Circle Economy

Von fünf HR-Systemen zu einem Fokus

Industrie: Beratung

Über das Unternehmen: Circle Economy ist ein internationales Team aus über 60 Expertinnen und Experten aus den Bereichen Daten, Digitales, Industrieökologie, Soziologie und Wirtschaft, das sich zum Ziel gesetzt hat, den Übergang in eine Kreislaufwirtschaft voranzutreiben. Das Leitbild ist die Vision eines Wirtschaftssystems, das auf das Wohlergehen des Planeten und aller Menschen ausgerichtet ist.

Circle Economy
Sumi Nair
Sumi Nair

People Experience Manager

Circle Economy Logo
Ruth Harvey
Ruth Harvey

Head of People and Culture

HR vor Personio: Verstreute Systeme und Tabellen

Circle Economy ist eine Organisation, deren gesamtes Ethos sich um den Schutz des Planeten dreht und das Unternehmen, Städte, Länder und Industrien dazu berät, wie sie zirkulärer werden können. Daher zählt für die Mitarbeitenden von Circle Economy jede Sekunde, so Ruth Harvey, Head of People and Culture:

„Das aktuelle Wirtschaftsmodell zerstört die Lebensgrundlagen unseres Planeten: Wir wissen, dass etwa 93 % der von uns als Spezies genutzten Dinge am Ende ihres Lebenszyklus einfach vernichtet werden. Heute sind nur etwa 7,2 % der Wirtschaft zirkulär, während es vor sechs Jahren noch 9,1 % waren. Wir sind immer noch zu sehr von neuen Rohstoffen abhängig und fügen Land, Wasser und Luft verheerende Umweltschäden zu.“

Im Gegensatz dazu, so Ruth weiter, könnte eine globale Kreislaufwirtschaft die Materialnutzung um ein Drittel reduzieren. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, seine Arbeit der Vision von einer nachhaltigeren Welt zu widmen. Kurzum, Circle Economy kann hat keine Zeit für langsame Systeme oder ineffiziente Prozesse.

Vor Personio arbeitete das Team mit einem uneinheitlichen Setup aus Tabellen, Listen und fünf verschiedenen HR-Anwendungen. Das heißt, dass es keine zentrale Anlaufstelle für Personaldaten oder -prozesse gab. Das war nicht nur ein Datenproblem, die Mitarbeitenden waren auch mit den vielen Tools überfordert. Ruth erläutert: „Wir hatten viele Tabellen und alles war an verschiedenen Orten gespeichert. Wir nutzten auch unterschiedliche Tools für Recruiting und für Umfragen.“

Laut Ruth hatte die komplexe Systemlandschaft auch einen negativen Effekt auf Mitarbeitende: „Es gab fünf verschiedene Systeme, zwischen denen ich hin und her wechseln musste. Das war eine echte Herausforderung für mich - und eine noch größere für unsere Mitarbeitenden.“

30%
Produktivitätssteigerung
80%
effizienteres Recruitment
5
Minuten zur Erstellung einer Umfrage

Die Recruiting- und Onboarding-Funktionen sind unglaublich hilfreich. Wenn wir neue Mitarbeitende einstellen, muss ich sie einmalig anlegen und schon ist alles eingerichtet.

HR mit Personio: Weniger manuelle Aufgaben, sinnvollere Gespräche

Dem Team von Circle Economy half die Automatisierung durch Personio enorm. Durch das Aufsetzen von effizienten Workflows und die Einsparung von langwieriger Administration hat das HR-Team heute mehr Zeit, die es für Gespräche mit Mitarbeitenden nutzt.

