Alexander von Humboldt Institute – HIIG
DATEV, Datenschutz und digitalaffin: HRM im Forschungsinstitut
Industrie: Bildung & Forschung
Über das Unternehmen: Das 2011 in Berlin gegründete Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG) erforscht als deutschlandweit erstes Institut die Entwicklung des Internets aus einer gesellschaftlichen Perspektive. Das HIIG ist ein unabhängiges, privat und öffentlich finanziertes Forschungsinstitut, das sich durch eine starke Interdisziplinarität, einen relativ jungen Altersdurchschnitt und digitale Affinität der Beschäftigten auszeichnet.
Carina Breschke
HRM und Programme
Die Herausforderung
Im HIIG forschen internationale Wissenschaftler:innen über die dynamischen Beziehungen zwischen Internet und Gesellschaft im digitalen Zeitalter. „Deshalb standen und stehen wir drängenden Fragen der Digitalisierung und Innovation in der Personalarbeit natürlich offen gegenüber – tun dies aber aus unserer wissenschaftlichen Perspektive heraus stets mit Bedacht. Die Digitalisierung von HR um ihrer selbst willen kam für uns nicht in Frage. Sie muss einen Sinn ergeben“, erläutert HR-Managerin Carina Breschke die Ausgangslage auf dem Weg zu Personio.
Wir waren zwar in HR schon digital aufgestellt – aber eben nicht in einem zusammenhängenden System.
Die Personalarbeit im HIIG stellt HR vor besondere Voraussetzungen. So stehen die Mitarbeiter:innen mit ihrem Forschungsinteresse im Mittelpunkt. Carina führt aus: „Alle sind sehr intrinsisch motiviert. Das Interesse an Personalthemen wie Hierarchie und Steuerung ist eher weniger ausgeprägt. Wir als HR wollten unseren Forschenden deshalb möglichst den Rücken freihalten, damit sie sich auf ihre wissenschaftlichen Themen konzentrieren können.“ Es gab zwar einzelne digitale Systeme, die aber nicht miteinander kommunizierten. „Wir wollten ein ganzheitliches HR-Tool einführen, das alles integriert und uns bei der automatisierten Erledigung typischer Verwaltungstätigkeiten unterstützt und hilft. Wir als HR betrachten das durch die Servicebrille – je mehr den Forschenden abgenommen werden kann, desto intensiver können sie ihre Arbeiten vorantreiben.“
Weitere Hürden: Eine hohe, im Wissenschaftssystem angelegte und gewünschte Fluktuation vor allem bei studentischen Mitarbeiter:innen bei gleichzeitig starkem Wachstum – was in der Folge massive Auswirkungen auf sämtliche verwaltende Arbeiten wie etwa komplexe Prozesse im Vertragswesen oder in der Lohnabrechnung hatte. Dazu kamen Dokumentations- und Reportingpflichten, etwa gegenüber Statistischem Bundesamt und Drittmittelgebern. Der Umfang verwaltender Tätigkeiten ließ wenig Zeit für die Herzensthemen, Recruiting und Personalentwicklung, denn sämtliche Aufgaben lagen vor der Einführung von Personio in den Händen von Carina und einer studentischen Kraft.
Die zentrale Aufgabe für das Institut bestand also in der Einführung eines All-in-One Personalsystems, das nicht nur HR, sondern auch den wissenschaftlich Arbeitenden den beruflichen Alltag so weit wie möglich erleichtern sollte. Als große Herausforderung dabei wirkte das Thema Datenschutz – kein Wunder, denn dieser ist ein essenzieller Forschungsgegenstand am HIIG.
Mehrere digitale Systeme ohne Schnittstellen
Mitarbeiter:innen hatten keinen Zugriff auf digitale Personalakte
Nicht ausreichend Zeit für Personalentwicklung und Recruiting
Zeitintensives Vertragswesen ohne einheitlichen digitalen Prozess
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“Die DATEV-Schnittstelle von Personio spielte bei unserer Entscheidung die zentrale Rolle.”
