Onboarding: Die Checkliste für den optimalen Prozess

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Ein guter Start ist für neue Mitarbeiter und das Unternehmen gleichermaßen wichtig. Um Mitarbeiter früh zu binden, sollten Sie dem Onboarding höchste Priorität einräumen und ein passendes Konzept entwickeln. Diese Checkliste unterstützt HR Manager und Führungskräfte dabei, die wichtigsten Onboarding-Aufgaben souverän zu meistern.

Mit dieser Checkliste für das Remote Onboarding ermöglichen Sie Mitarbeitern auch aus der Ferne einen guten Start.

Definition – Was ist Onboarding?

Unter Onboarding versteht man die Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Das Onboarding, ein Konzept aus dem Personalmanagement, nutzt dafür diverse Maßnahmen, die es dem Mitarbeiter erleichtern sollen, sich “an Bord” des neuen Unternehmens zurecht zu finden.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet in der Regel mit der Probezeit, also nach ca. sechs Monaten. Allerdings hängt die Dauer des Onboardings maßgeblich mit der Komplexität der Stelle zusammen – es sind also auch kürzere oder längere Zeiträume möglich.

Aufgaben und Ziele von Onboarding

Ein gutes Onboarding hat die Aufgabe…

  • neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen,
  • ihnen die Unternehmenskultur und interne Prozesse näher zu bringen und
  • sie zu unterstützen, Kontakte zu Kollegen aufzubauen.

Das übergeordnete Ziel von Onboarding ist also, die Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters zu steigern und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber aufzubauen. Das hat positive Auswirkungen auf das Employer Branding und verringert Kündigungen während der Probezeit.

Die drei Phasen des Onboardings

Der Onboarding-Prozess beginnt für Mitarbeiter mit der Vertragsunterzeichnung und endet, sobald die Probezeit zu Ende ist. Was ist beim Onboarding zu beachten? Sicher eine ganze Menge. Das Onboarding lässt sich zunächst grob in drei Phasen untergliedern:

Phase 1: Vorbereitung >> Vor dem ersten Arbeitstag

Phase 2: Orientierung >> Am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche

  • Einführung in die neuen Aufgaben
  • Bekanntmachen mit Kollegen, Unternehmensprozessen und Kultur

Phase 3: Integration >> Über die restliche Probezeit hinweg (und darüber hinaus)

  • Regelmäßige Feedbackgespräche
  • Teambuilding

Im Folgenden haben wir die Aufgaben von Onboarding über die einzelnen Phasen hinweg für Sie aufgeschlüsselt.

Phase 1: Onboarding vor dem ersten Arbeitstag

HR Manager und Managerinnen können neue Kollegen dabei unterstützen, schnell und sicher im Unternehmen und dem neuen Tätigkeitsbereich anzukommen. Wie Sie das Onboarding vor dem ersten Arbeitstag gestalten können und welche Onboarding-Aufgaben Sie erledigen müssen, teilt Martina, Personios Director Talent, in diesem Video.

1. Formalitäten klären

Ist das Vertragliche geregelt? Sind Zugriffsrechte geklärt? Hat die/der Neue passende Dienstkleidung? Derlei sollte mindestens eine bis zwei Wochen vor dem Start eines neuen Kollegen bedacht werden.

2. Informationen bereitstellen

Weiß der neue Kollege, wann er wohin kommen soll? Weiß er das Wesentliche, was ihn erwartet? All das sollten Sie vorab per E-Mail verschickt haben.

3. Kollegen einbinden

Alle am Onboarding-Prozess beteiligten Kollegen sollten benötigte Informationen im Vorhinein bereitgestellt bekommen und über ihre jeweiligen to-dos Bescheid wissen. Typischerweise handelt es sich hierbei um das Sekretariat, Office Management, IT und gegebenenfalls Paten, die den Mitarbeiter an ihrem/seinem ersten Tagen unterstützen.

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Keine Laufzettel, sondern automatisch verteilte To-Dos, an die Mitarbeiter rechtzeitig erinnert werden. Alles in Personio.

4. Arbeitsplatz herrichten

Im Optimalfall trifft der neue Mitarbeiter auf einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz an seinem ersten Tag. Diesen mit allen Mitteln auszustatten, kostet eine gewisse Vorlaufzeit und sollte deshalb frühzeitig vorbereitet werden.

