GETSAFE Personio Comversations

Getsafe

Aus zwei mach eins oder mit dem Turbo zum HR Helpdesk

Industry: InsureTech

About the company: Getsafe denkt und entwickelt Versicherungen neu. Das Heidelberger Unternehmen setzt auf digitale Lösungen und künstliche Intelligenz, um Menschen dabei zu helfen, das zu schützen, was ihnen im Leben am wichtigsten ist.

 



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Anna-Lena Pusch
People Operations Manager

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Versicherungen für eine neue Generation

Auch wenn Heidelberg nicht unbedingt der Hot Spot für Startups in Deutschland ist – mit Getsafe haben die Gründer ein echtes Schwergewicht der InsureTech-Szene in der Stadt am Neckar etabliert. Mittlerweile hat das Unternehmen, das die Versicherungsbranche mittels App revolutionieren will, bereits mehr als 300.000 Versicherte in Deutschland, Großbritannien und Österreich.

Heute ist unsere Personalarbeit ohne Personio überhaupt nicht mehr vorstellbar.

„Bei uns läuft alles digital, unsere Kund:innen können ihre Versicherungen simpel und schnell über das Smartphone abschließen und verwalten“, erläutert Anna-Lena Pusch, People Operations Managerin bei Getsafe, das disruptive Geschäftsmodell. „Millennials und Digital Natives wollen keine langen Vertragsbindungen und keine Dokumente auf Papier. Diese Zielgruppe macht alles digital. Warum also nicht auch Versicherungen?“

Personalarbeit mit Personio

Bereits seit 2017 vertraut Getsafe auf die HR-Plattform von Personio. Während der Corona-Pandemie kam vor allem dem automatisierten Onboarding-Prozess eine enorme Bedeutung zu, denn „bei einer Remote-Einstellung ist es extrem wichtig, dass sich neue Kolleg:innen vom ersten Tag an als vollwertige Teammember fühlen. Ohne, dass sie im Büro sein können.“ Momentan zieht das Wachstum in der Belegschaft deutlich an. Für diese Skalierung des Personals braucht es ein anpassbares Onboarding. „Und dabei hilft uns die Flexibilität von Personio wirklich super weiter“, freut sich Anna-Lena.

„Für Getsafe ist Personio die Single Source of Truth. Wir entwickeln unseren Umgang mit der Plattform stetig weiter“, so Anna-Lena. Vor fünf Jahren war die Belegschaft von Getsafe noch überschaubar und jeder HR-Mitarbeitende hatte deshalb vollen Zugriff auf alle Bereiche der Software. „Heute ist das anders. Ich kümmere mich zentral um das Rechte- und Rollenkonzept, das wir sehr erfolgreich eingeführt haben. Denn aktuell ist unsere HR in zwei Teams gegliedert – das Recruiting-Team und das People Operations-Team“, erläutert Anna-Lena. Und Personio sorgt dann für eine saubere Übergabe, wenn Kandidaten tatsächlich zu „Getsafees“ werden – wie die neuen Mitarbeitende bei Getsafe heißen.

„Der Onboarding-Prozess ist mittlerweile sehr individualisiert und ausgeklügelt, bei langfristigen Hires werden manuell und automatisiert Prozesse getriggert. So weiß jeder bei HR, in welchem Status sich der Getsafee gerade befindet. Welche Aufgaben erledigt oder eben noch offen sind. Dabei hilft uns das intuitive Farbsystem von Personio.“
Auch die Möglichkeit, per Mausklick tiefe Analysen aus dem System zu ziehen, überzeugt Anna-Lena voll, denn „wir können so präventiv erkennen, wo eventuell demnächst der Schuh drücken könnte!”