Die Entscheidung
Zwei technische Grundvoraussetzungen musste eine ganzheitliche HR-Software für das HIIG erfüllen: DATEV-Anbindung und hoher Datenschutz. „Als Institut sind wir für Fragen des Datenschutzes sensibilisiert und die Einbindung unseres Datenschutzbeauftragten in den Entscheidungsprozess war uns wichtig. Immerhin ging es hier um die Zentralisierung und Zusammenführung von personenbezogenen Daten. Da gab es zahlreiche Rücksprachen“, führt Carina aus. Als klar war, dass Personio die beiden kritischen Punkte würde erfüllen können, fiel die Entscheidung des HIIG Anfang 2021 positiv aus. Neben den technischen Hürden galt es aber noch ein weiteres Hindernis zu überwinden. Da die Finanzierungsstruktur des HIIG spenden- und Drittmittel basiert ist, war eine jährliche Option zur Vertragsverlängerung äußerst wichtig. „Wir hätten uns nicht auf zehn Jahre an einen Anbieter binden können. Da passten sowohl der NGO-Tarif als auch das flexible Angebot von Personio zu Kündigung und Verlängerung des Vertrages wirklich ausgezeichnet“, erläutert Carina und ergänzt „Das Team von Personio hat in diesem sensiblen Bereich sehr vertrauensvoll agiert. Das lief auf Augenhöhe zwischen Partnern ab.“
Erfolgreiche Implementierung
Aufgrund der hohen Technikaffinität und Innovations-Offenheit des HIIG gab es bei der technischen Implementierung von Personio quasi keine Probleme. Bei der internen Einführung legte das Management-Team großen Wert auf einen strukturierten Prozess, um die Kommunikation transparent und klar zu gestalten. So gab es wöchentliche interne Notes und Updates, persönliche Kommunikation mit Teamleads sowie Präsentationen für das Institut.
Im Rahmen der internen Einführung war es enorm wichtig, die Mitarbeiter:innen durch einem strukturierten Prozess wirklich mitzunehmen
Die Einführung der Software verlief gestaffelt in mehreren Testphasen, beginnend mit einer kleinen Testgruppe, die sukzessive erweitert wurde, bevor das System nach sieben Wochen im August 2021 im HIIG für alle live ging. Trotz Corona-Einschränkungen lief die Einführung problemlos und smooth. „Manchmal erhalte ich zwar noch Krankmeldungen auf dem alten Weg – aber das schleicht sich so langsam aus“, berichtet Carina.
Das Ergebnis
Auch wenn die Software erst seit kurzer Zeit im Einsatz ist, zeigen sich bereits erste Erfolge. So läuft mit Abschluss der ersten Projektphase die komplette Personalverwaltung und die vorbereitende Lohnbuchhaltung über Personio. „Wir gewinnen damit jetzt schon jede Menge Zeit, weil der ehemals hohe Kommunikationsaufwand für die Personalverwaltung deutlich gesunken ist. Ich muss jetzt keine Listen mehr pflegen. Das macht alles Personio für mich: Urlaubstage, Krankmeldungen. Und meine ehemalige studentische Hilfskraft ist jetzt frei für andere Aufgaben des Management-Teams. Damit gewinnen wir im Monat fast 60 Stunden zusätzliche Arbeitszeit. Weil Personio mir die Verwaltungslast von den Schultern genommen hat, kann ich mich jetzt endlich stärker auf das strategische Thema Personalentwicklung fokussieren, die Gespräche und den engen Kontakt mit Mitarbeiter:innen ausweiten.“
Als weiteren bereits jetzt spürbaren Erfolg sieht Carina die mit der Einführung von Personio gewachsene Transparenz für die Mitarbeiter:innen, die nun über die digitale Personalakte nicht nur direkten digitalen Zugriff auf die eigenen Dokumente und Daten haben, sondern auch selbst Änderungen vornehmen können. Überhaupt gab es großen Zuspruch und Lob für das System. In der zweiten Phase steht nun der gesamte Recruitingprozess auf der Agenda. „Bei der hohen Responsivität des Personio Serviceteams werden wir das auch sauber hinbekommen“, ist Carina überzeugt, „denn alle im Team sind sehr hilfsbereit. Sie haben mich gerade am Anfang wunderbar an die Hand genommen.“
Das Lieblingsfeature
Für Carina ist insbesondere die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein Highlight. „Und wie der Prozess zwischen mir und dem externen Lohnbüro jetzt abläuft – da ist alles deutlich einfacher und effizienter. Das begeistert mich wirklich.“ Die e-Signature erleichtert ihr die Optimierung der Workflows im Vertragswesen gerade mit den studentischen Hilfskräften enorm. „Ich kann die Verträge einfach über die Profile in Personio erstellen, muss aber keinen Vertrag mehr drucken und per Post verschicken, damit die Unterschrift kommt. Das läuft über die e-Signature.“ Worauf freut sich Carina noch? „Ich bin sehr gespannt auf das Berichtswesen. Statt viel händische Arbeitszeit in das Zusammenstellen einer neuen Liste auf Basis vorhandener Listen zu stecken, sind es jetzt nur drei Klicks – und die Liste ist da. Da wirkt das System auf mich sehr intuitiv und zielgerichtet. Ein perfektes Beispiel dafür, dass digitale HR-Arbeit so leicht sein kann und gleichzeitig einen Sinn ergibt. Denn das wollten wir unbedingt.“
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