Empfang Lauben Birkenmaier & Kusel

Birkenmaier & Kusel Steuerberatung

Warum Steuerberater die Digitalisierung vorantreiben

Branche: Steuerberatung

Über das Unternehmen: Die inhabergeführte Kanzlei Birkenmaier & Kusel Steuerberatung wurde 1947 in Lauben im Allgäu gegründet. Zur Unternehmensgruppe gehören Partnerkanzleien in Oberstdorf und München. An drei Standorten kümmern sich 100 Mitarbeiter:innen um die Mandanten. Die Kanzlei wurde bereits mehrfach für ihre Digitalisierungsaktivitäten ausgezeichnet.

Peter Kusel

Peter Kusel
Geschäftsführer

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Die Herausforderung

Bereits seit mehreren Jahren steht das Thema Digitalisierung und Software bei Birkenmaier & Kusel Steuerberatung auf der Agenda. „Softwarelösungen, die wir selbst als Kanzlei für sinnvoll halten, bieten wir natürlich auch unseren Mandanten gerne an“, erläutert Gesellschafter und Geschäftsführer Peter Kusel. 2017 erfolgte die Initialzündung für einen digitalen Dreischritt, als die Kanzlei zunächst ihre eigene Software PAUL entwickelte, daran anschließend DocuSign nutzte und 2019 die genutzte Software dann um Personio erweiterte.

Das starke und auch schnelle Wachstum der Kanzlei stellte insbesondere die interne HR vor Herausforderungen, denen die Geschäftsführung mit geeigneter HR-Software begegnen wollte. „Für mich besteht da eine direkte Wechselwirkung. Man kann nur wachsen, indem man seine Abläufe effizienter – und damit digital – gestaltet. Und je stärker ein Unternehmen wächst, desto digitaler muss dieses Wachstum gestaltet und umgesetzt werden“, führt Peter aus.

Starkes Unternehmenswachstum braucht unbedingt eine passende Softwareunterstützung.

Enorme Bedeutung für die wachsende Kanzlei hatte das Thema Bewerbermanagement. Peter erinnert sich: „Früher wanderten die Bewerbungsmappen händisch zwischen den Partnern und HR hin und her – und versandeten auch schon mal. Wir bekamen einfach kein Tempo in die Sache.“ Weiterhin war es den Partnern der Kanzlei wichtig, beim Thema Entwicklung der Gehaltsstrukturen schnell und flexibel reagieren zu können. „Da waren ausgedruckte Listen für die jährlichen Feedbackgespräche nicht unbedingt förderlich“, so Peter.

Vor Personio war die HR-Arbeit bei Birkenmaier & Kusel mehr oder weniger analog. Die digital affine Geschäftsführung betrachtete die digitale Transformation nicht als nice to have, sondern als must. Dazu passt der digitale Leitgedanke der Kanzlei, der auch die eigenen Mandanten in den Fokus rückt: „Digitalisierung bedeutet für uns: Die Dinge werden einfacher. Für Sie und für uns.“

Keine digitale HR-Arbeit

Starkes Unternehmenswachstum mit zunehmendem administrativen Aufwand

Analoges, ineffizientes Recruiting

Mitarbeiter:innen

Standorte in Lauben, Oberstdorf und München

HR-Manager:innen

Beim Steuerberater laufen alle unternehmensrelevanten Daten zusammen – die perfekte Grundlage für eine fundierte Kundenberatung.

