Wie Steuerberater und Nonprofit Organisationen durch Digitalisierung Zeit fürs Wesentliche schaffen

Seit November 2021 ist Personio bei ReDI im Einsatz. Die komplette Zeiterfassung, die zuvor in Excel-Listen erfolgte, läuft nun über Personio. So können Mitarbeitende ihre Zeiten selbst im System erfassen, bevor diese von Vorgesetzten freigegeben werden. Feste Pausenzeiten lassen sich vorab als Regel definieren – so bleiben die Zeiten rechtlich im sicheren Rahmen. Löhne und Überstunden können dann ganz einfach auf Basis des Arbeitszeitmodells berechnet werden, was wiederum die Lohnbuchhaltung entlastet.

Seit der Einführung der Recruiting-Funktion im Februar 2022 hat ReDI School 691 Bewerbungen an 7 Standorten erhalten, bearbeitet und verwaltet. Die automatisierte Veröffentlichung in externen Job-Suchmaschinen hat die Sichtbarkeit der einzelnen Stellenausschreibungen deutlich erhöht, was zu 41 erfolgreichen Neueinstellungen im ReDI-Team in weniger als einem Jahr geführt hat. In Anbetracht der begrenzten Rekrutierungs- und Personalkapazitäten an der ReDI-Schule wäre die Bearbeitung von 691 Bewerbungen ohne das reibungslose Bewerbermanagementmodul von Personio nicht möglich gewesen, das eine agile Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, den Programmleitern und den Teams für die gemeinsame, transparente und nahtlose Auswahl der Bewerber ermöglicht hat. Sinnvoll findet Antje, dass über die Plattform andere Mitarbeitende direkt in den Bewerbungsprozess einbezogen werden können. „Auch die Datenübernahme überzeugt mich, wenn aus Kandidaten dann automatisch Mitarbeitende werden. Ohne zusätzlichen Aufwand bei HR.“

Und bei der Lohnabrechnung profitieren ReDI und AIOS Tax nun gemeinsam, weil alle Datenänderungen, von der Erhöhung der Arbeitsstunden bis zur Anpassung des Gehalts, in Personio erfasst werden. Damit sind die für die Lohnabrechnung entscheidenden Daten stets aktuell auf einem gemeinsamen, digitalen Schreibtisch vorhanden. „Wir sparen uns in HR bei der monatlichen Lohnabrechnung jetzt viel Zeit und haben außerdem noch ein sicheres Gefühl“, bilanziert Antje. 

Wie läuft der Prozess der Lohnabrechnung denn genau ab? „Die relevanten Lohndaten werden über die Schnittstelle von Personio zu DATEV direkt eingelesen. Der zuständige Mitarbeitende bei AIOS Tax erhält dazu eine automatisierte E-Mail. Er ruft die importierten Daten ab und führt die Lohnabrechnung mit sämtlichen steuer- und sozialversicherungssachlichen Prüfungen durch“, erläutert Sebastian. „Wenn der Lohn gerechnet ist, kann sich der Mandant die Daten direkt in die Personalakten zurückspielen. That’s it. Das ist deutlich effizienter und sicherer als der Versand von Listen über verschlüsselte Mails.“ 

Sebastian fasst die Vorteile von Personio für das eigene Unternehmen, aber auch für seine Mandanten wie ReDI zusammen. „Die DATEV-Schnittstelle verhindert gefährliche Datenbrüche. Und Personio ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Deutschland, das macht in Sachen Datenschutz vieles sehr viel einfacher. Wir haben alle immer weniger Zeit, gleichzeitig aber immer mehr bürokratische Verwaltungsarbeit zu erledigen. Und da ist es eine enorme Hilfe, wenn wir uns mit einer ganzheitlichen Software Zeit erkaufen können, die wir für wichtigere Aufgaben nutzen können“, lautet Sebastians Resümee. Dem stimmt Antje zu, denn durch die eingesparte Zeit hat auch ReDI als gemeinnützige Organisation mehr Zeit für’s Wesentliche: Mehr Zeit dafür, einen kostenlosen und gleichberechtigten Zugang zu Bildung zu schaffen.