Zeiterfassungssoftware

Einfache Arbeitszeiterfassung online

Schluss mit lästigen Excel-Sheets dank bequemer Zeiterfassungssoftware. Einfache Eingabemasken und Schnittstellen erleichtern das Eintragen von Stunden. Smarte Kalkulationen errechnen im Hintergrund die korrekten Stundensaldi – bei voller Anpassungsfähigkeit an Ihre Prozesse.

Mitarbeiter schaut auf eine Uhr

Arbeitszeiten eintragen oder importieren

  • Alle Zeiten an einem Ort
    Egal ob Ihre Mitarbeiter stempeln oder Zeiten online eintragen. Am Ende landen alle Daten in Personio.

Verknüpfung mit der Gehalts­abrechnung

  • Von der Arbeitszeiterfassung zur Gehaltsabrechnung
    Personio nutzt die Zeiterfassung der Arbeitszeiten, um daraus automatisch die Gehaltsabrechnung zu generieren. Geben Sie den individuellen Stundenlohn ein – Personio übernimmt den Rest.
  • Automatische Lohnbuchhaltung
    Kein Stress mehr mit der Gehaltsabrechnung: Personio erstellt die Abrechnungen zum gewünschten Zeitpunkt automatisch – zum Monatsende oder wann immer Sie wünschen.
HR Manager arbeitet mit Personio

Individuelle Wochen­arbeitszeiten und Urlaubstage

Arbeitszeitmodelle konfigurieren

Arbeitszeitmodelle abbilden

Mit Personio decken Sie auch individuelle Arbeitszeitmodelle ab, indem Sie Ihren Mitarbeitern flexibel das entsprechende Modell zuweisen.

Verwaltung von Überstunden

Basierend auf Arbeitszeitmodellen und den angegebenen Anwesenheiten berechnet Personio automatisch die Überstunden. Entscheiden Sie individuell, ob die Überstunden teilweise abgegolten sind, ausgezahlt oder als Urlaubstage angerechnet werden.

Feiertagskalender-Personio

Berücksichtigen Sie Feiertage je nach Bundesland

Legen Sie eigene Feiertagsregelungen je Standort fest. Feiertage für die deutschen Bundesländer sind voreingestellt und lassen sich um selbst definierte Feiertagsregelungen erweitern.

Online Zeiterfassung mit der richtigen Software

Mit Personio erfassen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter alle Arbeitszeiten online. Sie können dabei die Arbeitszeitregelungen Ihres Unternehmens berücksichtigen und die Zeiterfassung entsprechend anpassen.

Arbeitszeiten erfassen und bestätigen

Endlich hat das Erfassen der Arbeitszeiten mit Excel (Nie wieder Excel – Ein Manifest) ein Ende. Personio umfasst eine Zeiterfassungssoftware, in die Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden online eintragen – wie in einer App zur Arbeitszeiterfassung, nur eben im Browser.

Die Oberfläche der Software ist einfach gestaltet und die Eingabe in Sekunden erledigt. Vorgesetzte und Personalmitarbeiter bestätigen die eingetragenen Zeiten mit einem Klick. Nutzen Sie Drittsysteme zur Arbeitszeiterfassung, zum Beispiel Terminals für Stempelkarten, können Sie deren Daten in Personio importieren.

Sie legen der Erfassung problemlos auch komplexe Arbeitszeitmodelle zugrunde, pflegen Wochenarbeitszeiten, Urlaube und Feiertage. Dabei zeigt Personio im Arbeitszeitkonto jederzeit die aktuellen Überstunden an.

Urlaubsansprüche übersichtlich regeln

Personio berechnet Urlaubsansprüche für jedes Arbeitszeitmodell und zeigt jederzeit ausstehende Urlaubstage an. Auch die gesetzlichen Feiertage, die sich in jedem Bundesland unterscheiden, werden berücksichtigt.

