Open Knowledge Team

OPEN KNOWLEDGE GmbH

Prozesse im Fluss, Ideen im Flow

Branche: IT-Dienstleistung & Software-Entwicklung

Über das Unternehmen: Die open knowledge GmbH steht für agile Softwareentwicklung und IT-Beratung mit Expertise in den Bereichen Enterprise und Cloud Computing. Das Unternehmen, das sich durch flache Hierarchien und eine bodenständige Kultur auszeichnet, hat seinen Hauptsitz in Oldenburg und einen weiteren Standort in Essen.

Mareke Gerdes, Open Knowledge

Mareke Gerdes
Personalreferentin

Open Knowledge Logo

Die Herausforderung

Dass die HR-Funktion bei open knowledge ein enormes Potenzial birgt, war Mareke Gerdes auf den ersten Blick klar. “Als neue Personalreferentin sollte ich den Bereich von Grund auf entwickeln”, erzählt sie. open knowledge wollte sich moderner aufstellen – entsprechend lag es an Mareke, innovative Ideen einzubringen und die bestehenden Prozesse zu optimieren. Doch statt automatisierter Workflows fand die Personalreferentin vor allem manuelle Personalprozesse vor. “Die Verwaltung war unglaublich zeitaufwendig. Ich hatte diese neue Abteilung, diese Spielwiese, aber ich kam gar nicht dazu, meine Ideen für den Personalbereich umzusetzen.”

Irgendwie lief die Personalarbeit, aber sie passte nicht zu den Ansprüchen, die daran gestellt wurden.

Während Mareke’s Schreibtisch unter der Last von Papierakten ächzte, orchestrierte sie die Pflege diverser Tools und Tabellen, um das 85-köpfige Team zu verwalten – all das nur mit Hilfe eines Werkstudenten. “Weil so vieles manuell lief, haben sich auch immer wieder Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen”, sagt sie. “Irgendwie lief die Personalarbeit zwar, aber sie passte nicht zu den Ansprüchen, die an den Bereich gestellt wurden.”

Zeitaufwendige Verwaltungsprozesse

Flüchtigkeitsfehler

Fehlende Automatisierung in den Personalprozessen

Mitarbeiter

E-Signatures pro Monat

Stunden bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag

Die Entscheidung

Für Mareke stand fest: Die Personalabteilung muss digital werden. Mithilfe einer Software sollten wichtige Personalprozesse automatisiert und an die Ansprüche eines modernen Software-Dienstleisters angepasst werden. “Wir haben uns für Personio entschieden, weil dessen Mindset besser zu uns gepasst haben als das von konservativen Lösungen”, erklärt Mareke. Den Ausschlag aber gab die E-Signatur-Funktion. “Sie beschleunigt wichtige Personalprozesse und verschafft uns in einer zunehmend dezentralen Arbeitswelt einen erheblichen Vorteil.”

Die neuen Personalprozesse sind schneller, transparenter und professioneller.

Das Ergebnis

Inzwischen erobert Mareke Gerdes ihre “Spielwiese”: Endlich hat sie Zeit für ihre HR-Herzensthemen, denn die Prozesse fließen. “Als ich den ersten Arbeitsvertrag über Personio verschickt habe, lief das so reibungslos, dass ich danach am liebsten eine Flasche Sekt aufgemacht hätte”, erzählt sie.

Der Kollege, der den Arbeitsvertrag erhalten sollte, habe in Wien gewohnt, führt Mareke aus, und beschreibt den damaligen Prozess: Vertrag ohne Vorlage erstellen. Vertrag an den Chef schicken und mindestens einen Tag auf die Unterschrift warten. Das Dokument zweifach ausdrucken, mit den relevanten Unterlagen in einen Umschlag stecken und versenden. “Ich hätte sogar noch googeln müssen, was der Versand nach Österreich kostet”, sagt die Personalreferentin von open knowledge. “Den Vertrag zurückschicken lassen, einscannen, ablegen – insgesamt hätte der Prozess mindestens eine Woche gedauert. Mit Personio lief all das plötzlich in zwei Stunden.”

Prozesse, die früher eine Woche Zeit gekostet haben, laufen jetzt in zwei Stunden.

Auch das Bewerbermanagement läuft jetzt rund. “Früher kamen die Bewerbungen per Mail. Um sie zu bearbeiten musste ich einen Umweg über zwei weitere Tools gehen”, so Mareke. “Das war nicht nur umständlich, sondern auch total unübersichtlich.” Via Flurfunk weitergegebene Informationen gingen immer mal wieder unter – manchmal sogar ganze Bewerbungen. “Jetzt werden alle Informationen zentral gespeichert und ich behalte den Überblick.”

Vereinfachte und beschleunigte Prozesse

Zentral gespeicherte Informationen

Keine Workarounds mehr

Open Knowledge Team

Die Bilanz

Mareke Gerdes ist kein Fan von Workarounds und kurzfristigen Lösungen. “Sie kosten Zeit und Geld – automatisierte Prozesse nehmen mir dagegen Arbeit ab.” Weil die Personalreferentin gerne den Überblick behält, schätzt sie Personio’s Workflow Hub. “Die bietet eine tolle Übersicht über alle laufenden Workflows auf der Startseite. Ich kann zum Beispiel sehen, wenn irgendwo ein Onboarding-Prozess hakt, also Aufgaben überfällig sind.” Außerdem findet sie den Blick auf die in der Vergangenheit ausgestellten E-Signaturen praktisch. Im Verlauf sieht sie sofort, was wann von wem unterzeichnet wurde – und wo Unterschriften ausstehen.

Die Workflow Hub bietet eine tolle Übersicht über laufende Prozesse. Hier sehe ich auf einen Blick, wenn etwas hakt.

“Die neuen Personalprozesse sind flüssiger, schneller, transparenter und professioneller – sie passen jetzt viel besser zu uns”, sagt Mareke Gerdes. Mit ihnen spart die Personal-Verantwortliche nun die Zeit ein, die sie für innovative Ideen und Veränderungen braucht. Das Thema Personalmarketing will sie neu aufstellen und zugleich mehr Zeit für die Mitarbeiter:innen haben. “Jeder soll mal eine halbe Stunde vorbeikommen können, ohne dass ich direkt auf die Uhr gucken muss”, sagt sie. Das Stimmungsbild von Kolleg:innen könne man eben nur auffangen, wenn man Zeit investiert und nachfragt: Was läuft gut bei euch, was nicht, was wünscht ihr euch? “Am Ende ist es die persönliche Basis, die uns als Unternehmen ausmacht.”

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