Onboarding Software

Damit neue Mitarbeiter gleich durchstarten

Wenn neue Mitarbeiter anfangen, zählt zweierlei: Dass sie/er sich willkommen fühlt und dass sie/er schnell produktiv ist. Dabei gilt es, einiges zu berücksichtigen: vom Arbeitsplatz bis hin zur Koordination mit Teamkollegen. Mit einem strukturierten Prozess halten Sie den Aufwand gering und binden Ihren neuen Mitarbeiter von Tag eins.

Koordination leicht gemacht

Ein Traum für jeden neuen Mitarbeiter
Der neue Kollege wird es Ihnen danken: Er kommt an und findet sich zurecht. Das Equipment ist da, die Technik klappt und er hat einen Lunchtermin mit Kollegen im Kalender. Wie das? Na, weil Sie einen Prozess dafür haben.

Ein Traum für Ihre Kollegen
Es gibt viele To Dos beim Onboarding, für die verschiedene Kollegen verantwortlich sind. Der Koordinationsaufwand? Ist überschaubar, denn die Aufgaben pro Verantwortlichem sind zentral einsehbar. Wer Gefahr läuft, etwas zu vergessen, wird frühzeitig automatisch daran erinnert.

Personalerin hält Präsentation im Konferenzraum
HR Manager und Mitarbeiter schauen auf Laptop

Gut für’s Geschäft

Schnell Leistung bringen
Endlich ist der neue Mitarbeiter an Bord. Doch die Arbeit endet nicht, denn jetzt kommt es darauf an, dass derjenige schnell Leistung bringt. Im Onboarding-Prozess erfährt der Mitarbeiter, was er braucht: Tools, Prozesse, relevante Kollegen – und kann loslegen.

HR Ressourcen bleiben frei
Stellen Sie sich vor, es beginnen viele neue Mitarbeiter auf einmal – und alle wenden sich an HR. Muss nicht sein, denn wenn Mitarbeiter ihre Stammdaten selber eintragen oder Dokumente hochladen, hat HR Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Neue Mitarbeiter, weniger Risiko

Und wenn der Neue kündigt?
Jeder fünfte Mitarbeiter kündigt noch während der Probezeit. Das kostet: Ressourcen für’s Recruiting, die Probezeit und für’s erneute Recruiting. Plus: Imageschäden, weil der Mitarbeiter ggf. schlecht über Sie spricht. Mit gutem Onboarding wirken Sie dem entgegen.

Antworten statt Fragen
Wer neu ist, hat viele Fragen. Traut sich aber nicht, die zu stellen. Das kann zu Fehlern führen. Das passiert nicht, wenn alles dokumentiert ist und jeder jederzeit nachschauen kann.

Personaler im Gespräch im Büro
Onboarding_Aufgabenliste

Vorlagen nehmen Ihnen die Arbeit ab

Passen Sie den Onboarding-Prozess je nach Abteilung und Position an. Definieren Sie dafür Aufgaben für jede Position und erstellen Sie einmalig Vorlagen. Diese Vorlagen können Sie immer wieder nutzen und Ihren Kollegen dadurch automatisch die Aufgaben zuweisen.

Perfekter Start durch automatisierte E-Mails

Eine offizielle Begrüßung zeigt dem neuen Mitarbeiter Wertschätzung. Versenden Sie eine automatische E-Mail vom Geschäftsführer an die gesamte Belegschaft, um Ihren neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen.

Onboarding_Offboarding

Hinterlassen Sie auch bei ausscheidenden Mitarbeitern einen guten Eindruck

Austrittsgespräche planen, Systemzugänge sperren und dafür sorgen, dass Laptop und Schlüssel abgegeben werden: Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gibt es einiges zu tun. Ein strukturierter Offboarding-Prozess, den Sie selbst definieren können, hilft Ihnen, professionell aufzutreten und so negativen Bewertungen entgegenzuwirken.

Strukturiertes Onboarding zahlt sich aus

Besonders in der Probezeit besteht das Risiko, einen gerade eingestellten Mitarbeiter wieder zu verlieren: Wenn sich weder Kollegen noch Vorgesetzte Zeit für ihn nehmen, sein PC nicht funktioniert oder er nicht zu Terminen eingeladen wird, verliert er bald seine Motivation, die ihn im Bewerbungsgespräch noch ausgezeichnet hat.

Professionelle Strukturen und eine nahtlose Integration ins Team verringern das Risiko von Kündigungen in der Probezeit nachhaltig. Das zahlt sich auf lange Sicht aus. Kündigt ein Mitarbeiter, müssen Sie in der Regel einen neuen suchen. Die Suche kostet Zeit und Geld, ganz zu schweigen von der Arbeit, die liegen bleibt, bis ein passender Bewerber gefunden ist. Vakante Stellen bedeuten außerdem eine Mehrbelastung für Ihre Mitarbeiter.

Neue Mitarbeiter bringen unvoreingenommene Sichtweisen auf die Prozesse im Unternehmen mit und können viel zur Verbesserung von Arbeitsabläufen beitragen. Personio, unser umfassendes Tool mit integrierter Onboarding Software hilft dabei, diese neuen Impulse aufzunehmen und in Produktivität umzusetzen.