Auswertung der Arbeitszeiterfassung

Personio bietet zahlreiche Reporting- und Exportfunktionen und erstellt automatisch tabellarische oder grafische Auswertungen. Behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick. Mit der digitalen Zeiterfassung dokumentieren Sie am Monats- oder Jahresende An- und Abwesenheiten, Krankheitstage, Wochenarbeitszeiten und Urlaube.

Die korrekten Gehaltsabrechnungen und die Daten zur Lohnbuchhaltung erstellen Sie direkt auf Basis der Auswertungen: manuell oder automatisch zu einem gewünschten Zeitpunkt.

Arbeitszeiterfassung – für welche Betriebe und Mitarbeiter sinnvoll?

Ob die Erfassung der Arbeitszeiten sinnvoll ist, hängt nicht von der Unternehmensgröße ab. Grundsätzlich gibt es drei Gründe, warum Sie eine Zeiterfassung brauchen:

  • Die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist maßgeblich von deren Arbeitszeit abhängig, zum Beispiel weil Sie einen Stundenlohn bezahlen.
  • Ihre Arbeitszeitmodelle machen eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten nötig, wie zum Beispiel Schichtarbeit, Teilzeit oder Gleitzeitmodelle mit Überstundenausgleich.
  • Sie unterliegen gesetzlichen Vorschriften, zum Beispiel dem Mindestlohngesetz, die die genaue Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter vorschreiben.

Das Mindestlohngesetz ist für eine Reihe von Branchen gültig, in denen eher niedrige Löhne gezahlt werden. Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung gehören dazu. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten für Mitarbeiter, die regelmäßig weniger als 2.958 Euro brutto pro Monat verdienen, ist hier Pflicht. Erklärungen zum Mindestlohngesetz finden Sie hier. Ebenso müssen Sie die Arbeitszeiten erfassen, wenn Ihre Mitarbeiter gesetzlich vorgeschriebene Pausen- oder Ruhezeiten einhalten müssen, wie zum Beispiel LKW- oder Busfahrer. Wenn Ihr Unternehmen in den betroffenen Branchen tätig ist, sind Sie zur exakten Arbeitszeiterfassung verpflichtet, egal ob Sie zwei oder 2.000 Mitarbeiter haben.

Über gesetzliche Pflichten hinaus hat die genaue Zeiterfassung eine Reihe von Vorteilen. Sie dient als Grundlage für Gehaltsabrechnungen. Außerdem vermeidet Sie Konflikte und Missverständnisse zwischen Arbeitgeber und -nehmern: Geschäftsführung und Personalabteilung können sich ein verlässliches Bild über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter machen, während jeder Mitarbeiter sicher sein kann, dass er fair bezahlt wird und keine unbezahlten Überstunden machen muss.

Online-Zeiterfassung statt Excel Tabellen

Viele Betriebe nutzen Excel seit Jahren zur Arbeitszeiterfassung. Die Software ist allgemein verbreitet und einfach zu bedienen. Warum eignet sie sich trotz der großen Beliebtheit nicht zur Arbeitszeiterfassung?

Jederzeit veränderbar: Excel-Tabellen können jederzeit von jedem verändert werden, der Zugriff hat. Wer welche Änderungen durchgeführt hat, ist nicht nachvollziehbar. So sind die Daten anfällig für nachträgliche Manipulationen. Außerdem erfüllt Excel nicht die gesetzlichen Vorgaben an eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung.

Daten können leicht verloren gehen: Eine Excel-Tabelle ist schnell gelöscht oder überschrieben, wenn verschiedene Dateiversionen im Umlauf sind. Speichern Sie die Datei auf einem lokalen Rechner oder Server, können Sie durch ein technisches Problem alle Daten verlieren.

