Lohnabrechnungsprogramm

Ein Lohnabrechnungsprogramm automatisiert zentrale Prozesse bei der Entgeltabrechnung und sorgt so für mehr Effizienz in der Personalabteilung. 

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören: 

• Alle lohnrelevanten Dokumente und Daten werden sicher und zentral gespeichert. 

• Personaler:innen müssen keinen Personaldaten mehr hinterherjagen.

• Fehlerquellen werden reduziert. 

• Schnittstellen ermöglichen eine einfache Kommunikation zu Steuerberatern und Kanzleien. 

• Weniger Prozessschritte ermöglichen eine schlanke und zuverlässige Abrechnung.

Lohnabrechnungsprogramme haben unterschiedliche Funktionen und Schnittstellen. Je nach Ausgangslage und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, sollten Sie diese Punkte in Ihre Kaufentscheidung einbeziehen. 

Benutzerfreundlichkeit: Das Lohnprogramm sollte leicht zu verstehen und bedienen sein. Testen Sie es wenn möglich und prüfen Sie, ob alle Beteiligten die Software gut bedienen können. 

Umfang aller Funktionen: Die Software sollte alle Funktionen haben, die Ihr Unternehmen bei der Entgeltabrechnung unterstützt. Dazu gehören die Berechnung von Löhnen und Gehältern, die Erstellung von Lohnzetteln und Lohnsteuerbescheinigungen, die übersichtliche Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten und die Abdeckung von Spezialverträgen.

Sicherheit: Prüfen Sie, ob Sie mit der Software rechtskonform arbeiten können, z. B. indem Daten verschlüsselt gespeichert und bei Bedarf verschickt werden können. 

Schnittstellen: Optimalerweise hat das Lohnabrechnungsprogramm Schnittstellen zu Ihrem HR Tool sowie ggf. den wichtigsten Lohnprogrammen, und ermöglicht auch eine einfache Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrer Steuerberatung. 

Service des Anbieters: Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter Sie jederzeit über eine Service-Hotline, Chats oder Helpcenter unterstützen und Ihnen alle Fragen beantworten kann. Außerdem ist wichtig, wie schnell der Anbieter auf Ihre Anfragen reagiert.

Preis/Kosten: Am Ende muss das Preis-Leistungsverhältnis stimmen. Hat das Lohnprogramm alle nötigen Funktionen? Läuft Ihre Entgeltabrechnung viel effizienter und sicherer ab? Ist der angesetzte Preis für das Lohnabrechnungsprogramm gerechtfertigt?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann in kleinen Unternehmen besonders stressig sein, da sie üblicherweise von Personen mit vielen verschiedenen Aufgaben durchgeführt wird, z. B. HR-Generalisten oder der Geschäftsführung. Darüber hinaus ist der Abrechnungsprozess komplex – mit strikten Fristen jeden Monat – und braucht viel Zeit sowie Expertise auf dem Gebiet. 

Personio Payroll setzt dem ein Ende: Da die Lohnabrechnung und Personalverwaltung in Echtzeit und an einem Ort stattfindet, wird Ihr gesamter Prozess vereinfacht und Sie behalten die maximale Kontrolle über alle Schritte: 

• Über das Employee-Self-Service-Portal von Personio geben Mitarbeitende ihre abrechnungsrelevanten Daten selbst ein. Dadurch fällt das lästige Sammeln und manuelle Eingeben dieser Daten weg und HR spart Zeit. Dank der automatischen Datenvalidierung können Sie sich darauf verlassen, dass alle Daten auf Anhieb korrekt gespeichert werden.

• Mit Personio Payroll sind Sie nicht mehr an enge Zeitvorgaben gebunden. Sie können Änderungen bis zur letzten Minute (Stichtag) vornehmen und trotzdem eine korrekte Gehaltsabrechnung durchführen.

