FTE berechnen oder Äpfel mit Birnen vergleichen

Wie berechnet man FTE?

Dieser Vergleich hinkt, finden Sie? Keineswegs, denn als Personaler müssen Sie genau das schaffen – Teilzeitmitarbeiter und Vollzeitmitarbeiter rechnerisch unter einen Hut bekommen. Also die Äpfel und die Birnen. Doch wie klappt die Umrechnung von Teilzeitkräften in Vollzeitkräfte? Mithilfe von FTE, dem Full Time Equivalent; auf deutsch: Vollzeitäquivalent (VZÄ).

Lassen Sie sich Ihre FTEs mit einem Klick in Personio anzeigen.

Deutschland ist auf dem Weg in die Teilzeitrepublik. Denn die alte Acht-Stunden-Norm ist keineswegs mehr Normalität. Im Gegenteil. Immer mehr Menschen arbeiten in Teilzeit, um genau zu sein: vier von zehn. In harten Fakten: 9,1 Millionen Arbeitnehmer sind in Teilzeit beschäftigt. Das heißt für Sie als Personaler: Sie müssen Teilzeitkräfte in Vollzeitkräfte umrechnen. Nur wenn Sie FTE berechnen, können Sie aus den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen in Ihrem Unternehmen aussagekräftige Personalkennzahlen kalkulieren. Die Basis für strategische Entscheidungen.

Was bedeutet FTE?

Der Begriff FTE stammt aus dem Englischen und bedeutet Full Time Equivalent. Weil diese Übersetzung so sperrig und wissenschaftlich klingt, spricht man auch in deutschen Personalabteilungen überwiegend von FTEs.

Hinter dem Begriff Full Time Equivalent verbirgt sich eine rechnerische Größe oder Kennzahl, die für Ihre Personalarbeit hochrelevant ist. Denn die FTEs ergeben für eine Anzahl real existierender Stellen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen die Anzahl fiktiver Vollzeitstellen mit der gleichen Arbeitskapazität.

Grundlage von FTE-Berechnungen: Ein FTE entspricht der Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Vollzeit.

FTEs automatisch berechnen lassen

Generación de informes

Der FTE-Bericht von Personio bietet bei der Berechnung der FTE zahlreiche Filtermöglichkeiten wie z. B. Zeitraum und Abteilungen. FTEs berechnen wird so zum Kinderspiel!

Warum sollten Sie Vollzeitäquivalente berechnen?

Sie berechnen Full Time Equivalents also, um die von Teilzeitmitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden in von Vollzeitmitarbeitern geleistete Arbeitsstunden umrechnen bzw. konvertieren zu können.

Ihr Unternehmen beschäftigt zahlreiche Teilzeitmitarbeiter? Dann ist es notwendig und sinnvoll, deren Arbeitsstunden in FTEs umzurechnen. Nur auf diesem Weg können Sie feststellen, der Arbeitskapazität wie vieler Vollzeitmitarbeiter sie entsprechen. Damit schaffen Sie die Grundlage für weitere Analysen, etwa der Ermittlung des Personalbedarfs bei Umstrukturierungen oder geplanten Kapazitätsauf- bzw. -abbau.

So berechnen Sie FTE

Um die FTEs zu berechnen, müssen Sie kein Mathegenie sein. Als jährliche Basis für ein FTE werden 2080 Arbeitsstunden zugrunde gelegt. Die Zahl 2080 ergibt sich aus folgenden Annahmen.

Eine Vollzeitkraft arbeitet:

  • 8 Stunden pro Tag
  • x 5 Tage pro Woche (8*5 = 40 Stunden)
  • x 52 Wochen pro Jahr (40*52 = 2080 Stunden)

Diese 2080 Stunden als Grundlage für die FTE Berechnung sind natürlich nicht in Stein gemeißelt, fehlen in diesem Rechenmodell doch Urlaubstage, Feiertage, Krankheiten oder ähnliches. Als Basis können Sie mit dieser Zahl aber sicher und verlässlich hantieren.

In vier Schritten zur FTE/VZÄ Berechnung

Grundannahme für die Berechnung ist die Basis von 2080 Arbeitsstunden für ein FTE.

Schritt 1:

Um eine die Arbeitsleistung einer Teilzeitkraft in die einer Vollzeitkraft umrechnen zu können, bestimmen Sie zuerst die Anzahl der Stunden, die von Teilzeit-Mitarbeitern geleistet werden.

Beispiel:

  • 3 Teilzeit-Mitarbeiter haben jeweils 15 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 30 Wochen gearbeitet. 3*15*30 = 1350 Stunden
  • 2 Teilzeit-Mitarbeiter haben jeweils 20 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 40 Wochen gearbeitet. 2*20*40 = 1600 Stunden
    Teilzeitstunden: 2950 Stunden

Schritt 2:

Bestimmen Sie die Anzahl der Stunden, die von Vollzeit-Mitarbeitern geleistet wurden.