  • Der Zugang in das Büro sollte bereits am ersten Tag funktionieren. Dafür muss oft ein neuer Eingangscode installiert bzw. ein neuer Schlüssel angefertigt werden.
  • Jeder Mitarbeiter sollte einen eigenen Computer haben, der bei einem Mitarbeiterwechsel oder bei einem Neukauf neu aufgesetzt werden muss. Bitte beachten Sie hierbei die Lieferdauer eines neuen Geräts.
  • Obiges gilt auch optional für ein mobiles Firmentelefon und einen Firmenwagen.
  • Arbeitsplatz/Sitzplatz allgemein: Hat der neue Kollege einen festen Sitzplatz? Zudem einen Bildschirm, einen Stuhl, eine Maus und Tastatur und Schreibwerkzeug?
  • Zugangsdaten müssen frühzeitig generiert werden – Passwörter, Zugriffsrechte, Einladungen für die Nutzung gewisser Tools – so dass der neue Kollege am ersten Arbeitstag seinen virtuellen Arbeitsplatz einrichten kann und im Onboarding Prozess somit auf Dauer viel Zeit spart.
  • Müssen für den neuen Mitarbeiter zusätzliche Lizenzen für bestimmte Programme eingekauft werden?

5. Termine koordinieren

Laden Sie den neuen Kollegen bereits zu anstehenden Terminen ein und vereinbaren Sie möglichst auch schon Vorstellungstermine mit den wichtigsten Schnittstellen (eigene Abteilung und andere Abteilungen).

Best Practice: So läuft Onboarding bei Mailchimp

Etwa 200 neue Mitarbeiter durchlaufen im Jahr ein Onboarding bei Mailchimp. Ein paar Highlights:

  • Employee Integrations Associates stellen sicher, dass Neueinsteiger sich willkommen fühlen und alle nötigen Ressourcen erhalten. Am Ende der ersten Onboarding-Woche folgt ein Feedback-Gespräch.
  • Reise durch alle wichtigen Büros/Locations, einen Chat mit zwei der Mitgründer und kostenlose Mittagessen.
  • Personen, die neuen Kollegen in der ersten Woche beim Lunch Gesellschaft leisten.
  • Willkommensgeschenke, die den Lieblings-Snacks, Farben, Hobbies des neuen Mitarbeiters entsprechen (vorher füllen Neueinsteiger einen Fragebogen aus).

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6. Mitarbeiterschulung organisieren

Benötigt der neue Kollege zusätzliche Schulungen in einem bestimmten Gebiet, beispielsweise für den Umgang mit ausgewählten Programmen oder Geräten? Diese sollten vor Beginn des Arbeitsvertrages gebucht werden, um die Einarbeitungszeit in ein bestimmtes Themengebiet zu beschleunigen.

7. Zuständigkeiten festlegen

Wenn der neue Mitarbeiter eine Position einnimmt, die es vorher noch nicht gab, kommt es oft zu einer Umverteilung der Verantwortlichkeiten. Es ist Aufgabe des Teamleiters, dies detailliert an die bestehenden Mitarbeiter zu kommunizieren. Im Rahmen des Onboardings sollte der verantwortliche HR Manager hier nochmals nachhören, um einer Missstimmung dem neuen Kollegen gegenüber vorzubeugen.

8. Willkommenspräsent besorgen

Einen Tag vor dem ersten Arbeitstags des neuen Mitarbeiters können Sie oder einer Ihrer Kollegen noch ein kleines Präsent zum Einstieg in das neue Arbeitsumfeld besorgen, hier bieten sich Pralinen, ein kleiner Blumenstrauß oder ähnliches an. Warum dieser Punkt zu einem guten Onboarding dazugehört, erfahren Sie weiter unten.

Phase 2a: Onboarding am ersten Arbeitstag

Um Ihrem neuen Kollegen das typische Montagmorgen-Chaos zu ersparen und für sich selbst noch genug Vorbereitungszeit zu schaffen, können Sie ihn beruhigt eine Stunde später als üblich anfangen lassen. Mit diesen To-Dos gelingt der erste Onboarding-Tag.

1. Neueinsteiger willkommen heißen

Die kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung wurde hoffentlich schon pünktlich vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters besorgt (s.o) und entfaltet nun entsprechend ihre Wirkung. Solch kleine Aufmerksamkeiten stärken das Zugehörigkeitsgefühl Ihres neuen Teammitglieds von der ersten Sekunde an und bleiben lange im Gedächtnis. Kleine Geste, große Wirkung.