Die Partnerschaft

Im August 2019 wurde Birkenmaier & Kusel als eine der ersten Kanzleien Partner im Steuerberatungs-Partnerprogramm von Personio aufgenommen. „Wir haben von Anfang an einen offenen und transparenten Zugang zu den Menschen bei Personio erhalten“, erinnert sich Peter. Die Partnerschaft hat sich seitdem entwickelt. Auch wenn es um eigene Vorstellungen, Ideen und Wünsche geht. „Das ist nicht selbstverständlich, wenn beide Partner stark wachsen“, betont Peter und fährt fort „die unglaubliche Stärke von Personio sind die Menschen dort – mit ihrem unglaublichen Spirit.“

Langfristig sieht er eine klassische Win-Win-Situation für die Steuerberaterbranche: Seiner Auffassung nach könnten Kanzleien als wichtige Multiplikatoren für die Digitalisierung der KMU dienen und sich parallel dazu selbst optimal im Markt positionieren. „Wir haben unser Ohr ganz nah am Mittelstand und blicken dank Digitalisierung über den Tellerrand der reinen Steuerberatung hinaus. Wir wollen für unsere Mandanten ein echter Lösungsanbieter sein. Das können wir, weil beim Steuerberater mit der Personio-Lösung ja alle relevanten Unternehmensdaten zusammenlaufen.“

Sein eigenes Unternehmen sieht Peter durch die Partnerschaft mit Personio zukunftssicher aufgestellt. „Alle Bereiche werden digitalisiert und auf die Daten kann ich von überall her zugreifen. Im Zeitalter des hybriden Arbeitens ist das für uns ein gewaltiger Vorteil. Von dem natürlich auch unsere Mandanten profitieren.“

Die Nutzung von Personio

Es stand für Peter außer Frage, die Personio-Software auch im eigenen Unternehmen einzusetzen. „Wir haben uns immer gefragt: Wie und wo können und möchten wir besser werden? Dabei sind wir auf Personio gekommen, haben den Kontakt aufgenommen und gemerkt, dass es wunderbar passt.“ Die Implementierung lief problemlos und orientierte sich an konkreten Anwendungsfällen. Die Kanzlei nutzt heute die komplette HR-Software. „Besonders gut gefällt mir persönlich die mobile Datenerfassung. Auch die automatisierten Auswertungen über die Software werden für uns immer wichtiger.“

Steuerberater können die Digitalisierung des Mittelstandes vorantreiben.

Die HR-Abteilung der Kanzlei betreut mit gerade einmal zwei Personen etwa 100 Mitarbeiter. „Dank Personio verfügen wir heute in der HR über eine deutlich bessere Datenqualität.“ Abwesenheitsmanagement und Onboarding laufen effizienter und im Recruiting sind moderne Zeiten angebrochen – mit hohem Tempo und großer Schlagkraft.“

Qualitätssteigerung durch zentralen Datenzugriff

Skalierbare Personal- und Abrechnungsprozesse

Bessere Beratungsoptionen für Mandanten

Reibungslose, effiziente Kommunikation mit Mandanten durch zentralen Datenzugriff

Peter zieht nach mittlerweile mehr als zwei Jahren Personio ein überzeugendes Fazit für die Entwicklung der Kanzlei und der eigenen Mandanten: „Personio ermöglicht uns nahezu alle Management-Prozesse, die sich in der HR abspielen, auf einer gemeinsamen und von überall aus erreichbaren Plattform zu vereinheitlichen und damit Workflows effizienter zu gestalten. Dadurch wird die Datenqualität enorm gesteigert. Das gilt auch für die Arbeit mit unseren Mandanten. Wo wir früher die Daten von verschiedenen Stellen mühsam zusammentragen mussten, können wir sie heute auf einer gemeinsamen Plattform konzentrieren – und nutzbar machen.“

Das Feedback der Mandanten ist beeindruckend. „Ich höre oft Sätze wie: ‚Cool, dass ihr als Steuerberater Lösungen zur Hand habt, die für mich unabdingbar sind. Und die auch funktionieren.‘ Viele KMUs kommen durch uns und Personio erstmals in Kontakt mit der Digitalisierung. Sie merken dann, dass sie dafür nicht unbedingt einen Digitalisierungsberater benötigen, sondern ‚nur‘ einen zukunftsorientiert denkenden Steuerberater.“

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