Damit die Zeiterfassung ihren Sinn erfüllt, muss sie möglichst fehlerfrei, verlässlich und transparent funktionieren. Das bietet nur die elektronische Zeiterfassung, wie sie in Personio integriert ist. Nicht zuletzt spart Ihnen ein solches System viel Zeit in der Personalabteilung, da Sie einen Großteil der Arbeit automatisieren können und sich nicht mehr mit fehlerhaften oder unvollständigen Meldungen herumplagen müssen.

Das Unternehmen wefox stieß mit Excel-Tabellen an seine Grenzen und berichtet von der Umstellung auf Personio. Verwenden auch Sie zur Arbeitszeiterfassung zukünftig Software, die Ihnen manuelle Arbeit spart und Fehler und Lücken reduziert.

Was müssen Sie bei der Umstellung beachten?

Die Umstellung auf eine Online-Arbeitszeiterfassung betrifft auch Ihre Mitarbeiter – egal, ob Sie von Excel auf eine Software umstellen oder ob Sie die Zeiterfassung erstmalig mit einer Software einführen. Nach Jahren haben sie sich an die alte Methode gewöhnt und tun sich mit einer neuen Software vielleicht schwer. Manch einer befürchtet, eine Online-Zeiterfassung werde zur Überwachung der Mitarbeiter benutzt. Deshalb sollten Sie die Einführung frühzeitig bekannt machen, über die neue Zeiterfassungssoftware informieren und die Vorteile erklären.

Der Betriebsrat hat bei der Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht, er kann jedoch weder die Einführung eines bestimmten Systems fordern noch verhindern. Im Regelfall wird er nichts gegen eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung haben. Binden Sie ihn trotzdem in den Einführungsprozess mit ein: Er wird Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter zu überzeugen.

Bevor Sie Ihre Zeiterfassungssoftware gleich im kompletten Unternehmen umstellen, können Sie sie mit einer ausgewählten Gruppe testen. So finden Sie heraus, ob alles klappt, was Sie verbessern müssen und wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen können. Dann steht einer erfolgreichen Einführung der Online-Zeiterfassung nichts mehr im Wege.

Nicht nur bei der Zeiterfassung Zeit sparen

Personio ist viel mehr als nur eine Zeiterfassungssoftware. Das HR-Betriebssystem unterstützt Sie bei sämtlichen Personalprozessen – vom Bewerbermanagement über die Urlaubsverwaltung bis zur Lohnbuchhaltung. Sichern Sie sich einen kostenlosen Test-Account oder finden Sie bei einer 30-minütigen Webdemo heraus, welche Prozesse Sie durch den Einsatz effizienter Software optimieren können.

Rekrutieren, verwalten & entwickeln

Alles an einem Ort

Stellenausschreibung

Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf über 240 Jobportalen und erfassen Sie Bewerbungen in Personio.

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Bewerbermanagement

Behalten Sie alle Kandidaten, Dokumente und offenen Positionen im Blick und beschleunigen Sie Ihren Auswahlprozess.

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On-/Offboarding

Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen sind maßgebend für eine langfristige gute Zusammenarbeit.

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Digitale Personalakte

Mit ihr rufen HR-Manager jederzeit alle relevanten Informationen ab. Sie verschlankt administrative Prozesse und erleichtert die Personalarbeit.

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Lohnbuchhaltung

Personio erledigt Ihre Lohnbuchhaltung auf Knopfdruck und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.

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Abwesenheiten

Erfassen und verwalten Sie Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheiten ganz einfach in Personio.

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Arbeitszeiterfassung

Einfache Eingabemasken erleichtern das Eintragen von Stunden und smarte Kalkulationen im Hintergrund errechnen die korrekten Stundensaldi.

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Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenverwaltung statt analogem Papierchaos: erstellen und finden Sie Dokumente mit wenigen Klicks.

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Performance

Halten Sie individuelle Zielvereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern fest. Sehen Sie jederzeit die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter.

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Feedback

Sorgen Sie für einen transparenten Ablauf der Mitarbeitergespräche und gewährleisten eine standardisierte Mitarbeiterbeurteilung.

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