2. Vorstellung veranlassen

Zum Einstieg empfehlen wir Ihnen eine kleine Vorstellungsrunde zu veranlassen. Natürlich muss am Anfang nicht die gesamte Firma im Büro auf den Neuen warten, doch zumindest die direkten Kollegen der gleichen Abteilung bzw. der “Pate” sollten sich und seinen/ihren Aufgabenbereich am ersten Tag vorstellen. Das erleichtert die Kontaktaufnahme und senkt die Hemmschwelle, bei Fragen jemanden direkt um Hilfe zu bitten.

3. Team stärken

Gemeinsam mit den Kollegen aus der gleichen Abteilung am ersten Arbeitstag zu Mittag zu essen, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft eine vertrauensvolle Basis der zukünftigen Zusammenarbeit.

Phase 2b: Onboarding in der ersten Arbeitswoche

Welche Aufgaben müssen Sie in der ersten Onboarding-Woche auf dem Schirm haben? Hier ein Überblick.

1. Vorschau auf das Onboarding geben

Dem neuen Mitarbeiter sollte der Ablauf des Onboardings erklärt werden, damit dieser weiß, was ihn in den kommenden Tagen oder Wochen erwarten wird.

Überfordern Sie Ihren neuen Kollegen bei der Einarbeitung nicht, indem Sie ihn nur mündlich aufklären. Halten Sie soviel wie möglich schriftlich fest. Verfügt Ihre HR Software über eine Onboarding Funktion, dann stellen Sie die Tasks und Erinnerungen darüber ein.

2. Gegenseitige Erwartungen klären

Vorgesetzte sollten mit dem Mitarbeiter nochmals die neue Tätigkeit durchsprechen und diesem die Erwartungen kommunizieren. Im Kontrast dazu, sollte aber auch der Mitarbeiter noch einmal seine Vorstellungen über die nächsten Wochen klar äußern. So können Missverständnisse gleich im Vorfeld vermieden und eine angenehme Arbeitsatmosphäre geschaffen werden.

3. Erste Aufgaben zuweisen

Der neue Kollege sollte von vornherein in Projekte eingegliedert werden. Auch die Gestaltung spannender erster Aufgaben hilft dabei, den Mitarbeiter von Beginn an für das Unternehmen zu begeistern.

4. Rechtliches klären

Gibt es SOPs (Standard Operating Procedures), die für die Arbeit des neuen Mitarbeiters relevant sind, müssen sie aufmerksam gelesen und unterschrieben werden, bevor bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden dürfen.

5. Unternehmensrundgang machen

Um dem neuen Mitarbeiter ein klares Bild zu vermitteln, was wo passiert und wer der Zuständige der jeweiligen Abteilung ist, sollten nun auch alle weiteren Abteilungen besucht werden.

Tipp: Bei Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern ist eine Fotogalerie im Intranet oder eine Fotowand im Büro für neue Mitarbeiter eine große Hilfe.

Zu viele Onboarding-To-Dos?

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6. Produkte vorstellen

Eine ausführliche Produktvorstellung ist ein essentieller Bestandteil des Onboardings. Gerade für Kollegen aus produktfernen Bereichen wie beispielsweise der Buchhaltung ist es wichtig, dass sie wissen, welche Produkte/ Dienstleistungen das Unternehmen anbietet. Haben mehrere neue Kollegen gleichzeitig ihren ersten Arbeitstag, bietet eine solche Präsentation auch eine gute erste Möglichkeit sich über Abteilungen hinweg zu verknüpfen.

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7. Unternehmensziele klären

Welches Ziel verfolgt das Unternehmen und mit welcher Strategie wird dieses verfolgt? Machen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter deutlich, welche Ziele Sie z.B im nächsten Quartal erreichen möchten, und warum genau seine Unterstützung dafür notwendig ist. Diese Ziele sollten sich dann auch in der Zielvereinbarung des Mitarbeiters wiederfinden.

8. Unternehmenswerte vermitteln

Das Wissen darüber, welche Werte im Unternehmen gepflegt werden, ist entscheidend für eine Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber. Besonders wenn der neue Kollege aus einem anderen Umfeld kommt, beispielsweise vom Startup zu einem Großkonzern gewechselt hat, kann die neue Umgebung sehr vom Erlebten abweichen. Hier gilt es auch auf kleine Details zu achten, wie beispielsweise: Gibt es gemeinsame Mittagessen? Sind Zigarettenpausen in Ordnung? Wie verhält es sich mit Home-Office? Erklären Sie die Werte, die für alle gleichermaßen gelten.

