Auxmoney
Ein neues Level für die Lohnabrechnung
Industrie: Fintech
Über das Unternehmen: auxmoney ist ein Kreditmarktplatz, auf dem Anleger unmittelbar in Kreditnehmer investieren. Das digitale Unternehmen ermöglicht Kredite schnell und unkompliziert – auch an Personengruppen, die bei der Bank häufig pauschal abgelehnt werden. Dafür sorgt ein über 250-köpfiges Team mit Sitz in Düsseldorf.
Miriam Brozio
HR Manager Analytics & Processes
Die Herausforderung
Ein erfolgreiches, wachsendes FinTech-Unternehmen, steigende Datenkomplexität – und eine riesige Excel-Tabelle für die Lohnabrechnung. Dass das nicht zusammenpasst, war für das HR Team von auxmoney offensichtlich. Denn wo die Personalprozesse des Personio-Kunden bereits auf einem hohen Niveau abliefen, kosteten die manuellen Eintragungen und ständigen Überprüfungen der Lohndaten viel mehr Zeit als nötig.
Wenn man 50 Provisionen per Hand eintippt, sind Zahlendreher nicht ausgeschlossen. – Kim Empting
HR-Analytikerin Miriam Brozio bereitete vor allem die fehlende einheitliche Datenbasis Kopfzerbrechen. Denn die Lohndaten für Forecasts und Analysen musste sie sich einzeln aus Akten, Laufwerken und Tabellen herauspflücken. Außerdem konnten Mitarbeitende durch die steigende Zahl an Gehaltsbestandteilen schwieriger nachvollziehen, was unterm Strich auf dem Lohnzettel stand. “Geld verdienen ist nun einmal ein zentraler Grund, warum Mitarbeiter:innen arbeiten. Deshalb ist es wichtig, dass bei der Lohnabrechnung alles glatt läuft”, sagt Kim Empting.
Steigende Komplexität bei der Lohnabrechnung
Mangelnde Transparenz für Mitarbeitende
Hoher Zeitinvest bei manuellen Eingaben
Keine konsistenten Daten fürs HR Reporting
250
50%
12
“Die DATEV Integration macht unsere Lohnabrechnung effizienter und wir können uns verstärkt auf andere Prozesse konzentrieren. – Miriam Brozio”
Die Entscheidung und Implementierung
Die Schnittstelle zwischen Personio und den DATEV Lohnprogrammen sollte die Lohnabrechnung für auxmoney effizienter und digitaler machen. “Wie es der Zufall wollte, haben wir bereits mit Ecovis, einem zertifizierten Partner aus dem Steuerberaternetzwerk von Personio, gearbeitet”, sagt Miriam Brozio. Das war praktisch, denn Steuerberater-Partner werden von Personio nicht nur umfassend im Umgang mit der HR Software geschult. Sie erhalten auch beschränkte Zugriffsrechte auf die Accounts ihrer Mandanten, um Lohndaten eigenständig abzurufen. Das vereinfacht den Prozess und reduziert Kommunikationsschleifen.
Vor der Implementierung des neuen Prozesses spielte das HR Team von auxmoney alle Abläufe detailliert mit seiner Customer Success Managerin bei Personio durch. “Wir waren eines der ersten Unternehmen, das mit der DATEV Schnittstelle gestartet ist”, sagt Kim Empting. “Deshalb gab es natürlich ein paar Stolpersteine. Aber unsere Ansprechpartnerin Katja hat uns bei der Optimierung der Prozesse beraten und war total bemüht, den Weg zwischen allen involvierten Parteien zu ebnen.”
Das Ergebnis
Statt sich über Tippfehler in einer gigantischen Excel-Tabelle den Kopf zu zerbrechen, kann das HR Team von auxmoney sich nun auf eine Single Source of Truth für die Lohnabrechnung verlassen. “Alle im Team und auch unser Steuerberater schauen nun in die gleiche, zentrale Datenbasis”, erklärt Kim Empting. “Wir sind immer noch im engen Austausch, um den Prozess zu optimieren, doch unser Steuerberater hat insgesamt weniger Rückfragen. Und weil Lohndaten automatisch übertragen werden, werden Fehler vermieden.”
So sieht der neue Prozess aus
Zeitersparnis durch Automatisierung von Abläufen
Export der LODAS-Daten in Personio für Steuerberater Ecovis zur Monatsmitte
Hochladen zusätzlicher Belege wie Quittungen als ZIP-Datei
Ecovis loggt sich mit einem externen Steuerberater-Account in Personio ein und greift selbst auf die Dateien zu
Ecovis prüft Daten eigenständig, Fehler oder Änderungen in der Lohnabrechnung werden in Personio automatisch gelb markiert
Die Anforderungen an die HR-Abteilung von auxmoney wachsen stetig. Um möglichst effizient und professionell zu arbeiten, müssen unsere Systeme mitwachsen”, sagt Miriam Brozio. „Mit Hilfe der DATEV Integration können wir die Lohnabrechnung effizienter durchführen und uns verstärkt auf andere Prozesse konzentrieren.“
Die Ergebnisse
Bessere Datenqualität durch eine Single Source of Truth für Lohnabrechnungsdaten
Geringere Fehlerquote bei der Lohnabrechnung
Gesteigerte Effizienz, weil Steuerberater selbst auf Daten zugreifen
Mehr Transparenz und Übersichtlichkeit auf den Lohnzetteln
auxmoney's Bilanz
“Einige Prozesse müssen sich noch einschleifen”, sagt Kim Empting, “aber schon jetzt ist die Arbeit mit der Integration eine Erleichterung. Am meisten schätze ich die Transparenz und Übersichtlichkeit, die die neue Lohnabrechnung mit sich bringt.” Für HR-Analytikerin Miriam ist es vor allem die gute Datenqualität, die ihr die Arbeit erleichtert. “Alle Daten sind an einem Ort verfügbar. Das hilft mir bei Forecasts, Reports und Analysen.“
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