Ratingen, Interaktiv gGmbH, Nattler Architekten, Axel Hartmann Fotografie

interaktiv gGmbH

Durch digitale HR-Arbeit zum innovativsten Träger

Branche: Sozialwesen

Über das Unternehmen: Als sozialer Dienstleister deckt interaktiv drei Fachbereiche ab: den schulischen Ganztag, Leistungs- und Breitensport sowie Kinder-, Jugend- und Inklusionshilfe. Der sport- und bewegungsorientierte Anbieter im sozialen Sektor versteht sich als Organisation, die Kinder und Jugendliche mit unterschiedlichen gesellschaftlichen, kulturellen und individuellen Hintergründen und Begabungen bestmöglich fördern möchte.

Robin Seidel-Doetsch

Robin Seidel-Doetsch
Personalleiter

interaktiv.perspektiven

Die Herausforderung

Bis zum Jahr 2020 war die Personalarbeit bei der interaktiv gGmbH digitales Brachland. Arbeitsverträge lagerten in Aktenordnern, das Recruiting improvisiert und handgemacht. Die Folge: extrem zeitaufwendige, manuelle Verwaltungsarbeit für HR, gespickt mit hoher Fehleranfälligkeit. Ein No Go für den neuen Personalleiter Robin, der bei der Professionalisierung der HR-Arbeit gezielt nach einer ganzheitlichen digitalen Lösung suchte. Diese sollte neben der Personalverwaltung für aktuell 850 Mitarbeiter:innen nicht nur gleich sämtliche übergeordneten Prozesse wie Recruiting, On- und Offboarding, Digitale Personalakte etc. sauber abdecken, sondern auch skalierbar sein. „Anspruch und Wirklichkeit klafften weit auseinander – auf unserem Weg zum innovativsten Träger im Sozialwesen mussten wir als HR handeln“, erläutert Robin.

Wir hatten keine einheitliche Mailadressen für Bewerbungen. Das konnte so nicht weitergehen.

Auch das geplante Wachstum vom regionalen Anbieter in Nordrhein-Westfalen hin zu einer deutschlandweiten Aufstellung im Jahr 2025 erforderte Handlungsbedarf. Robin ergänzt: „Wir wollen dann bis zu 3.000 Mitarbeiter:innen beschäftigen – unter der Prämisse des Fachkräftemangels in der Sozialbranche ist das eine Mammutaufgabe, der wir nur mit einer strategischen, digital fokussierten Ausrichtung des Recruiting-Prozesses entgegentreten können. Nur dann werden wir auf dem Markt auch als zukunftsorientierter Träger wahrgenommen. Wir wollten einen digitalen Aufschlag machen – den aber gleich richtig.“

Arbeitsverträge nur in Papierform vorhanden

Zeitgemäße digitale Recruiting-Strategie nicht möglich

Viele unterschiedliche Abrechnungsmodellen

Keine Onboarding-Prozesse

Mitarbeiter:innen

Schulstandorte in NRW

neue Mitarbeiter geplant

Für uns gab es in der Tat nur den Schritt in die digitale Zukunft mit einer ganzheitlichen digitalen Personallösung, sonst hätten wir uns den Weg verbaut.

Die Entscheidung

„Ich kannte das Paket von Personio aus einer früheren Tätigkeit und hatte auf der Messe Zukunft Personal in Köln ersten Kontakt. Natürlich haben wir mehrere Bewerber genau unter die Lupe genommen. Für mich war es enorm wichtig, eine ganzheitliche Personallösung zu finden – ein System, das alles bietet, von der klassischen Personalakte über die Arbeitszeiterfassung bis hin zu den Personalprozessen.“ Die Entscheidung pro Personio hing an der Anforderung, dass die Software mit DATEV kommunizieren können muss – eine Aufgabe, die Personio einlösen konnte.

„Personio hat uns vor allem durch den sehr persönlichen Kontakt überzeugt. Geschäftsführer Bastian Schlierkamp und ich haben gleich eine Basis in den Gesprächen gespürt, die nicht rein vertrieblicher Natur war, sondern immer sehr konstruktiv unsere Ziele und Wünsche im Fokus hatte“, so Robin. Dabei spielten auch die fachlichen Erfahrungen von Personio mit anderen sozialen Trägern eine entscheidende Rolle. Der von Robin wahrgenommene Austausch auf Augenhöhe hält bis heute an. „Nicht nur das inhaltliche und technische Angebot hat uns überzeugt. Ich kann einfach sagen: Personio passt als Unternehmen sehr gut zu uns und genau das macht es aus meiner Sicht am Ende des Tages aus.“

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Erfolgreiche Implementierung

Seit Mai 2021 ist Personio bei interaktiv im Einsatz, im Rahmen des Implementierungsprozesses waren einige heikle Aufgaben zu bewältigen. So gab es aufgrund der analogen Vorgeschichte von interaktiv de facto keine digitale Datenbasis. Dokumente mussten zusammengestellt und im Anschluss digitalisiert werden, ein auf den ersten Blick sehr zeitaufwändiger Prozess, der sich aber nach Robins Auffassung mittelfristig auszahlen wird. Weiterhin galt es, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen von den Vorteilen der Software zu überzeugen und für den digitalen Weg zu sensibilisieren und mitzunehmen. Interne Kommunikationskampagnen bereiteten den Weg – mit Informationen zu Personio im Arbeitsalltag, individuellen Runden mit Führungskräften und gezielten Schulungen für die Belegschaft. 

