Stadt Worms Beteiligungs-GmbH
Das Ziel: Ein Tool, das alles abbilden kann
Industrie: Öffentlicher Sektor
Über das Unternehmen: Die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH ist ein Unternehmen des Konzerns Stadt Worms und gleichzeitig Holdinggesellschaft von zehn Tochter- und mehreren Enkelgesellschaften. Zur Organisationsstruktur der Gesellschaft gehören die Stabstellen Konzernsteuerung, Konzerncontrolling und Konzernbuchhaltung sowie Beteiligungs- und Personalmanagement.
Lisa Köhler
Assistenz der Geschäftsleitung
Die Herausforderung
Öffentlicher Dienst und Digitalisierung – eine Kombination, die zwar in Deutschland nicht unbedingt als Traumpaar gilt, aber doch viele Voraussetzungen für eine Wunschehe erfüllt. Lisa Köhler muss es wissen, verantwortet sie als Assistenz der Geschäftsleitung der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH doch das Personalmanagement ihres Unternehmens. “Natürlich stellt die Digitalisierung und ein möglichst agiler Umgang mit althergebrachten Prozessen eine echte Herausforderung dar. Aber diese haben wir gerne angenommen, auch wenn wir nicht typisch kommunal aufgestellt sind.“ So agiert die Stadt Worms zwar als Konzernmutter, doch die Beteiligungs-GmbH ist ein privatrechtliches Unternehmen. Das Personalmanagement der Beteiligungs-GmbH betreut nicht nur die eigenen Mitarbeiter:innen, sondern berät auch zwei Tochtergesellschaften regelmäßig zu unternehmensübergreifenden Fragestellungen, z.B. zur Tarifbindung. Das sorgt für eine spezielle Herausforderung für die HR, die eine Art Doppelfunktion auf verschiedenen organisatorischen Ebenen einnimmt. „Wir stehen unseren Mitarbeiter:innen aber natürlich auch unserer Geschäftsführung mit Rat und Tat zur Seite“, erläutert Lisa.
Die Digitalisierung ist eine zentrale Herausforderung. Insbesondere im öffentlichen Sektor.
Seit der Unternehmensgründung 2004 arbeitete die Personalabteilung primär analog, alles lief auf dem Papierweg. 2017 wurden dann ein digitales Zeiterfassungstool und eine cloud-basierte digitale Personalakte eingeführt. „Das waren zwar erste Schritte zur Digitalisierung, aber diese Tools waren voneinander isoliert“, erinnert sich Lisa. „Eine neue zentrale Lösung sollte uns effektiv bei Standardaufgaben der Personalverwaltung entlasten, vor allem durch automatisierte Workflows. Ein gleichermaßen banaler wie ungeheuer zeitaufwändiger Standardprozess war der Urlaubsantrag. Ohne Workflow ein Albtraum – weil jeder einzelne Prozessschritt zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Menschen angestoßen werden muss. Und Menschen machen Fehler. Am Ende funktionierte es zwar leidlich, doch trotz des hohen Aufwandes fehlte immer eine zentrale Info für Führungskraft und HR: Welche Mitarbeiter:innen werden gleichzeitig im Urlaub sein?“
Mehrere digitale Tools als Datensilos
Keine automatisierten Prozesse
HR multifunktional gefordert
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“Firmensitz in Deutschland, extrem hoher Datenschutzstandard und ein ganzheitliches System – diese Anforderungen erfüllt Personio.”
Die Entscheidung
„Wir hatten also ein Hauptkriterium, das unseren Auswahl- und Entscheidungsprozess im Jahr 2020 maßgeblich bestimmte: Wir wollten unbedingt ein HR-Tool, das alles abbilden kann.“ Weitere Anforderungen waren ein Anbieter mit Firmensitz in Deutschland, ein hoher Datenschutzstandard und eine webbasierte Software. Im Rahmen der vorliegenden Vergaberichtlinien der Beteiligungs-GmbH spielten allerdings auch finanzielle Fragen bei der Entscheidung eine zentrale Rolle. „Wir haben dann mit Personio genau die Lösung gefunden, die wir gesucht haben“, resümiert Lisa. Das Personalmanagement kommunizierte die Entscheidung für ein ganzheitliches HR-Tool frühzeitig über Besprechungen und Rundmails, in denen die Vorteile für HR und Mitarbeiterschaft herausgearbeitet wurden.
Erfolgreiche Implementierung
Der Implementierungsprozess war in gerade einmal zwei Monaten erfolgreich abgeschlossen. Seit September 2020 läuft das System produktiv. Da Personio eine webbasierte Software ist, wurden die IT-Ressourcen der Beteiligungs-GmbH für die Implementierung nicht benötigt, denn sowohl die Einrichtung als auch die Produktschulungen in Kleingruppen konnten von den beiden HR-Managerinnen durchgeführt werden. Auch wenn der Zeitplan zur Implementierung „knackig“ war, wie Lisa sagt, gab es einen regelmäßigen und vor allem konstruktiven Austausch mit der Personio-Implementierungsmanagerin.
Das Ergebnis
Der Arbeitsalltag in der HR hat sich mit der Einführung von Personio grundlegend verändert. Zum Positiven. „Der Hauptunterschied zu früher? Ganz einfach. Ich muss morgens nur noch ein einziges Tool öffnen und erhalte alle essentiellen Daten auf einen Blick. Im stressigen HR-Alltag ist es eine riesige Erleichterung, nicht permanent zwischen den Programmen hin- und herspringen zu müssen“, so Lisa.
Die Arbeit mit der Software von Personio ist für mich eine riesige Erleichterung. Ich kann wieder stärker für die Mitarbeiter:innen da sein.
„Rund um die Themen Urlaubsantrag, Arbeitszeiten und Dokumentenmanagement gewinne ich dank Personio pro Woche etwa eine Stunde Arbeitszeit. Gerade die Dokumentenvorbereitung ist nun viel simpler. Statt fünf Arbeitsschritten benötige ich heute nur noch einen Mausklick.“ Die gewonnene Zeit steckt Lisa in die Optimierung des Personalmanagements. „Wir können uns viel intensiver den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen widmen. Wir haben z.B. vor kurzem ein Mitarbeiterevent für die Belegschaft organisiert. Aber auch das Vorlagenmanagement bauen wir aus – Probezeit, tarifliche Höhergruppierung, für all diese Prozesse gibt es standardisierte Vorlagen, die mir Personio automatisch personalisiert. Manuelle, fehleranfällige Änderungen waren gestern.“ Die Beteiligungs-GmbH nutzt das On- und Offboarding, das komplette An- und Abwesenheitsmanagement und das Dokumentenmanagement rund um die digitale Personalakte. Vor kurzem wurde die E-Signature erfolgreich eingeführt.
Das Lieblingsfeature
Besonders gerne und effizient arbeitet Lisa mit Dokumentenvorlagen. „Ich bin ein echter Fan, weil die manuelle Arbeit von automatisierten Prozessen abgelöst wird und ich den Erfolg direkt sehe.“ Als besonders positiv bewertet Lisa weiterhin die Möglichkeiten der Individualisierung durch eigene Attribute. So konnte sie bei den Mitarbeiter:innen in der digitalen Personalakte z.B. die tariflichen Eingruppierungen festlegen. Die positiven Erfahrungen der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH mit Personio haben mittlerweile die Runde in den Personalabteilungen des Konzerns gemacht. Die Folge: Zwei weitere Tochtergesellschaften planen den Einstieg, eine dritte Gesellschaft führt das Tool aktuell bereits ein.
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