vertbaudet Deutschland GmbH

Digitale Power für das People Team

Industrie: Mode, Interior und Spielwaren

Über das Unternehmen: Die Marke vertbaudet steht für französische Baby-, Kinder- und Schwangerschaftsmode sowie Interior und Spielwaren. Die vertbaudet Deutschland GmbH mit Sitz in Fürth ist das für Deutschland und Österreich zuständige Salesoffice der französischen Muttergesellschaft. Zusammen mit einem Team in der Schweiz bildet das Unternehmen die DACH-Organisation von vertbaudet.

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Ivona Bayer
Ivona Bayer

HR Manager

vertbaudet

Die Zeit vor Personio: manuell und papierbasiert

Wenn Ivona Bayer, HR Manager bei Vertbaudet, über die Zeit vor Personio spricht, fällt immer wieder ein Begriff: Papier. Denn das Personalmanagement basierte fast völlig auf Aktenordnern, die digitale Erfassung von Daten und Personalakten ging nur schleppend voran. “Vor Personio war unser Personalmanagement einfach sehr papierlastig,” erinnert sich Ivona. “Alle Dokumente, von der Bewerbung bis zum Zeugnis, wurden in Aktenordnern abgelegt.” Die Folge: HR-Prozesse waren behäbig und zeitaufwändig.

Neben der Problematik immer dickerer Aktenordner zerbrach sich Ivona über ein weiteres Thema den Kopf. “Die Erfassung von An- und Abwesenheiten war ein echter Zeitfresser. Die Mitarbeitenden mussten ihre Arbeitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubsanträge mit diversen Kürzeln in eine Excel-Tabelle eintragen, die dann zentral von meiner Kollegin oder mir nachgehalten wurden”, so Ivona. Ein immer wiederkehrender, extrem zeitaufwändiger Prozess, der dem aus einer Vollzeit- und einer Teilzeitkraft bestehenden People Team einiges abverlangte. 

Auch die monatliche Lohnabrechnung fiel in Ivonas Aufgabenbereich. Hierbei unterstützte sie zwar ein externer Dienstleister, doch als die Zusammenarbeit endete, musste ganz neu gedacht werden. “Wir haben den Change damals als Chance begriffen: Wir wollten keine separaten Tools mehr für Administration und Abrechnung, sondern eine ganzheitliche Lösung für alle People-Themen. Personio hat uns dann durch seine umfassenden Funktionalitäten und den persönlichen Service überzeugt", so Ivona. 

Die Implementierung von Personio

Auch wenn die Digitalisierung der Akten und der Umstieg auf Personio anfangs einen höheren Workload für Ivona und ihre Kollegin bedeutete, hat Ivona die Implementierung in positiver Erinnerung behalten. “Zusammen mit unserem individuellen Personio-Implementierungsmanager haben wir die Software aufgesetzt und dann schrittweise an unsere individuellen Anforderungen angepasst. Dabei hat mir besonders die wirklich persönliche Betreuung durch Personio gefallen. Und immer dann, wenn wir Feedback zum System hatten, wurde dieses schnell auf- und ernst genommen.”

Personalarbeit mit Personio: Digital und unabhängig

Heute ist Personio das zentrale System für die Personalarbeit bei vertbaudet. Staubfangende Aktenordner sind einem schlanken, digitalen System gewichen. Ehemals mühsame HR-Prozesse laufen heute unkompliziert und effizient. Ivona betont: “Unsere Mitarbeitenden haben Personio sehr gut angenommen, auch, weil die Oberfläche so intuitiv nutzbar ist. Was vielen Teams besonders gut gefallen hat: Die neue Eigenständigkeit, die der Employee Self Service (ESS) ihnen ermöglicht.”

Die benutzerfreundliche Oberfläche von Personio ermöglicht unseren Mitarbeitenden eine neue Eigenständigkeit, die ihnen Spaß macht. Sie können ihre eigenen Profilbilder hochladen, direkt im System ihre Zeiten und Abwesenheiten einsehen und mühelos Urlaubsanträge stellen. Ganz ohne zeitraubendes Hin- und Her. 