• Personio Payroll ist Ihr Abrechnungs-Experte – damit Sie es nicht sein müssen. Das Lohnprogramm führt Sie auf leichte und einfache Art durch komplexe Fragen und nimmt der Lohn- und Gehaltsabrechnung so die Komplexität. 

• Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis: Personio Payroll ist günstiger als eine externe Lösung, gibt Ihnen aber die gleiche Sicherheit. Gegen einen geringen Aufpreis können Sie auch eine feste Ansprechperson dazubuchen, die Sie bei allen Fragen unterstützt.

Mit passenden Cloud-Lösungen können Sie Ihre gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung digital durchführen und Lohnzettel verteilen. In den meisten Fällen sind dafür drei grundlegende Schritte notwendig.

1. Abrechnungsrelevante Daten sammeln: Im ersten Schritt müssen alle notwendigen Mitarbeiterdaten, ihre Änderungen gesammelt und validiert werden. Meist geschieht das in der HR-Software des Unternehmens. 

2. Abrechnungsprozess starten: Im nächsten Schritt werden alle Lohndaten an das Lohnprogramm oder einen externen Anbieter geschickt. 

Übrigens: Wenn Sie eine Lösung wie Personio Payroll nutzen, die Personalverwaltung und Lohn-(Gehaltsabrechnung vereint, brauchen Sie die Lohndaten nicht hin und her zu schicken. 

Im Lohnprogramm werden Löhne und Gehälter dann berechnet und auf ihre Korrektheit sowie Vollständigkeit geprüft. Anschließend wird die Abrechnung durchgeführt und an alle relevanten Behörden gemeldet. 

3. Lohnzettel verteilen: Im letzten Schritt werden alle Lohnzettel digital verteilt – meistens in der HR Software des Unternehmens – und Löhne oder Gehälter ausgezahlt.

Mit Personio Payroll kontrollieren Sie den gesamten Prozess und nicht er sie. So funktioniert’s: 

1. Mitarbeitende, z. B. neue Team-Mitglieder, tragen Ihre abrechnungsrelevanten Daten wie Steuer-ID und IBAN über unseren Employee-Self-Service selbst ein – alle Lohndaten werden automatisch mit der Lohnabrechnung synchronisiert. So müssen Sie sich keine Gedanken mehr über dezentralisierte Daten und unsichere Datenübertragungen zwischen mehreren Systemen machen.

2. Daten und Änderungen können während des gesamten Monats eingegeben werden, und zwar jederzeit bis zum Ende des Abrechnungsperiode – fünf Tage vor Monatsende, der Meldefrist für die Behörden. Sobald Sie eine Änderung vornehmen, sehen Sie, wie sich diese auf die Lohnabrechnung auswirkt. Verlassen Sie sich darauf, dass alle Änderungen in die nächste Lohnabrechnung übernommen werden.

3. Durch die eingebaute Compliance und eine automatische Datenvalidierung stellen Sie sicher, dass alle Daten auf Anhieb korrekt sind. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter seine Steuer-ID nicht einträgt, weist ihm das System automatisch die notwendige Steuerklasse zu. Oder wenn eine Managerin einen Bonus mit zu vielen Nullen einträgt, markiert Personio Payroll das Feld als fehlerhaft. 

4. Sobald die Genehmigung der Gehaltsabrechnung ansteht, haben Sie einen Überblick über alle Datenänderungen für den aktuellen Abrechnungszeitraum – bereits geprüfte Änderungen werden Ihnen markiert, sodass Sie diese nicht noch einmal bearbeiten müssen. Dann ist es nur noch ein Klick – und sie erledigen die Abrechnung in Minuten statt Tagen. 

Ja, Sie können Ihrem Steuerberater einfach Zugriff auf Personio Payroll geben und er kann dort die Abrechnung für sie erledigen. Durch die automatischen Prüfungen und Berechnungen in Personio Payroll sparen Sie und Ihr Steuerberater viel Zeit.