Ein Wachmacher für die HR-Arbeit

Das Hamburger Unternehmen fritz kola ist ein Unikat, und es liebt die Superlative: “vielviel” Koffein zum Beispiel. Oder “vielviel” Wachstum – fritz wächst jährlich um 20 bis 30 Prozent. In der Personalarbeit sorgte genau das für Sand im Getriebe – und für “vielviel” Verwaltungsaufwand bei den Mitarbeitenden. Das HR Team musste dabei nicht nur die Verwaltung und Entwicklung der nationalen Belegschaft, sondern auch die Expansion in internationale Märkte ohne eine zentrale Personaldatenbasis stemmen. Die Folge: hoher Arbeits- und Zeitaufwand für den Personalreferenten René Hantel und seine Kolleg:innen.

Viele einzelne Excel-Listen behinderten außerdem ein zügiges Reporting. “Zu unserem eigenen Zeitaufwand kamen teils lange Wartefristen, denn um etwa Bewegungsdaten nachvollziehen zu können, mussten wir immer erst bei unserem externen Abrechnungs-Dienstleister anfragen”, sagt René.

“Wir haben also unsere Anforderungen für eine HR Software definiert und letztlich vier verschiedene Anbieter in der engeren Auswahl verglichen”, erzählt René. Datenschutz nach DSGVO-Verordnung war dem HR Team wichtig, ebenso wie ein exzellentes On- und Offboarding, das digital und transparent ablaufen sollte.

Weil fritz in insgesamt sechs europäischen Ländern aktiv ist, spielte auch die Mehrsprachigkeit des Tools eine Rolle. Auch anpassbare Zugriffsrechte – etwa für Führungskräfte – und ein ausgeklügelter Employee Self Service sollte das neue Tool haben. Der Kontext: “70 Prozent unserer Mitarbeitenden sind im Außendienst beschäftigt, für sie muss das Tool möglichst einfach und schnell zu bedienen sein.” Bei Personio habe nicht nur das Preis-Leistungs-Verhältnis gestimmt, sagt René. Das HR Team wollte auf eine Software mit einer klaren Blickrichtung setzen. “Wir mochten die Kultur und den Spirit und haben vor allem das Potenzial und die Zukunftsperspektive von Personio gesehen.”

Inzwischen können sich René und seine Personal-Kolleg:innen umfassend auf das Wachstum von fritz konzentrieren. “Wir nutzen z.B. Personio’s Vorlagen für Verträge und andere HR-Dokumente und lassen sie per elektronischer Signatur unterzeichnen. So dauert es im Schnitt nur noch einen Arbeitstag, bis wir von Bewerber:innen einen unterschriebenen Arbeitsvertrag auf dem Tisch haben”, sagt René. Das On- und Offboarding ist schneller und effizienter und qualitativer und auch die Verwaltung geht dem fritz-Team leichter von der Hand. “Personio ist jetzt unser Basissystem für alle Personaldaten. Wir müssen weniger manuell machen und verringern das Fehlerpotenzial bei der Datenpflege.”

Zeit spart René auch beim Reporting. Spontane Anfragen von anderen Abteilungen kann er jetzt in einer Minute erledigen. Durch anpassbare Filter lassen sich Krankenstatistiken und Co. mit einem Klick generieren und speichern. Die so gewonnene Zeit steckt das Team hauptsächlich ins Recruiting, die Prozessgestaltung und die Prozessoptimierung.

Ein guter, transparenter Prozess, der im Recruiting beginnt und sich über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zieht – das schätzt René besonders an Personio. Außerdem ist er ein Fan der Personio Community: “Ich nutze sie, um mir Anregungen zu holen und Lösungen für Probleme zu finden.”