Definition

HR Software: Alles, was Sie darüber wissen müssen

HR Software (Human Resource Software) unterstützt Personalarbeit durch digitale Prozesse. Dazu gehören die Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung personenbezogener Daten von Mitarbeitern oder Bewerbern in einer Organisation. Alternative Begriffe sind Personalmanagement Software, Personalverwaltungssoftware oder Human Resources Information System (HRIS).

Was bringt HR-Software?

  • HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, HR-Prozesse zu digitalisieren
    Bislang ist in deutschen Unternehmen nur etwa ein Drittel der Prozesse automatisiert, am wenigsten im Personalmanagement, so das Ergebnis einer aktuellen Kienbaum Studie. Mit Software lassen sich viele Personalaufgaben beschleunigen oder komplett automatisieren.
  • Was das Unternehmen davon hat?
    Verschlankung von Standardprozessen (wie eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung oder die Regelung der Urlaubsansprüche) und damit Zeit für wertschöpfende Arbeiten (wie Recruiting und Entwicklung von Mitarbeitern). 
  • Employee Self-Service-Funktionen
    Nicht nur die Personalabteilung profitiert, sondern alle Mitarbeiter. Über ESS können Arbeitnehmer ihre Arbeits- und Fehlzeiten eigenständig erfassen, ihren Resturlaub einsehen oder ihre neue Bankverbindung ins System einpflegen.
Arbeitgeberattraktivitaet
HR Manager beschriften Post-Its

Für wen eignet sich Personalmanagement Software?

  • Welche Unternehmensgröße?
    HR-Software eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen: große Konzerne ebenso wie klein- und mittelständische Unternehmen bzw. Start-Ups.
  • Welche Branchen?
    Die Branche spielt keine Rolle, jedoch sollte die Mehrheit der Arbeitnehmer eine E-Mail-Adresse besitzen, um von den Vorteilen von Employee Self-Service zu profitieren.
  • Welche Art von Lösung?
    Von der Anzahl der Mitarbeiter hängt ab, welche Art von HR-Software in Frage kommt. Zu unterscheiden gilt zwischen einer lokal installierten und einer Cloud-basierten Software sowie einer integrierten oder einer Einzellösung.

Artikel: Wie sich der Alltag von Personalern dank HR-Software verbessert

Wenn Sie als HR-Verantwortliche/r Vorlagen erstellen, müssen Sie bei Zeugnissen, Absagen etc. nicht jedes Mal neu ansetzen. Wenn Informationen zentral abliegen, können auch Kollegen, die dazu berechtigt sind, auf Mitarbeiterinformationen zugreifen – und nicht jedes Mal Sie fragen. Es gibt viele Wege, im HR-Alltag, der geprägt ist von administrativen Aufgaben, Zeit zu sparen. In diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie Zeit zurückgewinnen.

Wann macht HR Software Sinn?

Wofür wird HR-Software genutzt?

Im Durchschnitt entfallen 39 Prozent der Ressourcen der Personalabteilung auf den Bereich Service Operations, auf reine Administrationstätigkeiten also. Optimal seien laut Kienbaum-Studie nur 15 bis 25 Prozent, rund die Hälfte. In einer anderen Umfrage gab die Hälfte der Befragten an, sie hätte zu wenig Zeit für strategische Aufgaben wie das Talent-Management. Grund sei die Masse an administrativen Aufgaben. Hier schafft HR-Software Abhilfe, denn gerade wiederkehrende Routineaufgaben wie Datenpflege oder Arbeitszeiterfassung, die kaum Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten, werden beschleunigt oder komplett automatisiert.

HR-Software verbessert Prozesse in den Bereichen:

  • Personalverwaltung
  • Recruiting
  • Talent Management
  • Personalcontrolling
  • Personaleinsatzplanung/Zeitwirtschaft
  • Personalentwicklung
  • Performance Management
  • Gehaltsabrechnung
  • Analytics
  • u. v. m.

Über Employee Self Service können Mitarbeiter in ihrer Personalakte Daten wie Adresse oder Abwesenheiten selbst eintragen oder Lohnscheine abrufen. Dadurch wird der Mitarbeiter in HR Prozesse mit eingebunden, was Transparenz herstellt und auch die Wertschätzung steigert: Der Mitarbeiter ist keine Nummer, sondern Frau/Herr über seine Daten.

Artikel: Warum sich Personaler um die falschen Aufgaben kümmern (müssen)

Der Arbeitstag von Personalern besteht zu oft aus Tätigkeiten wie An- und Abwesenheiten erfassen, Bewerbungen verwalten, Verträge schreiben usw. Wo sie doch gerne fokussieren würden auf Themen wie Mitarbeiterbindung und -gewinnung, Employer Branding und Talentmanagement. Statt zu gestalten verwalten sie. Über die Kluft zwischen IST und SOLL in Personalabteilungen.

