Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung 2024: Alles erklärt

Lohnabrechnung - Lohnzettel

In einer Lohnabrechnung bzw. einer Gehaltsabrechnung wird dokumentiert, aus welchen Bestandteilen sich der Lohn bzw. das Gehalt von Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Über die Lohnabrechnung können Arbeitnehmer:innen sowie Arbeitgeber zudem die erfolgte Zahlung des Lohns und Gehalts nachvollziehen.

Die Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff und fasst die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung zusammen.

Das Wichtigste zusammengefasst:

  • Aus der Lohnabrechnung geht nach Bestandteilen aufgeschlüsselt hervor, wie viel Lohn ein:e Mitarbeiter:in über einen bestimmten Zeitraum hinweg erhalten hat.

  • Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, geht mit erheblichen Vorteilen, wie beispielsweise Kostenersparnissen und mehr Kontrolle, einher. Gleichzeitig erhöht sich jedoch – vor allem bei Ungeübten – das Fehlerrisiko.

  • Beim eigenhändigen Erstellen der Lohnabrechnung ist es von großer Relevanz, die gesetzlichen Vorschriften zu kennen und zu beachten. Aus diesem Grund gilt es, die richtigen Tools zu wählen und sinnvolle Abläufe zu etablieren.

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Lohnabrechnung: einfach erklärt

Wenn die Lohnsteuerabrechnung zum ersten Mal eigenständig erstellt werden soll, ist es entscheidend, im Vorhinein die wichtigsten Begriffe und Grundlagen zu klären sowie funktionierende Abläufe zu etablieren.

Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber können Arbeitnehmer:innen auf zwei Weisen entlohnen: über Lohn oder Gehalt. Beim Lohn werden Arbeitnehmer:innen nach ihren erbrachten Arbeitsstunden bezahlt – der Endbetrag kann dementsprechend monatlich variieren (erfahren Sie hier, wie es sich mit dem Prämienlohn verhält). 

Das Gehalt wiederum ist eine feste Summe, die monatlich gezahlt wird. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange ein:e Arbeitnehmer:in tatsächlich gearbeitet hat.

In der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung (engl.: Payroll) vermerken Sie im Hauptteil unter „Brutto-Bezüge“, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt. Der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht also in erster Linie darin, wie das Brutto-Entgelt ermittelt wird.

Lohnabrechnung: intern oder extern

Die Lohnabrechnung wird entweder extern oder intern bearbeitet. Die dafür zuständige Stelle wird Lohnabrechnungsstelle genannt. Führt das Unternehmen die Abrechnung selbst durch, ist die intern beauftragte Abteilung (meist die Personalabteilung) die Lohnabrechnungsstelle. Externe Lohnabrechnungsstellen sind Lohnbüros, Steuerberater:innen sowie Steuerkanzleien.

Zur Abwicklung der Lohnabrechnung benötigt die beauftragte interne oder externe Lohnabrechnungsstelle sämtliche abrechnungsrelevanten Daten, wie z. B. Gehalts- bzw. Lohndaten sowie Arbeitszeiten.

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Vorteile: Entgeltabrechnung selbst erstellen 

Obwohl es Zeit und mitunter auch Nerven in Anspruch nimmt, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, gibt es zahlreiche Gründe, die dafür sprechen, mit einer geeigneten Software auf eigene Faust ans Werk zu gehen:

  • Kostenvorteil: Bei interner Abwicklung bleiben die Kosten weitestgehend überschaubar, wohingegen die Inanspruchnahme externer Anbieter:innen häufig mit hohen Kosten einhergeht. 

  • Unabhängigkeit: Sie behalten die Fäden in der Hand und haben bei Bedarf jederzeit vollen Zugriff auf jegliche Daten.

  • Datensicherheit: Wenn die Lohnabrechnung intern erstellt wird, entfällt die Notwendigkeit, sensible Daten an Externe weiterzuleiten. 

Hilfreiche Tools

Für das erfolgreiche Erstellen der Lohnabrechnung gilt es, das Tool zu finden, das am besten zu den individuellen Anforderungen und den Unternehmensbedingungen passt. Zur Auswahl stehen unter anderem:

  • Excel-Tabellen

  • professionelle Software

  • Onlinerechner

  • vorgefertigte Muster und Vorlagen 

Pflicht für den Arbeitgeber 

Als Arbeitgeber sind Sie laut § 108 GewO dazu verpflichtet, allen Mitarbeiter:innen bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Entgeltabrechnung bereitzustellen.

Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen

Da steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, müssen diese auch nach einer vollzogenen Kündigung mitunter über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Für steuerrechtliche Unterlagen, wie Entgeltabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (EStG § 41). Haben steuerrechtliche Dokumente darüber hinaus einen Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Sie diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren.

Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen

Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen, wie beispielsweise Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern, gehen mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren einher. Bei Dokumenten, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge enthalten, verfällt die Aufbewahrungsfrist sogar erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG).

Weitere Aufbewahrungsfristen zu Personalakten finden Sie auf dieser Seite.

Inhalt und Aufbau der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Gesetz regelt in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO, was in der Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein muss. Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Bestandteile im Detail.

Kopfteil

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des/der Arbeitnehmenden

  • Bezugsdatum und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung

  • Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des/der Arbeitnehmenden

  • persönliche Daten/Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des/der Arbeitnehmenden

Hauptteil

  • Bruttolohn oder -gehalt

  • Sachbezüge/geldwerte Vorteile

  • vermögenswirksame Leistungen

  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

  • Steuerfreibeträge

  • Kirchensteuerabzug

  • Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmenden

  • persönliche Abzüge

  • Aufwandsentschädigungen

  • Auszahlungsbetrag

Schlussteil

  • Kontodaten der Arbeitnehmenden

  • Gesamtsumme des Arbeitgebers

  • Verdienstbescheinigung

  • evtl. ein Hinweis darüber, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde

Klicken Sie auf die Beispiel-Entgeltabrechnung unten, um die Bestandteile einer Entgeltabrechnung zu sehen. Unten finden Sie zudem eine Auflistung gängiger Abkürzungen und deren Bedeutung.

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Beitragssätze in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Im Rahmen der Entgeltabrechnung gilt es, die fälligen Steuern und Beiträge zu berechnen, um deren korrekte Abführung sicherzustellen:

Steuern

Steuern senden Sie an das Finanzamt:

  • Lohnsteuer

  • Solidaritätszuschlag

  • Kirchensteuer

Sozialabgaben

Sozialabgaben gehen an die Krankenkasse des/der Arbeitnehmenden:

  • Krankenversicherung

  • Rentenversicherung

  • Pflegeversicherung

  • Arbeitslosenversicherung

Vereinfacht gesagt, bestimmt die Höhe des Bruttogehalts/-lohns die Höhe der Abzüge. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach Gehalt und Lohnsteuerklasse und liegt zwischen 14 Prozent und 45 Prozent.

Die Höhe des Solidaritätszuschlags (Soli) und der Kirchensteuer ist von der Höhe der Lohnsteuer abhängig. Beim Soli wird ein Anteil von 5,5 Prozent verlangt. Seit 2021 fällt der Soli aber für 90 Prozent der Steuerzahler:innen weg. Bei weiteren 6,5 Prozent entfällt er zumindest teilweise. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums können Sie Ihre Steuerersparnis berechnen. Für die Kirchensteuer werden 9 Prozent der Lohnsteuer fällig. In Bayern und Baden-Württemberg liegt der Prozentsatz bei 8 Prozent.

Die Sozialversicherungsbeiträge bilden einen festen Prozentsatz des Bruttogehalts und werden bis auf den Zusatzbeitrag für Kinderlose zur Pflegeversicherung von Arbeitgeber (AG) sowie Arbeitnehmer:in (AN) zu gleichen Teilen getragen (je 50 Prozent).

Lesetipp: Lohnbuchhaltung richtig vorbereiten – so klappt’s

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Sozialversicherungen

Werte für 2024 für die einzelnen Versicherungszweige (Quelle: lohn-info.de):

Krankenversicherung

Pflegeversicherung

Rentenversicherung

Arbeitslosenversicherung

Liegt bei einer gesetzlichen Krankenversicherung insgesamt bei 14,6 Prozent – 7,3 Prozent je AG und AN. Sollte die Krankenkasse einen einkommensabhängigen Zusatzbetrag verlangen, ist dieser lediglich vom AN zu zahlen und wird zu den 7,3 Prozent addiert.

