Arbeitszeiterfassung – gesetzliche Pflicht, Datenschutz und Software

Arbeitszeiterfassung wird Pflicht

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ermöglicht Unternehmen und Beschäftigten, einen Überblick über abgeleistete Zeiten zu behalten. Doch wie ist sie umsetzbar? Wir beantworten die wichtigsten Fragen – von den technischen Möglichkeiten, über die gesetzliche Pflicht bis zu Methoden und Datenschutz.

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Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Der Begriff Arbeitszeiterfassung umfasst sämtliche Möglichkeiten, die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden – den Zeitraum also, in dem diese ihrer vertraglich geschuldeten Arbeitspflicht nachkommen müssen – so exakt wie möglich zu dokumentieren. Ruhezeiten und unbezahlte Pausen gehören nicht zur Arbeitszeit. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Arbeitszeiterfassung dem Aufgabengebiet der HR zugeordnet.

Warum ist die Zeiterfassung wichtig?

Die korrekte Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmer*innen, einen Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten. Ein Unternehmen erhält Informationen über die Anwesenheit seiner Beschäftigten an deren Arbeitsplatz und erfährt, ob die Beschäftigten die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten einhalten. Geht aus der Dokumentation der Arbeitszeit hervor, dass dies nicht der Fall ist, muss der Arbeitgeber aufgrund seiner Fürsorgepflicht handeln und einschreiten.

Die Arbeitnehmer*innen hingegen können kontrollieren, ob der Arbeitgeber ihren Lohn auf Basis der erfassten Arbeitszeit korrekt abgerechnet hat und ob ihre Überstunden sauber erfasst wurden.

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Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Die aktuelle Gesetzeslage

Bis Mai 2019 hatten Unternehmen auf Basis des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland lediglich die Pflicht, jene Arbeitszeit zu dokumentieren, die über acht Stunden pro Tag hinausgeht (also Überstunden) sowie die Sonn- und Feiertagsarbeit. De facto ist dies kaum möglich, ohne Anfang und Ende der regulären Arbeitszeit zu kennen. Das Arbeitszeitgesetz fordert zwar eine korrekte Arbeitszeiterfassung, hatte jedoch keine detaillierte Erfassung zum Ziel. Dennoch dient das Gesetz als wichtiger Orientierungspunkt, regelt es doch so zentrale Punkte wie

  • Maximale Arbeitszeiten pro Tag
  • Mindestdauer der täglichen Ruhezeiten
  • Arbeit an Sonn- und Feiertagen
  • Arbeitszeitgrundnormen

Mit einem EuGH-Urteil ist im Mai 2019 eine ganz neue Richtung in die Diskussion rund um die Themen Arbeitszeiterfassung und Arbeitnehmer*innen-Schutz gekommen.

Das EuGH-Urteil in einem Satz

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen.

Dieser Satz hat auch für Unternehmen in Deutschland Sprengkraft – denn mit einer vollständigen Arbeitszeiterfassung können Beschäftigte einwandfrei nachvollziehen und belegen, wann sie mehr Arbeitszeit abgeleistet haben, als in ihrem Arbeitsvertrag geregelt wurde.

Außerdem werden Unternehmen verpflichtet, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ihrer Beschäftigten komplett zu erfassen. Ohne Zeiterfassung sei nicht gewährleistet, dass Regelungen über festgelegte Arbeitszeiten wirklich eingehalten werden. Das EuGH-Urteil dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen – mit einem klaren Fokus auf deren physischer und psychischer Gesundheit. Mit den erfassten Daten können Arbeitnehmer*innen potenzielle Verstöße des Arbeitgebers gegen Regelungen zur Arbeitszeit den Behörden melden. Aber auch ein Arbeitgeber kann „schwarze Schafe“ unter den Mitarbeiter*innen erkennen.

