Zeiterfassungssoftware - Arbeitszeiterfassung online

Wer braucht Zeiterfassungssysteme?

Ob die Erfassung der Arbeitszeiten sinnvoll ist, hängt nicht von der Unternehmensgröße ab. Grundsätzlich gibt es drei Gründe, warum Sie eine Zeiterfassung brauchen:

• Die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist maßgeblich von deren Arbeitszeit abhängig.
• Sie haben individuelle Arbeitszeitmodelle, zum Beispiel Schichtarbeit, Teilzeit oder Gleitzeitmodelle mit Überstundenausgleich.
• Sie unterliegen gesetzlichen Vorschriften, zum Beispiel dem Mindestlohngesetz, das eine Arbeitszeiterfassung vorschreibt.

Wann Stundenerfassung gesetzliche Pflicht ist

Um zu gewährleisten, dass auch jede Arbeitsstunde bezahlt wird, müssen Unternehmen gemäß der Mindestlohnregelung die Arbeitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren.

Eine Dokumentationspflicht besteht für geringfügig Beschäftigte. Neben Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung gehören auch Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen sowie die Forstwirtschaft, Zustelldienste, Messebau und Gebäudereinigung dazu. Wenn Ihr Unternehmen in diesen Branchen tätig ist, sind Sie zur genauen Arbeitszeiterfassung verpflichtet – unabhängig davon, ob Sie zwei oder zweitausend Mitarbeiter haben.

Arbeitszeiten müssen auch dann erfasst werden, wenn Ihre Mitarbeiter gesetzlich vorgeschriebene Pausen- oder Ruhezeiten einhalten müssen. Das ist der Fall bei LKW- oder Busfahrern.

Der Arbeitgeber muss garantieren können, dass die Dokumentation korrekt ist.

Vorteile der Zeiterfassung

Über gesetzliche Pflichten hinaus hat die genaue Zeiterfassung eine Reihe von Vorteilen. Sie dient als Grundlage für Gehaltsabrechnungen. Außerdem vermeidet Sie Konflikte und Missverständnisse zwischen Arbeitgeber und -nehmern: Geschäftsführung und Personalabteilung können sich ein verlässliches Bild über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter machen, während jeder Mitarbeiter sicher sein kann, dass er fair bezahlt wird und keine unbezahlten Überstunden machen muss.

Weg mit Excel, weg mit Fehlern

Viele Betriebe nutzen Excel zur Arbeitszeiterfassung. Das ist nicht nur zeitaufwendiger als Zeiterfassung mit Software – immerhin pflegen Sie Daten manuell ein – sondern auch fehleranfällig(er).

Excel-Tabellen können jederzeit von jedem verändert werden, der Zugriff hat. Wer welche Änderungen durchgeführt hat, ist nicht nachvollziehbar. So sind die Daten anfällig für nachträgliche Manipulationen. Außerdem erfüllt Excel nicht die gesetzlichen Vorgaben an eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung.

Daten können leicht verloren gehen: Eine Excel-Tabelle ist schnell gelöscht oder überschrieben, wenn verschiedene Dateiversionen im Umlauf sind. Speichern Sie die Datei auf einem lokalen Rechner oder Server, können Sie durch ein technisches Problem alle Daten verlieren.

Setzen Sie dem Erfassen der Arbeitszeiten mit Excel ein Ende.

Online-Zeiterfassung mit der richtigen Software

Damit die Zeiterfassung ihren Sinn erfüllt, muss sie fehlerfrei, verlässlich und transparent sein. Das bietet nur die elektronische Zeiterfassung, wie sie in Personio integriert ist.

Mit Personio erfassen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter alle Arbeitszeiten online. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen, bestätigen Führungskräfte bei Bedarf die Einträge. Sie können dabei die Arbeitszeitregelungen Ihres Unternehmens berücksichtigen und die Zeiterfassung entsprechend anpassen.

Nicht zuletzt spart Ihnen ein solches System viel Zeit in der Personalabteilung, da Sie einen Großteil der Arbeit automatisieren können und sich nicht mehr mit fehlerhaften oder unvollständigen Meldungen herumplagen müssen.

Das Unternehmen wefox stieß mit Excel-Tabellen an seine Grenzen und berichtet von der Umstellung auf Personio. Verwenden auch Sie zur Arbeitszeiterfassung zukünftig Software, die Ihnen manuelle Arbeit spart und Fehler reduziert.

Wie geht die Umstellung auf Online-Zeiterfassung?

Die Umstellung auf eine Online-Arbeitszeiterfassung betrifft Sie als Personalabteilung ebenso wie Ihre Mitarbeiter.

