Urlaub verwalten mit Personio

Mit dem umfangreichen HR-Betriebssystem Personio wird die Urlaubsverwaltung übersichtlich und effizient. Alle Urlaubsanträge und Genehmigungen laufen direkt über das Tool. Das spart Zeit und erleichtert die Dokumentation.

HR Managerinnen arbeiten am Bildschirm

Urlaub individuell verwalten

  • Genehmigung von Urlaubsanträgen
    Sie legen fest, wer für die Genehmigung urlaubsbedingter Abwesenheiten im Betrieb zuständig ist. So kann eingestellt werden, dass Anträge etwa vom direkten Vorgesetzten, dem Abteilungsleiter oder dem HR-Manager genehmigt werden.
  • Sichtbarkeit im Kalender
    Beantragte Urlaubstage werden in Personio erst dann sichtbar übernommen, wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist. Für welche Mitarbeiter sie sichtbar sind, lässt sich ebenfalls individuell festlegen.

Urlaubsverwaltung online abwickeln

  • Einfach Urlaubsanträge einreichen
    Der Mitarbeiter reicht den Antrag auf Abwesenheit wegen Urlaub über ein einfaches, intuitives Formular ein. Das ist von jedem Computer und sogar vom Smartphone aus möglich.
  • Vertretung bestimmen
    Der Mitarbeiter kann bei der Urlaubsplanung über die Software einen Vertreter bestimmen der die Anfrage annehmen oder ablehnen kann. 
HR Manager arbeitet mit Laptop im Stehen

Urlaubskalender flexibel anpassbar

Legen Sie fest, welche Informationen in der Urlaubstabelle für einzelne Mitarbeiter einsehbar sind. So können neben den Urlaubstagen auch Geburtstage, Interview-Termine oder Meetings eingetragen werden.

Mitarbeiterrollen

Zugriffsrechte verwalten

Regeln Sie die Zugriffsrechte individuell. So sehen die Mitglieder eines Teams beispielsweise nur die Urlaubszeiten der anderen Teammitglieder, der Abteilungsleiter sieht dagegen die gesamte Urlaubsplanung seiner Abteilung ein.

Urlaub über Ihren Kalender verwalten

Der Urlaubskalender lässt sich via iCal mit dem Google- oder Outlook-Kalender verknüpfen. So sind Termine für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit einsehbar – auch wenn Sie nicht bei Personio eingeloggt sind.

Kalender in Personio integrieren

Flexible Software für die Urlaubsverwaltung

Als ganzheitliche Software für Personalverwaltung bietet Personio viele praktische Funktionen, die Sie für die Urlaubsverwaltung Ihres Unternehmens nutzen können. Ein großer Vorteil gegenüber dezentralen Verwaltungsprogrammen ist, dass alle Prozesse in einer übersichtlichen Software zusammengeführt werden – vom Antrag auf urlaubsbedingte Abwesenheit des Mitarbeiters über die Genehmigung durch Vorgesetzte und HR-Manager bis hin zur automatischen Erfassung im Kalender. Die Verschlankung dieser Prozesse spart wertvolle Zeit.

Flexible Gestaltungsmöglichkeiten

Personio ist maximal individualisierbar. Sie können den Urlaubsplaner genau den Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Neben den alltäglichen Fehlzeiten wie Abwesenheit durch Urlaub und Krankheit können Sie selbst Abwesenheiten definieren. Durch die farbliche Kennzeichnung jeder Fehlzeit fällt der Überblick leichter und Urlaubstage sind auf einen Blick von beispielsweise Krankheitstagen, Mutterschutz-Zeiten oder Abbau von Überstunden zu unterscheiden.

Außerdem legen Sie fest, welche Einträge Ihre Mitarbeiter zu sehen bekommen und was nur für die HR-Manager und gegebenenfalls die Vorgesetzten bestimmt ist. Dabei lassen sich auch Mitarbeitergruppen zusammenstellen, etwa Teams oder Abteilungen. So sorgen Sie für Planungssicherheit innerhalb einer Abteilung, machen aber nicht gleich die Urlaubsinformationen aller Mitarbeiter öffentlich.

Individuelle Lösungen sind auch bezüglich der Urlaubsberechtigungen, der Anzahl der Urlaubstage sowie der Urlaubsdauer möglich. So kann etwa festgelegt werden, dass ein neuer Mitarbeiter, der sich noch in der Probezeit befindet, nur eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen pro Monat nehmen darf. Vielleicht haben Mitarbeiter, die bereits länger im Unternehmen tätig sind, mehr freie Tage als ihre jüngeren Kollegen? Sie bestimmen für jeden Mitarbeiter, wie viel Urlaub er zu welchen Zeiten nehmen darf. Auch die Möglichkeit, ganze oder halbe Tage zu beantragen, ist individuell einstellbar.

Intuitive Bedienung

Die Benutzeroberfläche von Personio ist intuitiv bedienbar. Insbesondere die Mitarbeiterbereiche der digitalen Personalakte, in denen auch die Urlaubsanträge durch die Mitarbeiter selbst gestellt werden, sind ohne umfangreiche Einführung zu verstehen und zu bedienen. Es ist sofort ersichtlich, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter noch für das Kalenderjahr zur Verfügung stehen und ob es Resturlaubstage aus dem Vorjahr gibt. So lässt sich der Urlaub ganz bequem verwalten.

Der Antrag auf Urlaub wird vom Mitarbeiter direkt in der Software abgeschickt. Dafür ist nur ein einfaches Online-Formular notwendig, in dem alle wichtigen Angaben eingestellt werden können. Nach dem Ausfüllen landen die Informationen automatisch bei dem für die Genehmigung zuständigen Vorgesetzten. Dieser kann den Antrag mit einem Klick bestätigen oder ablehnen.

Personio kann noch viel mehr als nur Urlaub verwalten

Personio unterstützt Sie bei sämtlichen HR-Prozessen, vom Urlaubsantrag bis zur Lohnbuchhaltung. Sichern Sie sich einen kostenlosen Test-Account oder finden Sie bei einer 30-minütigen Webdemo heraus, wie Sie mit Hilfe von moderner HR-Software Zeit sparen können.