High-Performance für die Prozesse

Die Mitarbeiter:innen von clicks digital sind in den Weiten der digitalen Netzwerke zuhause. Moderne, digitale Prozesse sollten daher auch innerhalb des Unternehmens Anwendung finden, fand Juliane Wrobel, als sie die Leitung des People & Culture Teams übernahm. “Personio wurde damals nur rudimentär für HR-Verwaltung und Urlaubsanträge genutzt”, erzählt sie. Personalarbeiten mussten über Excel, Papierzettel und ein zusätzliches Recruiting-System orchestriert werden – das bremste das Team aus und sorgte dafür, dass immer wieder Themen liegen blieben.

Bewerber:innen sprangen zum Beispiel ab, weil sie zu lange keine Rückmeldung erhalten hatten, und auch das manuelle On- und Offboarding war Juliane Wrobel ein Dorn im Auge. “Solche grundlegenden Prozesse müssen flüssig und automatisiert ablaufen. Sie entscheiden darüber, ob sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in wohl fühlt und geben uns als People-Team Zeit für die tiefgreifende Arbeit mit den Mitarbeitenden.”

Automatisierte, eng verzahnte Abläufe sollten den Personaler:innen von clicks digital wiederkehrende Aufgaben abnehmen und so für flüssige, mitarbeiterzentrierte Prozesse sorgen. Zugleich sollte eine Übersicht aufzeigen, wenn wichtige Prozesse stecken bleiben – etwa, weil eine Genehmigung oder Unterschrift aussteht. “Schließlich möchte keiner fünfmal beim Ex-Arbeitgeber nachhaken müssen, weil das Arbeitszeugnis noch nicht da ist.”

Inzwischen haben sich Juliane und ihr Team mit hervorragenden On- und Offboarding-Prozessen einen Namen gemacht. “Neulich hat sich sogar eine Person, die das Unternehmen verlassen hat, für das gelungene Offboarding bedankt.” Aufgrund umfangreicher Prozesse verlor man früher leicht den Überblick über ausstehende Aufgaben. “Ich musste ständig bei Kolleg:innen nachfragen und sie an Dinge erinnern”, erinnert sich Juliane Wrobel.

In der Workflow-Übersicht von Personio sieht sie nun auf einen Blick, wenn ein Prozess stecken geblieben ist. “Ich sehe dann etwa, dass drei Onboardings planmäßig laufen und bei einem etwas überfällig ist. Das wird mir farblich gekennzeichnet angezeigt”, erklärt die Personalverantwortliche. “Dann kann ich gezielt das Gespräch mit Kollegen suchen und sage, ‘Hey, dieser Workflow, für den du verantwortlich bist, steht schon zu lange auf orange. Wo hakt’s denn?’”

Digitale Prozesse wie das Unterschreiben per E-Signatur von Personio sind für clicks digital mittlerweile fast schon ein USP. “Die Bewerber:innen mögen es, weil es einfach ist, und uns spart es eine Menge Zeit”, verrät sie. “Früher wussten wir oft nicht, welche Unterschriften noch offen sind. Aber durch den Workflow Hub haben wir endlich eine gute Übersicht über den Stand der Prozesse und machen unserem Firmennamen alle Ehre.”

Durch Dinge wie strategische On- und Offboarding-Prozesse sowie E-Signatures spart das People & Culture-Team von clicks digital jetzt schon viel Zeit, die es in die Arbeit mit den Mitarbeiter:innen investiert. Bei der Vorstellung, dass künftig People-Prozesse über das ganze Unternehmen hinweg perfekt ineinandergreifen, schmunzelt Juliane. “In diesem Fall bliebe uns ja noch mehr Zeit! Wir hätten jederzeit den Überblick, könnten unabhängiger arbeiten und uns besser um Kultur, Strategie, neue Formate, und natürlich um unsere Mitarbeiter:innen kümmern. Immerhin wollen wir nicht nur ein ‘place to work’, sondern ein ‘place to love’ sein.”