Versichern Sie Ihren Mitarbeitern: Online-Zeiterfassung wird nicht zur Überwachung der Mitarbeiter benutzt. Datenschutzrechtliche Auflagen werden bei Personio streng eingehalten.

Der Betriebsrat hat bei der Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht, er kann jedoch weder die Einführung eines bestimmten Systems fordern noch verhindern. Im Regelfall wird er nichts gegen eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung haben. Binden Sie ihn in den Einführungsprozess mit ein: Er wird Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter zu überzeugen.

Bevor Sie Ihre Zeiterfassungssoftware gleich im kompletten Unternehmen umstellen, können Sie sie mit einer ausgewählten Gruppe testen. So finden Sie heraus, ob alles klappt, was Sie verbessern müssen und wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen können. Dann steht einer erfolgreichen Einführung der Online-Zeiterfassung nichts mehr im Wege.

Sollten Sie bereits ein Zeiterfassungssystem haben, können Sie dieses mit Personio über eine Schnittstelle (API) verbinden. Alle Einträge, die Ihre Mitarbeiter über Stempelkarten oder eine App im Zeiterfassungssystem vorgenommen haben, können dann in Personio verwaltet werden.

Berücksichtigung individueller Arbeitszeitmodelle

Was, wenn Ihre Mitarbeiter nicht im Büro arbeiten, sondern zum Beispiel im Home Office oder von unterwegs? Kein Problem, denn mit einer digitalen Stempeluhr kann ein Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort auf das Arbeitszeitkonto zugreifen und Arbeitszeiten online eintragen.

Mit einer Software wie Personio legen Sie der Erfassung problemlos auch komplexe Arbeitszeitmodelle zugrunde, pflegen Wochenarbeitszeiten, Urlaube und Feiertage ein. Dabei zeigt Personio im Arbeitszeitkonto jederzeit die aktuellen Überstunden an.

Stundenerfassung hilft bei der Lohnbuchhaltung

Wenn Sie für die Zeiterfassung Software verwenden, dann laufen sämtliche Informationen an einem Ort zentral zusammen und können direkt weiterverarbeitet werden. So ist das Arbeitszeitkonto automatisch mit der Lohnbuchhaltung, der Urlaubsverwaltung und der digitalen Personalakte verknüpft.

Die korrekten Gehaltsabrechnungen und die Daten zur Lohnbuchhaltung erstellen Sie direkt auf Basis der Auswertungen: manuell oder automatisch zu einem gewünschten Zeitpunkt.

Gehälter der Arbeitszeit werden entsprechend automatisch angepasst, zum Beispiel wenn Ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigt sind oder für Überstunden finanziellen Ausgleich erhalten.

Automatische Überstundenberechnung

Überstunden werden in der Software erfasst und fließen automatisch in die Gehaltsberechnung mit ein (wenn dies gewollt ist).

Dabei wird die durchschnittliche und maximal erlaubte Arbeitszeit kontrolliert. Sollte es zu einer Überschreitung kommen, wird die verantwortliche Stelle sowie der Mitarbeiter alarmiert.

Überstunden sowie Mehrarbeit müssen ausgeglichen werden: finanziell oder in Form von Freizeitausgleich. Dafür sollte es eine Regelung im Arbeitsvertrag geben, die von der Software automatisch berücksichtigt wird.

Urlaubsansprüche übersichtlich regeln

Vor allem in größeren Unternehmen, in denen eine gewisse Fluktuation der Mitarbeiter vorkommt oder in denen Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte arbeiten, kann eine manuelle Urlaubsberechnung sehr aufwändig sein und zu Fehlern führen.

Eine automatisierte Urlaubsberechnung gewährleistet Effizienz und bietet Rechtssicherheit. Personio berechnet Urlaubsansprüche für jedes Arbeitszeitmodell und zeigt jederzeit ausstehende Urlaubstage an. Auch die gesetzlichen Feiertage, die sich in jedem Bundesland unterscheiden, werden berücksichtigt.

Zeiterfassung per App

Mit einer App können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bequem von unterwegs erfassen. Dabei werden die Zeiten automatisch mit der Webanwendung synchronisiert, sodass Sie als Personalabteilung oder auch die Vorgesetzten live den Überblick darüber haben, wer wie eingebunden ist.

Sind die erfassten Zeiten mit der Webanwendung synchronisiert, liegen sie dort sicher, wenn etwa das Smartphone des Mitarbeiters abhanden kommt. Dort können die Zeiten dann auch in Ruhe vom Büro oder Home Office aus verwaltet werden.

Wie geht die Arbeitszeiterfassung per App?

