Gesetzliche Kündigungsfrist – diese Fristen müssen Sie kennen

Hand mit Stift schreib in Kalender

Selbst erfahrene und gewiefte Personaler gehen beim Thema Kündigungsfrist lieber auf Nummer sicher. Weil sie wissen, dass schon kleine Fehler hier teuer werden können. Was Sie brauchen, ist ein verlässliche Ratgeber zu Kündigungsfristen. Hier ist er.

Kündigungsfristen werden meist erst dann zum heiß diskutierten und manchmal strittigen Thema, wenn eine berufliche Trennung bevorsteht und Sie einem oder mehreren Mitarbeitern kündigen müssen. Aber auch dann, wenn einer Ihrer Arbeitnehmer den Job wechseln möchte und kündigt. In beiden Fällen muss die kündigende Seite exakt wissen, welche Kündigungsfrist sie zu beachten hat.

Auch wenn die Fristen eindeutig geregelt sind, ist es einerseits sinnvoll, die grundlegenden gesetzlichen Regelungen und deren Hintergründe zu kennen, andererseits aber auch die Sonderfälle nicht aus den Augen zu verlieren, die im HR-Alltag des Öfteren vorkommen. Vergessen Sie nicht: Jeder einzelne Fall ist individuell zu betrachten und zu regeln.

Was bedeutet Kündigungsfrist?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Begriff wie folgt: „Die Kündigungsfrist ist die Zeitspanne zwischen Kündigungserklärung und der daraus resultierenden Vertragsbeendigung.“ Ohne eine Kündigungsfrist hätte keine der beiden Vertragsparteien die Chance, sich rechtzeitig und mit ausreichend Vorlauf nach einem neuen Vertragspartner – also Mitarbeiter oder Arbeitgeber – umzusehen. Ihrer Bedeutung entsprechend, sind die Kündigungsfristen vom Gesetzgeber grundsätzlich festgelegt.

Gut zu wissen: Eine Kündigungsfrist müssen die Vertragsparteien nur bei ordentlichen Kündigungen einhalten – eine außerordentliche fristlose Kündigung kennt keine Kündigungsfrist.

Ab wann läuft die Kündigungsfrist?

Erst dann, wenn die Kündigung dem Vertragspartner zugegangen ist, beginnt die Kündigungsfrist zu laufen. Der Tag des Zugangs der Kündigung wird übrigens laut § 187 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) nicht mit in die Frist eingerechnet. Ein konkretes Beispiel finden Sie unter „So berechnen Sie die Kündigungsfrist“.

Die Kündigungsfrist im Arbeitsrecht, Tarifvertrag und Arbeitsvertrag

Die Kündigungsfrist kann sich aus dem Arbeitsrecht, einem anwendbaren Tarifvertrag oder auch aus dem individuellen Arbeitsvertrag ergeben. In der Regel legt HR als Erfüllungsgehilfe des Arbeitsgebers die individuelle Kündigungsfrist für einen Mitarbeiter im Arbeitsvertrag fest. Wenn in diesem Dokument auf die gesetzlichen Regelungen zur Kündigungsfrist verwiesen wird, gelten diese. Sollte im Unternehmen für das neu zu schließende Arbeitsverhältnis ein Tarifvertrag zur Anwendung kommen, gelten die im Tarifvertrag festgelegten Kündigungsfristen nur unter einer Bedingung – wenn Sie für den Mitarbeiter günstiger sind.

Regeln Sie als HR im Arbeitsvertrag keine individuelle Regelung, gilt stets die gesetzliche Kündigungsfrist. Wie diese aussieht, zeigt Ihnen ein Blick ins BGB und dort in den § 622. Siehe auch „Kündigungsfristen nach Beschäftigungsdauer“.

Was ist die gesetzliche Kündigungsfrist?

Das gilt für Arbeitnehmer

Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitnehmer beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Dies gilt dann, sobald der Mitarbeiter länger als sechs Monate in Ihrem Unternehmen angestellt ist.

Achtung! 4 Wochen sind nicht gleich 1 Monat, sondern exakt 28 Tage.

Diese gesetzliche Kündigungsfrist können Sie als HR im Arbeitsvertrag verlängern – aber auf keinen Fall verkürzen. Eine eventuell verlängerte Kündigungsfrist gilt verbindlich für beide Vertragsparteien.

Ausnahme: In kleineren Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern müssen Sie als HR keine Kündigungstermine zum 15. eines Monats oder zum Monatsende einhalten – Sie können dem Mitarbeiter an jedem beliebigen Tag kündigen – mit einer Frist von 4 Wochen.

