Gastro & Soul

Gastro & Soul GmbH

Zukunft von HR: Prozessorientierung statt Systemfesseln

Branche: Gastronomie

Über das Unternehmen: Die Gastro & Soul GmbH ist ein Systemgastronomie-Unternehmen mit Hauptsitz in Hildesheim. Die Marken „Cafe Del Sol“ und „Bavaria Alm“ sind deutsche Marktführer im Bereich Freestander-Fullservice Restaurants. Die Übernahme der Marke „Vapiano” war ein Meilenstein der Unternehmensgeschichte. Die Konzepte „Lewenslust“ und „We are Pinsa“, eine Multifunktionsarena sowie eine Weinfarm runden das Gastronomie-Portfolio ab.

Mona Meyer, Gastro & Soul

Mona Meyer
Leitung Human Resources

Gastro & Soul Logo

Die Herausforderung

„Vor vier Jahren war unsere HR noch eine grüne Wiese“, erinnert sich Mona Meyer, HR-Leiterin der Gastro & Soul, an ihre Anfänge im Unternehmen. Eine zentral gesteuerte Personalarbeit gab es so damals noch nicht. Das Management selbst kümmerte sich um HR-Themen, die Rechtsabteilung gestaltete die Arbeitsverträge und das Marketing übernahm die Stellenausschreibungen.

Die Personalentwicklung wurde durch Programme für Aus- und Weiterbildung, modulare Trainings sowie die hausinterne Akademie „Suniversity“ gestaltet. „Die Personalarbeit lief also vor meinem Einstieg sehr dezentral, hat aber immer auch gut funktioniert, wie sich ja an der jüngeren Erfolgsgeschichte der Gastro & Soul ablesen lässt. Aber mit zunehmender Unternehmensgröße wurde es merklich unerlässlich HR auf neue Füße zu stellen“, erläutert Mona.

HR-Arbeit muss heute unbedingt drei Kriterien erfüllen: prozessorientiert, digital und professionell. Insbesondere bei einem Unternehmen unserer Größe.

„Mein damaliger Berufsstart bot jede Menge Chancen für die zukunftsorientierte Entwicklung des Unternehmens im Allgemeinen wie von HR im Besonderen”, schildert Mona ihre Ausgangslage vor Personio. Ihr Hauptziel war eine prozessorientierte HR-Arbeit in einem ganzheitlichen System, das weitere Schnittstellen anbietet. Eine Investition in die Zukunft, um die Personalarbeit im Unternehmen für alle Beteiligten fassbarer und strukturierter zu machen – auch um Wachstumsschübe, wie die Übernahme des Konzepts “Vapiano”, durch effiziente HR zu meistern.

Ein wesentliches Ziel von Mona war es, die digitale Personalakte als zentrale Quelle von HR-Daten einzuführen. Auch sollte die neue HR-Software den Prozesszyklus des Talentmanagements voll abdecken. „Wir möchten unseren Mitarbeitenden die Chance bieten, interne Karriere bei uns gezielt zu entwickeln. Talent Management ist eine wesentliche Aufgabe der modernen Personalarbeit.”

Dass das wunderbar funktioniert, beweist das Beispiel eines der heutigen Geschäftsführer für das Konzept ‚Cafe Del Sol‘, der vor 18 Jahren als Koch angefangen hatte. „Mithilfe passender Tools wollen wir im Gesamtunternehmen und mithilfe von einem professionell gestalteten HR uns selbst wieder in die Lage versetzen, die „Rohdiamanten in der Belegschaft“ zu entdecken.”

Personalarbeit ohne zentrales HR

Starkes Unternehmenswachstum mit zunehmendem administrativen Aufwand

HR Aufgaben über verschiedene Abteilungen verteilt

Mitarbeitende in acht Personio-Accounts erfasst

Restaurant-Standorte

Corporate Stores in Personio abgebildet

Die Entscheidung

Zu Beginn des Auswahlprozesses ließ sich Mona, die bereits tiefgreifende berufliche Erfahrung mit großen Systemen gesammelt hatte, zahlreiche Tools vorstellen, um die Bandbreite des Marktes kennenzulernen. Die Einführung der dann ausgewählten Software scheiterte jedoch, berichtet Mona. Es kam zu einer zweiten Auswahlrunde – in der Personio das Rennen machte. „Durch diese Öffnungsoption der Software sehen wir uns nicht nur zukunftsfest aufgestellt, sondern bewahren uns im Hinblick auf eine Toolerweiterung möglichst große Unabhängigkeit.“

So wählte Mona bereits zu Beginn die Option, Personio mit Personalentwicklungs-Modulen des Integrationspartners Evalea zu verknüpfen. Mit der Entscheidung für diese Systemintegration legte Mona Meyer den Grundstein für systemübergreifende Prozesse – und damit für die Vision von People Workflow Automation.