Mit den Parametern “Arbeitsbeginn”, “Arbeitsende” und “Arbeitsort” kann eine App per Smartphone-Ortung automatisch erfassen, wie viel der Mitarbeiter arbeitet. Ankunft und Abfahrt an einem bestimmten Ort werden registriert und als Arbeitsbeginn bzw. -ende markiert.

Das reine Aufzeichnen des Aufenthalts funktioniert nicht, wenn einzelne Projekte statt Anwesenheit zur Arbeitszeit zählen. Auch dafür gibt es eine Lösung, nämlich indem Mitarbeiter per Knopfdruck ein Tracking aktivieren und darüber ihre Projektzeit erfassen.

Die angesammelten Stunden wandern in ein zentrales Zeiterfassungssystem, wo HR und Mitarbeiter den Verlauf einsehen können.

Arbeitszeiten mit Personio erfassen

Mit Personio können Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden online eintragen und jederzeit ihre Soll- und Ist-Stunden abrufen – wie in einer App zur Arbeitszeiterfassung, nur eben im Browser. Dafür loggen sich die Angestellten ins Arbeitszeitkonto ein – jederzeit von jedem Computer aus möglich – und geben Anfang und Ende sowie Pausenzeiten ein.

Direkte Vorgesetzte oder HR-Verantwortliche können per Klick die eingetragenen Zeiten bestätigen. Sie können für jeden Bereich, jedes Team oder einzelne Mitarbeiter individuelle Genehmigungsprozesse festlegen.

Die Oberfläche der Software ist einfach gestaltet und die Eingabe in Sekunden erledigt. Vorgesetzte und Personalmitarbeiter bestätigen die eingetragenen Zeiten mit einem Klick.

Nutzen Sie Drittsysteme zur Arbeitszeiterfassung, zum Beispiel Terminals für Stempelkarten, können Sie deren Daten in Personio importieren.

Reporting per Klick

Mithilfe der Reporting- und Exportfunktionen von Personio können Sie auf einen Blick nachvollziehen, wann wie viele Mitarbeiter gearbeitet haben.

Dafür ziehen Sie sich am Monats- oder Jahresende eine Übersicht über An- und Abwesenheiten, Krankheitstage, Wochenarbeitszeiten und Urlaube. Je nachdem, welche Zahlen für Sie von Interesse sind, erstellt Personio tabellarische oder grafische Auswertungen, die Sie exportieren oder für Ihr Reporting nutzen können.

Zeitwertkonto

Zeitwertkonten sind Arbeitszeitkonten, auf denen Wertguthaben liegt, das Mitarbeiter erarbeitet haben. Damit können sie eine längerfristige Freistellung oder eine Reduzierung ihrer Arbeitszeit erreichen. Das Arbeitsverhältnis, der Sozialversicherungsschutz etc. laufen dabei weiter.

Zeitwertkonten müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren und die Rahmenbedingungen in einer sogenannten Wertguthabenvereinbarung festlegen. Die enthält Details zur Anlage des Geldes, zum Beispiel wann der Mitarbeiter darüber verfügen kann.

Die Vorteile für Arbeitnehmer liegen auf der Hand: Sie sind flexibler bei der persönlichen Lebensplanung. Auch Arbeitgeber profitieren, denn sie können ihr Personal mit Lösungen für den Vorruhestand, die Elternzeit oder Sabbaticals besser planen.

Eine sorgfältige Dokumentation ist unbedingt notwendig, um Transparenz und Fairness zu gewährleisten. Eine manuelle Erfassung reicht dafür nicht aus. Denn zum einen schleichen sich Fehler ein, zum anderen erschwert sie die spätere Berechnung. In einer Software können Sie die individuellen Regelungen einmal festlegen und dann jederzeit nachvollziehen, wie hoch der Kontostand ist.

Sonderfall Arbeitgeberwechsel

Sollte ein Arbeitnehmer zu einem neuen Arbeitgeber wechseln, gibt es unterschiedliche Szenarien:

• Der neue Arbeitgeber übernimmt das Zeitwertkonto und führt es fort.
• Der Arbeitnehmer erhält das Guthaben vom alten Arbeitgeber.
• Der Arbeitnehmer verlässt den neuen Arbeitgeber und lässt sich beim alten nochmal “einstellen”. Dabei arbeitet er nicht, erhält aber seine „Gehaltszahlungen“ aus dem “Sparkonto”.
• Der Arbeitnehmer erhält eine Einmalzahlung vom alten Arbeitgeber und führt dafür Lohnsteuer und Sozialabgaben ab.
• Der Mitarbeiter überträgt sein Guthaben an die Deutsche Rentenversicherung.