Das gilt für Arbeitgeber

Bis zu einer Anstellungsdauer des Mitarbeiters von zwei Jahren gibt es für Arbeitgeber und Mitarbeiter keine Unterschiede in der Kündigungsfrist. Aber nach der magischen Grenze von zwei Jahren verlängert sich automatisch die Kündigungsfrist für den Arbeitgeber. Eine potenzielle Kündigung durch den Arbeitnehmer ist davon nicht betroffen. Festgelegt werden die dann längeren Fristen im § 622 Abs. 2 BGB.

Merke: Eine im Arbeitsvertrag verhandelte Kündigungsfrist darf für den Arbeitnehmer zwar länger als die gesetzliche Frist sein – aber in keinem Fall länger als für den Arbeitgeber!

Die Kündigungsfrist in der Probezeit

Während der Probezeit, die bis zu sechs Monate dauern kann, haben beide Vertragspartner die Möglichkeit, mit einer Kündigungsfrist von 2 Wochen zu jedem beliebigen Tag zu kündigen – und zwar ohne Angabe von Gründen.

In der Probezeit greift der gesetzliche Kündigungsschutz noch nicht – und eine Kündigung kann demnach auch noch am letzten Tag der Probezeit ausgesprochen werden.

Fallstrick für HR: Diese stark verkürzte Kündigungsfrist gilt nur dann, wenn Sie im Arbeitsvertrag explizit darauf abzielen und zum Beispiel formulieren, dass das Arbeitsverhältnis „nach Ablauf der Probezeit von beiden Parteien mit einer Frist von xx zum yy gekündigt werden“ kann.

Kündigungsfristen nach Beschäftigungsdauer

Wie bereits erwähnt, verlängern sich die Kündigungsfristen für den Arbeitgeber nach zwei Jahren Beschäftigungsdauer. Hier sehen Sie die längeren Fristen im Überblick:

Gesetzliche Kündigungsfristen für Arbeitgeber nach BGB § 622 Abs. 2 (Gelten nur bei ordentlicher Kündigung)
Dauer des AnstellungsverhältnissesKündigungsfrist
0 bis 6 Monate2 Wochen zu jedem beliebigen Tag
7 Monate bis 2 Jahre4 Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats
2 Jahre1 Monat zum Ende des Kalendermonats
5 Jahre2 Monat zum Ende des Kalendermonats
8 Jahre3 Monat zum Ende des Kalendermonats
10 Jahre4 Monat zum Ende des Kalendermonats
12 Jahre5 Monat zum Ende des Kalendermonats
15 Jahre6 Monat zum Ende des Kalendermonats
20 Jahre7 Monat zum Ende des Kalendermonats

Gut zu wissen: Im Sinne der Gleichbehandlung hat der Europäische Gerichtshof bereits 2010 entschieden, dass auch jene Zeiten zur Betriebszugehörigkeit zu rechnen sind, in denen Arbeitnehmer bereits vor ihrem 25. Geburtstag bei einem Unternehmen beschäftigt waren. Diese Regelung steht über der Aussage von § 622 Abs.2 Satz 2 BGB, die das Gegenteil festlegt.

Kündigungen vermeiden

Leitfaden Kritikgespräch Mitarbeiter Vorschau

Damit Kündigungen nicht notwendig werden, brauchen Sie Professionalität und Fingerspitzengefühl. Führen Sie mit dem betroffenen Mitarbeiter ein fundiertes Kritikgespräch.

Gesetzliche Sonderregelungen und Ausnahmen

In folgenden Fällen müssen Sie gesetzliche Sonderregelungen beachten.

Bei schwerbehinderten Arbeitnehmern beträgt die im § 169 SGB IX festgelegte Mindestkündigungsfrist 4 Wochen, also wie bei anderen Arbeitnehmern auch. Wichtig ist diese Regelung nur dann, wenn ein geltender Tarifvertrag eine kürzere Frist als diese 4 Wochen regelt. Vor der Kündigung eines schwerbehinderten Menschen müssen Sie einen Antrag beim Integrationsamt stellen, ohne dessen Zustimmung ist die Kündigung unwirksam.

In einem laufenden Insolvenzverfahren beträgt die Kündigungsfrist für beide Seiten maximal 3 Monate zum Monatsende – egal wie lange der Mitarbeiter schon beschäftigt ist.

