Urlaubsanspruch bei Kündigung richtig festlegen

Urlaubsanspruch bei Kündigung_Mann im Sessel mit Kaffee

Ein Mitarbeiter scheidet aus und hat noch Urlaub übrig. Was jetzt – den Urlaub einfach streichen? Oder auszahlen? In diesem Artikel erklären wir die 7 wichtigsten Fakten, Arbeitgeberpflichten und Szenarien zum Urlaubsanspruch bei Kündigung.

Rechenbeispiele zeigen außerdem, wie Urlaub korrekt abgegolten wird.

1. Urlaubsanspruch bei Kündigung – gesetzlicher Rahmen

Wie viele Urlaubstage ein Mitarbeiter erhält, steht im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Mindestens 24 Werktage sind der gesetzliche Urlaubsanspruch, geht man von einer Sechs-Tage-Woche aus. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind es 20 Arbeitstage. Wie Sie Urlaub – auch in Ausnahmefällen wie zum Beispiel Teilzeit – korrekt berechnen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ein Arbeitnehmer muss seinen Ur­laub „in Na­tur“ neh­men. Damit ist gemeint, dass ein Arbeitsverhältnis besteht. Un­ter Fort­zah­lung des Ge­halts wird der Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit von der Ar­beit frei­ge­stellt.

Wenn der Ur­laub nicht mehr “in Na­tur” genommen werden kann, sprich wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr besteht, können die Tage ausgezahlt werden. Dann erhält der Arbeitnehmer für die of­fe­nen Ur­laubs­ta­ge Geld – das nennt man Ur­laubs­ab­gel­tung.

Definition von Resturlaub

Das Gesetz schreibt vor, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist. Doch manchmal bleiben am Ende des Jahres Urlaubstage übrig – die bezeichnet man als Resturlaub. Ins neue Jahr mitnehmen kann man Urlaubstage nur in Ausnahmefällen, in der Regel in den ersten drei Monaten des neuen Jahres. Danach hat der Arbeitgeber keine weitere Verpflichtung, Urlaub zu gewähren.

Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird, können noch offene Urlaubstage übrig sein. Diese müssen grundsätzlich noch genommen werden.

Der Urlaubsanspruch variiert, je nachdem, wann das Arbeitsverhältnis endet. Ein Ausscheiden bis einschließlich 30.06. unterliegt anderen Bestimmungen als ein Ausscheiden nach dem 30.06. Mehr dazu weiter unten im Text.

Unterschied zwischen Freistellung und Urlaub

Urlaub und Freistellung werden oft gleichgesetzt, was falsch ist. Ein Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer in bestimmten Situationen freistellen. Dann verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen früher als ursprünglich vertraglich vorgesehen. Er wird entweder weiter bezahlt oder nicht.

Die bezahlte Freistellung tritt vor allem bei Kündigungen ein, oder auch bei krankheitsbedingtem Arbeitsausfall. Mehr zu den Regeln rund um Freistellung lesen Sie in diesem Artikel.

Zwar zahlt der Arbeitgeber bei einer Freistellung wie auch bei Urlaub weiterhin Lohn und Gehalt. Doch ist der Resturlaub damit nicht abgedeckt; die Freistellung bewirkt keine Anrechnung der offenen Urlaubstage. Demzufolge hat der Arbeitnehmer mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Freistellung einen Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung noch bestehender Urlaubsansprüche.

2. Urlaubsanspruch bei Kündigung im Fall einer ordentlichen Kündigung

Spricht der Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung aus, und ist diese wirksam, dann endet das bestehende Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Kündigungsfrist.

Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitgeber im Fall einer solchen Kündigung den Erholungsurlaub verweigern oder bereits gewährte Tage zurücknehmen. Beides verstößt gegen das Gesetz.

Eine Ausnahme liegt vor, wenn eine Einarbeitung des neuen Mitarbeiters durch den vorherigen vonnöten ist. Dann kann der Arbeitgeber darauf bestehen, keinen Resturlaub mehr zu gewähren; er wird dann ausgezahlt.

Wenn der Arbeitgeber die ordentliche Kündigung ausspricht, kann und sollte er den Kündigungstermin um den bestehenden Urlaubsanspruch nach hinten verschieben, um Abgeltungsansprüche zu vermeiden.

3. Urlaubsanspruch bei Kündigung im Fall einer außerordentlichen Kündigung

Eine fristlose (= außerordentliche) Kündigung setzt, ebenso wie die ordentliche Kündigung, den allgemeinen Urlaubsanspruch nicht außer Kraft. Der Arbeitgeber muss also auch hier dem ausscheidenden Arbeitnehmer grundsätzlich ermöglichen, seinen Resturlaub in der verbleibenden Zeit im Unternehmen zu nehmen.

Falls die Einhaltung einer Kündigungsfrist unzumutbar ist, kann der Arbeitnehmer seinen Resturlaub in Form von bezahlten freien Tagen nutzen. Dies ist oft bei fristlosen Kündigungen der Fall, denn es besteht meist ein Interesse daran, das Arbeitsverhältnis so schnell wie möglich zu beenden. Sollte der Gekündigte den Urlaubsanspruch nicht mehr wahrnehmen (können), hat der Arbeitgeber diesen finanziell abzugelten.

Unter Anrechnung der verbleibenden Urlaubstage kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch sofort von der Arbeit freistellen. Anspruch auf eine Auszahlung der verbleibenden Urlaubstage hat der Arbeitnehmer ab dem Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Urlaubsanspruch bei Kündigung während der Probezeit

Was, wenn es während der Probezeit zu einer fristlosen Kündigung kommt? Darf der Betroffene seinen Urlaub in so einer Situation einreichen? Kurz und knapp: Ja. Angenommen die Probezeit beträgt sechs Monate, dann hat sich der Arbeitnehmer schon einige Urlaubstage erwirtschaftet. Diese bekommt er anteilig.

