DRK Kreisverband StädteRegion Aachen e.V.

Extrem effizientes Recruiting dank schlanker Prozesse

Industrie: Non-Profit

Über das Unternehmen: Der DRK Kreisverband Städteregion Aachen e.V. ist Teil der weltweiten Rotkreuz-Gemeinschaft. Mitsamt seinen Tochtergesellschaften ist das DRK in der StädteRegion Aachen ein rechtlich selbstständiger Verband der freien Wohlfahrtspflege und umfasst mit seinen Untergliederungen ca. 8.000 Mitglieder sowie 2000 ehrenamtliche Helfer*innen in 10 Ortsvereinen. Mit seinen rund 1000 Mitarbeitenden betreibt das DRK in der StädteRegion Aachen u.a. zahlreiche Kindertagesstätten, das Betriebliche Gesundheitsmanagement, den Rettungsdienst, die Flüchtlingshilfe, mehrere Tagespflegen und vieles mehr.

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Marcel Hühner
Marcel Hühner

Personalleiter

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Als Marcel Hühner 2018 als Personalreferent in Düsseldorf begann, war die HR-Arbeit für den Kreisverband StädteRegion Aachen e.V. lokal vor Ort organisiert. Einziges digitales Tool: eine Software zur Entgeltabrechnung der damals 600 Mitarbeitenden. In der Folge wurden zentrale HR-Funktionen an die Düsseldorfer Zentrale outgesourced, von wo aus Marcel anfänglich auch die HR des Kreisverbandes Aachen steuerte. Drei Jahre und eine Wachstumsphase später gingen sämtliche HR-Aufgaben wieder zurück nach Aachen, wo Marcel eine neue Personalabteilung aufbaute: „Wir hatten damals viel grüne Wiese vor uns und konnten trotz einiger Herausforderungen das Thema HR quasi aus dem Nichts neu aufbauen.“

Vom Aktenordner zum ganzheitlichen HR-System

Das war auch nötig, denn die Personalarbeit vor Personio war fast ausschließlich analog. 2018 gab es noch Personalakten, die Marcel zunächst scannen und dann in die damals genutzte HR-Software integrieren musste. „Mit recht begrenztem Nutzen, weil der Zugang sehr behäbig und sperrig und die Benutzeroberfläche nicht intuitiv waren. Wir hatten eben kein ganzheitliches System. Doch genau da wollten wir hin – zu einer Software, die Recruiting und Personalmanagement in einem abdeckt und es gestattet, so viele Prozesse wie möglich digital abzubilden.“

Die Finanzierung steht – auch dank 50 Prozent Rabatt

Bei seiner Recherche orientierte sich Marcel weniger an den Erfahrungen anderer DRK- Verbände, sondern nahm vielmehr die eigenen Bedürfnisse in den Fokus. Die finanzielle Lage als eingetragener Verein beeinflusste die Auswahl einer ganzheitlichen HR-Software maßgeblich mit. „Wichtig war mir, ein gutes Preis-Leistungsverhältnis zu bekommen. Und da konnte Personio mit seinem Rabatt von 50 Prozent für uns als Non-Profit-Organisation punkten“, beschreibt Marcel die Ausgangssituation. Die Software sollte drei zentrale Merkmale bieten: hochgradig individuelles Customizing, leichte und intuitive Verständlichkeit für das HR-Team und last but not least einen simplen Zugang für alle Mitarbeitenden.

Vor Personio war unsere Personalarbeit analog und behäbig.

Entscheidung, Implementierung und Einführung

Der erste Kontakt zu Personio kam eher zufällig zustande – über einen Podcast. „Wir haben uns dann intensiver mit der Software beschäftigt und waren vom Gesamtpaket überzeugt. Denn neben den Funktionalitäten war es für uns als sozial denkendes Unternehmen wichtig, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der Themen wie Nachhaltigkeit, Wertschätzung und soziale Verantwortung gleichfalls ernst nimmt. Stichwort: Sorgfaltspflichtengesetz“, erläutert Marcel.

An Personio hat uns das Gesamtpaket aus Features und lösungsorientierter Haltung überzeugt.