Alle Personaldaten sind nun an einem zentralen Ort gespeichert, auf den die Mitarbeitenden Zugriff haben. Die Produktivität des HR-Teams hat sich dank Personio um 30 % gesteigert. Das macht einen großen Unterschied, nicht nur für das HR-Team, sondern auch für die Mitarbeitenden, so Ruth:

„Für uns als People Team ist es wichtig, dass keine künstliche ‚HR Show‘ entsteht. Das brauchen die Mitarbeitenden nicht: Es hält sie nur von den Aufgaben ab, die sie erledigen müssen.“

Hier ist eine Auswahl der Prozesse, die mit Personio vollständig optimiert wurden:

Recruiting und Onboarding: Das Onboarding von Circle Economy wurde dank Automatisierung schneller und weniger fehleranfällig. Neue Mitarbeitende haben heute bereits in der Frühphase eine besseren Eindruck von Circle Economy als Arbeitgeber. Das Unternehmen bezahlte früher für ein separates Tool für diese Prozesse. Mit Personio ist das Recruiting heute um 80 % effizienter: „Personio ist ein großartiges Tool“, sagt Ruth. „Die Recruiting- und Onboarding-Funktionen sind unglaublich. Wenn wir neue Mitarbeitende einstellen, muss ich sie nur einmalig hinzufügen und schon ist alles eingerichtet – ihr Profil ist erstellt und alle Daten werden bei Eintritt in die Organisation übernommen. Auch das Onboarding ist heute viel professioneller“, sagt Ruth.

Performance und Entwicklung: Früher verwendete das Team ein anderes Tool, das zwar viele Optionen bot, aber nicht besonders intuitiv war: „Es ist besser, die wichtigsten Funktionen zur Hand zu haben, als sich mit einem Tool abzumühen, das die Leute überfordert. Zuvor war ich den ganzen Tag lang damit beschäftigt, Das System zu pflegen. Mir gefällt Personio viel besser als unser früheres Tool.“

Reporting: Das Team kann sich nun besser auf die Berichte konzentrieren als früher, denn vor Personio war das immer eine sehr mühsame Aufgabe. Nun ist es ein Prozess, der höchstens fünf Minuten dauert. Ruth erklärt: „Das Reporting mit Personio ist wirklich hilfreich. Mit ein paar Klicks sind die gewünschten Felder ausgewählt und schon hat man einen Report."

Employee Self Service: Früher erhielt das Team eine Vielzahl an E-Mails oder Slack-Nachrichten, die zur Aktualisierung von Personaldaten, wie z.B. Adressänderungen, aufforderten. Die Masse an Anfragen führte dazu, dass Informationen oder Updates leicht verloren gingen. Heute können die Mitarbeitenden diese Änderungen ganz einfach selbst vornehmen. Das Personalteam wird durch Personio über Updates informiert, sodass anschließend die Lohnabrechnung angepasst werden kann.

Und das pièce de résistance… Personio Surveys

Als das Team zum ersten Mal Personio Surveys nutze, klappte es laut Sumi auf Anhieb hervorragend: „Personio Surveys erfüllte unsere Anforderungen und insbesondere die Templates waren sehr nützlich. Wir können heute innerhalb von fünf Minuten eine Umfrage aufsetzen. Die Erstellung von kompakten, einfach auszufüllenden Umfragen mit Personio ist perfekt - die Mitarbeitenden kennen und vertrauen Personio und das Ausfüllen funktioniert problemlos. Wir wollten vermeiden, dass Umfragen für unsere Mitarbeitenden zu viel Zeit in Anspruch nehmen.“

Da das Umfrage-Tool in einem System integriert ist, dem die Mitarbeitenden bereits vertrauen, ist das Feedback heute besser und ehrlicher. Sumi erläutert: „Wir möchten, dass die Mitarbeitenden bei einer Umfrage zu ihrem Engagement völlig ehrlich darüber Auskunft geben, wie sie die Dinge sehen. Und da bei Personio die Vertraulichkeit gewährleistet ist, sind die Chancen höher, dass die Mitarbeitenden sagen, was sie wirklich denken.“

Wir haben nicht nur von den Umfragevorlagen profitiert, sondern konnten auch durch die von Personio vorgeschlagenen Fragen Zeit sparen. Ruth legt dar: „Eigene Fragen zu entwerfen, kostet enorm viel Zeit. Es ist wirklich wichtig, wie man eine Frage stellt: Soll es eine offene Frage sein? Wie werden die Mitarbeitenden eine Frage interpretieren?“ Durch die Nutzung der Vorschläge konnte das Team laut Ruth sowohl Zeit als auch Geld sparen.