Beispiel:

  • 6 Vollzeit-Mitarbeiter haben 40 Stunden über einen Zeitraum von 52 Wochen gearbeitet. 6*40*52 = 12480 Stunden
    Vollzeitstunden: 12480 Stunden

Schritt 3:

Addieren Sie die Teilzeitstunden und die Vollzeitstunden. Sie erhalten die Gesamt-Stundenzahl.

Gesamtstunden: 15430 Stunden

Schritt 4:

Um die jährliche FTE Ihres Unternehmens zu bestimmen, teilen Sie die Gesamt-Stunden durch die Anzahl der Vollzeit-Stunden einer FTE.

In unserem Beispiel: 15.430 : 2080 = 7,418 FTE jährlich

Musterbeispiele für FTE Berechnung:

A) Im Monat Mai gibt es 168 Arbeitsstunden. Die Beschäftigten der Firma Mustermax haben in diesem Zeitraum 7056 Arbeitsstunden geleistet.
Daraus ergeben sich 42 FTE (7056/168 = 42).

B) Der Dienstag hat 8 Arbeitsstunden. Die Programmierer der Firma COOLIT haben an diesem Tag 136 Stunden gearbeitet. Es ergeben sich 17 FTE (136/8 = 17).

FTE / Vollzeitäquivalent berechnen: Zusammenfassung

  1. Ermitteln Sie die Gesamtsumme der Stunden von Teilzeit-Mitarbeitern.
  2. Ermitteln Sie die Gesamtsumme der Stunden von Vollzeit-Mitarbeitern.
  3. Addieren Sie die beiden Werte.
  4. Teilen Sie die errechnete Summe durch die Anzahl an Stunden, die ein Vollzeitäquivalent leistet.

Der zugrunde liegende Zeitraum kann zum Beispiel ein Tag, ein Monat oder auch ein Jahr sein.

Was sind FTE nicht?

FTE oder VZÄ sind keine realen Mitarbeiter bzw. „Köpfe“, wie sie sich aus dem typischen Headcount ergeben. Also keine Full Time Employees, sondern das rechnerische Äquivalent, der Zeitwert der Arbeitsleistung einer Vollzeitarbeitskraft.

Merke: Sie rechnen also ihre Teilzeitkräfte in die Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft um.

Damit ist der Wert eines FTE zeitlich solange konstant, bis Sie im Unternehmen die aktuellen Arbeitszeiten anpassen und somit die Berechnungsgrundlage ändern.

So funktioniert Arbeitszeiterfassung mit Personio

Die Zeiterfassung ist ein Thema für alle Mitarbeiter – nicht nur HR. Denn mit modernen Zeiterfassungstools wie Personio ist jeder an der Zeiterfassung beteiligt, was Zeit und somit Kosten spart.

Diese 5 Vorteile bieten Ihnen FTE ganz konkret

  1. Die FTEs sind die Grundlage Ihrer strategischen Personalplanung – durch die FTE-Berechnung ermitteln Sie, welche Arbeitsleistung Ihrem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung steht. Die Anzahl der Mitarbeiterköpfe spielt hierbei keine Rolle.
  2. Anhand des Vollzeitäquivalents können Sie die Mitarbeiterkapazität verschiedener Unternehmen oder Unternehmensteile vergleichen, die Arbeitnehmer mit unterschiedlich strukturierten Vollzeit- und Teilmodellen beschäftigen.
  3. FTEs zählen zu den wichtigsten Personalkennzahlen überhaupt. Sie helfen Ihnen im HR-Bereich, zukünftige Entwicklungen im Unternehmen besser einzuschätzen, zu beurteilen und zu steuern. Insbesondere durch den starken Zuwachs an Teilzeitkräften auf dem Arbeitsmarkt wird Ihre Personalplanung mit der Berechnung von FTEs durchschaubarer.
  4. FTEs helfen bei der Leistungsberechnung Ihres Unternehmens. Denn über FTEs lassen sich die Normierung von Aufgaben und deren Einteilung in Zeiteinheiten sinnvoll feststellen und bewerten. Über FTEs können Sie rasch und einfach feststellen, wie viele Aufgaben ein Mitarbeiter – egal ob Teil- oder Vollzeit in einem bestimmten Zeitraum abarbeiten kann. Gerade bei der Projektplanung ist dies eine große Hilfe. Umsatz, Produktivität und Gewinn pro Mitarbeiter lassen sich mit FTE einfacher berechnen.
  5. Für Sie als HR-Manager sind fundierte Analysen und die daraus resultierenden Kenntnisse zu Ihren Vollzeitäquivalenten extrem relevant, weil anhand des FTE-Zählwertes von Bund und Ländern überprüft wird, welche Arbeitsgesetze für Ihr Unternehmen anzuwenden sind und welche nicht, etwa bei der Freistellung von Betriebsratsmitgliedern.

Personenkennzahlen klug errechnen

Sie möchten sich die FTE und weitere Personalkennzahlen einfach und automatisiert berechnen lassen? Und dabei über Filter Ihre Attribute klug kombinieren? Kein Problem mit Personio. Kümmern Sie sich einfach um die wichtigen Aufgaben – nämlich die Äpfel und Birnen zu ernten.