Überstunden auszahlen: Fristen, Pflichten und Vergütung

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Ein wichtiger Pitch oder ein Projekt, das vor dem Urlaub noch fertig werden muss: Manchmal sind Überstunden unvermeidlich. Doch was passiert in puncto Gehalt, wenn Ihr Team mehr als acht Stunden am Tag arbeitet? Wir verraten, welche Abgeltungsmöglichkeiten es gibt und wie Sie Überstunden richtig auszahlen.

Arbeitsrecht: Wie viele Stunden darf Ihr Team leisten?

Maximal acht Stunden (Pausen nicht mitgerechnet) darf ein Arbeitnehmer arbeiten: So steht es in § 3 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Zu Überstunden ist er dabei nicht verpflichtet, es sei denn, es ist vertraglich so vereinbart.

Doch in Ausnahmefällen oder Notsituationen kann ein Arbeitgeber bis zu zehn Stunden pro Tag anordnen. Eine solche Not­si­tua­tio­n herrscht etwa im Fall einer Naturkatastrophe, die den Betrieb gefährdet. Und auch, wenn es für Arbeitgeber so klingen mag: ein unvorhergesehener Großauf­trag stellt keine Notsituation dar.

Die Entlohnung von Überstunden regelt der Arbeits- oder Tarifvertrag. Wenn der Arbeitsvertrag nicht vorschreibt, wie Überstunden abgegolten werden, müssen Sie als Arbeitgeber laut § 612 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) dennoch für einen Überstundenausgleich sorgen. Sie müssen den Arbeitnehmer also für seine Extra-Leistung kompensieren oder ihn die Mehrarbeit abfeiern lassen. Nur leitende Angestellte sind von der Regelung ausgenommen.

Wenn ein Arbeitnehmer aus freien Stücken Überstunden macht, muss der Arbeitgeber diese nicht vergüten.

Komplizierte Berechnungen fressen Ihre Zeit? So hilft Ihnen Personio, Überstunden zu berechnen. 

Überstunden anordnen

Bei einer Sechs-Tage-Woche als Ausgangslage darf die Arbeitszeit pro Tag bei höchstens acht Stunden liegen (ohne Pausen), woraus sich eine Wochenarbeitszeit von 48 Stunden ergibt. Auf bis zu zehn Stunden kann ein Arbeitgeber die Arbeitszeit erhöhen, allerdings muss er dann innerhalb eines sechsmonatigen Ausgleichszeitraums wieder eine Arbeitszeit von acht Stunden einhalten.

Von Überstunden ausgenommen sind:

  • Schwangere und stillende Mütter
  • Teilzeitkräfte (außer der Tarifvertrag sieht etwas anderes vor)
  • Minderjährige
  • Schwerbehinderte

Wenn es einen Betriebsrat gibt, dann muss dieser einer Überstundenregelung zustimmen. Sonn- und Feiertagsarbeit ist in Branchen, deren Arbeitstage werktags sind, nur in wenigen Ausnahmefällen erlaubt.

Überstunden immer im Blick

Mitarbeiter trägt seine Überstunden einWer hat wann wie viel gearbeitet? Wer muss dringend Überstunden abbauen? Personio gibt Ihnen den Überblick zurück. In Personio haben Sie die Übersicht über Überstunden, Fehlzeiten und geplante Urlaubstage aller Mitarbeiter. Diese Infos fließen automatisch in die Personalverrechnung ein.

Pflichten des Arbeitnehmers

Sollte es zu einem Streitfall kommen, muss der Arbeitnehmer im Zuge der Darlegungs- und Beweislast nachweisen, dass A) die Überstunden angeordnet wurden und B) er soundsoviel Stunden darüber hinaus geleistet hat. Dabei hat er sehr akribisch vorzugehen und Details zu den abgeleisteten Stunden zu liefern.

In vielen Unternehmen gibt es ein elektronisches System für die Zeiterfassung, worüber Arbeitnehmer und Arbeitgeber nachvollziehen können, wie viel wann an Arbeit geleistet wurde. Gibt es so etwas nicht, dann muss der Mitarbeiter für jede Überstunde nachweisen, wann er welche Arbeit auf wessen Anweisung hin erledigt hat. Nur dann kann er sie vor Gericht nachweisen und seinen Anspruch auf Entlohnung geltend machen.

Vergütung für Überstunden berechnen

Für Arbeitnehmer, die ein Brutto-Monatsgehalt beziehen, ergibt sich eine Berechnung, die zwei Schritten folgt:

Erster Schritt

Sie berechnen den Stundenlohn, indem Sie das monatliche Bruttogehalt durch 4,33 teilen. Danach teilen Sie das Ergebnis durch die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden.

Die Formel
Bruttogehalt : 4,33 : durchschnittliche Wochenarbeitsstunden

Beispiel
Ein Mitarbeiter erhält einen Brutto-Monatslohn von 5.000 Euro. Bei einem 8 Stunden Tag / einer 40 Stunden Woche kommt er auf monatlich 160 Stunden. Die Rechnung ist: 5.000 Euro : 4,33 : 40 = 28,87 Euro Stundenlohn

Eine alternative Berechnungsmöglichkeit lautet:
Monats-Bruttolohn x 3 : 13 : Anzahl Wochenarbeitsstunden = Stundenlohn (Brutto)

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 3.000 Euro Brutto im Monat bei einer 40 Stunden Woche.

Dann lautet die Rechnung: 3000 x 3 : 13 : 40 = 17, 31 Euro.

