Überstunden auszahlen: Fristen, Pflichten und Vergütung

Wenn Mitarbeiter mehr als acht Stunden leisten sollen, gilt es für Sie als Arbeitgeber, einiges zu beachten. Wie viel mehr ist erlaubt, was gilt es, vertraglich festzulegen, und welche Ausnahmen gibt es? Um Ihre Pflichten und Handlungsspielräume dreht sich dieser Artikel. Er gibt Ihnen Rechtssicherheit und klärt auf, welche Formalien Sie und auch der Arbeitnehmer einhalten sollten.

Stressfrei und fehlerfrei: Personio berechnet Überstunden automatisch und überträgt auszuzahlende Überstunden in die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Hier mehr erfahren.

Arbeitsrecht: Wie viel ist erlaubt

Maximal acht Stunden (Pausen nicht mitgerechnet) darf ein Arbeitnehmer arbeiten, so steht es in § 3 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Überstunden muss er nicht leisten, es sei denn, es ist vertraglich so vereinbart.

In besonderen Ausnahmefällen oder Notsituationen kann ein Arbeitgeber bis zu zehn Stunden pro Tag anordnen. Eine solche Not­si­tua­tio­n herrscht, wenn beispielsweise eine Naturkatastrophe passiert. Sie könnte den Betrieb gefährden. Ein unvorhergesehener Großauf­trag hingegen stellt keine Notsituation dar.

Das Gesetz regelt die Entlohnung von Überstunden nicht, vielmehr tut dies der Arbeits- oder Tarifvertrag. Wenn nirgends vertraglich geregelt ist, wie Überstunden abgegolten werden, müssen Sie als Arbeitgeber laut § 612 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) dennoch für einen Überstundenausgleich sorgen, d. h. den Arbeitnehmer für seine Extra-Leistung kompensieren oder ihn die Mehrarbeit abfeiern lassen. Einzige Ausnahme: leitende Angestellte – die sind von der Regelung ausgenommen.

Wenn ein Arbeitnehmer aus freien Stücken Überstunden macht, muss der Arbeitgeber diese nicht vergüten.

Was der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit ist, lesen Sie hier.

Überstunden anordnen

Bei einer Sechs-Tage-Woche als Ausgangslage darf die Arbeitszeit pro Tag bei höchstens acht Stunden liegen (ohne Pausen), woraus sich eine Wochenarbeitszeit von 48 Stunden ergibt. Auf bis zu zehn Stunden kann ein Arbeitgeber die Arbeitszeit erhöhen, allerdings muss er dann innerhalb eines sechsmonatigen Ausgleichszeitraums wieder eine Arbeitszeit von acht Stunden einhalten.

Ausgenommen von Überstunden sind:

  • Schwangere und stillende Mütter
  • Teilzeitkräfte (außer der Tarifvertrag sieht etwas anderes vor)
  • Minderjährige
  • Schwerbehinderte

Wenn es einen Betriebsrat gibt, dann muss dieser einer Überstundenregelung zustimmen. Sonn- und Feiertagsarbeit ist in Branchen, deren Arbeitstage werktags sind, nur in wenigen Ausnahmefällen erlaubt.

Pflichten des Arbeitnehmers

Sollte es zu einem Streitfall kommen, muss der Arbeitnehmer im Zuge der Darlegungs- und Beweislast nachweisen, dass A) die Überstunden angeordnet wurden und B) er soundsoviel Stunden darüber hinaus geleistet hat. Dabei hat er sehr akribisch vorzugehen und Details zu den abgeleisteten Stunden zu liefern.

In vielen Unternehmen gibt es ein elektronisches Zeiterfassungssystem, worüber Arbeitnehmer und Arbeitgeber nachvollziehen können, wie viel wann an Arbeit geleistet wurde. Gibt es so etwas nicht, dann muss der Mitarbeiter für jede Überstunde nachweisen, wann er welche Arbeit auf wessen Anweisung hin erledigt hat. Nur dann kann er sie vor Gericht nachweisen und seinen Anspruch auf Entlohnung geltend machen.

