Spendesk Dream-Team

Spendesk

Gebündelte HR Power mit einer All-in-One-Lösung

Branche: Fintech

Über das Unternehmen: Als All-in-One-Plattform für das Ausgabenmanagement unterstützt Spendesk Finanzteams und Mitarbeiter dabei, intelligenter zu arbeiten: zum Beispiel mit einer Rechnungsstellungs- und Analysesoftware sowie virtuellen und physischen Zahlungsmethoden. Das 2016 gegründete, schnell wachsende Fintech-Unternehmen hat 200 Mitarbeiter an 4 internationalen Standorten.

Spendesk

Agnès Chauvigny
Senior People Manager

Spendesk Logo

Die Herausforderung

Spendesk revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten – kein Wunder also, dass das Unternehmen so schnell wächst. Agnès Chauvigny, Senior People Manager, kam Mitte 2019 zu Spendesk. Ihre Aufgabe? Eine skalierbaren Grundlage für das HR Management zu schaffen. „Zu diesem Zeitpunkt waren wir 100 Mitarbeiter und wollten in 18 Monaten bei 300 Mitarbeitern sein“, sagt sie.

Um die HR-Arbeit schnell und vor allem international skalieren zu können, brauchte Spendesk ein einheitliches System, in dem Prozesse ineinandergreifen. Als Agnès zu Spendesk kam, nutzte das HR Team mindestens vier verschiedene HR-Lösungen: „Wir hatten ein Tool, um die Mitarbeiterhistorien festzuhalten, ein Tool, um Onboarding-Aufgaben auf dem Schirm zu haben, ein Tool für Recruiting und Onboarding. Alle Daten lagen auf verschiedenen Plattformen, weshalb sich schnell Fehler eingeschlichen haben.” Ein weiteres Problem: Die vielen Lösungen konnten die HR-bezogenen Anforderungen in den verschiedenen Ländern kaum erfüllen. Außerdem brauchte Spendesk eine HR Software, die Self-Service-Funktionalitäten für Mitarbeiter bot.

Zu skalieren bedeutet, dass sich meine Anforderungen jeden Tag ändern. Für mich ist Personio die perfekte Lösung, denn ich kann mit einer einzigen Lösung fast alles tun, was ich will.

Zu viele HR Tools

Keine global nutzbare HR Software

Zu viel Verwaltungsaufwand

Mitarbeiter

globale Standorte

Prozent personelles Wachstum seit 2019

Die Entscheidung

Das Unternehmen von Personio zu überzeugen, sei einfach gewesen, so Agnès. Das Management erkannte, dass das Team von Personio nicht nur auf operativer Ebene, sondern auch bei strategischen Themen unterstützt. “Je weniger Zeit ich auf administrative Arbeiten verwende, desto mehr Zeit kann ich in strategische Projekte stecken.“ Die Unternehmensleitung verstand auch, wie viel Zeit es spart, wenn Mitarbeiter in der Lage sind, selbstständig Daten abzurufen und zu ändern. „Früher mussten Kollegen bei vielem mich fragen. Jetzt können  z.B. Manager die Gehaltshistorie eines Mitarbeiters einfach selbst einsehen.”

Spendesk Office

Die Implementierung

Spendesk führte Personio in allen vier Büros gleichzeitig ein. „Ich glaube, ich hatte während der Implementierung nur ein paar Fragen, was für mich ein sehr gutes Zeichen war.” Schon vor der Einführung bereitete das HR Team für die Mitarbeiter „How-to“-Videos vor und stellte hilfreiche Videos von Personio zur Verfügung. „Aber auch ohne die Videos hätte es meiner Meinung nach nicht viele Fragen gegeben, weil das Tool wirklich einfach zu benutzen ist.” 

Für mich ist es ein echter Game Changer, dass ich sofort auf saubere Daten zugreifen kann.

Das Ergebnis

“Die größte Verbesserung für unsere HR-Arbeit ist, dass wir von ca. 4 verschiedenen Tools zu einer zentralen Lösung wechseln konnten”, sagt Agnès. “Ich habe jetzt bereinigte Daten, die alle an einem Ort liegen und die ich leicht abrufen kann. Für saubere Daten muss ich nur noch einen Export durchführen. Das ist erstens einfacher und zweitens beruhigend. Ich muss die Daten nicht mehr doppelt prüfen, um sicher zu sein, dass auch alles stimmt.” 

Ein zweiter, wichtiger Vorteil von Personio ist die Zeitersparnis. Mitarbeiter oder Manager können nun Aufgaben erledigen, bei denen vormals die Personalabteilung unterstützen musste. Insgesamt hat sich die Zeit, die Agnès früher für administrativen Aufgaben aufwenden musste, um fast 25 % reduziert. Personio macht es dem HR Team auch leichter, Umfragen durchzuführen, Daten für bestimmte Mitarbeitergruppen zu analysieren, Berichte zu erstellen und die Gehaltsabrechnung vorzubereiten.

Zuverlässige, zentralisierte Daten

25% Zeitersparnis

Einfache Analyse und Berichterstattung

Employee-Self-Service

Spendesk's Favorit

Einfache und intuitive Bedienbarkeit ist Agnès erster Impuls wenn sie darüber nachdenkt, was das Unternehmen an Personio schätzt. „Ich liebe es, dass die Mitarbeiter das Tool so schnell angenommen haben. Das hat mir bei der Umstellung wirklich geholfen“. Ein weiterer Favorit? „Mir gefällt, dass die Kultur und die Denkweise von Personio unserer eigenen Kultur und Denkweise ähnelt. So ist es einfach, eine Beziehung herzustellen.”

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