Die Entscheidung und die Implementierung
Die Entscheidung für Personio fiel 2018. Rocholl wollte unbedingt ein cloudbasiertes und damit flexibles und schnell zu implementierendes System. Das konnte Personio liefern. „Die Implementierung lief reibungslos innerhalb weniger Wochen. Natürlich war die Eingabe der Stammdaten eine knackige operative Aufgabe – aber das ist bei jedem Tool so.“ Ende 2019 kam dann Molteo dazu. Die Anbindung des Personio-Integrationspartners erfolgte effizient per API-Schnittstelle.
Das Ergebnis
„Die Arbeit im HR hat sich seit Personio nachdrücklich zum Positiven verändert. Alle Prozesse sind viel schneller geworden. Das hilft uns auf dem angespannten Arbeitsmarkt enorm. Seitdem wir das Recruiting über Personio laufen lassen, erhalten wir mehr Bewerbungen“, so Philipp. Aber auch die HR-Verwaltungsaufwände und Nachfragen der Belegschaft haben sich stark reduziert, weil die Mitarbeitenden ihre Daten selbst in Personio einsehen und abrufen. Die Lohnabrechnung wird nicht mehr auf dem Postweg verschickt, sondern per Download sicher abgerufen.„Auch das komplette Abwesenheitsmanagement hat sich vereinfacht. Man sieht jetzt alles auf einen Blick. Urlaubszettel auf Papier sind Geschichte. Für mich das Wichtigste: Wir haben mit Personio für alle Kolleg:innen mehr Transparenz geschaffen. Personio war für uns ein echter Gamechanger.“
Die Integration zwischen Personio und der Bausoftware Molteo verschlankt außerdem die abteilungsübergreifenden Prozesse. „Molteo ist einfach zu handhaben, die Mitarbeitenden haben viel weniger Aufwand“, konstatiert Philipp. „Wir können nun von Personio über Molteo bis hin zu unserem ERP-System für die Nachkalkulation einen durchgehenden digitalen Prozess darstellen. Und das spart jede Menge Zeit und Nerven.“Philipp verdeutlicht das am Beispiel der Stundenerfassung. „Der Vorarbeiter erfasst auf der Baustelle via Smartphone oder Tablet in Molteo die Arbeitsstunden des Teams und die genutzten Geräte. Diese Informationen fließen über Schnittstellen in zwei Systeme. Einmal in unser ERP-System zur Nachkalkulation, mit dem wir das Controlling auf der Baustelle einfach und sicher durchführen. Und natürlich direkt zu Personio, von wo aus die vorbereitende Lohnbuchhaltung erstellt wird. Niemand greift manuell in diesen automatisierten Prozess ein, wir prüfen lediglich noch die Stunden. Das ist die extreme Vereinfachung eines abteilungsübergreifenden und ortsungebundenen Prozesses. Unser Tempo auf der Baustelle ist somit viel höher geworden.“
Der Ausblick und die Vision
Philipp sieht das Unternehmen insbesondere bei der Verwaltung in Sachen Digitalisierung sehr gut aufgestellt für die Herausforderungen der Zukunft. Im nächsten Schritt geht es darum, Arbeitsabläufe auf den Baustellen zu digitalisieren und automatisieren. Für diese braucht es vor allem Fortbildungen qualifizierter Fachkräfte. Hierfür wird aktuell ein eigenes Fortbildungszentrum – die Rocholl Akademie – aufgebaut. „Beim Recruiting setzen wir seit neuestem auch auf die Dienste von Crafthunt, einer superspannenden Plattform für unsere speziellen Branchenbedürfnisse“, erklärt Philipp.Sein Fazit nach mehreren Jahren Molteo und Personio? „Ich kann die Integrationen absolut empfehlen. Wir haben die Prozesse enorm beschleunigt, Transparenz für Mitarbeitende und Kunden geschaffen und Kosten eingespart – was will man mehr.“