Anfragen verwaltet in 30 Tagen

neue Mitarbeiter:innen im Monat

Stunden oder weniger für die Beantwortung einer Anfrage

Vorteile eines HR-Ticket-Systems

2021 führte Getsafe zusätzlich das HR Helpdesk von Back ein, einem Integrationspartner von Personio. „Grund war Corona, denn vor der Pandemie hatten wir eine ausgeprägte Office First-Kultur, die konnten wir dann nicht mehr leben. Damit fiel auch der direkte Draht zu HR schlagartig weg. Uns erreichten dann natürlich viele Anfragen unserer Getsafees, die wir dann aufwändig prüfen, zur passenden Person weiterleiten, priorisieren und bearbeiten mussten. Von Fragen zu Steuererklärungen über Formulare zu Kita-Zuschüssen war alles dabei. Ein Zeitfresser! Außerdem hatten wir keine Übersicht über den Status der Anfragen, weil diese im persönlichen Slack-Chat gepostet wurden“, erinnert sich Anna-Lena. „Und wenn dann jemand krank wurde …“

Die Lösung hieß Back. Das System wurde innerhalb kurzer Zeit in das Kommunikationstool Slack integriert, sodass Mitarbeitende ihre Anfragen in dem bereits bekannten System stellen konnten. Die Anfragen in Slack werden automatisch als HR-Tickets in Back übertragen, wo die HR Manager:innen sie schnell und reibungslos verteilen, zuordnen und bearbeiten konnten. Auch ein Tracking über die Response-Rate wurde so möglich, damit konnte das People-Team von Getsafe die eigenen Service-Level überprüfen. „Nichts fiel mehr unter den Teppich.“

Die wichtigste Erkenntnis: Jede Anfrage kam via Ticket bei der zuständigen und passenden Mitarbeitenden in HR an – damit wurden Ressourcen und Zeit gespart. „Dank Conversations konnten wir die Employee Experience auf ein neues Level heben. Jeder wusste, in welchem Status sich sein HR-Ticket gerade befindet. So geht einfache, effektive und transparente Kommunikation.“

Was steht an?

Personio zog aus dieser Erkenntnis neue Lehren. Deshalb kann sich Getsafe auf ein neues Feature freuen, das die Stärken von Back in Personio integriert: Personio Conversations. Eine HR-Helpdesk-Lösung, die sich nahtlos in das bestehende System einfügt. „Ich sehe klar den Vorteil, dass wir durch Personio Conversations nicht mehr parallel auf zwei Dashboards arbeiten müssen, sondern alle Infos auf einen Blick in Personio einsehen können“, beschreibt Anna-Lena die Chancen. “Auch freue ich mich darauf, dass wir dann im HR-Ticket die Profilinformationen der Mitarbeitenden sehen können, die sie in Personio hinterlegt haben.”

Personio Conversations fungiert als Concierge für alle Mitarbeitenden und als zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen an das HR-Team. Das bedeutet, dass die Bereitstellung von HR-Dienstleistungen für das HR-Team skalierbar wird, während die Mitarbeitenden jederzeit schnelle und einheitliche Antworten erhalten. Im Gegensatz zu den meisten anderen Ticket-Systemen ist Personio Conversations speziell für Personal-Tickets und die Anforderungen eines modernen HR-Teams konzipiert. Und die damit einhergehende Vereinfachung in der Tool-Landschaft ist ohnehin eine zentrale Aufgabe für Unternehmen. Einer Personio-Studie aus dem Jahr 2021 zufolge geben fast 50 Prozent der Mitarbeitenden an, zu viele digitale Tools nutzen zu müssen. Eine Entwicklung, die von Remote und Hybrid Work massiv gepusht wurde und wird.

Aus zwei mach eins lautet also die Zauberformel von Personio Conversations – wichtig dafür ist laut Anna-Lena vor allem eine permanente Datensynchronisierung. Denn somit kann sie sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation von einem Ort geführt wird, an dem HR den Überblick über alle Vorgänge behält, ohne das Tool wechseln zu müssen. Auch das in HR-Fragen so zentrale Thema Datenschutz deckt die neue Lösung ab – denn die Kommunikationswege von HR zum Mitarbeitenden sind strikt privat. Egal, über welchen Kanal ein Getsafee sein Ticket in Personio Conversations erzeugt, also über Slack, Teams oder Mail.

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