Vorteile von HR-Software

Steigerung von Effizienz und Effektivität lautet das Versprechen von Automatisierung bzw. Digitalisierung. Das gilt auch für HR-Software. Wenn Prozesse überhaupt erst einmal eingeführt werden, gewinnen HR-Abteilungen Überblick und eine Grundlage für Optimierungsmöglichkeit. Wenn Informationen zentral verwaltet und geteilt werden können, schafft das Transparenz und Zeitersparnis. Wenn Technologie automatisch Rechnungen anstellt (z. B. von Urlaubsrückstellungen) werden Fehler vermieden – usw. Im Folgenden ein Überblick über die Vorteile von HR-Software:

  • Zeitersparnis
  • Qualitätssteigerung (von Abläufen, Mitarbeiterzufriedenheit, Performance etc.)
  • Messbarkeit von HR-Zielen – Personalcontrolling
  • Kostenreduktion (etwa durch Konsolidierung von Tools)
  • Mehr Transparenz und einfacher Zugriff auf Daten
  • Jederzeit nutzbar durch mobile Nutzung
  • Einbindung der Belegschaft durch Employee Self Service
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
  • u. v. m.

Artikel: Was Personaler von der Einführung von HR-Software haben

Eine neue HR-Software kostet Geld und bringt eingespielte Prozesse durcheinander. Warum sich das antun? Sieben gute Gründe und Tipps liefert dieser Artikel.

Datenschutz

HR-Software auf fremden Servern? Klingt erst einmal problematisch, gehören Personaldaten doch zu den sensibelsten Daten überhaupt. Personalverantwortliche müssen vertrauenswürdig mit ihnen umgehen. Software-Anbieter sind sich ihrer Verantwortung in puncto Datenschutz sehr wohl bewusst. Sie beschäftigen ganze Abteilungen, die permanent an der Sicherheit der Soft- und Hardware arbeiten und alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen kennen. Worauf es ankommt, ist der Standort der Server, genauso wie regelmäßige Audits oder definierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Im Zuge der neuen Datenschutzgrundverordnung werden die Rechte des Arbeitnehmers noch einmal gestärkt – und die Verstöße strenger geahndet.

Exkurs: Datenschutz & IT Sicherheit bei Personio

Datenschutz und Informationssicherheit sind zentraler Bestandteil der Produkte von Personio. Der Schutz Ihrer Daten und Ihr Vertrauen sind uns sehr wichtig. Daher haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung implementiert, die wir kontinuierlich weiterentwickeln.

Wir orientieren uns dabei an den gesetzlichen Rahmenbedingungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO), sowie gängigen Standards und Richtlinien wie der ISO/IEC 27001 und dem IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

Logo Bitkom Consult
Teilnehmer der Allianz für Datensicherheit
secuvera Logo
GDD_Logo

Leitfaden: Datenschutz

Worauf Personalverantwortliche im Umgang mit Personaldaten achten müssen, um insbesondere vor dem Hintergrund der verschärften Strafen durch die DSGVO, datenschutzkonform zu handeln, erfahren Sie in diesem Leitfaden.

Auswahlprozess

  • Mehr als Funktionen
    Wer an Software denkt, denkt an Funktionen. Das legt nahe, eine Lösung für administrative Aufgaben wie Urlaubsplanung, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung etc. zu suchen. Wichtig dabei ist, den Kontext einzubeziehen und auf Nachhaltigkeit zu achten.
  • Hilft die Lösung mittel- und langfristig die Unternehmensziele zu erreichen?
    Wichtige Fragen in einer dynamischen Arbeitswelt. Wer nicht nur verwalten, sondern auch gestalten will, sollte eine Lösung finden, die genau das ermöglicht.
HR Manager arbeitet mit Laptop im Stehen
HR Manager telefoniert

Was darf's kosten?

  • Preistreiber Instandhaltung
    Abhängig von der Lösung fällt das Preismodell unterschiedlich aus. Während für eine Cloud-Software monatliche Nutzungsgebühren anfallen, die sich nach der Anzahl der Nutzer richten (Bsp. für 500 Mitarbeiter: 2.500 Euro im Monat, macht 30.000 Euro im Jahr), fällt bei Vor-Ort-Lösungen häufig eine einmalige Lizenzgebühr (z. Bsp. 20.000 Euro) an. Letztere mag auf den ersten Blick niedriger ausfallen, jedoch kommen noch Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung drauf.
  • Alle Kosten berücksichtigen
    Ein seriöser Kostenvergleich ist nur unter Berücksichtigung des ‘Total Cost of Ownership’, kurz TCO, möglich. Grundsätzlich sind Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen wirtschaftlicher; mit zunehmender Unternehmensgröße werden die Anforderungen häufig so individuell, dass keine andere Möglichkeit mehr bleibt, als Software von externen Experten einrichten zu lassen.
  • Preistreiber Funktionsumfang
    Die Kosten der Implementierung sowie Kosten, die anfallen, wenn das Unternehmen neue Einstellungen wünscht, sind nicht zu unterschätzen. Moderne Systeme erlauben es viele Einstellungen selbst vorzunehmen. Bei „starren“ Systemen ist jede Einstellung mit Kosten verbunden, da sie vom Anbieter vorgenommen wird. Je größer also der Funktionsumfang und Betreuungsbedarf, umso höher die Kosten.