Liegt insgesamt bei 3,40 Prozent – 1,7 je AG und AN (Sachsen ist die Ausnahme: Hier liegt der Anteil für AN bei 2,20 Prozent und für AG bei 1,20 Prozent). (Bei kinderlosen AN kommt ein Aufschlag von 0,60 % hinzu).

Liegt insgesamt bei 18,6 Prozent – 9,3 Prozent je AG und AN.

Liegt insgesamt bei 2,6 Prozent – 1,3 Prozent je AG und AN. (Ist von jedem AN außer Minijobber:innen mit maximal 520 Euro Einkommen, Beamt:innen und Soldat:innen zu zahlen).

Brutto vs. netto: Lohnsteuerklassen 

Auch die Lohnsteuerklasse beeinflusst, wie viel Steuer vom Gehalt/Lohn abgezogen werden. Es wird insgesamt zwischen sechs Steuerklassen unterschieden. Für jede Steuerklasse ergibt sich ein monatlich steuerfreier Arbeitslohn (msA). Hinweis: Den Werten der folgenden Tabelle liegt der „Programmablaufplan für die maschinelle Lohnsteuerberechnung 2024“ vom 03. November 2023 zugrunde. Mit der Verabschiedung des sogenannten Wachstumschancengesetzes wird ein aktualisierter Programmablaufplan erwartet.

Lohnsteuerklasse

Steuermerkmale Arbeitnehmer:in

Monatlich steuerfreier Arbeitslohn (msA)

Lohnsteuerklasse 1 (I)

Alleinstehende Personen; also entweder ledig, unverheiratet, geschieden oder verwitwet.

bis 1.357 Euro

Lohnsteuerklasse 2 (II)

Alleinerziehende mit mindestens einem minderjährigen Kind.

bis 1.759 Euro

Lohnsteuerklasse 3 (III)

Verheiratete, Verwitwete oder eingetragene Lebenspartnerschaft; ist nur in Kombination mit Steuerklasse 5 möglich.

bis 2.533 Euro

Lohnsteuerklasse 4 (IV)

Verheiratete oder eingetragene Lebenspartnerschaft, bei der beide die Steuerklasse 4 gewählt haben; lohnt sich für Partner:innen, die ungefähr dasselbe Einkommen aufweisen.

bis 1.357 Euro

Lohnsteuerklasse 5 (V)

Verheiratete oder eingetragene Lebenspartnerschaften, bei denen der/die Partner:in die Steuerklasse 3 hat. Der/Die Partner:in mit dem geringeren Einkommen wählt die Steuerklasse 5.

bis 134 Euro

Lohnsteuerklasse 6 (VI)

Personen (ledig, verheiratet, eingetragene Lebenspartnerschaft …) mit zwei oder mehreren Jobs, z. B. eine geringfügige Beschäftigung (der zweite Job wird immer mit Lohnsteuerklasse 6 abgerechnet); früher wurde hierbei eine Lohnsteuerkarte benötigt, heute nutzen Arbeitgeber die ELStAM-Funktion.

0 Euro

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Fehlerhafte Abrechnungen bei der Entgeltabrechnung

Beim Erstellen der Lohnabrechnung unterläuft einem gerade als Neuling schnell einmal ein Fehler. Diesem Phänomen beugen Sie am besten vor, indem Sie sich ausführlich mit der Materie vertraut machen. Lassen Sie uns also einen Blick auf die typischen Fehler und damit einhergehende Konsequenzen werfen.

Typische Fehler 

Zu den klassischen Fehlern bei der Entgeltabrechnung zählen:

  • das Verwechseln von Minijobber:innen und kurzfristig Beschäftigten

  • falsche Steuerklasse angewandt

  • Nutzung eines im Hauptjob bereits aufgebrauchten Lohnsteuerfreibetrags

  • Flüchtigkeitsfehler oder Sorgfaltsfehler 

  • Sonderregelungen nicht korrekt umgesetzt

  • Abgabefristen verpasst

Konsequenzen

Die Entgeltabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, weswegen alle Daten und Angaben korrekt sein müssen. Was tun, wenn sich doch einmal Fehler einschleichen?

Fehler bei der Berechnung, z. B. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern, können Sie innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigieren. Doch das geht mit viel Papierkram einher.