Die Erfassung von Mitarbeitenden-Feedback in einem System war nicht nur einfacher für das HR-Team, sondern erwies sich auch als enormer Vorteil für die Mitarbeitenden: „Mitarbeitende verlieren nicht das Interesse, wenn sie ihr gewohntes System weiter verwenden können. Sie melden sich einfach wieder an ihrem Konto an und hinterlassen das Feedback direkt dort. Es ist ein selbsterklärender und intuitiver Prozess“, sagt Sumi.

Insbesondere drei Elemente von Personio Surveys haben dazu beigetragen, eine höhere Beteiligung zu erreichen: Zum einen die Tatsache, dass die Beteiligungsquote auch bei einer laufenden Umfrage überprüft werden kann. Zweitens sind automatische Erinnerungen an die Mitarbeitenden hilfreich, um die Beteiligungsquote ohne zusätzlichen manuellen Aufwand für das HR-Team zu erhöhen.

Und schließlich ist die Vertraulichkeit, die das System bietet, „superwichtig“: Laut Ruth fühlen sich die Mitarbeitenden bei einer Umfrage nun sicher, völlig ehrlich darüber Auskunft zu geben, wie sie die Dinge sehen: „Vertraulichkeit ist extrem wichtig. Mitarbeitende vertrauen Personio. Sie haben gute Erfahrungen damit gemacht. Das fördert die Bereitschaft der Mitarbeitenden, die Fragebogen auszufüllen und ihre Gedanken und Ansichten mitzuteilen.“

Ich würde Personio Surveys definitiv empfehlen. Insbesondere wenn Sie bereits Personio verwenden, eignet sich das Tool als Add-on: Ich halte es für unabdingbar. Es ist so einfach, es aufzurufen, eine Umfrage zu erstellen und zu versenden. Und die automatischen Erinnerungen sind sehr praktisch. Sie können im Handumdrehen eine Umfrage mit nur wenigen Klicks versenden, Fristen festlegen und Antworten erhalten. - - Sumi Nair, People Experience Manager

Der zusätzliche Vorteil, Teil einer HR-Community zu sein

Ein echter Vorteil von Personio ist der Support. Sumi erklärt: „Es werden großartige Veranstaltungen angeboten, die stets überaus informativ sind. Ich versuche, an den meisten Webinaren zu Produktaktualisierungen teilzunehmen. Es werden auch ständig Updates für das System bereitgestellt. Innerhalb von zwei Jahren hat sich sehr viel geändert. Das Feedback von den Kundinnen und Kunden wird sehr ernst genommen, das finde ich großartig.“

Ruth rühmt die Unterstützung, die Personio dem Unternehmen während einer Zeit der Veränderungen geboten hat: „Das Support-Team von Personio war wirklich professionell und hilfsbereit. Es ist ein tolles Team, das uns enorm geholfen hat. Wir waren sehr dankbar für die Unterstützung, die wir erhalten haben. Da wir weiter wachsen, müssen wir sorgfältig darauf achten, nahe an den Mitarbeitenden und dem Unternehmen zu bleiben.“

Aber vor allem konnten wir uns dem widmen, was das Kernanliegen aller HR-Fachkräfte ist: die Pflege einer guten Verbindung zu den Mitarbeitenden. „Personio verschafft uns Zeit – wir müssen nicht mehr über Datenänderungen im System sprechen, sondern können sinnvolle Gespräche über andere Projekte führen.“

Dank diesem effizienten System entfiel sogar die Notwendigkeit für einstmals unerlässliche Meetings, wie Ruth erklärt: „Ich habe in HR-Teams gearbeitet, die jede Woche ein Meeting hatten, das nur dazu diente, alle auf den aktuellen Stand zu bringen und sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen vorlagen. Nun kann ich voll und ganz darauf vertrauen, dass das System diese Aufgabe übernimmt. Ich kann auf alle Informationen zugreifen, wenn ich sie brauche.“

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Was Sie erwarten können:

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