Schnittstellen

Lohnabrechnung Gehaltsdaten

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Karriereseite

karriereseite eingebunden
Arbeitszeiterfassung Vorschau

Zeiterfassung

Anwendungsbeispiele

Daniela Lepper (Portrait) - Turck

Hans Turck GmbH & Co. KG.

“Die Qualität einiger Personalprozesse hat schon jetzt einen Quantensprung gemacht.”

Daniela Leppler
Leiterin HR

zur Fallstudie
HelloFresh Julian Lürken

HelloFresh

“Unser Onboarding ist deutlich schneller geworden.”

Julian Lürken
Head of HR

zur Fallstudie
Katja-Caterwings-Portrait

Caterwings

“Pro new hire spare ich 10-20 Minuten.”

Katja Geisler
HR Manager

zur Fallstudie

Cloud oder On-Premise?

Cloud Software

Cloud-Software wird oft auch als Software-as-a-Service (SaaS) oder On-demand-Software bezeichnet. Sie kaufen Software nicht, sondern abonnieren sie, bezahlen also einen monatlichen Preis für die Nutzung. Der Anbieter kümmert sich um alles Technische: Betrieb, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung. Ihre Daten sind auf Servern des Softwareanbieters gespeichert. Oder, was wahrscheinlicher ist, in einem Rechenzentrum, das der Softwareanbieter mit dem Hosting beauftragt hat. Solange Sie Internetzugang haben, können Sie von überall her auf Ihre Daten zugreifen.

Drei von vier HR Managern sind sich unsicher, ob sie den notwendigen Datenschutzanforderungen immer entsprechen, so eine Studie von Kienbaum und Bitkom aus dem Jahr 2016 . Kein Wunder, denn Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Bewerbungsunterlagen sind vertrauliche Dokumente – und schützenswert. Datenschutz ist daher Topthema bei der Entscheidung für eine Cloud Lösung. Welche Fragen sich Personaler vor einer Einführung stellen sollten, steht in diesem Artikel.

On-Premise Lösung

Diese Software betreiben Sie selbst; sie ist damit (nur) so gut wie Ihre IT-Abteilung. Sie haben einmalige Lizenzkosten plus Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung. Dafür sind Ihre IT-Mitarbeiter verantwortlich.

Dass zukünftig der Anteil der lokal installierten Software um über 10 Prozentpunkte zurückgehen wird und der Anteil cloud-basierter Software in ungefähr diesem Maße zunimmt, prognostiziert zum Beispiel das HR-Software-Kompendium 2018.

Artikel: Ob Cloud Software das Richtige ist?

Wie sicher, wie innovativ ist Cloud HR Software? Kostet sie mehr oder weniger als integrierte Lösungen und wie viele Unternehmen nutzen sie – heute und in Zukunft. Die Vor- und Nachteile von HR Cloud Software im Überblick.

Best-of-Breed oder integrierte Lösung?

HR Manager arbeitet mit Personio

Best of Breed

Wer für jeden Anwendungsbereich die jeweils beste Lösung sucht, folgt einem Ansatz, der im IT-Sprech “Best-of-Breed” heißt. Der Reiz dieses Ansatzes besteht darin, eine maßgeschneiderte HR-Plattform aufzubauen, die individuellen Anforderungen entspricht. Kommt eine bessere Software für einen Aufgabenbereich auf den Markt, können Unternehmen wechseln. Natürlich ist das jedes Mal mit Aufwand und Kosten verbunden, sowie mit möglichen Schnittstellen-Problemen. Denn nicht jedes Tool ist mit jedem kombinierbar. Überhaupt gilt es, den Überblick zu bewahren und nicht ständig “anzubauen”. Kein Unternehmen wird sich zehn oder mehr verschiedene Lösungen anschaffen, nur um für jede Aufgabe die optimale Software einsetzen zu können. Welche Bereiche unbedingt abgedeckt werden müssen, hängt von der Zielen der Organisation bzw. von HR ab. Das kann Recruiting sein, oder Performance usw.

