KU64 Die Zahnspezialisten

Personalarbeit ohne Papierkram

KU64 hat mit Personio das papierbasierte Personalmanagement durch eine zentrale digitale Datenbasis ersetzt, Recruiting und Bewerberkommunikation vereinfacht, Tabellen- und Datenpflege automatisiert und so Datenschutz, Überblick und Effizienz im Praxisalltag deutlich verbessert.

120

Mitarbeiter

2800

m² Praxisfläche

600

applications per year

KUNDENGESCHICHTE

ÜBER DAS UNTERNEHMEN

Die KU64 in Berlin ist mit 24 Spezialisten, mehr als 120 Mitarbeitern und einer Fläche von 2.800 m² auf drei Etagen, die größte Einzel-Zahnarztpraxis Europas und deckt alle Leistungen der Zahnmedizin ab. Durch die vielen unterschiedlichen Berufsprofile, von Zahnärzten und Zahntechnikern über Chirurgen und Assistenten, hat die Personalabteilung einen hohen Stellenwert: Sie muss den Überblick behalten.

Industrie: Gesundheitswesen

Die Herausforderung

Eine der größten Herausforderungen für die Personal- und Gehaltsverwaltung bei KU64 ist die Beschäftigung vieler Mitarbeiter auf Provisionsbasis – den Überblick bei verschiedenen Tabellen, Urlaubsformularen und Akten zu behalten ist entsprechend anspruchsvoll.

„Wir erhalten bis zu 600 Bewerbungen pro Jahr – und wollen alle beantworten. Mit Personio schaffen wir das, mit ein paar Klicks."

Das Bewerbermanagement hat bei KU64 ebenfalls einen hohen Stellenwert. Die Praxis erhält 500-600 Bewerbungen pro Jahr – einige davon in Papierform, andere als Doc oder PDF. Trotz der hohen Zahl der Einreichungen ist es der KU64 wichtig, jedem Bewerber Feedback zu geben.

Je mehr unterschiedliche Trägermedien verwendet werden, um personenbezogene Daten zu sammeln, desto unübersichtlicher kann es werden, wenn es um die Auswertung geht. Jahresüberblicke über die Fluktuation der Mitarbeiter oder Ähnliches zu erstellen, kostete den Personalverantwortlichen der KU64 schon mal mehrere Tage.

Leichteres Recruiting und Bewerbermanagement
Unterschiedliche Trägermedien für Dokumente
Manuelle Pflege von Tabellen automatisieren

„Unsere Praxis ist sehr vielseitig und beschäftigt verschiedene Mitarbeiter. Mit Personio haben wir den Überblick über die individuellen Personaldaten."

Christian Schütz|HR Manager

Die Anforderungen

Bei KU64 fielen Massen an Papierakten an. Die sollten so radikal wie möglich digitalisiert und Informationen zentral verfügbar gemacht werden. Dabei war es wichtig, Personaldaten individuell aufzubereiten, denn bei KU64 arbeiten Angestellte mit unterschiedlichen Berufsprofilen.

„Unsere Praxis ist sehr vielseitig und beschäftigt verschiedene Mitarbeiter. Mit Personio haben wir den Überblick über die individuellen Personaldaten."

Datenschutz war ein wichtiger Faktor, da es im Gesundheitsbereich von besonderer Bedeutung ist, mit Informationen sorgsam umzugehen – das gilt auf Patienten- wie auf Unternehmensseite.

Reduktion bzw. Abschied von Papierakten
Flexible Lösung für maßgeschneiderte Profile verschiedener Berufsgruppen
Data protection

Wie Personio KU64 unterstützt

Mithilfe der digitalen Datenbank von Personio konnte KU64 meterweise Papier endlich aus den Büros der Personalabteilung verbannen. Da alle Daten übersichtlich in der Software abgelegt sind, werden die alltäglichen Abläufe vereinfacht. Sollte doch einmal eine Frage bei der Nutzung der Software auftreten, greift KU64 auf Personios Hilfeseiten im Web zurück – und findet in der Regel Abhilfe. Ansonsten reicht ein Anruf und das technische oder inhaltliche Problem ist geklärt.

Wie KU64 zu Personio kam

Die KU64 war auf der Suche nach einer automatisierten Lösung für die aufwändige, händische Pflege der vielen Tabellen, die alle für die Personalarbeit relevanten Tools und Dokumente an einem Ort sammelt. Personio überzeugte zudem mit seinem gut erreichbaren und sympathischen Support-Team und einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die Implementierung der Grundfunktionen der Software dauerte nur wenige Tage. „Bis alle Tools des HR-Betriebssystems im vollen Umfang von KU64 genutzt werden, wird es bestimmt noch ein paar Wochen dauern, denn die Umstellung auf ein zu 100 Prozent digitales Personalmanagement braucht eben seine Zeit.“, so Christian Schütz