Zeiterfassung
Arbeitszeiten auf die einfache Art erfassen
Mit automatisierten Prozessen erfassen Sie Arbeitszeiten mühelos, korrekt und übersichtlich. So gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Effizient und mühelos
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten mühelos selbst, Vorgesetzte geben sie frei. Bei Bedarf können Sie Pausen und andere Zeiten an Ihr Arbeitszeitmodell anpassen.

Alle Zeiten im Blick
Egal, ob Mitarbeiter:innen ihre Stunden am PC, über die Personio App oder ein verknüpftes System erfassen: Alle Arbeitszeiten landen zentral in Personio. HR bleibt auf dem Laufenden und kann die Zeiten zudem über Berichte auswerten.

Überstunden automatisch berechnen und auszahlen
Lassen Sie Löhne und Überstunden basierend auf Ihren Arbeitszeitmodellen berechnen. Auszuzahlende Löhne und Überstunden werden anschließend direkt in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übertragen.

Perfekt abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse
Sie wollen mit Ihrer favorisierten Software für Schichtplanung oder Projektzeiterfassung weiterarbeiten? Binden Sie diese ganz einfach an Personio an – die Zeiten werden automatisch mit Personio synchronisiert. So haben Sie alle Infos an einem Ort.


People Workflow Automation: Bringen Sie Ihre Prozesse zum Fließen
People Workflow Automation setzt das produktive Potenzial Ihres Unternehmens frei. Verwandeln Sie manuelle Prozesse in automatisierte Workflows, die tool-und team-übergreifend ablaufen und steigern Sie die Geschwindigkeit in Ihrem Unternehmen.
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Abwesenheiten
Lassen Sie Mitarbeitende auch Abwesenheiten ganz einfach in Personio beantragen – für ein ganzheitliches Zeitmanagement.
Employee Self Service
Vergeben Sie passende Zugriffsrechte und verringern Sie den Verwaltungsaufwand: So können Mitarbeitende auch Abwesenheiten und Personaldaten einsehen und aktualisieren.
Vorbereitende Entgeltabrechnung
Erfasste Stunden werden direkt in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen. So zahlen Sie Stundenlöhne oder Überstunden bei Bedarf ganz einfach aus.
Noch Fragen?
Ist die Zeiterfassung auch über App möglich?
Personio kann vom Desktop, Tablet und Smartphone aus genutzt werden. Unsere mobile App erlaubt es Ihnen und Ihren Mitarbeitern manuell oder per Start-Stopp-Button Arbeitszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
Hat die Zeiterfassung von Personio auch eine Stempeluhr-Funktion?
Personio bietet über die mobile App eine Start-Stopp-Funktion an. Ansonsten können Sie über eine Schnittstelle (API) einen anderen spezialisierten Anbieter an Personio koppeln, um von beiden Welten zu profitieren. Wir empfehlen Ihnen dazu ein Blick auf unsere Partnerseite zu werfen.
Ist die Schichtplanung integriert?
Eine Schichtplanung direkt über Personio ist leider nicht möglich. Wir bieten die Schichtplanung aber über einen unserer Partner, z. B. ZMI oder Easy Pep, an. Auf dieser Seite erfahren Sie mehr zu unseren Partnern und der Integration zu Personio.
Welche Produktingrationen gibt es?
Im Bereich “Zeiterfassung” arbeiten wir momentan mit sieben Partnern zusammen, die Sie an Personio koppeln können: askDANTE, Boomr, Easypep, IDENTsmart, Timr, ZEP und ZMI. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht sowie nähere Informationen zu unseren Partnern.
Ihre persönliche Webdemo
Lernen Sie die Personio Software kennen! Unsere Produktexpert:innen führen Sie in ca. 30 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten die Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
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Durch Absenden des Formulars bestätige ich, dass ich die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen habe und mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten durch Personio zu den genannten Zwecken einverstanden bin. Im Falle einer Einwilligung kann ich meine Zustimmung hierzu jederzeit widerrufen.
Müssen Unternehmen Arbeitszeiten erfassen?
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die Zeiterfassung verpflichtend für Arbeitgeber ist – und zwar schon jetzt. Mit dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 steht nun auch fest, dass Arbeitszeiten (Anfang, Ende und Dauer) täglich und elektronisch erfasst werden müssen, auch bei Vertrauensarbeitszeit.