Diese Eigenständigkeit wird auch durch ein unkompliziertes Antragssystem unterstützt. “Während uns die selbsterstellte Excel-Tabelle früher viel Zeit und Nerven kostete, legen Mitarbeitende heute Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub selbst an. Die Information zur Freigabe erhalten sie dann in Echtzeit.” Mit Personio haben Ivona und ihre Kollegin auch direkt im Blick, welche Kolleg:innen wann außer Haus sind, oder wie viele Urlaubstage am Jahresende übrigbleiben. “Das schafft nicht nur Transparenz für unsere Mitarbeitenden, sondern macht es für uns als Personalerinnen auch viel einfacher, entsprechende Rückstellungen zu bilden.” 

Dokumente werden bei vertbaudet heute nicht mehr handschriftlich, sondern digital unterschrieben. “Wir nutzen die e-Signatur für eine Vielzahl von Dokumenten, vom Arbeitsvertrag bis zur Gehaltsanpassung. Das spart uns in der HR und auch den Mitarbeitenden Zeit und Wege und macht vieles unkomplizierter.” Die tägliche Arbeitszeiterfassung erfolgt über Laptop oder die Mobile App mittels “digitalem Stempel” ebenfalls in Personio. “Ich persönlich finde die Start-Stopp-Optionen super, damit ist die Erfassung einfach und intuitiv” ergänzt Ivona.

20%
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weniger Zeitaufwand für An- und Abwesenheiten
80%
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geringere Fehleranfälligkeit in Analysen
2,5h
2,5h
weniger Aufwand für HR-Administration pro Woche

Personio Payroll ermöglicht uns, die Lohnabrechnung eigenständig und ohne externen Dienstleister abzuwickeln. Das ist nicht nur kostengünstiger, es spart uns auch Zeit und Kommunikationsschleifen.

Die Lohnabrechnung über Personio Payroll

Die neue Ganzheitlichkeit der Personalarbeit zeigt sich auch in der Abwicklung der monatlichen Lohnabrechnung. Wo früher ein externer Dienstleister unterstützte, leitet Ivona den monatlichen Prozess heute eigenständig. Dafür hat sich vertbaudet Deutschland für Personio Payroll entschieden. “Der Switch zu Personio Payroll war schon ein Kaltstart für uns: Schaffen wir die Umstellung? Bekommen die Mitarbeitenden pünktlich ihr Gehalt? Die Lohnabrechnung ist ein ja ein zutiefst sensibles Thema.” Doch wie schon bei der Implementierung von Personio als HRM stand Ivona auch hier ein Team von Expert:innen zur Seite. Die Implementierung verlief problemlos. “Die Tatsache, dass ich die Lohnabrechnung heute in Echtzeit einsehen kann, ist für mich ein gewaltiger Vorteil von Personio Payroll. So kann ich noch während des laufenden Prozesses mögliche Fehler erkennen und eingreifen - ganz ohne Testabrechnung”, erläutert Ivona. Auch Änderungen sieht Ivona direkt im System. “Angenommen, ich gebe eine Gehaltserhöhung ein, dann sehe ich diese keine zwei Minuten später auf der Abrechnung”, so Ivona.

Der automatische Datentransfer verschlankt den Prozess zusätzlich. “Durch die Integration der Lohnabrechnung in Personio muss ich heute keine Bescheinigungen mehr scannen, hochladen oder abgleichen. Bescheinigungen, wie z.B. die eAU, werden automatisch berücksichtigt. Ein manuelles und fehleranfälliges Übertragen entfällt”, freut sich Ivona.

Ivonas Fazit

Durch die Umstellung von papierbasierter HR und ausgelagerter Lohnabrechnung auf die ganzheitliche Software von Personio mit integriertem Lohnabrechnungssystem hat sich bei vertbaudet Deutschland nicht nur die Effizienz, sondern die gesamte Wahrnehmung von Personalarbeit im Unternehmen verbessert. “Früher gab es zwischen uns und der Belegschaft weniger Berührungspunkte. Unsere Türen waren da zwangsläufig auch des Öfteren mal geschlossen, einfach, weil uns die Zeit für den persönlichen Austausch fehlte. Dank Personio und schlanken digitalen Prozessen haben wir nun endlich diese Zeit, wir können Kontakte zu unseren Kolleg:innen intensivieren und neue HR-Initiativen anstoßen und vorantreiben. "Unsere Türen sind jetzt nicht nur sprichwörtlich immer offen.” 

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