Alles im Blick haben

Mitarbeiter trägt seine Überstunden einÜberstunden erfassen und verrechnen kostet Zeit. Zudem steigt der Aufwand mit jedem Mitarbeiter. Mit einer Zeiterfassungs-Software wie Personio haben Sie alle Fehlzeiten und geplante Urlaubstage im Blick, und die Informationen fließen automatisch in die Personalverrechnung ein.

Erfahren Sie hier mehr zur Arbeitszeiterfassung.

Vergütung für Überstunden berechnen

Für Arbeitnehmer, die ein Brutto-Monatsgehalt beziehen, ergibt sich eine Berechnung, die zwei Schritten folgt:

Erster Schritt

Sie berechnen den Stundenlohn, indem Sie das monatliche Bruttogehalt durch 4,33 teilen. Danach teilen Sie das Ergebnis durch die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden.

Die Formel
Bruttogehalt : 4,33 : durchschnittliche Wochenarbeitsstunden

Beispiel
Ein Mitarbeiter erhält einen Brutto-Monatslohn von 5.000 Euro. Bei einem 8 Stunden Tag / einer 40 Stunden Woche kommt er auf monatlich 160 Stunden. Die Rechnung ist: 5.000 Euro : 4,33 : 40 = 28,87 Euro Stundenlohn

Eine alternative Berechnungsmöglichkeit lautet:
Monats-Bruttolohn x 3 : 13 : Anzahl Wochenarbeitsstunden = Stundenlohn (Brutto)

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 3.000 Euro Brutto im Monat bei einer 40 Stunden Woche.

Dann lautet die Rechnung: 3000 x 3 : 13 : 40 = 17, 31 Euro.

Zweiter Schritt

Sie multiplizieren den durchschnittlichen Stundenlohn mit der geleisteten Mehrarbeit und erhalten die zu vergütenden Überstunden.

Die Formel
Durchschnittlicher Stundenlohn x Überstunden = Überstundenvergütung

Beispiel
Ein Mitarbeiter hat statt 160 Stunden 200 Stunden im Monat gearbeitet, also 40 Stunden extra. Die Rechnung ist: 28,87 Euro x 40 = 1.154,8 Euro.

Diese Summe (1.154,80 Euro) erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Lohn (Überstundenzuschlag). Für eine Überstunde bekommt der Arbeitgeber genauso viel wie für eine reguläre Arbeitsstunde, außer der Arbeits- /Tarifvertrag sieht einen Überstundenzuschlag vor. In Branchen mit derlei Regelungen kommen Zuschläge in Höhe von bis zu 25 Prozent vor.

Da Überstunden regulären Arbeitslohn darstellen, fallen wie gewohnt Steuern an. Für den Mitarbeiter heißt das: mehr Stunden = mehr Lohn = mehr Steuern. Auch Überstundenzuschläge sind steuerpflichtig. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit bilden eine Ausnahme, denn sie sind teilweise steuerfrei.

Überstunden mit Gehalt abgelten

„Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten.“ So eine Formulierung findet sich häufig in Arbeitsverträgen. Doch hat sie keine rechtliche Gültigkeit, denn der Arbeitgeber muss die Menge der Überstunden, die ein Mitarbeiter “mit” leisten soll, konkret beziffern.

“Pro Woche sind drei Überstunden mit dem Gehalt abgegolten.” Diese Abgeltungsklausel, so hat es das Bundesarbeitsgericht beschlossen, ist rechtswirksam. Jede Stunde, die darüber hinaus anfällt, muss der Arbeitgeber kompensieren.

Als angemessen gelten Klauseln in einer Höhe bis zu zehn Prozent der vertraglichen Arbeitszeit.

