Saubere Prozesse für sicheres Wachstum

Mehr Innovation, höhere Umsätze, gesteigerter Business-Impact: Wenn Unternehmen wachsen, ist das eine große Chance. Doch damit kein Chaos ausbricht und das Wachstum langfristig stabil bleibt, müssen HR-Prozesse reibungslos laufen. Dass sich Dinge wie Mitarbeiter- und Bewerbermanagement mit Excel-Listen nicht sehr effizient abbilden lassen, musste auch der Heidelberger Online-Versicherer Getsafe feststellen.

“Bis vor kurzem habe ich unsere 70 Mitarbeiter alleine verwaltet”, erzählt HR Managerin Catherine Schabert. “Doch mit unserem Wachstum haben wir immer spezialisierte Bewerberprofile gesucht – das Sourcing wurde immer zeitintensiver.” Damit sich Catherine um diese wichtigen Dinge kümmern konnte, brauchte sie Unterstützung.

“Ich wollte eine Software, die mir bei sämtlichen HR-Aufgaben unter die Arme greift”, sagt Catherine. Eine All-in-One-Lösung sollte ihr helfen, saubere HR-Prozesse aufzusetzen und möglichst viele Aufgaben zu automatisieren oder in die Hände des Teams zu legen. Damit auch die Mitarbeiter ihre Aufgaben in der Software schneller erledigen können, war Getsafe ein benutzerfreundliches Interface wichtig. Und das hat bei Personio überzeugt.

Doch noch ein Punkt war ausschlaggebend: Personio entwickelt sich ständig weiter und optimiert bestehende Funktionen. Denn wenn sich ein Unternehmen verändert, sollte die Software, die dessen Prozesse stützt, nicht auf der Stelle treten: “Mit diesem Mindset fühlen wir uns sehr verbunden”, sagt Catherine, “denn wir arbeiten genauso!”

Inzwischen begleitet Personio Catherine durch ihren gesamten Arbeitsalltag. “Ich bin eine Heavy Userin”, gibt sie zu. “Weil alle Prozesse reibungslos laufen, kann ich mich zum richtigen Zeitpunkt auf wichtige Dinge konzentrieren – etwa das Onboarding am Monatsanfang oder eine korrekte Lohnabrechnung zur Monatsmitte.”

Morgens wirft Catherine einen kurzen Blick ins Bewerbermanagement: Welche Bewerber sind im Screening? Welche Recruiting-Aufgaben sind zu erledigen? Auch über den Datenschutz muss sich das HR-Team von Getsafe keine Sorgen mehr machen, denn Bewerberdaten werden fristgerecht automatisch gelöscht.

Und weil Stammdatenpflege kein Thema mehr ist und die Prozesse mit kleinen Helferlein wie E-Mail-Vorlagen schneller laufen, hat die HR Managerin nun mehr Zeit für das Wesentliche in ihrer Rolle. “Personaler sind der Social Glue im Unternehmen”, sagt Catherine. “Deshalb ist mir der regelmäßige Austausch mit Mitarbeitern sehr wichtig. Außerdem kann ich mich übergeordneten Projekten widmen, die unser Unternehmen vorantreiben.” Momentan setzt Catherine zum Beispiel einen sauberen Prozess für die Mitarbeiter-Performance auf.

Was Catherine an Personio am meisten schätzt? Ganz klar, dass alle Daten und Abläufe zentralisiert und eng miteinander vernetzt sind. “Wenn ein Bewerber unser Angebot angenommen hat, reicht ein Klick und er wird im System zum Mitarbeiter.” Auch mit den Inhalten von Personio arbeitet Catherine gerne. Die HR Managerin liest viele Blogbeiträge und nutzt Download-Vorlagen wie die Leistungsbeurteilung. Manchmal holt sich Catherine auch einfach nur Inspiration. “Für mich ist der Content unglaublich greifbar”, sagt sie.