Bei einem befristeten Arbeitsvertrag sieht das Arbeitsrecht keine Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung vor – der Arbeitsvertrag endet zum vereinbarten Zeitraum. Es gibt keine Kündigungsfrist. Aber: Sie können im Arbeitsvertrag abweichende Regelungen treffen.

So berechnen Sie Ihre Kündigungsfrist – mit Beispielen

Damit Sie ein besseres Gefühl für die Feinheiten der Kündigungsfristen bekommen, haben wir im Folgenden drei Beispiele für Sie zusammengestellt. Generell ist zu beachten: Nicht das Datum des Kündigungsschreibens gilt zur Berechnung der Kündigungsfrist, sondern das Datum des Zugangs der Kündigung!

Bei der Berechnung der Fristen sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie die im § 187 ff BGB formulierten Regeln anwenden.

Beispiel 1: Sie möchten einem Mitarbeiter, der seit einem Jahr im Unternehmen beschäftigt ist, ordentlich zum 30.11. kündigen. Dann müssen Sie die Kündigung mit einer Frist von vier Wochen (28 Tage) aussprechen – also spätestens am 2.11. Der Tag des Zugangs der Kündigung (in diesem Fall der 2.11.) zählt nicht zur Kündigungsfrist hinzu, die Frist läuft also ab dem 3.11.

Beispiel 2: Ein anderer Mitarbeiter ist bereits mehr als zwei Jahre in Ihrem Unternehmen beschäftigt. Wenn Sie ihm zum 30.11. kündigen möchten, muss die Kündigung mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende ausgesprochen werden – also am 31.10. des laufenden Jahres.

Beispiel 3: Eine Mitarbeiterin ist dem Unternehmen seit 17 Jahren verbunden. Sie soll zum 31.12. ordentlich gekündigt werden. Hier gilt die gesetzliche Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Monatsende. Sie müssen also bis zum 31.6. gekündigt haben, um keinen Fehler bei der Berechnung der Kündigungsfrist zu machen.

Bei der Berechnung der Kündigungsfrist sollten Sie immer im Auge behalten, wie Sie die Kündigung zustellen. Denn eine ordentliche Kündigung kann bei fehlerhafter Zustellung unwirksam sein.

Tipp: Grundsätzlich müssen Sie im Kündigungsschreiben kein Kündigungsdatum angeben. Es ist ausreichend, dass Sie „fristgerecht“ kündigen. Denn eine Kündigung ist einerseits davon abhängig, was vertraglich vereinbart wurde und andererseits von dem Datum, an dem die Kündigung dem Mitarbeiter zugeht.

Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie diese oder eine vergleichbare Formulierung wählen: „Hiermit kündigen wir Ihnen fristgerecht zum XX.XX. Hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“

Falsch berechnete Kündigungsfrist – das passiert

Wenn Sie als HR eine Kündigungsfrist falsch berechnet haben, ergeben sich unterschiedliche Konsequenzen. Diese sind abhängig von der Formulierung der Kündigung und vom Einzelfall.

Fall 1 – Sie haben erstens den Zeitpunkt der Kündigung falsch berechnet und dabei folgende oder eine vergleichbare Formulierung gewählt: „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember 2019.“ Daraus lässt sich nicht unmittelbar ablesen, dass Sie die Kündigung auch zu einem anderen Zeitpunkt avisiert hätten. Der Mitarbeiter kann Kündigungsschutzklage erheben.

Fall 2 – Sie haben erstens die Kündigungsfrist falsch berechnet und dabei folgende oder vergleichbare Formulierung gewählt „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis fristgemäß zum 31. Dezember 2019.“ Das kleine Wort „fristgemäß“ zeigt an, dass Sie als HR bestrebt sind, die vorliegende und maßgebliche Kündigungsfrist einzuhalten. Das fehlerhafte Kündigungsdatum wird in diesem Fall durch das rechtlich zulässige ersetzt.

Fall 3 – Auch hier haben Sie die Frist falsch berechnet. Die gewählte Formulierung lautet „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember 2019, hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“ Die Kündigung ist durch den Zusatz wirksam – und zwar zum nächstmöglichen Termin.

Fall 4 – Mit folgender Formulierung begeben Sie sich rechtlich auf sehr dünnes Eis: „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis zum nächstmöglichen Termin.“ Eine derartige Kündigung kann unwirksam sein, weil sie nicht angibt, wann Sie das Beschäftigungsverhältnis beenden möchten.

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