SAE Institute

SAE Institute

Das Rundumsorglospaket für HR-Prozesse

Branche: Aus- und Weiterbildung / Lehreinrichtung

Über das Unternehmen: Bereits seit vier Jahrzehnten bildet das SAE Institute die Kreativköpfe von morgen aus – mit modernster Technik, Vollblut-Ausbildern sowie Spaß und Herzblut bei der Sache. Allein in Deutschland, Österreich und der Schweiz hat SAE 12 Standorte und knapp 350 Angestellte.

Willi Woeber

Willi Wöber
Human Resources Manager

Die Herausforderung

Als HR Manager in Teilzeit musste Willi Wöber alleine knapp 200 Angestellte an 12 Standorten mit Excel-Dateien verwalten. “Das war ein großer zeitlicher Aufwand und einfach ein unnötiger Kraftakt”, erzählt Willi.

Da unsere HR-Prozesse über zu viele Stellen liefen, war die Fehleranfälligkeit groß.

Mit Excel-Dateien stieß Willi aber irgendwann an seine Grenzen. “Unsere Prozesse liefen über viele verschiedene Stellen, was die HR-Arbeit sehr erschwerte, das Reporting unmöglich machte und für riesigen Aufwand beim Datenschutz sorgte”, sagt Willi. “Es dauerte etliche Tage, die Lohnabrechnung vorzubereiten”. Durch diese ineffizienten Personalprozesse stieg die Intransparenz und die Fehleranfälligkeit.

Zähe Prozesse wegen verteilter Infos

Sicherstellung des Datenschutzes

Unmögliches Reporting

Dauer der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Mitarbeiter in DACH

Standorte in DACH

Mal mehr Mitarbeiter mit Personio

Die Entscheidung

Ein wichtiges Kriterium für Willi war, dass die Implementierung für alle 12 Standorte in der DACH-Region schnell gehen sollte. Es wurden viele Anbieter getestet, doch am Ende überzeugte Personio mit der Schnelligkeit (die Implementierung wurde innerhalb von 10 Tagen finalisiert), dem Preis und mit der Handhabung. “Im Vergleich war Personio das einzige Tool, dass von Stunde null an funktioniert hat und intuitiv zu bedienen war.”

Zudem sollten mit der Software alle HR-Kernprozesse abgedeckt werden. Denn was Willi auf jeden Fall vermeiden wollte: Die Integration mehrerer Tools, die nicht kompatibel sind. “Personio deckt alle Kernprozesse für unseren HR-Bereich ab. Alle Daten sind an einem Ort, was unheimlich viel Stress rausnimmt. Wir können Angestellte in HR-Prozesse einbinden und schaffen so mehr Transparenz und Informationsdichte im ganzen Unternehmen.”

SAE Institute

“Wir können jetzt Zahlen liefern, die wir zehn Jahre nicht hatten.”

Das Ergebnis

Mittlerweile kann Willi seine Kreativität wieder in konzeptionelle und strategische HR-Arbeit stecken. “Personio ist in unserem Unternehmen die zentrale Plattform, in der alle wichtigen Personaldaten liegen und alle Personalprozesse zusammenlaufen. Das nimmt mir einen unglaublichen Stress, denn ich weiß immer, wo ich welche Informationen finde.”

Über das Rollen- und Rechtesystem bezieht Willi nun auch die Angestellten in Personalprozesse ein, z. B. beim Recruiting. Personio macht die Abstimmung und Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg deutlich leichter. Darüber hinaus ermöglicht Personio eine einfache Personaladministration, was umso wichtiger wurde, nachdem sich die Anzahl der Angestellten über die letzten Jahre beinahe verdoppelt hat.

Aber auch der Datenaustausch läuft mit Personio einfacher und niemand muss sich über Datenschutz mehr Gedanken machen. Berichte werden einfach für die jeweiligen Kolleg*innen freigeschaltet. “Wir können jetzt Zahlen liefern, die wir zehn Jahre nicht hatten, z. B. die Übersicht über die Gehaltsentwicklung einzelner Standorte oder die Turnover-Rate (Mitarbeiter*innen-Flukationsrate)”, erzählt Willi. 

Zudem ist die Zeitersparnis enorm, z. B. bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Alle Mitarbeiterdaten befinden sich an einem Ort und man hat immer den Überblick, bei wem sich was geändert hat. Mit einem Klick sind Exporte an den Lohnbuchhalter erledigt. “Vorher habe ich Tage gebraucht, um die Lohnbuchhaltung vorzubereiten. Heute füge ich Mitarbeiterdaten laufend in Personio ein und überprüfe sie am Ende des Monats nur noch” , sagt Willi.

Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort

Effizientere Personalabläufe

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist ein Selbstläufer

SAE Institute's Favorit

Willi schätzt Personio nicht nur als All-in-One-Software, sondern auch als Partner. “Wenn du so einen Partner hast wie Personio, der a) versteht, worum es geht, und b) auch die Dienstleistung in kürzester Zeit bringt, dann ist ein unglaubliches Vertrauen da. Der Customer-Onboarding-Prozess war exzellent und der Support antwortet innerhalb kürzester Zeit.”

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