Natürlich kostet so eine Software Geld – aber das ist wahrlich gut investiert. 

Auch nach der Implementierung steht Robin in regelmäßigem Austausch mit seiner Customer Success Managerin zur kontinuierlichen Optimierung der bestehenden HR Prozesse. Gemeinsam analysieren sie die generierten Daten sowie das Nutzungsverhalten, um daraus Potenziale und strategische Maßnahmen abzuleiten.

Das Ergebnis

Wie hat sich der Arbeitsalltag in der HR bei interaktiv verändert? „Wir arbeiten jetzt deutlich strukturierter und organisierter“, berichtet Robin. „Alle Daten sind jetzt endlich in einem System – von der Zeiterfassung für die unterschiedlichen Mitarbeiterrollen, über Abwesenheitsanfragen und Krankmeldungen bis zum Bewerbungsprozess. Wir können jetzt Führungskräfte über automatisierte Erinnerungen daran erinnern, Mitarbeitergespräche zu führen oder sich mit Bewerber:innen auseinander zu setzen. Das gesamte operative Tagesgeschäft von HR ist extrem vereinfacht und für alle übersichtlich geworden. Da blicke ich sehr entspannt in die Zukunft, wenn unsere Mitarbeiter:innenzahlen steigen werden. Mit der Software lässt sich das alles prima skalieren.“ Auch die Tatsache, dass die Personalprozesse durch die laptopbasierte Ausstattung des HR-Teams nun remote von jedem Ort aus zu bearbeiten sind, hebt Robin als wichtige Errungenschaft hervor. So geht agiles und mobiles Arbeiten heute. Darüber hinaus sind auch die Rückmeldungen der Mitarbeiter:innen und der Führungskräfte positiv – erstere spüren die Vereinfachung der Zusammenarbeit mit HR, letztere haben nun z.B. die Möglichkeit, die genaue Personalentwicklung der Teams an den Standorten einfach und effizient auf Knopfdruck zu controllen.

Die gewonnene Arbeitszeit stecken Robin und sein Team aktuell in das Optimieren von hinterlegten Prozessen. „Personio hilft uns bei der Reflexion unserer eigenen Workflows – denn digital abgebildete Prozesse sind gnadenlos. Sie machen deutlich, dass man vorher viele Wege gegangen ist, die man gar nicht gehen muss. Dank der Flexibilität von Personio können wir die Prozesse rasch nachjustieren und optimieren. Ein enormer Erkenntnisgewinn für uns in der HR.“

Obwohl das System erst seit wenigen Monaten im Einsatz ist, stellt Robin zufrieden fest, dass Personio als digitale Lösung bereits jetzt auch strategisch wirkt. „Wir wollen ein echter innovativer Träger sein. In unserer Weiterentwicklung hilft uns die digitale Lösung von Personio passgenau, weil wir uns auf einem extrem umkämpften Bewerbermarkt als Marke im Sozialwesen nun viel individueller und professioneller präsentieren können.“

Stundengenaue automatisierte Lohnabrechnung

Stellenanzeigen gehen bis zu 6-mal schneller

Einsparung von Papierkosten

Bewerbungseingänge erhöhen sich deutlich

Das Lieblingsfeature

„Da gibt es gleich zwei. Ich finde die ‚Digitalen Dokumente‘ faszinierend, wenn sich digitale Arbeitsverträge anhand von hinterlegten Profilen automatisiert ausfüllen und digital unterschrieben werden. Ein echter Wow-Effekt“, schildert Robin. „Und zweitens hat der gesamte Recruiting-Bereich von Anfang an super funktioniert, also genau der Aspekt, der für unser zukünftiges Unternehmenswachstum von entscheidender Bedeutung ist.“

Überhaupt sieht sich der Personalchef von interaktiv durch die intensive Beschäftigung mit Personio auf dem vielversprechenden Weg zum „zahlenorientierten Personaler“. Neben den Mitarbeiterzahlen sind für ihn insbesondere die Vollzeitäquivalente (FTE) wichtig, die er sich auf Knopfdruck berechnen und anzeigen lassen kann. Genauso wie die Entwicklung der Bewerberzahlen, die Infos über die Bewerbungskanäle und den ROI seiner Recruiting-Kampagnen. „Mit der intensiven Arbeit an den Reportings stehen wir erst am Anfang. Und davon erwarte ich mir jede Menge Schubkraft für die Zukunft unseres Unternehmens.“

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