Die aktuelle Lage nach deutschem Recht

Der deutsche Gesetzgeber ist aufgefordert, das EuGH-Urteil in nationales Recht zu überführen. Sobald das geschehen ist, besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Ein Gutachten des Bundesarbeitsministeriums zum EuGH-Urteil kommt zu einem eindeutigen Schluss: Aktuelle Regelungen in Deutschland – etwa im Arbeitszeitgesetz – entsprechen nicht EU-Recht. Die Gutachter machen konkrete Vorschläge zur möglichen Umsetzung:

  • Verpflichtung des Arbeitgebers zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitsleistung – und zwar an dem Tag, an dem die Arbeitsleistung erbracht wird
  • Aufzeichnungsmöglichkeiten: digital und analog
  • Möglichkeit, die Pflicht auf die Arbeitnehmer*innen zu übertragen

Auch wenn das Bundesarbeitsministerium bereits an einem Gesetzesentwurf arbeitet – die Gerichte haben die Politik bereits überholt. Denn ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom Februar 2020 sah die Verpflichtung eines Arbeitgebers zur Einrichtung eines objektiven Systems zur Arbeitszeiterfassung als gegeben an.

Mit anderen Worten: Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits. Unternehmen sollten eine möglicherweise abwartende Haltung also dringend überdenken

Neue Gründe, warum die Zeiterfassung wichtig wird

  1. Im September 2020 entschied das Arbeitsgericht Emden erneut auf Grundlage des EuGH-Urteils: Es sprach einer Arbeitnehmerin einen Betrag von circa 20.000 Euro für geleistete Überstunden zu – ohne, dass es dafür konkrete gesetzliche Vorgaben zur Umsetzung in Deutschland gibt.
  2. Ein aktueller Referentenentwurf eines Gesetzes zur mobilen Arbeit (Mobile Arbeit-Gesetz – MAG) will Arbeitgeber verpflichten, Anfang, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit bei regelmäßiger mobiler Arbeit aufzuzeichnen.

 

>> Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel.

Gängige Modelle, um Arbeitszeiten zu erfassen

Zahlreiche Arbeitgeber erfassen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen bereits. Sie handeln verantwortungsvoll und vorausschauend, denn die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird eher früher als später kommen, wie es das Emdener Urteil andeutet.

Die Aufzeichnungen zur Arbeitszeit sind aktuell (noch) nicht an eine feste Form gebunden – dies könnte sich ändern, sobald die EuGH-Entscheidung zur Arbeitszeiterfassung auch in deutsches Recht überführt und damit wirksam wird.

Arbeitszeiten können auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Welches System das passende ist, hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Branche und Arbeitszeitmodellen ab. Diese Optionen sind die gängigsten.

Stationäres System
Die Mitarbeiter*innen melden sich an Terminals in den Betriebsstätten mittels Karte, Chip oder auch Smartphone oder per Fingerabdruck an und ab.

Stempeluhr
Die klassische Stempeluhr ist noch denkbar, in Zeiten digitaler Datenverarbeitung aber nicht mehr wirklich zukunftsfähig.

Niederschrift
Per Hand werden von den Beschäftigten Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten festgehalten – der altbekannte „Stundenzettel“ ist vor allem in der Baubranche aber auch bei Projektarbeit üblich.

Excel-Tabelle
Gerade für kleinere Unternehmen machen die Arbeitszeiterfassung via Excel-Tabelle. Nachteile dieser kleinen Lösung sind vor allem die Anfälligkeit durch menschliche Fehler bei der Dateneingabe, die mangelnden Kontrollmöglichkeiten sowie die potenziell sehr einfache Manipulierbarkeit für beide Seiten.

Desktop oder Smartphone
Der Beginn der Arbeitszeit wird per Mausklick am Computer oder per App über das Smartphone aufgezeichnet. Nach Arbeitsende und für die Pausen melden sich die Nutzer*innen wieder ab. Insbesondere im Homeoffice oder an Telearbeitsplätzen ist diese Art der digitalen Zeiterfassung geeignet.

