Mit digitaler HR die Vision verwirklichen

Der Implementierungsprozess der Personio Software as a Service lief reibungslos in acht Wochen ab. Die HR-Abteilung hat die Implementierung intensiv und frühzeitig kommunikativ begleitet. In Frage- und Sprechstunden nach dem GoLive wurden Mitarbeitende und Führungskräfte auch in die Einzelkomponenten des Systems eingeführt. Erklärvideos rundeten die Einführung ab. 

Das Mitarbeitenden-Feedback fasst Carolin in einem Wort zusammen „Mega!“. Obwohl es bei der Zeiterfassung einen Paradigmenwechsel gab. Statt über Stempelkarten erfassen die Mitarbeitenden ihre Zeiten jetzt selbst in Personio. „Und zwar ohne Kontrolle durch die Führungskräfte. Mit diesem Vertrauensvorschuss haben wir das System gleich zu Beginn für alles Beteiligten sehr attraktiv gemacht “, wie Jan betont. 

Personio war für alle Beteiligten ein Quantensprung in Sachen Bedienbarkeit. – Jan Dobrig

Das Tempo beim Recruiting hat bei Aktion Mensch seit 2021 gewaltig an Fahrt aufgenommen. Freie Stellen schalten die HRler seitdem direkt über die Plattform und platzieren sie mithilfe des Multiposting-Features mit einem Klick direkt auf verschiedenen Jobportalen und in sozialen Netzwerken. „Intern sind wir jetzt superschnell“, sagt Jan. „Alle Prozessbeteiligten können direkt mitwirken, die Infos zu den Kandidat:innen liegen für jeden jederzeit vor. Wir steuern das über das Rollen-Rechte-System. Und wir haben eine vollständige Dokumentation an einem Ort abgelegt."

"Das Mailaufkommen ist drastisch gesunken und keiner läuft dank E-Signatur noch mit einem Arbeitsvertrag für eine Unterschrift zum Kollegen“, berichtet Carolin. Personalentscheidungen können so schneller getroffen und die Besetzungsdauer deutlich verkürzt werden.

Der administrative Aufwand im Recruiting-Prozess hat sich deutlich reduziert. Die Besetzungsdauer für offene Stellen ist spürbar kürzer. – Carolin Nierhoff

Die mit Personio gewonnene Zeit nutzt das HR-Team von Aktion Mensch, um Themen wie Employer Branding und innovative Wege im Recruiting zu entwickeln und voranzutreiben. Die Digitalisierung der Personalakten steht auf der Agenda und ein Chatbot für HR wird momentan eingeführt. „Und wir können uns nun endlich auch als inklusiver Arbeitgeber neu positionieren und unsere Vision auf das eigene Unternehmen spiegeln: Wir möchten Vorreiter sein und noch mehr Bewerbungen von Menschen mit Behinderung erhalten“, klärt Carolin auf. 

Und die Mitarbeitenden? Die pflegen ihre Stammdaten selbst im System und erfassen dort auch Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Zudem haben sie dort Zugriff auf die Gehaltsabrechnungen. Mobiles Arbeiten wird über Personio beantragt und dort auch von den Führungskräften bearbeitet und freigegeben. Die interne Regelung hierzu kann dort nachgehalten und gesteuert werden.

Nach fast zwei Jahren in der täglichen Arbeit mit Personio fühlt sich das HR-Team in seinen Routinen und seinen Herausforderungen zukunftsfest aufgestellt. Kurze Kommunikationswege? Yes! Beschleunigter Informationsfluss? Läuft! Starker Selfservice? Umgesetzt. Vision verwirklicht? Auf dem besten Weg!