Urban Sports Club Team

Urban Sports Club

Erfolgreich mit Workouts, Workflows und agilem HR

Branche: Sport

Über das Unternehmen: Urban Sports Club bietet eine flexible Sport- und Wellness-Flatrate. Das Angebot für Firmenkunden umfasst Training im Studio, im Freien und Online-Kurse per Livestream. Mitglieder können damit in direkter Umgebung des  Arbeitsplatzes, ihrer Wohnung oder zu Hause trainieren und sich aus über 50 Sportarten ihren individuellen  Trainingsplan zusammenstellen. Das Hypergrowth-Unternehmen aus Berlin hat 450 Mitarbeiter und vereint über 40 Nationalitäten im Team.

Urban Sports Club

Daniel Gebhard
Senior HR Manager

Urban Sports Club

Julia Gardzilewski
People Operations Manager

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Die Ausgangslage

Mit schneller Bewegung kennt sich Urban Sports Club aus – das Unternehmen aus der Fit-Tech Branche hat ein unvergleichliches Wachstum hingelegt und innerhalb kürzester Zeit internationale Märkte erobert. Doch dem Unternehmen fehlte noch ein Personalmanagementsystem. “Bevor ich vor eineinhalb Jahren ins HR Team kam, arbeiteten die Kolleg*innen noch mit Excel Sheets. Doch Listen konnten die rasant ansteigende Anzahl an Mitarbeiter*innen und Prozessen in unserer Hypergrowth-Phase einfach nicht mehr abbilden, deshalb fiel die Entscheidung für Personio”, erklärt People Operations Managerin Julia Gardzilewski.

Excel-Sheets konnten unsere Prozesse in der Hypergrowth-Phase nicht mehr abbilden.

Julia’s Aufgabe bestand nun darin, die einzelnen Workflows zu konsolidieren und in Personio optimiertere HR-Prozesse für das weitere Wachstum aufzusetzen, wie etwa beim Onboarding. “Zusätzlich habe ich die gesamte vorbereitende Lohnbuchhaltung in Personio übernommen”, sagt Julia. “Nachdem ich die Aufgabe der Lohn-Buchhaltung übernommen habe, überprüfte ich wie wir am besten Synergien mit Personio schaffen, um nicht mehr mit Excel & Co. arbeiten zu müssen.”

Starkes Wachstum

Zu viele Excel-Listen

Unabgestimmte Personaldatenbank

Mitarbeiter

Partner in 7 EU-Ländern

Nationalitäten im Team

Personio ist unsere Single Source of Truth für alle Personaldaten.

Das Ergebnis

Inzwischen ist die HR-Datenbank von Urban Sports Club optimal aufgesetzt. “Personio ist unsere Single Source of Truth für nahezu den gesamten Employee Life-Cycle”, sagt Senior HR Manager Daniel Gebhard, der das Headquarter von Köln aus unterstützt. Auch für das internationale Reporting nutzen die HR Manager*innen von Urban Sports Club das System. “Alle relevanten Stakeholder werden mit validen Zahlen und Reports versorgt. Darüber hinaus haben wir auf dieser Grundlage alle Kennzahlen wie FTE, Personalkosten oder An- und Abwesenheiten im Blick.”, ergänzt er.

Mithilfe der HR Software kümmert sich Julia außerdem um Dinge wie Vertragsänderungen oder die Bearbeitung von Urlaubskontingenten. “Personio ist das Erste, was ich morgens öffne”, sagt sie. Auf dem Dashboard hat sie alle Aufgaben im Blick, die erledigt werden müssen. “Und nebenbei, überlege ich, wie ich interne Personalprozesse weiter verbessern kann.”

Eine Single Source of Truth für Personaldaten

Übersichtlichkeit bei täglichen HR-Aufgaben

Optimierte Personalprozesse

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Die Arbeit mit Personio’s Key Account Management

Das Jahr 2020 hat Urban Sports Club genutzt, um internationale Tochterunternehmen und Gesellschaften schnell und reibungslos in ein geschlossenes HR-System zu integrieren. “Was wir wollten, war eine harmonische Datengrundlage für alle Unternehmen und Standorte”, erklärt Daniel. Dafür mussten neue Prozesse her. “Das Key Account Management von Personio war dabei extrem hilfreich. Es strukturiert unsere Themen und unser Key Account Manager Max hat uns bei den Integrationen an allen Fronten unterstützt.” Aktuell ist das Team von Urban Sports Club dabei, Prozesse zu standardisieren und bei den internationalen Gesellschaften einzuführen – als Basis für ein langfristiges, gesundes Wachstum.

Das Key Account Management strukturiert unsere Themen und unterstützt uns bei Integrationen an allen Fronten.

Was Julia am Key Account Management besonders zu schätzen weiß? “Immer, wenn ich einen Verbesserungsvorschlag habe, kann ich das im zweiwöchentlichen Meeting mit unserem Key Account Manager Max ansprechen. Er gibt mir dann Rückmeldung, woran das Product Team aktuell arbeitet. Es ist super hilfreich zu wissen, wie der Fahrplan bei Personio ist und auf welche neuen Funktionen wir uns einstellen können.”

Urban Sports Club's Favorit

Die Tatsache, dass Personio das HR Management über Gesellschaften und Standorte hinweg in saubere und standardisierte Strukturen gießt, ist für Daniel und Julia der größte Mehrwert. “So sind wir international gut aufgestellt.” Der zweite Favorit ist natürlich das Key Account Management – da sind sich beide einig.

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