Personalbedarfsplanung: So machen Sie’s mit links

Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, jederzeit das richtige Personal mit der richtigen Qualifikation bereitzustellen. Unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel sollen Ressourcen effizient geplant werden, sodass die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gesichert ist. Der Personalbedarf ergibt sich aus dem aktuellen Bestand, der Zugänge und Abgänge.

Bei der quantitativen Personalplanung ermitteln Sie, wie viele Arbeitskräfte Sie in Zukunft brauchen, um Ihre Unternehmensziele erreichen zu können. Der Wert bzw. das Ergebnis kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Ein positiver Wert zeigt an, dass Ihnen Personal für die nächste Planungsphase fehlt. Ein negativer Wert bedeutet, dass Sie zu viele Arbeitnehmer beschäftigt sind.

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Bei der qualitativen Personalplanung stehen die Qualifikationen Ihrer bestehenden und neuen Mitarbeiter im Fokus. Außerdem können Sie durch die qualitative Personalplanung ermitteln, welche Entwicklungsmaßnahmen sich besonders für Ihre Mitarbeiter eignen, um Ihr Unternehmen bestmöglich zu entwickeln. Gehen Sie bei der qualitativen Personalplanung in drei Schritten vor:

• Definieren Sie Leistungen, die Ihre Mitarbeiter in Zukunft erbringen müssen.

• Legen Sie Anforderungen fest, die sich aus den Leistungen ergeben.

• Leiten Sie Qualifikationen für Ihre Mitarbeiter ab, die sie besitzen müssen, um die Anforderungen erfüllen zu können.

Beziehen Sie bei Ihrer Maßnahmenplanung auch folgende Überlegungen mit ein:

• Welche Qualifikationen werden in Zukunft nicht mehr gebraucht?

• Wie viele Mitarbeiter sollen dieselben Qualifikationen besitzen (Vertreterregelungen, hoher Workload in einem Bereich)?

• Welche Entwicklungsmaßnahmen für bestehende Mitarbeiter sind nötig?

• Welche Qualifikationen befinden sich bereits im Unternehmen? Welche Fähigkeiten müssen neue Mitarbeiter also mitbringen, um bestehende Qualifikationen zu ergänzen?

• Welche Aufgaben können durch externe Dienstleister abgedeckt werden (Outsourcing)?

• Braucht das Unternehmen interne und externe Experten (für Sonderfragen, Spezialaufgaben)?

Die Personalbedarfsplanung betrifft auch Sie in der HR-Abteilung. Wie Sie diese sinnvoll strukturieren und organisieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie können Sie planen, welchen Input benötigen Sie? Indem Sie diese acht Schritte beachten:

1. Altersstruktur des Unternehmens analysieren2. Planungshorizont festlegen3. Unternehmensstrategie und daraus resultierende Aufgabenfelder definieren4. Aufgabenpakete nach Qualifikationen gruppieren5. Bruttopersonalbedarf für den angedachten Planungshorizont ermitteln6. Personalab- und zugänge für diese Periode herausarbeiten7. Nettopersonalbedarf ermitteln und somit die nötigen Einstellungen und Umschulungen analysieren8. Resultierende Maßnahmen dementsprechend aufstellen

Zunächst sollten Sie die Altersstruktur in Ihrem Unternehmen analysieren. Daraus lässt sich in erster Linie ableiten, ob in naher Zukunft ein großer Anteil Ihrer Belegschaft das Unternehmen altersbedingt verlässt. Darüber hinaus zeigen die Ergebnisse natürlich auch auf, ob gewisse Altersklassen völlig unterrepräsentiert sind. Schon hieraus lassen sich erste Maßnahmen ableiten.

Legen Sie nun den Planungshorizont fest. Unterschieden werden Planungen für ein Jahr (kurzfristig), bis zu drei Jahren (mittelfristig) und darüber hinaus (langfristig). Grundsätzlich gilt die Faustregel: Je kürzer der Horizont, desto präziser kann Ihre Planung sein. Grund dafür ist eine geringere Anzahl von Einflüssen und Unbekannten. Weiter im Voraus geplante Personalentscheidungen können besser auf größere Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen eingehen. Diese enthalten jedoch die Gefahr einer Fehleinschätzung.

Sie müssen das Ziel Ihres Unternehmens kennen, um zu wissen, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen. Was wollen Sie produzieren, wie viel und welche Eigenschaften soll das Produkt oder die Dienstleistung aufweisen? Anhand dieser Fragen können Sie erst entscheiden, in welcher Form und welchem Umfang die anfallende Arbeit erledigt werden soll.

Im vierten Schritt geht es für Sie darum, zu erarbeiten, welche Aufgaben zur Erfüllung Ihrer vorab definierten Strategie entstehen. Beratschlagen Sie sich auch mit den einzelnen Teilbereichen Ihres Unternehmens, welche Qualifikationen und Arbeitspakete dazu notwendig werden. Benötigen Sie zusätzliche Schulungen oder mehr Fachkräfte auf einem Gebiet?