Zwar müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung nicht selbst durchführen, sondern können sie an die Mitarbeitenden delegieren. Aber Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Zeiten korrekt und auch tatsächlich erfasst werden.
Nachweise zu erfassten Zeiten müssen im Inland und in deutscher Sprache festgehalten und für zwei Jahre aufbewahrt werden.
Obwohl der Vorschlag erst verhandelt und innerhalb der Bundesregierung abgestimmt werden muss, ist zu erwarten, dass das finale Gesetz noch im Jahr 2023 in Kraft tritt.
Weitere wichtige Details zum neuen Beschluss und Referentenentwurf erhalten Sie in diesem Artikel.
Welche Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung?
Obwohl die (digitale) Zeiterfassung einen vermeintlich schlechten Ruf hat, bietet sie Arbeitgebern und -nehmenden immense Vorteile. Diese gliedern sich vor allem in die beiden Kategorien Arbeitsrecht und Work-Life-Balance.
Arbeitsrecht
Genaue Zeiterfassung
Mitarbeitende können ihre geleisteten Stunden minutengenau eingeben – und das von überall aus. Arbeitgeber erhalten dadurch einen guten und verlässlichen Überblick über Arbeitszeiten sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten.
Sollten Mitarbeitende zu viel oder zu wenig gearbeitet haben, können Arbeitgeber schnell eingreifen und so zu viele Überstunden oder gar Arbeitszeitbetrug verhindern.
Korrekte Abrechnung
Arbeitgeber können sich bei der Lohnabrechnung auf eine valide Datenbasis verlassen und so korrekt und mit mehr Gelassenheit abrechnen. Gleichzeitig haben Arbeitnehmer:innen mehr Transparenz über ihre erfassten Arbeitsstunden (inkl. Überstunden) und können prüfen, ob der Arbeitgeber ihren Lohn korrekt abgerechnet hat.
Work-Life-Balance
Vor allem im Home Office neigen Mitarbeitende dazu, mehr zu arbeiten, als sie eigentlich sollten. Wenn sie ihre Arbeitszeiten selbst erfassen und auch Pausenzeiten angeben müssen, wird ihnen ihre geleistete Arbeit bewusster und sie überarbeiten sich seltener. Das führt wiederum zu mehr Zufriedenheit und Produktivität.
Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung (mit Personio)?
Zunächst definieren Sie klare Regeln für Arbeits- und Pausenzeiten und passen diese für verschiedene Arbeitszeitmodelle an. Ihre Mitarbeiter:innen erfassen anschließend ihre Arbeitszeiten selbst – am PC, über die Personio App oder ein verknüpftes System. HR oder die Führungskraft bestätigt die Zeiten nur noch.
Überstunden können Sie automatisch berechnen und in die Lohn- und Gehaltsabrechnung fließen lassen – oder in Urlaubstage umwandeln. Manuelle Berechnungen gehören damit der Vergangenheit an.
Mitarbeitende können alle An- und Abwesenheiten von sich und Kolleg:innen zentral in einer Kalenderansicht einsehen. Dadurch fällt es ihnen leichter, Kapazitäten für Projekte einzuplanen.
Da alle Daten in einer HR-Software zusammenfließen, können Sie außerdem alle Arbeitszeiten in Reports nachverfolgen und sogar historische Daten exportieren. Damit lassen sich Produktivitäts-Fragen leicht beantworten und wichtige Unternehmensentscheidungen treffen.
Übrigens: Wir arbeiten momentan mit sieben Partnern für die Zeiterfassung zusammen, die Sie an Personio koppeln können: askDANTE, Boomr, Easypep, IDENTsmart, Timr, ZEP und ZMI. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht sowie nähere Informationen zu unseren Partnern.
Warum sollten Sie Arbeitszeiten mit Personio erfassen?
Mit Personio werden alle Personaldaten sowie Arbeitszeiten zentral gespeichert und sind optimal mit anderen HR-Prozessen verzahnt. Dieser ganzheitliche Ansatz schafft mehr Effizienz für HR und alle Mitarbeitenden.
Sie erfassen alle Arbeitszeiten zuverlässig und fehlerfrei. Das System ist intuitiv und ermöglicht damit eine einfache Handhabung für HR, Mitarbeitende und Führungskräfte.
Die HR Software von Personio ist leicht zugänglich. Arbeitgeber und -nehmende können bei entsprechenden Rechten jederzeit auf ihre Arbeitszeiten zugreifen und prüfen, ob alles korrekt eingegeben wurde.
Personio gewährleistet zudem Sicherheit und Gesundheitsschutz für Mitarbeitende. Zum Beispiel regeln feste Pausenzeiten, wann es Zeit für eine Erholung vom Laptop ist.
Mit Personio können Sie sich darauf verlassen, dass gesetzliche Regeln zum Datenschutz eingehalten und Ihre Mitarbeiterdaten sicher sind.