Aufbruch in eine neue HR-Welt

Stapelweise Papieranträge, schleppende Recruiting-Prozesse und gigantische Excel-Dateien, mit denen es knapp 500 Mitarbeitende zu verwalten galt: Dass die HR-Arbeit bei babymarkt.de einen derartigen manuellen Aufwand bedeuten würde, hätte sich Personalleiterin Gabriella Kasap nicht träumen lassen. Drei Beispiele sind meiner Interviewpartnerin besonders gut in Erinnerung geblieben. “Um eine Einstellung zu erfassen, musste ich die Stammdaten einer Person an sechs Stellen erfassen”, erzählt die HR-Chefin. Das kostete nicht nur Zeit, sondern war auch sehr fehleranfällig.

Für Auswertungen musste das HR Team einer riesigen Excel-Tabelle zu Leibe rücken, die “von jedem Teammitglied gepflegt wurde.“ Zum Teil hat es zwei Tage gedauert, um eine zuverlässige Mitarbeiterübersicht zu erstellen. Dies lag zum einem daran, dass wir die Daten in der Tabelle auf ihre Richtigkeit überprüft haben und zum anderen daran, dass einige Merkmale in den Personalakten nachgeschlagen werden mussten.“

Bei babymarkt.de stellen wir im Durchschnitt 20 neue Mitarbeitende ein. “Vor Personio haben wir jede Ausschreibung einzeln auf verschiedenen Plattformen gepostet und die wichtigsten Informationen dazu in einem Excel-Dokument zusammengetragen, “Am Ende hatten wir so viel mit dem Tagesgeschäft zu tun, dass leider kaum Zeit für andere Themen blieb.”

Eine HR Software einzuführen war Gabriella Kasap eine Herzensangelegenheit – aber eine, die sie sich hart erkämpfen musste. “Erfolg hatte ich erst, als ich dem Vorsitzenden der Geschäftsführung ein Päckchen An- und Abwesenheitsanträge auf den Schreibtisch gelegt habe – als Einblick in einen Teilbereich meiner täglichen Arbeit. Eine Geste, die eine große Wirkung erzielt hat.”

Um die Anforderungen an die Software zu bestimmen, organisierte das Projektteam einen Workshop mit Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Bereichen. Im Abschluss daran wurden sieben Tools auf Herz und Nieren geprüft. “Ich habe mir viele Produktvorstellungen angesehen und zahlreiche Gespräche geführt, bei denen sich Personio schon früh als mein Favorit herauskristallisiert hat.”

Heute sind die internen Prozesse transparent und digital. Der Ablageberg im HR ist inzwischen auf einen dünnen Stapel geschrumpft und die einfachen Rückfragen sind deutlich zurückgegangen. “Früher hatten wir allein bezüglich des Urlaubskontingents um die 60 Anfragen pro Woche. Jetzt können unsere Mitarbeiter:innen ihren Urlaub selbst einsehen”, freut sich Gabriella Kasap.

Reportings sind per Klick verfügbar und werden automatisch aktualisiert – auch im Recruiting wird nun anhand von Daten strategisch entschieden. “Früher haben wir uns oft auf unser Bauchgefühl verlassen, jetzt sehen wir genau, welche Recruiting-Kanäle für uns funktionieren. Wir sparen Zeit mit dem Multiposting von Stellenanzeigen. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, automatisierte Erinnerungen und einheitliche E-Mailvorlagen, haben uns dabei geholfen unseren Recruiting-Prozess deutlich zu verkürzen.”

Gabriella Kasap und ihr Team haben nun endlich Zeit, sich strategischen HR-Themen zu widmen. “Seit wir Personio nutzen, konnten wir fünf größere HR-Projekte abschließen. Zum Beispiel haben wir ein Willkommensbuch für unsere neuen Kollegen:innen geschrieben, mehrere Initiativen für Azubis ins Leben gerufen und das Thema Weiterbildung vorangebracht”, berichtet sie. Die Aufgabenbereiche des HR Teams bei babymarkt.de verändern sich – und nicht nur das. Auch die Wahrnehmung der Abteilung hat sich gewandelt. “Früher war HR Anlaufstelle für administrative Prozesse, jetzt gelten wir als Innovationstreiber für wichtige People-Themen.”

babymarkt.de ist ein erfolgreiches, zukunftsgerichtetes Unternehmen. „Durch Personio haben wir einen großen Schritt nach vorne gemacht. Wir sind jetzt nach außen und innen ein modernes Unternehmen“, bilanziert Gabriella Kasap.