Kernkompetenzen sollten nicht an einer Person hängen.Wird diese krank, fällt dann die gesamte Abteilung aus. Im späteren Praxisbeispiel wird Ihnen hierzu der Begriff Reservebedarf auffallen. Dieser beinhaltet eben diese Puffer zur Abdeckung des Ausfallrisikos durch Krankheit oder Urlaub.

Zur folgenden Erfassung Ihres Bruttopersonalbedarfs in Schritt fünf wird empfohlen, systematisch mit einem Planungstool vorzugehen. Sie möchten hier konkret festlegen, welche Bereiche in Ihrem Unternehmen wie viel Arbeitsleistung mit welcher Qualifikation benötigen. Dafür eignen sich unter anderem Schätzverfahren, bei denen auf Erfahrungswerte zurückgegriffen wird. Außerdem könnten Sie Führungskräfte diverser Bereiche als Experten hinzuziehen und diese nach Ihrer Meinung befragen. Kennzahlenanalysen können ebenfalls eingesetzt werden, wobei die Arbeitsproduktivität oder der Pro-Kopf-Umsatz übliche Beispiele sind.

Alle drei Verfahren stoßen auf eine Vielzahl an Einflussfaktoren und können nicht in ihrer Gänze innerhalb dieses Glossars erfasst werden.

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In Schritt 6 greifen Sie einerseits auf die Erfahrungswerte zurück und nutzen andererseits Planungsinformationen Ihrer Personalabteilung und anderer interner Experten. Sie möchten hier wissen, welcher Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, welche Aufgabe dieser hat, wann das genau ist und ebenso umgekehrt, wer in die Firma eintreten wird.

Zur Ermittlung Ihres Nettopersonalbedarfs fassen Sie Ihre bisherigen Ergebnisse im siebten Schritt zusammen.

Im Anschluss an die Erläuterungen wird ein Beispiel folgen, in dem noch einmal ersichtlich wird, welcher Bedarf was beinhaltet. Grob definiert bezeichnet der Nettobedarf: Bruttobedarf – Personalbestand – Zugänge + Abgänge.

Abschließend müssen Sie im letzten Schritt Ihre Planungsergebnisse in Maßnahmen umwandeln. Sie wissen nun:

• Wie viele Mitarbeiter müssen entlassen werden?

• Wie viele Mitarbeiter müssen eingestellt werden?

• Wer muss wie umgeschult werden?

• Welche Qualifikationen benötigen neue Mitarbeiter?

Das bedeutet die Personalbedarfsplanung bildet die Grundlage für viele Aufgaben der Personalabteilung. Jegliche Rekrutierungsprozesse, Fortbildungsmaßnahmen und Ausrichtungen der Personalpolitik basieren auf dem Input dieser Planung. Ergibt beispielsweise die Fluktuationsstatistik, dass überdurchschnittlich viele der gut ausgebildeten Arbeitskräfte das Unternehmen verlassen? Dann sollten Sie Maßnahmen ergreifen, sodass hochqualifizierte Leute das Bedürfnis entwickeln, in Ihrer Firma arbeiten und dort bleiben zu wollen.

Die Fertigungsabteilung beschäftigt 850 Monteure, wovon 50 in den Ruhestand übergehen werden oder gekündigt haben. 100 Einstellungen stehen bereits fest. Der Fertigungsleiter gibt an, 1000 Monteure zu benötigen, um Taktzeiten einzuhalten. Im Durchschnitt fehlen ca. 10% der Belegschaft durch Krankheit und Urlaub.

Daraus ergibt sich eine quantitative Personalbedarfsplanung:

Einsatzbedarf: 1000 Mitarbeiter+ Reservebedarf: 100 Mitarbeiter= Bruttopersonalbedarf: 1100 Mitarbeiter– Personalbestand: 850 Mitarbeiter– Eingestellte Mitarbeiter: 100 Mitarbeiter+ Abgehende Mitarbeiter: 50 Mitarbeiter= Nettopersonalbedarf: 200 Mitarbeiter

Bevor Sie jedoch die Maßnahmen wie Personalsuche- und rekrutierung umsetzen können, fehlt die qualitative Personalbedarfsplanung. Vereinfacht benötigen 25 Monteure eine Zusatzqualifikation für einen neu genutzten Werkstoff. Diese Information müssen Sie auf verschiedene Weise beachten. Einerseits müssen Ihre Stellenausschreibungen dementsprechend ausgearbeitet sein. Andererseits sollten Sie sich auch hier Gedanken über die 10% Ausfallquote machen. Gegebenenfalls stellen Sie 30 Monteure mit der Zusatzqualifikation ein oder auch nur 20 und bieten für zehn Ihrer jetzigen Mitarbeiter Fortbildungen an.