Integrierte Lösung

Kleinere und mittlere Unternehmen setzen häufig auf eine integrierte Lösung, mit der sie einen Großteil aller Personalaufgaben abdecken. Große Unternehmen mit eigenen IT-Ressourcen sind eher imstande, eine Plattform aus mehreren Lösungen betreiben, da sie die nötigen IT-Ressourcen aufbringen können. Grundsätzlich können integrierte Lösungen durch Spezialbereiche, wie Wissensmanagement oder Recruiting ergänzt werden – sofern auch hier die Schnittstellen passen. Für die meisten Unternehmen reicht eine Personalverwaltungssoftware mit integrierter Bewerbermanagement Software aus.

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Victoria
Sales @ Personio

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Organigramm HR Management - Personio

Implementierung einer Personalmanagement Software

  • Vor der Implementierung
    Zunächstsollte die HR-Abteilung Klarheit über eigene Ziele (schneller werden, zahlenbasierter arbeiten etc.) haben und Meilensteine definieren (zum Tag X den Papierverbrauch um 50 % zu reduzieren), um bei der Implementierung individuelle Schwerpunkte zu setzen.
  • Dauer
    Je nach gewähltem Modell dauert die Einrichtung unterschiedlich lange. Cloud-Lösungen wie Personio können in vier Wochen vollständig eingerichtet werden, während On-Premise Lösungen häufig sechs oder mehr Monate bis zur Inbetriebnahme brauchen.

Aufgaben bei der Implementierung

  • Unterstützung durch den Anbieter
    Bei der Implementierung von HR-Software unterstützt der Anbieter. Gemeinsam gehen Käufer und Anbieter durch unterschiedliche Implementierungsphasen – das kann unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen und entweder beim Kunden vor Ort stattfinden oder remote.
  • Erste Schritte
    Wichtige erste Schritte sind diverse Importe – von Mitarbeiterdaten, Gehältern, Urlaub etc. – sowie Konfigurationen – von Arbeitszeitmodellen, Zugriffsrechten etc. – und die Einrichtung von Prozessen, wie On- und Offboarding.
Abwesenheiten verwalten in Personio

Vergleichsportale

Bei der Auswahl von HR-Software helfen Vergleichsportale. Sie unterscheiden auf Basis ausgewählter Kategorien, zum Beispiel Bedienbarkeit, Kosten, Datensicherheit, Stabilität. Und natürlich auf Basis der Bereiche, in denen Software unterstützen soll – von Gehaltsabrechnung über Arbeitszeitmanagement bis hin zu Bewerbermanagement und Recruiting. Personalverantwortliche sollten sich vorab fragen, was ihnen wichtig ist, was sie unbedingt oder nur optional brauchen, wie viel Geld und Zeit sie investieren wollen usw. Das ermöglicht eine Suche nach Kategorien und beschleunigt den Auswahlprozess. Denn laut der vergleichsplattform Capterra gibt es über 450 Human Resource Software-Lösungen. Hier eine Liste mit den wichtigsten Vergleichsportalen:

https://www.capterra.com/human-resource-software/
https://www.hr-software-vergleich.de/
https://www.personalwirtschaft.de/produkte/anbieterverzeichnis.html
https://trusted.de/personalmanagement
https://www.select-hr-software.de/

Der Markt für Personalverwaltungssoftware

Der deutsche HR-Softwaremarkt hatte laut Roland Berger 2015 ein Marktvolumen von 1.3 Milliarden Euro. Stärkster Wachstumstreiber ist der Übergang von Lizenz- zu Cloud-basierter Software (auch Software as a Service – SaaS – genannt), mit einer erwarteten jährlichen Wachstumsrate von 13 Prozent bis 2020. Dieses Segment wird damit auf 600 Millionen EUR in 2020 kommen.

Derzeit gibt es zahlreiche Anbieter auf dem Markt: Capterra, ein Vergleichsportal für Business-Software, listet über 450 Human Resource Software-Lösungen auf. Die einen bieten eine Lösung für sämtliche Prozesse, die anderen fokussieren auf ausgewählte Bereiche, zum Beispiel Recruiting (siehe Best-of-breed). Manche Lösungen laufen über die Cloud, andere über die Infrastruktur der Organisation selbst.

Große Konzerne greifen zum Beispiel auf SuccessFactors von SAP oder Persis zurück, Tools, die sehr umfangreich und individualisierbar sind, allerdings – wie die meisten dieser Art – aufwendig zu installieren, bedienen und warten, sowie eher kostenintensiv. Kleine und mittelständische Unternehmen greifen heute vermehrt auf Cloud Lösungen zurück.

Marktdynamik und Studien weisen auf weiteres Wachstum hin, da Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation auch HR-Abteilungen digital aufstellen. Hinzu kommt: Mitarbeiter arbeiten flexibel und online, sodass interne HR-Prozesse entsprechend ausgelegt sein müssen.

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