Alvotech

Eine zentrale Informationsquelle, unendliche Möglichkeiten

Branche: Biopharmazeutika

Über das Unternehmen: Alvotech ist ein voll integriertes biopharmazeutisches Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Biosimilars konzentriert. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Reykjavik, Island, und verfügt über Niederlassungen in ganz Europa.

Ella-Sigga Gudlaugsdottir
VP of HR

Iris Landen
Head of HR and Administration

Alvotech Logo

Die Herausforderung

Als extrem schnell wachsendes Unternehmen stand Alvotech vor etlichen Herausforderungen, mit denen viele Unternehmen in der gleichen Situation vertraut sind. Das gesamte HR-System war über mehrere Excelsheets, E-Mails und zwei verschiedene Systeme zwischen den internationalen Standorten verteilt. Das führte zu vielen Fragen an die Personalabteilung, eine Menge Verwaltungsarbeit und Rückverfolgung wie auch einer eher unzuverlässigen Datengrundlage für Entscheidungen. Kurz gesagt, das System war zu chaotisch und ließ sich nicht mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren.

Ich habe ständig Fragen beantwortet, und dann sind Fehler passiert. – Iris Landen

Alvotech suchte eine Lösung, die mit dem rasanten Wachstum und der Entwicklung des Unternehmens mithalten konnte, und in der Mitarbeiter:innen eine zentrale, zuverlässige Informationsquelle finden würden, in der sie mit nur wenigen Klicks ihre Daten überprüfen, Änderungen vornehmen und Antworten auf ihre Fragen erhielten.

Über mehrere Tabellen und E-Mails verteilte Mitarbeiterdaten

Ein System, das mit Recruitingaufgaben und -zielen nicht mithalten konnte

Mangelnde Synergie zwischen internationalen Standorten aufgrund unterschiedlicher Systeme

Mitarbeiter:innen

europäische Niederlassungen

Mal mehr Mitarbeiter in einem Jahr

Wenn wir über alle Mitarbeiter, den Überblick behalten wollten, brauchten wir eine HR-Softwarelösung.“ – Iris Landen

 

Die Entscheidung

Als VP of HR erkannte Ella-Sigga, welche Vorteile Personio ihnen bringen würde: „Jedes HR-System bietet seine eigenen Möglichkeiten. Mir gefiel Personio, weil es lieferte, was wir brauchten, DSGVO-konform war und wir all unsere Dokumente in eine einzige Lösung hochladen konnten.“ Kurz gesagt, Personio deckte nicht nur alles Wesentliche ab, sondern bot auch eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die Alvotech künftig nutzen konnte. Vor allem als ein internationales Unternehmen mit Niederlassungen in Island und Deutschland brauchte Alvotech eine zentrale, zuverlässige Informationsquelle für all seine Mitarbeiterdaten, und zugleich ein Tool, das mit dem Unternehmen wachsen konnte.

Das bedeutete nicht nur, einen zentralen Speicherort für die Daten zu haben, sondern auch darauf vertrauen zu können, dass die Speicherung sicher und DSGVO-konform erfolgte. Somit konnte man die gesamte Mitarbeiterhistorie an zentraler Stelle einsehen und wusste gleichzeitig, dass alle personenbezogenen Daten sicher waren. Ella-Sigga fuhr fort „Personio ist eine richtig gute Informationsquelle. Wenn man die Anwendung richtig nutzt, ist sie sehr flexibel, und ich sehe noch viele weitere Möglichkeiten als die, die wir aktuell in Personio nutzen. Außerdem ist sie wirklich intuitiv.“ Nun, da Alvotech die Lösung gefunden hatte, die es brauchte, war der nächste Schritt die Implementierung von Personio und das Mitwachsen der Software den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechend.

Alvotech Meeting Vial (1)

Erfolgreiche Implementierung

Alvotech hatte Personio innerhalb von wenigen Wochen im Einsatz. Unterstützt vom Implementierungsmanager wickelte Alvotech die Implementierung problemlos ab und hatte jederzeit Zugang zu allen Informationen, die das Team benötigte. Nachdem alles eingerichtet war und lief, konnte Alvotech sich auf das weitere Wachstum konzentrieren und Personio einsetzen, um das produktive Potenzial des Unternehmens noch stärker auszuschöpfen. Dies geschah mit der Unterstützung des Customer Success Teams von Personio, das individuelle, maßgeschneiderte Hilfen und Daten anbietet, mit denen Kunden ihr Personalwesen noch erfolgreicher gestalten können.