Zweiter Schritt

Sie multiplizieren den durchschnittlichen Stundenlohn mit der geleisteten Mehrarbeit und erhalten die zu vergütenden Überstunden.

Die Formel
Durchschnittlicher Stundenlohn x Überstunden = Überstundenvergütung

Beispiel
Ein Mitarbeiter hat statt 160 Stunden 200 Stunden im Monat gearbeitet, also 40 Stunden extra. Die Rechnung ist: 28,87 Euro x 40 = 1.154,8 Euro.

Diese Summe (1.154,80 Euro) erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Lohn (Überstundenzuschlag). Für eine Überstunde bekommt der Arbeitgeber genauso viel wie für eine reguläre Arbeitsstunde, außer der Arbeits- /Tarifvertrag sieht einen Überstundenzuschlag vor. In Branchen mit derlei Regelungen kommen Zuschläge in Höhe von bis zu 25 Prozent vor.

Da Überstunden regulären Arbeitslohn darstellen, fallen wie gewohnt Steuern an. Für den Mitarbeiter heißt das: mehr Stunden = mehr Lohn = mehr Steuern. Auch Überstundenzuschläge sind steuerpflichtig. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit bilden eine Ausnahme, denn sie sind teilweise steuerfrei.

Überstunden mit Gehalt abgelten

„Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten.“ So eine Formulierung findet sich häufig in Arbeitsverträgen. Doch hat sie keine rechtliche Gültigkeit, denn der Arbeitgeber muss die Menge der Überstunden, die ein Mitarbeiter “mit” leisten soll, konkret beziffern.

“Pro Woche sind drei Überstunden mit dem Gehalt abgegolten.” Diese Abgeltungsklausel, so hat es das Bundesarbeitsgericht beschlossen, ist rechtswirksam. Jede Stunde, die darüber hinaus anfällt, muss der Arbeitgeber kompensieren.

Als angemessen gelten Klauseln in einer Höhe bis zu zehn Prozent der vertraglichen Arbeitszeit.

Überstunden in Freizeit umwandeln

Sofern vertraglich geregelt, ist ein Überstundenabbau durch Freizeitausgleich möglich. Für Arbeitgeber stellt diese Form der Kompensation oft eine attraktive Option dar, weil sie A) Geld sparen und B) Mitarbeiter zu mehr Erholung kommen, was in manchen Berufen, zum Beispiel der Unfallmedizin, so wichtig wie verpflichtend ist.

In Ausnahmefällen, zum Beispiel wenn die Auftragslage am Boden ist, darf der Arbeitgeber Freizeitausgleich anordnen und Mitarbeiter heim schicken.
Sollte ein Mitarbeiter während des Überstundenabbaus erkranken, erlischt der Anspruch auf eine Erstattung.

Eine Alternative stellt noch das Lebenszeitkonto dar. Es zielt auf die spätere Rente ab, kommt dem Arbeitnehmer also erst zu einem späteren Zeitpunkt zu Gute. Wer darauf einzahlt, ist jedoch von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Verfall von Überstunden

Das Gesetz schreibt nicht vor, wann Überstunden verfallen. Eine Regelung erfolgt über eine Ausschlussfrist – die ist im Arbeitsvertrag verankert und setzt ein Verfallsdatum fest, das mindestens drei Monate umfassen muss – oder es gilt, was im § 195 BGB steht: dass Überstunden nach drei Jahren verfallen.

Überstunden auszahlen nach Kündigung

Bei einer Kündigung greift die vertraglich vereinbarte Überstundenregelung. Dabei legt der Arbeitgeber fest, ob die Überstunden nach der Kündigung ausbezahlt oder in zusätzliche Urlaubstage umgewandelt werden. Option zwei gilt allerdings nicht im Fall einer fristlosen Kündigung.

Wenn es keine vertragliche Regelung zum Umgang mit Überstunden gibt, müssen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einig werden. Sollte der Arbeitnehmer eine Auszahlung wünschen, muss er hieb- und stichfeste Belege für seine Überstunden anführen.

Übrigens haben Arbeitnehmer oft steuerliche Nachteile, wenn sie sich Überstunden auszahlen lassen. Denn der Jahresverdienst steigt durch mehr geleistete Stunden an, was auch den Steuersatz des Gehalts nach oben drücken kann.

Unterzeichnet ein Arbeitnehmer eine so genannte Ausgleichsquittung, dann sind alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgegolten. Darunter fallen auch jegliche Ansprüche auf Kompensation von Überstunden, heißt der Mitarbeiter kann nichts “mitnehmen”, weder Freizeit noch Geld.

Überstundenkonto: Mehrarbeit dokumentieren

Viele Unternehmen arbeiten mit einem Arbeitszeitkonto, in dem die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter dokumentiert werden. Dies hilft, einen Überblick über geleistete Arbeitsstunden zu behalten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen (Überstunden ausgleichen oder ausgezahlt bekommen). Es ist vertraglich geregelt, bis wann angesammelte Überstunden abgebaut werden müssen (meistens ein halbes oder ein Jahr). Danach verfallen Überstunden in einigen Fällen.

Überstunden nie mehr manuell berechnen!

Die Überstunden unterschiedlicher Mitarbeiter zu erfassen und zu verrechnen ist ziemlich zeitaufwendig. Personio befreit Sie vom Excel-Wahnsinn: Die Software berechnet Gehälter und Überstunden automatisch und überträgt die Überstunden, die ausgezahlt werden sollen, in die vorbereitende Lohnbuchhaltung.