Reisekostenabrechnung und Reisekosten 2023: Vorlage und Definition

Unter Reisekosten fallen alle Kosten, die im Zusammenhang einer Dienstreise entstehen. Darunter fallen zum Beispiel die Fahrtkosten (Auto, Bahn, Flugzeug), die Übernachtung, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten.

Die Reisekosten trägt üblicherweise der Arbeitgeber. Sie werden von ihm als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt.

In einigen Fällen kommt der Arbeitgeber nicht für die entstandenen Reisekosten auf, z. B. wenn die Entfernung von der Wohnung zur Auswärtstätigkeit kürzer als zum Büro ist. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer seine Reiskosten über die Einkommenssteuer als Werbungskosten steuerlich absetzen. Wichtig hierfür ist, alle Belege wie Tankquittungen, ein Fahrtbuch, Hotelrechnungen oder Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel aufzubewahren und mitzuschicken.

Grundsätzlich gibt es für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben. Sie erfordert aus gesetzlicher Sicht weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular. Das bedeutet, dass Sie Ihre Reisekostenabrechnung rein theoretisch auf einem normalen Blatt Papier und handschriftlich durchführen dürfen. Trotzdem empfiehlt sich, alleine aus praktischen Überlegungen heraus, die Verwendung eines Vordrucks. Denn ein vorgegebenes Formular erleichtert die Prüfung durch die Buchhaltung und verhindert unnötige Fehler.

Vor allem in Unternehmen, in denen Dienstreisen zum Alltag zählen, erfolgt die Reisekostenabrechnung automatisiert. Das reduziert die Fehlerquote und vereinfacht die Reisekostenabrechnung einschließlich der involvierten Prozesse maßgeblich.

Ist eine eigens dafür entwickelte Software nicht rentabel, da Dienstreisen selten sind oder im Unternehmen nur maximal drei bis vier Mitarbeiter tätig sind, ist eine Excel-Vorlage mit integrierten Formular- und Formelfeldern hilfreich. Einmal erstellt, sparen Sie damit Zeit und gewährleisten korrekte Ergebnisse.

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Dienstreise antreten. Dies bedeutet, dass Sie eine Tätigkeit für das Unternehmen außerhalb der festen Arbeitsstätte ausführen.

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass nicht jede auswärtige Tätigkeit als Dienstreise bewertet wird. Besuchen Sie beispielsweise einen zwei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernten Kunden, handelt es sich um eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Erstattung von Reisekosten. Als Dienstreise gilt eine Auswärtstätigkeit vorwiegend dann, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Typische Gründe für Dienstreisen:

• Kundentermine außerhalb der Stadtgrenze

• Persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens

• Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen

• Besuch von Messen, Schulungen oder Tagungen

Vorlage zur Reisekostenabrechnung

Mit dieser Excel-Vorlage fassen Sie alle Informationen schnell und übersichtlich zusammen und sorgen für eine reibungslose Abrechnung.

Vorlage zur Reisekostenabrechnung herunterladen

Die Fahrt zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens wird nur dann als Dienstreise akzeptiert, wenn die Wegstrecke zwischen Wohnort und Niederlassung weiter ist als der Weg zur festen Arbeitsstätte. In diesem Fall gilt die Wegzeit als Arbeitszeit und der Arbeitnehmer kann die Fahrtkosten auf jeden Fall per Reisekostenabrechnung geltend machen.

Auswärtsaufenthalte über einen Zeitraum von mehr als drei Monaten zählen nicht als Dienstreise. In diesem Fall erkennt das Finanzamt die Abrechnung von Reisekosten für maximal drei Monate an. Nach Ablauf dieses Zeitraums erhält die Arbeitsstätte den Status einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Diese Situation tritt jedoch nicht ein, wenn sich der Arbeitnehmer innerhalb des Zeitraums an mehreren Arbeitsstätten aufhält. Ein typisches Beispiel ist die Tätigkeit eines Monteurs, der seine Tätigkeit jeden Monat an einem anderen Ort ausübt.

Damit dem Arbeitnehmer die Reisekosten erstatten werden können, brauchen Sie die entsprechenden Rechnungen, Quittungen etc. Erst dann können Sie Ihrem Mitarbeiter die Kosten lohnsteuerfrei zurückzahlen. Nun zu den Kosten, die in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.

• Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug; dazu zählen auch Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel und Maut- sowie Parkgebühren

• Übernachtungskosten

• Verpflegungsmehraufwand

• Reisenebenkosten

• Telefon- und Internetkosten

Reisen Sie mit der Bahn oder dem Flugzeug, übernimmt der Arbeitgeber ausschließlich den Ticketpreis in der im Vorfeld vereinbarten Komfortklasse. Wird Ihnen beispielsweise zugesichert, dass Sie mit der Bahn grundsätzlich erste Klasse reisen, können Sie diese Kosten gegen Vorlage des Tickets geltend machen. Gibt das Unternehmen eine Fahrt mit dem öffentlichen Verkehrsmittel vor und Sie nutzen das Auto, haben Sie nur Anspruch auf die üblichen Kosten für Bahn oder Flugzeug; nicht jedoch auf Kilometergeld für den Pkw.

Bei den Fahrtkosten für den Pkw gibt es drei verschiedene Ansätze der Berechnung. Die unkomplizierteste Form ist die Erstattung einer Kilometerpauschale in Höhe von 38 Cent pro Kilometer (Stand 2023). Für Mitfahrer erfolgt seit 2015 keine Vergütung mehr.

Alternativ gibt es die Möglichkeit, den tatsächlichen Aufwand oder einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz zu erstatten. In diesen beiden Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuchs Voraussetzung.

