchhaltung eine wesentliche Rolle. Diese erfolgte vor Personio auf Basis von diversen Tabellen, die manuell gepflegt und wöchentlich auf Basis von E-Mails up-to-date gehalten werden mussten. Das Resultat war ein zeitraubender, fehleranfälliger Prozess, der weder den Ansprüchen der NanoGiants noch denen der Steuerkanzlei Schröder & Partner entsprach.

Ein innovationsgetriebenes Softwareunternehmen und eine Steuerkanzlei, die eine schlanke und digitale Lohnabrechnung zum Ziel hat: Für die NanoGiants und Schröder & Partner war schnell klar, dass die Nutzung von Personio und der DATEV-Integration eine Win-Win-Situation wäre. “Personio ist der wachsende Stern am Himmel der HR-Lösungen – jung, dynamisch, online. Mit der Anbindung an die Welt unserer Abrechnungsprogramme der DATEV war uns klar, dass es künftig für eine zukunftsträchtige Lohnabrechnung bei größeren Unternehmen keinen Weg an Personio und der DATEV-Schnittstelle vorbei geben wird,” fasst Dennis Gebhard die Entscheidung zusammen.

So mussten die Listen und Dokumentenrechte bald Personio als Single Source of Truth weichen. Nun können Christine Kohn und das Team der Lohnabrechnung direkt die Daten für die Abrechnung nutzen, die der Mandant bei sich im System dokumentiert. Die Zeit, die vorher für die Kontrolle von manuell abgetippten Daten gebraucht wurde, steckt das Team in die Qualitätssicherung des Abrechnungsprozesses. Damit steigere sich die Effizienz des Abrechnungsprozesses merklich und es bleibe mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. “Es ist insgesamt eine große Zeitersparnis. Man muss am Ende nur noch auf Plausibilität prüfen und nicht mehr jedes Zeichen einzeln checken,” erklärt Christine den neuen Prozess.

Sowohl NanoGiants als auch Schröder & Partner sind sich sicher: Die DATEV-Schnittstelle hat die Lohnabrechnung auf ein neuen Level gehoben. Michèle erklärt, dass Daten wie z.B. die Kontoverbindung durch den Employee Self Service direkt vom Mitarbeiter eingetragen werden können und Personio so immer aktuell gehalten wird. “Unsere Mitarbeiter sollten eigenständig und unkompliziert lohnrelevante Daten aktualisieren. Wenn es dann zur Lohnabrechnung kommt, sind es für mich nur noch ein oder zwei Klicks in Personio,” beschreibt sie. Zusätzlich können in DATEV noch Besonderheiten und Bewegungsdaten ergänzt werden.

Die eigenständige Pflege des Mitarbeiterprofils stößt auch bei Christine und Dennis auf Anklang, da sich hier der Zeitinvest für Rückfragen deutlich minimiert hat. “Der Self-Service Gedanke ist das große Los” bestätigt Dennis. Wo Christine früher viel Zeit für manuelles Übertragen aufwenden musste, erleichtert ihr heute der digitale Import den Abrechnungsprozess. Belege findet sie nun zentral in der digitalen Personalakte. Für die beiden ist das Fazit eindeutig: “Für uns ist es super, dem Mandanten ein Tool an die Hand geben zu können, das seine internen Prozesse beschleunigt und uns dazu befähigt, den Fokus auf die Qualität der Lohnabrechnung zu legen.”

Heute passt die Personalarbeit der NanoGiants perfekt zum Innovationsgeist des gesamten Unternehmens: “Dank digitalem Dokumentenmanagement, e-Signatures und dem ESS haben Mitarbeiter und auch wir relevante Daten und Dokumente jederzeit griffbereit. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz,” resümiert Michèle und freut sich dabei auch über die stetige Entwicklung des Systems. Dennis pflichtet ihr bei: “Es ist toll zu sehen, wie engagiert Personio ist – sei es für uns als Kanzlei, als auch bei der Implementierung bei den Mandanten.”