Zeiten einfach und rechtssicher erfassen

Lassen Sie Mitarbeiter*innen ihre Zeiten einfach und zuverlässig erfassen, behalten Sie den Überblick über Überstunden und verlassen Sie sich darauf, dass die berechneten Stunden stimmen.

Nicht vergessen: Sollte der Arbeitgeber bereits ein Zeiterfassungssystem betreiben und dieses im Zuge der gesetzlichen Anpassungen im Arbeitszeitgesetzt geändert werden müssen, benötigt er dafür die Zustimmung des Betriebsrates.

Bei allen genannten Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit sollte eine Sache stets im Fokus stehen: Arbeitnehmer*innen sollten sich davon nicht kontrolliert oder gar gegängelt fühlen. Bei der Einführung muss größtmögliche Transparenz herrschen – was wird wann wozu aufgezeichnet und wie verwertet? So lassen sich die Beschäftigten mitnehmen.

Wann wird Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Bis zur Umsetzung des EuGH-Urteils in deutsches Recht gilt in Deutschland die aktuelle Rechtslage weiter. Das heißt: Die Arbeitszeiterfassung ist noch keine gesetzliche Pflicht in Deutschland, dennoch gab und gibt es bereits seit längerem besondere Regeln zur Arbeitszeiterfassung für einige Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz benannt werden.

Für folgende Wirtschaftszweige ist die Arbeitszeiterfassung für den Arbeitgeber jetzt schon Pflicht:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten und Herbergen
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditionen-, Transport- und Logistikunternehmen
  • Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung
  • Messebau
  • Fleischwirtschaft

Paket- und Zeitungszusteller*innen müssen gleichfalls ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Für Minijobber gilt nach § 17 Mindestlohngesetz für den Arbeitgeber gleichfalls eine Dokumentationspflicht zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Zeiten müssen mindestens für zwei Jahre nach Beginn der Aufzeichnung aufbewahrt werden und spätestens nach dem 7. Tag der erbrachten Arbeitsleistung erfasst werden.

Mit dieser Vorlage können Minijobber ihre Zeiten erfassen.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

In folgenden Fällen muss der Arbeitgeber keine Arbeitszeiten erfassen:

  • Wenn das regelmäßige Entgelt pro Monat 2958 Euro (brutto) überschreitet
  • Wenn der regelmäßig gezahlte Lohn pro Monat mehr als 2000 Euro (brutto) beträgt
  • Wenn Familienangehörige des Arbeitgebers als Minijobber beschäftigt werden

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Die dargestellten digitalen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung rücken auch das Thema Datenschutz und dessen strikte Einhaltung in den Mittelpunkt. Neben dem Arbeitszeitgesetz müssen Unternehmen eine weitere europäische Regelung im Blick haben – die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Zeiten, die Unternehmen in der Arbeitserfassung digital dokumentieren, zählen zu den personenbezogenen Daten, die besonders schützenswert sind. Missbrauch oder unerlaubte Weitergabe sollen durch folgende Kontrollprinzipien verhindert werden:

  • Systeme zur Zeiterfassung sollen nicht von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle)
  • Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten bei der Übertragung müssen verhindert werden (Weitergabekontrolle)
  • Veränderung von Daten muss nachvollziehbar sein (Eingabekontrolle)
  • Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden (Verfügbarkeitskontrolle)
  • Daten zur Arbeitszeiterfassung müssen getrennt von anderen Daten verarbeitet werden, sie dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden

Fazit: Die Pflicht zur Zeiterfassung darf in keinem Fall zur dauerhaften Überwachung der Mitarbeiter*innen führen – ganz gleich, welche Systeme zum Einsatz kommen. Eine HR Software, die Zeiterfassung mit im Portfolio hat, sorgt für absolute Sicherheit, wenn sie mit einem sauber definierten Rechtekonzept und individuell zu vergebenden Zugriffsrechten ausgestattet ist.

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