4. So berechnen Sie den Urlaubsanspruch bei Kündigung

Verlässt der Arbeitnehmer innerhalb der ersten Hälfte eines Kalenderjahres das Unternehmen, kann er ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des bestehenden Arbeitsverhältnisses beanspruchen.

A) Urlaubsanspruch bei Kündigung bis einschließlich 30.06.

Ein Rechenbeispiel:

  • Mitarbeiter A scheidet zum 31.05. aus dem Arbeitsverhältnis aus und hat den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 20 Urlaubstagen für das Gesamtjahr.
  • Das Arbeitsverhältnis erstreckte sich also auf fünf volle Monate (01.01. bis 31.05.).

Daraus ergibt sich folgende Berechnung:

5 Monate / 12 Monate x 20 Urlaubstage = 8,33 Urlaubstage.

Mitarbeiter A hat also einen Urlaubsanspruch in Höhe von 8 Urlaubstagen. Urlaubstage, die weniger als einen halben Tag betragen, sind auf ganze Urlaubstage abzurunden, also in diesem Beispiel auf 8 Urlaubstage.

B) Urlaubsanspruch bei Kündigung nach dem 30.06.

Verlässt ein Arbeitnehmer, der am 1. Januar begonnen hat, das Unternehmen zum 31.07., ist die Situation anders.

In diesem Fall hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub. Das sind 20 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche.

Sollte im Arbeitsvertrag eine „pro rata temporis“ (heißt auf Deutsch “zeitanteilig”) Regelung stehen, kann dem Arbeitnehmer ein abweichender, vertraglich vereinbarter Zusatzurlaub zustehen. Diese Klausel regelt, inwiefern Urlaub im Jahr des Eintritts oder des Austritts nur anteilig gewährt wird.

5. Urlaubsanspruch bei Kündigung abgelten lassen

Ein Arbeitnehmer, der seine übrigen Urlaubstage nicht oder nicht mehr ganz nehmen kann, weil er aus dem Unternehmen ausscheidet, kann sich sein Urlaubsentgelt auszahlen lassen.

Wenn der Arbeitnehmer nur einen Teil seines Urlaubs nehmen kann, erhält er für die verbleibenden Urlaubstage vom Arbeitgeber ein Urlaubsentgelt.

Welche Seite die Kündigung initiiert hat oder aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis beendet wurde, spielt dabei keine Rolle. Anders gesagt: Der Arbeitnehmer verzichtet nicht auf seinen Anspruch auf verbleibenden Urlaub, nur weil er derjenige ist, der gekündigt hat.

Manchmal kommt es vor, dass ein Arbeitgeber aus betrieblichen Gründen nicht auf die Arbeitskraft des ausscheidenden Arbeitnehmers bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses verzichten kann. Dann kann er dem Mitarbeiter die Urlaubstage ausbezahlen, statt freie Tage zu gewähren.

Urlaubsabgeltung berechnen

Wie hoch der auszuzahlende Betrags´ ausfällt, hängt vom durchschnittlichen Verdienst des Arbeitnehmers ab. Zeitraum für die Berechnung sind die letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs. Überstundenzahlungen sind ausgenommen.

Formel: Urlaubsentgelt berechnen

13 Wochen machen ein Quartal aus. Damit errechnet sich der Arbeitslohn einer Woche so: Monatsgehalt mal drei (= Quartalsgehalt) geteilt durch 13, also:

Bruttolohn in 13 Wochen x Anzahl der ausstehenden Urlaubstage

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Zahl der Arbeitstage in 13 Wochen

Mitarbeiter B arbeitet fünf Tage die Woche. Sein Monatsgehalt beträgt 2.500 € brutto. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat er noch drei Tage Urlaub, die er nicht mehr nehmen kann.

Daraus resultiert ein Urlaubsentgelt in Höhe von (2.500 € x 3) x 3 (Tage) / 65 (Tage) = 346,15 € brutto.

6. Ausnahmen bei der Urlaubsabgeltung

Ein Arbeitgeber kann Zusatzvereinbarungen bezüglich der Urlaubsabgeltung vertraglich festhalten. Allerdings nur, wenn die sich zugunsten des Arbeitnehmers auswirken. Zulässig wäre eine Abmachung, dass nicht genommene Urlaubstage, die eigentlich verfallen würden, dennoch gewährt oder abgegolten werden. Denn so eine Regelung ist positiv für den Arbeitnehmer.

In Tarifverträgen kann der Arbeitgeber individuelle Regelungen zur Urlaubsabgeltung festschreiben. Auch diese dürfen nicht zulasten des Arbeitnehmers ausfallen.

Resturlaub bei Kündigung in Sonderfällen wie Arbeitsunfähigkeit

Wenn ein arbeitsunfähiger Arbeitnehmer eine Kündigung erhält bevor er wieder arbeitsfähig wird, hat er auch in diesem Fall Anspruch auf eine Abgeltung des gesetzlichen Urlaubs. Urlaub, der darüber hinausgeht, verfällt, wenn es vertraglich vereinbart ist. Gibt es keine Vereinbarung zum Zusatzurlaub, hat der Arbeitnehmer auch hier einen Abgeltungsanspruch.

7. Auf Urlaubsanspruch nach Kündigung verzichten

Der Arbeitnehmer kann auf seinen Urlaubsabgeltungsanspruch verzichten und im Gegenzug eine höhere Abfindung erhalten. Bei so einem Beendigungsvergleich müssen beide Parteien eine vertragliche Abmachung treffen.

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