Wenn HR-Prozesse helfen, die Welt zu verändern

Eine weltweite Transformation in der Ernährung, das ist das gemeinsame Ziel der Non-Profit-Organisation ProVeg. Doch wie soll man die Welt verändern, wenn die Effizienz im Team von unzureichenden HR-Prozessen ausgebremst wird? “Wir wachsen schnell, doch unser Bewerberprozess war aufwendig”, erzählt Nora Winter, die den Bereich HR bei ProVeg seit mehr als sieben Jahren leitet. Gerade das Recruiting erforderte viel manuelle Arbeit – angesichts der steigenden Bewerberzahlen ging so unnötig viel Zeit verloren.

Auch für die HR-Verwaltung fehlte ein zentrales HR Tool, über das sich Prozesse reibungslos koordinieren und Daten an einem Ort ablegen lassen. “Wir haben verschiedenste Tabellen genutzt und unsere Mitarbeiterdaten waren über unzählige Ordner verteilt,” erklärt die Personalchefin.

Das Team von ProVeg wollte das Bewerbermanagement künftig so effizient wie möglich abbilden und so die Basis für langfristiges Wachstum legen. Dafür musste das richtige HR Tool her. Ein zentralisierter Recruitingprozess, der Massenmailings erlaubt, sowie eine professionelle Karriereseite sollten helfen, die richtigen Köpfe mit der passenden Vision an Bord zu holen. Und auch die Verwaltung des Tools sollte so leicht wie möglich sein.

Nachdem das Team sich verschiedene Lösungen angeschaut hatte, fiel die Wahl Ende 2016 auf Personio. “Für uns als damals noch recht kleine, aber wachsende Organisation, bot Personio genau die richtigen finanziellen Konditionen und viele Lösungen”, begründet Nora die Entscheidung. “Außerdem hat das Personio Team uns bei allen Fragen sehr intensiv betreut und uns den Eindruck vermittelt, dass wir gut aufgehoben sind.”

Bereits in der Anfangsphase sah das HR Team Erfolge. “Wir konnten uns damals besser auf die Begleitung des Organisationswachstums konzentrieren, statt unnötigen Aufwand mit der Verwaltung zu haben.”

Mittlerweile sind vier Jahre vergangen – und an die Zeit vor Personio kann sich Nora kaum noch erinnern. “Das waren auf jeden Fall unschönere Zeiten”, schmunzelt sie. Personio unterstützt das HR Team nun bei allen Aufgaben rund um den Mitarbeiterzyklus – vom Onboarding bis zum Offboarding. Personaldaten dokumentiert und speichert es zentral in einem Tool – das ist vor allem in der Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Länderbüros hilfreich. “Früher mussten wir mühsam Informationen durch E-Mails und Meetings zusammentragen”, berichtet Nora. “Jetzt haben wir als HR Team Zeit, uns mehr auf die inhaltliche Arbeit zu konzentrieren.”

Auch der Recruiting-Prozess ist deutlich schlanker geworden und Personio liefert übersichtliche Reports und Analysen zu den wichtigsten Entwicklungen im Unternehmen. “Außerdem nutzen unsere Mitarbeiter*innen das Tool täglich für die Zeiterfassung, Urlaubsbeantragung oder für Einblicke in ihre Personaldokumente.”

“Durch länderübergreifende, einheitliche Prozesse sparen wir Zeit und können uns mehr auf inhaltliche Arbeiten konzentrieren.” Am meisten profitiert das HR Team von ProVeg von den einheitlichen Personalprozessen mit Personio. Die Effizienz und Übersichtlichkeit im HR erlaubt es den Personaler*innen, sich vorrangig auf wertschöpfende Arbeiten zu konzentrieren. Und sonst? “Auch die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten und die ständige Weiterentwicklung von Personio finden wir gut”, ergänzt Nora.