Die Implementierung ab Mai 2022 ruckelte nach gutem Beginn kurz, doch mit dem Einstieg der Customer Success Managerin lief alles reibungslos. „Für die Zusammenarbeit habe ich nur ein Wort: Mega! Unsere Customer Success Managerin Sonja hat mit Ihrer Offenheit, Fachlichkeit und Praxisnähe maßgeblich zum Erfolg beigetragen.“ Die Einführung von Personio im DRK-Kreisverband wurde von einer Kommunikationskampagne begleitet – einer Kombination aus E-Mails, Online-Vorstellungsterminen und Mitarbeiterversammlungen. „Heute holen wir alle neuen Mitarbeitenden direkt mit dem 'Welcome Day' ab. Dort stellen wir dann auch Arbeitsweise und Nutzen von Personio für alle Beteiligten vor.“

Nicht nur Recruiting auf neuem Level

Seitdem Personio in die DRK-Karriereseite integriert ist, läuft das Recruiting auf einem neuen Niveau. Nach Marcels Einschätzung hat sich die Effizienz um bis zu 90 Prozent gesteigert – wozu insbesondere die verschlankten und automatisierten Prozesse beitragen. „Unser Recruiting läuft nun viel einfacher, schneller und professioneller. Mit unseren Ausschreibungen sprechen wir diverse Zielgruppen an, von Studierenden bis hin zu erfahrenen Arbeitnehmern. Egal, in welchem Bereich wir Mitarbeitende suchen - ob in der Kindertagesstätte, im Seniorenwohnsitz oder klassisch in der Verwaltung - die Prozesse laufen heute einheitlich“, berichtet Marcel.

Auch der Employee Self Service läuft einwandfrei. „In neun von zehn Fällen pflegen die Mitarbeitenden ihre Daten jetzt sehr verantwortungsvoll selbst in Personio. Und wir erhalten zum Glück nur noch sehr selten Änderungsanfragen. Das ist Geschichte.“ Aber auch ganz grundsätzlich profitiert der DRK Kreisverband vom Wechsel zu Personio. „Wir erkennen, dass Personio immer daran gelegen ist, sich bei der Weiterentwicklung des Projekts nah an unserem Nutzerverhalten zu orientieren.“  

„Personio ist als Software flexibel anpassbar und orientiert sich immer am Nutzer und dessen Verhalten. So soll es sein.“

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Wie nutzt das heute aus acht Mitarbeitenden bestehende HR-Team um Marcel die durch Personio gewonnene Zeit? „Wir haben uns viel breiter aufgestellt. Vor Personio ging es in erster Linie darum, Aufgaben abzuarbeiten und das irgendwie mit der vorhandenen Manpower zu schaffen. Jetzt haben wir dank einer HR-Effizienzsteigerung von etwa 40 Prozent mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Wie etwa die Stärkung der Arbeitgebermarke für unsere Außendarstellung, ich denke da an die Präsenz auf Messen. Das alles kostet viel Zeit, die wir vorher nicht hatten. Das gleiche gilt auch für ein so zentrales Thema wie die Mitarbeiterbindung. Interne Veranstaltungen oder Mitarbeiterbenefits-Programme sind in der Vergangenheit aus Zeitnot nur rudimentär angegangen worden. Doch all das rücken wir jetzt in den Vordergrund“, erläutert Marcel. Der erfahrene Personaler empfiehlt Personio gerne weiter. „Ich bin Referenzauskunft für andere DRK-Verbände, die noch in der Entscheidungsphase sind. Mein Hauptargument ist die Flexibilität der Software, wenn es darum geht, diese an individuelle Unternehmensanforderungen anzupassen.“ Für Marcel ist es deshalb auch nicht wichtig, das finanziell günstigste Produkt zu haben. „Ich nutze viel lieber ein Produkt, das preiswert, also seinen Preis wert ist. Genau dieses Gefühl vermittelt mir Personio. Diese Software ist auf jeden Fall eine nachhaltige Investition, die man ganzheitlich betrachten muss. Es geht ja nicht darum, ein vorhandenes System einfach nur durch ein anderes abzulösen, sondern Probleme langfristig zu lösen und sich zukunftssicher aufzustellen.“

„Personio vermittelt mir ein gutes Gefühl. Deshalb empfehle ich die Software auch gerne weiter.“

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