Bei der Entscheidung für Personio war es wichtig, dass wir von Anfang an systemübergreifende Schnittstellen mitgedacht haben. Außerdem ist für uns eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe unabdingbar.

Einführung und Implementierung der Personio-Software verliefen geräuschlos, unproblematisch und „auch mit jeder Menge Spaß auf beiden Seiten. Die komplette Implementierung lag in meinen Händen. Wir haben aufgrund der großen Mitarbeiterzahl insgesamt acht Personio-Accounts angelegt und die Standorte und Konzepte entsprechend darauf aufgeteilt.“

Erst im Anschluss an diese grundlegenden Arbeiten konnte Mona dann ihr HR-Team gezielt personell aufbauen – mit einem HR-Manager, zwei Assistentinnen und zwei Werkstudierenden. „Unser Aus- und Weiterbildungsbereich bestand bereits vor meinem Eintritt in die Unternehmung und zählt ebenfalls zum HR-Bereich.“

Das Ergebnis

„Momentan werden die bisher analogen Personalakten digitalisiert, in Personio integriert und die Daten gleich aktualisiert. Wenn dieser Meilenstein erreicht ist, rollen wir das System sukzessive weiter aus“, berichtet Mona. Auch wenn sich durch die Corona-Pandemie Verzögerungen in der Systemeinführung ergeben haben, sind durch die Digitalisierung der HR-Daten bereits Erfolge zu verzeichnen. „Wir arbeiten von Anfang an intensiv mit dem Recruiting-Modul“, erzählt Mona. „Das ist mein erster Klick am Morgen – ist eine neue Bewerbung da? Gibt es neue Kommentare von Führungskräften zu Bewerbungen? Sowohl in der Zentrale als auch in den Standorten nutzen bereits alle Führungskräfte das Recruiting-Modul.“

Hohes Tempo in der Bearbeitung ist eine Anforderung, die jetzt dank Personio erfüllt werden kann. Das spiegelt sich auch im Bewerber-Feedback wider, berichtet Mona: „Neulich bekamen wir die Rückmeldung: „Wahnsinn, wie schnell ihr seid! Ihr meldet euch direkt zurück und haltet eure Zusagen. So schnell habe ich einen Bewerbungsprozess noch nicht erlebt!““

Ein wesentlicher Fokus liegt außerdem auf der Weiterbildung und Förderung der eigenen Mitarbeiter:innen. Während die Beurteilung der Auszubildenden bereits über Evalea erfolgt, entstehen parallel Prozesse für Jahres- und Bewertungsgespräche, sodass auch die Führungskräfte der Gastronomiebetriebe von den neuen Systemen profitieren können. In Evalea können dann z.B. Kompetenzprofile hinterlegt werden, sodass potentielle Talente sowie auch Führungskräfte einfacher erkannt und gefördert werden können. „Der unternehmensweite Prozess der Mitarbeitergespräche, aber auch die Gespräche selbst werden mit Hilfe von Personio und Evalea professionalisiert,” berichtet Mona.

Der Ausblick und die Vision

Als wesentlichen Erfolgsfaktor für die Zukunft der Gastro & Soul betrachtet Mona eine direkte sowie stets transparente Kommunikation zwischen Personio und dem zeitgleich eingeführten spezialisierten System Evalea.

In dieser Vision werden dann die Daten ohne Mehrfacherfassung einfach zwischen den Systemen transferiert, was zu enormer Zeitersparnis und Vereinfachung auf Seiten von HR führt. „Das wäre ein weiterer Gamechanger für unsere Arbeit“, betont Mona „weil Prozesse dann systemübergreifend ablaufen.“ Die Durchlässigkeit der genutzten Systeme und die konsequente Ausrichtung der Personalarbeit in Richtung automatisierte Workflows bilden die Grundlage für eine zentrale Aufgabe der HR von Gastro & Soul: Mitarbeitende binden und entwickeln.

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