„Wir versuchen immer, noch besser zu verstehen, wie wir Personio nutzbringend einsetzen können. Dank unseres Customer Success Managers konnten wir unsere HR-Prozesse deutlich verbessern. Unser CSM hat uns bei der Gestaltung unserer Prozesse strategisch beraten und uns aktiv durch den gesamten Prozess begleitet. Mit dieser Unterstützung ziehen wir in unserer täglichen Arbeit den größten Nutzen aus Personio“, erklärte Ella-Sigga. Dazu gehört auch, dass das Team jetzt die Zeit hat, mit Personio zu sprechen und weitere Verbesserungen vorzunehmen.

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, um Personio noch besser zu nutzen. – Ella-Sigga Gudlaugsdottir

Iris erklärt: „Als wachsendes Unternehmen ist es großartig, wenn man einen Experten hat, mit dem man Dinge besprechen kann, ehe man sie umsetzt. Änderungen wirken sich immer auf das System aus, und so stellen wir sicher, dass Fehler vermieden werden und wir gleichzeitig das Beste aus Personio herausholen.“

 

Zeit für Strategiearbeit

Jetzt bemerken sowohl Iris als auch Ella-Sigga, dass sie Zeit haben, sich auf wirklich strategische Themen zu konzentrieren, mit denen sie Alvotech’s Personalwesen auf eine ganz neue Ebene führen können. Mit Personio als zentraler Informationsquelle für alle Mitarbeiterdaten haben sie die Zeit zurückgewonnen, die sie brauchen, um noch produktiver zu sein. „Wenn man bei der Arbeit nicht mit Fragen unterbrochen wird, hat man die Zeit und den Fokus, um sich stärker auf strategische Themen zu konzentrieren, sodass HR über die Verbesserung von Recruiting-Prozessen, Employer Branding und vieles mehr nachdenken kann“, sagt Iris.

Ella-Sigga baut auf der Idee auf, die Mitarbeiter:innen selbst an allen Standorten zu befähigen: „Der Schlüssel liegt darin, sich mit eigenem Zugriff selbst anschauen zu können, wie viel Urlaub man noch hat oder wann die letzte Gehaltserhöhung war, statt uns mit Fragen anzupingen oder anrufen zu müssen.“

Jetzt, wo sich HR nicht mehr um administrative Details kümmern muss, ist Zeit da, um sich auf die Verbesserung von Prozessen und die Nutzung der erfassten Daten zu konzentrieren, sodass wirkungsvollere und nachhaltigere Entscheidungen getroffen werden können. In Zusammenarbeit mit dem Customer Success Manager heißt das auch, dafür zu sorgen, dass das Potenzial von Personio konsequent ausgeschöpft wird. Auch für die Mitarbeiter:innen hat die Implementierung von Personio das Leben einfacher gemacht. „Die Leute müssen nicht befürchten, dass sie etwas kaputtmachen könnten … sie können ganz leicht selbst Änderungen vornehmen“, erklärt Ella-Sigga.

Eine zentrale, zuverlässige Informationsquelle für alle Mitarbeiter in ganz Europa

Zeit, sich auf strategische, wirkungsvolle Initiativen zu konzentrieren

Vertrauen der Mitarbeiter:innen in die Nutzung von Personio zur Beantwortung von Fragen

Alvotech's Favorit

Für Ella-Sigga ist es ganz klar, was das Beste an Personio ist: „Es ist super für uns, dass wir Personio international anwenden, denn wenn man eine Organisation hat, die länderübergreifend arbeitet, hat man am Ende oft viele verschiedene Systeme … mit Personio ist alles an einem Ort.“

Diese Basis ist für die Gesamtproduktivität von entscheidender Bedeutung, aber Iris kommentiert auch das Potenzial von Personio: „Es gibt immer eine Menge Verbesserungen und Updates in Personio. Diese für unsere Zwecke und Prozesse zu nutzen, ist wirklich gut“, sagt sie. Iris und Ella-Sigga sind sich einig, dass ihr HR dank der Implementierung von Personio und der kontinuierlichen Begleitung nicht nur einfacher, sondern auch strategischer geworden ist, und sehen unbegrenzte Wachstumsmöglichkeiten in der Zukunft.