9. Teamgeist zeigen

Oftmals fällt es dem neuen Kollegen schwer, sich in schon bestehende “Mitarbeitergruppen” einzugliedern. Nichts ist schlimmer, als in der ersten Arbeitswoche alleine zu Mittag zu essen, weil sich nach dem ersten Tag keiner mehr für den Neuen verantwortlich fühlt. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team den neuen Kollegen auch mittags mit einbezieht und sich fernab des Schreibtisches ein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt.

Phase 3: Nach der ersten Arbeitswoche

Was ist beim Onboarding nach der ersten Woche zu beachten? Wie Sie Neueinsteiger im ersten Arbeitsmonat unterstützen, erfahren Sie in diesem Video.

1. Eindrücke abfragen

Holen Sie sich Input von Ihrem neuen Mitarbeiter. Was Positives oder Negatives ist während der ersten Woche aufgefallen? Umso länger man in einem Unternehmen tätig ist, umso mehr gewöhnt man sich an die dortigen Umstände, eventuell auch die Negativen.

2. Folgeinformationen liefern

In der ersten Woche hat Ihr neuer Mitarbeiter sehr viele Eindrücke zu verarbeiten. Geben Sie Informationen Stück für Stück und nicht auf einmal. Spätestens gegen Ende der ersten Woche sollte er Neue alles wissen/haben. Gemeint sind hiermit beispielsweise Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten, Abkürzungsverzeichnisse, etc..

Wie geht es nach vier bis acht Wochen weiter?

1. Regelmäßiges Feedback geben

Was bringt das beste Onboarding, wenn nach den ersten Wochen keine Revision der bisherigen gemeinsamen Arbeit erfolgt? Es ist wichtig, nach einem gewissen Zeitraum ein Feedback-Gespräch mit den neuen Kollegen durchzuführen und diesen Prozess auch regelmäßig zu wiederholen. Hier geht es nicht nur um das Verhalten und die Arbeit Ihres neuen Mitarbeiters bewerten, sondern auch um sein/ihr offenes Feedback über den ersten Eindruck des Unternehmens.

2. Kontakte fördern

Wenn mehrere Kollegen aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam ihren ersten Arbeitstag begangen haben, kann der abteilungsübergreifende Austausch mit einem organisierten Mittagessen ein paar Wochen nach Arbeitsbeginn gefördert werden. Der gemeinsame Start erleichtert es den Kollegen, die Kontakte aufrechtzuerhalten und fördert das Betriebsklima.

Mit Personio starten neue Mitarbeiter schneller durch

Onboarding mit Personio - ProzessMit Personio sind neue Teammitglieder ab dem 2. Tag startklar, denn jeder Mitarbeiter weiß genau, welche Aufgaben vor dem Onboarding zu erledigen sind.

Wie Sie den Onboarding-Prozess leiten

    • Erstellen Sie ein Onboarding-Konzept, das die unterschiedlichen Aufgaben in den fünf Onboarding-Phasen umfasst und festhält, welche internen Fachbereiche zu welchem Zeitpunkt für die anstehenden Aufgaben verantwortlich sind.
    • Klären Sie im Vorfeld die Zuständigkeiten und Vorlaufzeiten. Dies gilt beispielsweise für die Bereitstellung von Zeit- und Zutrittskarte, Mitarbeiterausweis, Bürobedarf, PC, Software und Zugängen. Gleiches gilt für die Datenbereitstellung in der Lohnbuchhaltung und das Anlegen einer Personalakte. Planen Sie die Vorlaufzeiten realistisch ein.
    • Erstellen Sie eine Checkliste. Halten Sie darin die administrativen Schritte sowie die fachlichen und sozialen Aufgaben der Personalabteilung, der Führungskraft und des Teams fest. Unsere Onboarding-Checkliste können Sie hier herunterladen.
    • Nutzen Sie eine HR-Software, in der einzelne Arbeitsschritte des Onboardings automatisiert ablaufen – von den administrativen Aufgaben bis zum Einarbeitungsplan. So behält HR den Überblick und das Onboarding läuft effizienter ab.

Jetzt ausrechnen: Das können sie jährlich an Onboarding-Kosten sparen

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Onboarding Checkliste: Startklar ab Tag 1

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