Das Ziel: Ein Tool, das alles abbilden kann

Öffentlicher Dienst und Digitalisierung – eine Kombination, die zwar in Deutschland nicht unbedingt als Traumpaar gilt, aber doch viele Voraussetzungen für eine Wunschehe erfüllt. Lisa Köhler muss es wissen, verantwortet sie als Assistenz der Geschäftsleitung der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH doch das Personalmanagement ihres Unternehmens. “Natürlich stellt die Digitalisierung und ein möglichst agiler Umgang mit althergebrachten Prozessen eine echte Herausforderung dar. Aber diese haben wir gerne angenommen, auch wenn wir nicht typisch kommunal aufgestellt sind.“ So agiert die Stadt Worms zwar als Konzernmutter, doch die Beteiligungs-GmbH ist ein privatrechtliches Unternehmen. Das Personalmanagement der Beteiligungs-GmbH betreut nicht nur die eigenen Mitarbeiter:innen, sondern berät auch zwei Tochtergesellschaften regelmäßig zu unternehmensübergreifenden Fragestellungen, z.B. zur Tarifbindung. Das sorgt für eine spezielle Herausforderung für die HR, die eine Art Doppelfunktion auf verschiedenen organisatorischen Ebenen einnimmt. „Wir stehen unseren Mitarbeiter:innen aber natürlich auch unserer Geschäftsführung mit Rat und Tat zur Seite“, erläutert Lisa.

Seit der Unternehmensgründung 2004 arbeitete die Personalabteilung primär analog, alles lief auf dem Papierweg. 2017 wurden dann ein digitales Zeiterfassungstool und eine cloud-basierte digitale Personalakte eingeführt. „Das waren zwar erste Schritte zur Digitalisierung, aber diese Tools waren voneinander isoliert“, erinnert sich Lisa. „Eine neue zentrale Lösung sollte uns effektiv bei Standardaufgaben der Personalverwaltung entlasten, vor allem durch automatisierte Workflows. Ein gleichermaßen banaler wie ungeheuer zeitaufwändiger Standardprozess war der Urlaubsantrag. Ohne Workflow ein Albtraum – weil jeder einzelne Prozessschritt zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Menschen angestoßen werden muss. Und Menschen machen Fehler. Am Ende funktionierte es zwar leidlich, doch trotz des hohen Aufwandes fehlte immer eine zentrale Info für Führungskraft und HR: Welche Mitarbeiter:innen werden gleichzeitig im Urlaub sein?“

„Wir hatten also ein Hauptkriterium, das unseren Auswahl- und Entscheidungsprozess im Jahr 2020 maßgeblich bestimmte: Wir wollten unbedingt ein HR-Tool, das alles abbilden kann.“ Weitere Anforderungen waren ein Anbieter mit Firmensitz in Deutschland, ein hoher Datenschutzstandard und eine webbasierte Software. Im Rahmen der vorliegenden Vergaberichtlinien der Beteiligungs-GmbH spielten allerdings auch finanzielle Fragen bei der Entscheidung eine zentrale Rolle. „Wir haben dann mit Personio genau die Lösung gefunden, die wir gesucht haben“, resümiert Lisa. Das Personalmanagement kommunizierte die Entscheidung für ein ganzheitliches HR-Tool frühzeitig über Besprechungen und Rundmails, in denen die Vorteile für HR und Mitarbeiterschaft herausgearbeitet wurden.

Der Implementierungsprozess war in gerade einmal zwei Monaten erfolgreich abgeschlossen. Seit September 2020 läuft das System produktiv. Da Personio eine webbasierte Software ist, wurden die IT-Ressourcen der Beteiligungs-GmbH für die Implementierung nicht benötigt, denn sowohl die Einrichtung als auch die Produktschulungen in Kleingruppen konnten von den beiden HR-Managerinnen durchgeführt werden. Auch wenn der Zeitplan zur Implementierung „knackig“ war, wie Lisa sagt, gab es einen regelmäßigen und vor allem konstruktiven Austausch mit der Personio-Implementierungsmanagerin.

Der Arbeitsalltag in der HR hat sich mit der Einführung von Personio grundlegend verändert. Zum Positiven. „Der Hauptunterschied zu früher? Ganz einfach. Ich muss morgens nur noch ein einziges Tool öffnen und erhalte alle essentiellen Daten auf einen Blick. Im stressigen HR-Alltag ist es eine riesige Erleichterung, nicht permanent zwischen den Programmen hin- und herspringen zu müssen“, so Lisa.

„Rund um die Themen Urlaubsantrag, Arbeitszeiten und Dokumentenmanagement gewinne ich dank Personio pro Woche etwa eine Stunde Arbeitszeit. Gerade die Dokumentenvorbereitung ist nun viel simpler. Statt fünf Arbeitsschritten benötige ich heute nur noch einen Mausklick.“ Die gewonnene Zeit steckt Lisa in die Optimierung des Personalmanagements. „Wir können uns viel intensiver den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen widmen. Wir haben z.B. vor kurzem ein Mitarbeiterevent für die Belegschaft organisiert. Aber auch das Vorlagenmanagement bauen wir aus – Probezeit, tarifliche Höhergruppierung, für all diese Prozesse gibt es standardisierte Vorlagen, die mir Personio automatisch personalisiert. Manuelle, fehleranfällige Änderungen waren gestern.“ Die Beteiligungs-GmbH nutzt das On- und Offboarding, das komplette An- und Abwesenheitsmanagement und das Dokumentenmanagement rund um die digitale Personalakte. Vor kurzem wurde die E-Signature erfolgreich eingeführt.

Besonders gerne und effizient arbeitet Lisa mit Dokumentenvorlagen. „Ich bin ein echter Fan, weil die manuelle Arbeit von automatisierten Prozessen abgelöst wird und ich den Erfolg direkt sehe.“ Als besonders positiv bewertet Lisa weiterhin die Möglichkeiten der Individualisierung durch eigene Attribute. So konnte sie bei den Mitarbeiter:innen in der digitalen Personalakte z.B. die tariflichen Eingruppierungen festlegen. Die positiven Erfahrungen der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH mit Personio haben mittlerweile die Runde in den Personalabteilungen des Konzerns gemacht. Die Folge: Zwei weitere Tochtergesellschaften planen den Einstieg, eine dritte Gesellschaft führt das Tool aktuell bereits ein.