Praxistipps zum Onboarding

Ist es wirklich so einfach?

Das sagen unsere Kunden

  • Isabel Handwerker, Katja Szonn - Human Resources - Vergleich.org
    “Dank einem strukturierten Onboarding können unsere neuen Mitarbeiter schon vom ersten Tag an in ihrer Rolle durchstarten.”
    Isabel Handwerker & Katja Szonn
    Human Resources - Vergleich.org

Mitarbeiter motivieren und die Bindung zum Unternehmen stärken

Sie sollten deshalb großen Wert auf eine wertschätzende Begrüßung neuer Mitarbeiter und ihre zügige Einarbeitung legen. So geben Sie den Neulingen von Anfang an das Gefühl, in Ihrem Unternehmen gut aufgehoben zu sein und halten die hohe Motivation der ersten Tage langfristig aufrecht.

Übrigens ist das Onboarding neuer Mitarbeiter lediglich als Auftakt zu einer kontinuierlichen, strukturierten Mitarbeiterbetreuung und -entwicklung zu verstehen. So sollten regelmäßige Mitarbeitergespräche bereits während des Onboarding-Prozesses und der Probezeit selbstverständlich sein, damit Ihre neuen Mitarbeiter langfristig im Unternehmen bleiben.

Wer kümmert sich um das Onboarding?

Grundsätzlich ist der direkte Vorgesetzte für ein erfolgreiches Onboarding verantwortlich. Er sollte den neuen Mitarbeiter begrüßen und sicherstellen, dass die Einarbeitung in die Abteilung und das Unternehmen erfolgreich verläuft. Die Personalabteilung steht bei administrativen Fragen unterstützend zur Seite und hat ein Auge darauf, dass alle Abteilungen und Führungskräfte das Onboarding-Programm unter den gleichen Rahmenbedingungen durchführen.

Welche Schritte Sie beim Onboarding unbedingt berücksichtigen sollten, lesen Sie hier. Eine anpassbare PowerPoint-Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter finden Sie hier.

Die Onboarding-Funktion von Personio bietet einen großen Umfang an praktischen Features für einen reibungslosen Ablauf der Onboarding-Phase: Erstellen Sie mit Personio ein Begrüßungsschreiben an neue Mitarbeiter und speichern Sie es als Vorlage; auch ein Muster für die Vorstellung neuer Mitarbeiter sowie weitere häufig benötigte Dokumente legen Sie ganz einfach als Vorlage an. Einladungen zu Onboarding-Events oder Erinnerungen an anstehende Aufgaben versendet Personio automatisch für Sie.

Onboarding in der Praxis

Digital Onboarding mit Personio

Personio ist eine ganzheitliche Software für Personalverwaltung und Bewerbermanagement, die neben vielen anderen HR-Lösungen auch ein Onboarding-Tool für die Begrüßung neuer Mitarbeiter beinhaltet. Doch nicht nur in der Einarbeitungszeit unterstützt Personio Ihre Mitarbeiterverwaltung: Mit Funktionen für die Performanceanalyse und die Vorbereitung von Feedbackgesprächen sorgen Sie langfristig für eine starke Bindung Ihrer Angestellten an das Unternehmen.

Um herauszufinden, wie Sie Ihre HR-Prozesse inklusive Digital Onboarding optimieren können, schauen Sie sich die 30-minütige Webdemo der Personio-Software an und sichern Sie sich einen kostenlosen Test-Account.

Rekrutieren, verwalten & entwickeln

Alles an einem Ort

Stellenausschreibung

Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeigen auf über 350 Jobportalen und erhöhen Sie damit ihre Sichtbarkeit und Bewerberanzahl.

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Bewerbermanagement

Treffen Sie zukünftig dank transparenter und strukturierter Prozesse schneller die richtigen Personalentscheidungen.

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On-/Offboarding

Mit einem transparenten, strukturierten Prozess starten Ihre neuen Mitarbeiter voll durch – bereits ab Tag eins.

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Digitale Personalakte

Sparen Sie sich zwei Drittel Ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben, indem Sie Personaldaten online speichern und ändern.

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Gehen Sie entspannt dem Stichtag entgegen, denn Personio erledigt Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung auf Knopfdruck.

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Erfassen und verwalten Sie Abwesenheiten wie Urlaub per Klick – damit die Urlaubstage immer stimmen.

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Mitarbeiter tragen Ihre Arbeitszeiten ein, Führungskräfte bestätigen sie – und HR? Behält immer die volle Kontrolle.

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Nie wieder verzetteln! Sie wissen immer, wo welche Information liegt und wann sie erfasst wurde.

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Performance

Mehr Transparenz und sichtbare Fortschritte Ihrer Mitarbeiter – Dank Personalentwicklung, die man im ganzen Unternehmen spürt.

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Feedback

Fördern Sie Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Maßnahmen, indem Sie Feedback und Entwicklungsfortschritte dokumentieren.

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