Bei der Erstattung der Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe enthält das Fahrtenbuch detaillierte Informationen über die Gesamtkosten, die Jahresfahrleistung sowie die beruflich gefahrenen Kilometer. Der Einzelnachweis für den fahrzeugindividuellen Kilometersatz erfolgt über einen Zeitraum von zwölf Monaten.

Übernachten Sie während Ihrer Dienstreisen im Hotel, erstattet das Unternehmen diese Kosten innerhalb des vereinbarten Kostenrahmens – vorausgesetzt, die Hotelrechnung wird weder über die Firma noch über eine firmeneigene Kreditkarte oder per Firmenüberweisung bezahlt. Berücksichtigen Sie auch bei direkter Zahlung durch die Firma, dass Sie den Verpflegungsmehraufwand für das im Preis inbegriffene Frühstück kürzen müssen.

Haben Sie die Möglichkeit, das Hotelzimmer ohne Frühstück zu buchen und verzichten auf das Frühstück oder bezahlen Sie es extra, erfolgt keine weitere Berücksichtigung.

Alternativ besteht die Möglichkeit einer Übernachtungspauschale, wenn die Dienstreise mindestens 24 Stunden in Anspruch nimmt. Da die Hotelkosten in der Regel über diesem Pauschalbetrag liegen, kommt die Pauschale eher selten zur Anwendung.

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Das für viele Dienstreisende komplizierteste Thema ist der Verpflegungsmehraufwand. Er dient als Kostenersatz für Ihre Aufwendungen für Essen und Getränke und unterliegt einer Staffelung. Diese Pauschbeträge (salopp auch Reisekostenpauschale genannt) sind ausschließlich für Inlandsreisen gültig.

Im Rahmen dieser Reisekostenpauschale erhalten Sie für den Anreise- und Abreisetag grundsätzlich immer den Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro – unabhängig davon, ob Sie an diesen beiden Tagen acht Stunden lang unterwegs sind oder kürzer.

Beachten Sie, dass in der Reisekostenabrechnung ein Reisetag immer vom Zeitpunkt der Abreise bis 24.00 Uhr eingetragen wird. Reisen Sie beispielsweise um 17.00 Uhr von Ihrem Wohnort ab, tragen Sie für den Anreisetag 17.00 – 24.00 Uhr ein. Der Folgetag wird mit 00.00 – 24.00 Uhr eingegeben.

So könnte die Berechnung für den Verpflegungsmehraufwand bei einer viertägigen Dienstreise aussehen:

Tag 1: Anreise 17.00 – 24.00 Uhr – 14.00 Euro

Tag 2: Meetings 00.00 – 24.00 Uhr: 28.00 Euro

Tag 3: Kundenbesuche 00.00 – 24.00 Uhr: 28.00 Euro

Tag 4: Abreisetag 00.00 – 17.00 Uhr: 14.00 Euro

Verpflegungsmehraufwand gesamt 84.00 Euro

Bevor Sie die im Beispiel berechnete Summe in die Reisekostenabrechnung eintragen, berücksichtigen Sie noch im Hotelpreis inkludiertes Frühstück und eventuelle Einladungen zum Mittag- oder Abendessen. In dieser Situation muss der Verpflegungsmehraufwand entsprechend bereinigt werden.

• Frühstück im Hotelpreis inbegriffen: 20 % Abzug

• Einladung zum Essen, Seminar mit Verpflegung usw.: 40 % Abzug

Ist also das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen und Ihr Geschäftspartner lädt Sie zum Abendessen ein, kürzen Sie die Verpflegungspauschale für 24 Stunden um 60 %. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Gäste auf Kosten des Unternehmens einladen und der Arbeitgeber auch die Kosten für Ihr Essen trägt.

Weist das Hotel das Frühstück auf der Rechnung aus, reduziert sich die Kostenübernahme der Hotelrechnung durch den Arbeitgeber um den für das Frühstück ausgewiesenen Betrag.

Für Auslandsreisen ist die Kostenerstattung etwas komplexer gestaltet. Obwohl es auch hier die kleine und große Pauschale gibt, unterscheidet sich diese abhängig vom Reiseziel. So erhalten Sie für eine Dienstreise in 2023 nach Ägypten 50 Euro Pauschale; reisen Sie nach Estland, sind es nur 29 Euro. Für China muss Ihr Arbeitgeber, abhängig vom genauen Ziel, zwischen 30 und 74 Euro erstatten.

Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen Kosten angepasst. So beträgt die Pauschale für die Übernachtung in Andorra 91 Euro; für Japan 233 Euro.

Die aktuellen Länderlisten mit der Auflistung aller gültigen Pauschalen finden Sie hier als Download.

Bewahren Sie für alle angefallenen Ausgaben, von der Hotelrechnung bis zum Parkschein, die Belege auf. Denn zusätzlich zu den Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber alle im Zusammenhang mit der Reise und deren Zweck entstandenen Kosten.

Mögliche Reisenebenkosten:

• Parkgebühren oder Mautgebühren

• Gebühren für dienstliche Telefonate

• Eintritte im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

• Gepäckaufbewahrungsgebühren

• Verluste beim An- und Verkauf von Devisen

• Reisegepäckschäden

• Schadenersatz im Rahmen eines Verkehrsunfalls

• Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden

• Diebstahl persönlicher und nötiger Reisegegenstände

Ist kein Beleg verfügbar, erstellen Sie einen Eigenbeleg. Achten Sie darauf, dass er alle wichtigen Informationen sowie den Ort und das genaue Datum aufweist.

Haben Sie die angefallenen Kosten in die Reisekostenabrechnung eingetragen, legen Sie die entsprechenden Belege bei und übermitteln die Reisekostenabrechnung an die zuständige Stelle im Unternehmen.