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EQS Group

Globale Prozesse für ein wachsendes, international aktives
Unternehmen

Branche: IT / Software

Über das Unternehmen: Die EQS Group ist ein internationaler Anbieter von regulatorischen Technologien (RegTech) in den Bereichen Corporate Compliance und Investor Relations. Mehrere tausend Unternehmen weltweit schaffen mit der EQS Group Vertrauen, indem sie komplexe Compliance-Anforderungen erfüllen, Risiken minimieren und transparent mit Stakeholdern kommunizieren.  Die EQS Group wurde im Jahr 2000 in München gegründet. Heute ist der Konzern mit mehr als 350 Mitarbeitenden in den wichtigsten Finanzmetropolen der Welt vertreten.

Laura Santeusanio_EQS

Laura Santeusanio
Global HR Director

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Die Herausforderung

Ein wachsendes Unternehmen, Mitarbeiter an acht Standorten rund um den Globus: Das klingt spannend – aber auch nach einer Menge Organisationsaufwand für die Personalabteilung. „2017 und 2018 ist die EQS Group enorm gewachsen, zugleich wurde die Internationalisierung vorangetrieben”, erzählt Laura Santeusanio, Global HR Director. „Mit unseren bisherigen Personalprozessen konnten wir die Anforderungen nur schwer stemmen.”

Bis dahin war das Datenmanagement über viele verschiedene Excel-Listen abgebildet worden – und um Mitarbeiterinformationen zu finden, musste sich das HR-Team durch dezentral gespeicherte Ordner pflügen. Globale HR-Prozesse sehen anders aus. Für EQS Group war deshalb klar: Das muss sich ändern!

Uneinheitliche Prozesse

Dezentrale Datenspeicherung

Unübersichtliche Excel-Listen

Mitarbeiter

internationale Standorte

Implementierungen in einem Jahr

Die Entscheidung

Als einer von Personios allerersten Kunden hatte EQS Group schon seit 2015 mit einer Basisversion der HR-Software gearbeitet. Doch um Prozesse im Unternehmen zu vereinheitlichen und das volle Potenzial in den Teams zu nutzen, waren übergreifende Unterstützung in allen Personalbereichen wichtig. „Vom Bewerbermanagement bei Personio waren wir schon überzeugt. Daher stand außer Frage, dass wir weiter mit der Lösung arbeiten wollen”, erklärt Laura. Sie nahm sich daraufhin des Themas an und leitete die Implementierung federführend – 2018 in Deutschland, 2019 auch an den internationalen Standorten.

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Die Umsetzung

„Bei der Implementierung in Deutschland haben wir noch etwas Unterstützung durch Personio gebraucht”, sagt Laura. Besonders gut ist ihr dabei die Betreuung durch ihren Key Account Manager Antonio in Erinnerung geblieben, mit dem sie in stetigem Austausch stand. Doch nach der Einführung von Personio in Deutschland stieg die Lernkurve des HR-Teams schnell: „Die internationale Implementierung haben wir so gut wie eigenständig erledigt.”

Die Zeit, die wir mit Personio sparen, nutzen wir, um unser Weiterbildungsangebot zu erweitern.

Das Ergebnis

Inzwischen ist Personio das zentrale Tool, in dem alle Personalprozesse der EQS Group zusammenlaufen – vom Recruiting über Abwesenheiten bis zum On- und Offboarding. Sich einen Überblick über die Mitarbeiter an allen Standorten zu verschaffen, ist jetzt ganz einfach. „Die Mitarbeiterdaten, die vorher in diversen Ordnern verstreut waren, können wir endlich zentral abrufen”, sagt Laura.

Auch die internen Prozesse konnte EQS Group so aufsetzen, dass sie zu einem global aktiven mittelständischen Unternehmen passen. „Die ständige Weiterentwicklung der Funktionen in Personio und vor allem deren Flexibilität ist uns wichtig, denn nicht an allen Standorten laufen unsere Prozesse gleich ab. Mit Personio können wir zum Beispiel lokale Unterschiede beim On- und Offboarding einfach in der Software anpassen”, erzählt die HR-Managerin.

Hinzu kommt die Zeitersparnis – denn Prozesse dauern nur noch so lang wie unbedingt nötig: „Weil Prozesse wie die Erfassung von Urlaubstagen inzwischen so schnell gehen, können wir uns strategisch wichtigeren Themen widmen”, erklärt Laura. Aktuell erweitert sie mit ihren Teamkollegen zum Beispiel das Weiterbildungsangebot und überarbeitet den Prozess für die Personalbeurteilungen.

Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort

Mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben

Flexible Prozesse für alle Standorte

EQS Group's Favorit

Das Bewerbermanagement – eine der ersten Funktionen, die EQS genutzt hat – steht nach wie vor hoch im Kurs. Denn wenn man monatlich mehrere Stellen besetzt und dabei auch die internationalen Standorte unterstützt, müssen Abläufe reibungslos über die Bühne gehen.

Dass das Bewerbermanagement zentral abgebildet wird, nimmt dem HR-Team viel Arbeit ab: „Mit den hiring-verantwortlichen Teamleads müssen wir keine Lebensläufe hin und her schicken und zum Glück gibt es keinen E-Mail-Posteingang mehr, wo man sich täglich durch 300 Bewerber-Mails forsten muss.” Auch die Notizen-Funktion wird bei EQS Group intensiv genutzt: Hier können Kollegen, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, ihre Eindrücke festhalten und sich zu einzelnen Bewerbern austauschen. Das Hiring bei EQS Group sitzt – und so steht dem Wachstum auch in Zukunft nichts im Wege.

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