Überstunden in Freizeit umwandeln

Sofern vertraglich geregelt, ist ein Überstundenabbau durch Freizeitausgleich möglich. Für Arbeitgeber stellt diese Form der Kompensation oft eine attraktive Option dar, weil sie A) Geld sparen und B) Mitarbeiter zu mehr Erholung kommen, was in manchen Berufen, zum Beispiel der Unfallmedizin, so wichtig wie verpflichtend ist.

In Ausnahmefällen, zum Beispiel wenn die Auftragslage am Boden ist, darf der Arbeitgeber Freizeitausgleich anordnen und Mitarbeiter heim schicken.
Sollte ein Mitarbeiter während des Überstundenabbaus erkranken, erlischt der Anspruch auf eine Erstattung.

Eine Alternative stellt noch das Lebenszeitkonto dar. Es zielt auf die spätere Rente ab, kommt dem Arbeitnehmer also erst zu einem späteren Zeitpunkt zu Gute. Wer darauf einzahlt, ist jedoch von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Frist: Verfall von Überstunden

Das Gesetz schreibt nicht vor, wann Überstunden verfallen. Eine Regelung erfolgt über eine Ausschlussfrist – die ist im Arbeitsvertrag verankert und setzt ein Verfallsdatum fest, das mindestens drei Monate umfassen muss – oder es gilt, was im § 195 BGB steht: dass Überstunden nach drei Jahren verfallen.

Überstunden auszahlen nach Kündigung

Kommt es zu einer Kündigung, ganz egal wer diese ausspricht, dann greift die vertraglich vereinbarte Überstundenregelung. Ob Überstunden nach der Kündigung ausbezahlt oder in Freizeit umgewandelt werden und der Arbeitnehmer dadurch früher gehen kann, legt der Arbeitgeber dabei fest. Im Fall des Freizeitausgleichs werden die Überstunden in extra Urlaubstage umgewandelt. Im Fall einer fristlosen Kündigung besteht diese Möglichkeit nicht.

Sofern es keine vertragliche Regelung zum Umgang mit geleisteten Überstunden gibt, müssen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einig werden.
Sollte der Arbeitnehmer eine Auszahlung der Überstunden wünschen, so hat er Belege dafür anzuführen. Oft scheitern Klagen auf Überstundenabgeltung an fehlenden oder mangelhaften Belegen.

Lässt sich der Arbeitnehmer Überstunden ausbezahlen, erfährt er dabei oft steuerliche Nachteile. Denn der Jahresverdienst steigt durch mehr geleistete Stunden an, was auch den Steuersatz des Gehalts nach oben drücken kann. Es kann sogar vorkommen, dass der Arbeitnehmer am Ende dadurch sogar weniger Geld bekommt, als hätte er auf die Kompensation verzichtet.

Unterzeichnet ein Arbeitnehmer eine so genannte Ausgleichsquittung, dann sind alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgegolten. Darunter fallen auch jegliche Ansprüche auf Kompensation von Überstunden, heißt der Mitarbeiter kann nichts “mitnehmen”, weder Freizeit noch Geld.

Überstundenkonto: Mehrarbeit dokumentieren

Viele Unternehmen arbeiten mit einem Arbeitszeitkonto, in dem die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter dokumentiert werden. Dies hilft, einen Überblick über geleistete Arbeitsstunden zu behalten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen (Überstunden ausgleichen oder ausgezahlt bekommen). Es ist vertraglich geregelt, bis wann angesammelte Überstunden abgebaut werden müssen (meistens ein halbes oder ein Jahr). Danach verfallen Überstunden in einigen Fällen.

Fehler vermeiden

Überstunden in Listen zu pflegen, raubt Zeit und ist vor allem fehleranfällig. In Personio sehen Sie in einer Übersicht direkt, wer wie viele Überstunden hat.

Erfahren Sie mehr zur Arbeitszeiterfassung mit Personio