Ernsthafte Folgen hat es, wenn Sie vergessen, fällige Beträge fristgerecht an Behörden oder Ämter zu zahlen. Passiert dies bei drei aufeinanderfolgenden Zahlungen, machen Sie sich sogar strafbar. Es drohen hohe Geld- oder lange Freiheitsstrafen (bis zu fünf Jahre).

Fehler umgehen

Um die typischen Fehler beim Erstellen der Lohnabrechnung zu umgehen, sollten Sie auf Folgendes achten:

  • Informieren Sie sich umfangreich und erstellen Sie sich im Vorfeld einen ausführlichen Guide mit allem, was Sie bei der Abgabe beachten müssen. 

  • Bewahren Sie notwendige Unterlagen übersichtlich und geordnet auf.

  • Bereiten Sie die Lohnabrechnung mit ausreichend Vorlauf zum eigentlichen Abgabedatum vor. Dies erspart Ihnen Stress und ermöglicht es, die Abrechnung mit einem freien Kopf zu erstellen.

  • Greifen Sie bei der Erstellung auf ein professionelles Tool zurück. 

  • Zögern Sie nicht, sich bei Fragen Hilfe zu suchen. Unter Umständen geben auch die Behörden selbst Auskünfte.

Lohnabrechnung: Beispiel 

Damit Sie die Berechnung von Lohn oder Gehalt (netto) nachvollziehen können, haben wir ein Beispiel für Sie angehängt. Bitte beachten Sie, dass das nachfolgende Beispiel unverbindlich und stark vereinfacht ist.

Ausgangslage eines fiktiven Arbeitnehmers aus Bayern 

Die für das Erstellen der Lohnabrechnung relevanten Arbeitnehmerdaten lauten wie folgt: 

  • Steuerklasse: 1

  • Geburtsjahr: 1992 

  • Monatsbruttolohn: 3.000 Euro

  • Geldwerter Vorteil: 0 Euro 

  • Zahl der Kinderfreibeträge:

  • Kirchensteuerpflichtig: 8 Prozent (Wohnort Bayern) 

  • Rentenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

  • Krankenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

  • KV-Zusatzbeitrag: 1,7 Prozent

  • Arbeitslosenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

  • Freibetrag: 0 Euro

Berechnung des Nettolohns

Abgaben des Arbeitnehmers 

Lohnsteuer: 339,17 Euro

Solidaritätszuschlag: 0 Euro 

Kirchensteuer: 27,13 Euro 

Steuern gesamt: 366,30 Euro

Sozialabgaben 

Rentenversicherung: 279,00 Euro 

Arbeitslosenversicherung: 39,00 Euro 

Krankenversicherung: 234,00 Euro 

Pflegeversicherung: 69,00 Euro

Sozialabgaben gesamt: 621,00 Euro

Nettolohn: 2.012,70 Euro

Lohnabrechnung erstellen leicht gemacht

Die Lohnabrechnung intern im Unternehmen zu erstellen, geht häufig mit einer erheblichen Kostenersparnis und mehr Unabhängigkeit einher. Auswirkungen von Personalentscheidungen können zudem besser abgeschätzt werden. Bei der effizienten Bearbeitung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt Sie die vorbereitende Entgeltabrechnung von Personio – samt praktischer DATEV-Schnittstelle.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

Bei der Lohnabrechnung wird die geleistete Arbeit entlohnt – der Lohn kann dabei variieren. Beim Gehalt handelt es sich um die Entschädigung der zur Verfügung gestellten Arbeitskraft, die meist auf einem vertraglich vereinbarten Festbetrag basiert. Der Überbegriff der Lohn- und Gehaltsabrechnung lautet Entgeltabrechnung.

Welche Vorzüge gibt es, wenn man die Lohnabrechnung eigenständig abwickelt?

Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, bedeutet Herr:in der Lage zu bleiben. Und zwar sowohl, was das Dokumentenmanagement als auch was die Kosten angeht. 

Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?

Eine Lohnabrechnung setzt sich aus Kopf-, Haupt- und Schlussteil zusammen. Die sorgfältige Bearbeitung ist äußerst wichtig, da es sich um ein steuerrelevantes Dokument handelt, d. h. sämtliche Daten und Angaben müssen korrekt sein. 

Disclaimer

Fehler bei der Entgeltabrechnung umgehen

Payroll