Gehalts- und Lohnabrechnung: Infos für Mitarbeitende und HR

Wenn die Lohnsteuerabrechnung zum ersten Mal eigenständig erstellt werden soll, ist es entscheidend, im Vorhinein die wichtigsten Begriffe und Grundlagen zu klären sowie funktionierende Abläufe zu etablieren.

Arbeitgeber können Arbeitnehmer:innen auf zwei Weisen entlohnen: über Lohn oder Gehalt. Beim Lohn werden Arbeitnehmer:innen nach ihren erbrachten Arbeitsstunden bezahlt – der Endbetrag kann dementsprechend monatlich variieren (erfahren Sie hier, wie es sich mit dem Prämienlohn verhält). 

Das Gehalt wiederum ist eine feste Summe, die monatlich gezahlt wird. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange ein:e Arbeitnehmer:in tatsächlich gearbeitet hat.

In der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung (engl.: Payroll) vermerken Sie im Hauptteil unter „Brutto-Bezüge“, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt. Der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht also in erster Linie darin, wie das Brutto-Entgelt ermittelt wird.

Die Lohnabrechnung wird entweder extern oder intern bearbeitet. Die dafür zuständige Stelle wird Lohnabrechnungsstelle genannt. Führt das Unternehmen die Abrechnung selbst durch, ist die intern beauftragte Abteilung (meist die Personalabteilung) die Lohnabrechnungsstelle. Externe Lohnabrechnungsstellen sind Lohnbüros, Steuerberater:innen sowie Steuerkanzleien.

Zur Abwicklung der Lohnabrechnung benötigt die beauftragte interne oder externe Lohnabrechnungsstelle sämtliche abrechnungsrelevanten Daten, wie z. B. Gehalts- bzw. Lohndaten sowie Arbeitszeiten.

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Obwohl es Zeit und mitunter auch Nerven in Anspruch nimmt, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, gibt es zahlreiche Gründe, die dafür sprechen, mit einer geeigneten Software auf eigene Faust ans Werk zu gehen:

• Kostenvorteil: Bei interner Abwicklung bleiben die Kosten weitestgehend überschaubar, wohingegen die Inanspruchnahme externer Anbieter:innen häufig mit hohen Kosten einhergeht. 

• Unabhängigkeit: Sie behalten die Fäden in der Hand und haben bei Bedarf jederzeit vollen Zugriff auf jegliche Daten.

• Datensicherheit: Wenn die Lohnabrechnung intern erstellt wird, entfällt die Notwendigkeit, sensible Daten an Externe weiterzuleiten. 

Für das erfolgreiche Erstellen der Lohnabrechnung gilt es, das Tool zu finden, das am besten zu den individuellen Anforderungen und den Unternehmensbedingungen passt. Zur Auswahl stehen unter anderem:

• Excel-Tabellen

• professionelle Software

• Onlinerechner

• vorgefertigte Muster und Vorlagen 

Als Arbeitgeber sind Sie laut § 108 GewO dazu verpflichtet, allen Mitarbeiter:innen bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Entgeltabrechnung bereitzustellen.

Da steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, müssen diese auch nach einer vollzogenen Kündigung mitunter über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Für steuerrechtliche Unterlagen, wie Entgeltabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (EStG § 41). Haben steuerrechtliche Dokumente darüber hinaus einen Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Sie diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren.

Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen, wie beispielsweise Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern, gehen mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren einher. Bei Dokumenten, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge enthalten, verfällt die Aufbewahrungsfrist sogar erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG).

Weitere Aufbewahrungsfristen zu Personalakten finden Sie auf dieser Seite.

Das Gesetz regelt in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO, was in der Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein muss. Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Bestandteile im Detail.

• Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des/der Arbeitnehmenden

• Bezugsdatum und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung

• Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des/der Arbeitnehmenden

• persönliche Daten/Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des/der Arbeitnehmenden

• Bruttolohn oder -gehalt

• Sachbezüge/geldwerte Vorteile

• vermögenswirksame Leistungen

• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

• Steuerfreibeträge

• Kirchensteuerabzug

• Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmenden

• persönliche Abzüge

• Aufwandsentschädigungen

• Auszahlungsbetrag

• Kontodaten der Arbeitnehmenden

• Gesamtsumme des Arbeitgebers

• Verdienstbescheinigung

• evtl. ein Hinweis darüber, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde

Klicken Sie auf die Beispiel-Entgeltabrechnung unten, um die Bestandteile einer Entgeltabrechnung zu sehen. Unten finden Sie zudem eine Auflistung gängiger Abkürzungen und deren Bedeutung.

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Im Rahmen der Entgeltabrechnung gilt es, die fälligen Steuern und Beiträge zu berechnen, um deren korrekte Abführung sicherzustellen:

Steuern senden Sie an das Finanzamt:

• Lohnsteuer

• Solidaritätszuschlag

• Kirchensteuer

Sozialabgaben gehen an die Krankenkasse des/der Arbeitnehmenden:

• Krankenversicherung

• Rentenversicherung

• Pflegeversicherung

• Arbeitslosenversicherung

Vereinfacht gesagt, bestimmt die Höhe des Bruttogehalts/-lohns die Höhe der Abzüge. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach Gehalt und Lohnsteuerklasse und liegt zwischen 15 Prozent und 45 Prozent.

Die Höhe des Solidaritätszuschlags (Soli) und der Kirchensteuer ist von der Höhe der Lohnsteuer abhängig. Beim Soli wird ein Anteil von 3,5 Prozent verlangt. Seit 2021 fällt der Soli aber für 90 Prozent der Steuerzahler:innen weg. Bei weiteren 6,5 Prozent entfällt er zumindest teilweise. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums können Sie Ihre Steuerersparnis berechnen. Für die Kirchensteuer werden 9 Prozent der Lohnsteuer fällig. In Bayern und Baden-Württemberg liegt der Prozentsatz bei 8 Prozent.

Die Sozialversicherungsbeiträge bilden einen festen Prozentsatz des Bruttogehalts und werden bis auf den Zusatzbeitrag für Kinderlose zur Pflegeversicherung von Arbeitgeber (AG) sowie Arbeitnehmer:in (AN) zu gleichen Teilen getragen (je 50 Prozent).

Lesetipp: Lohnbuchhaltung richtig vorbereiten – so klappt’s

Werte für 2023 für die einzelnen Versicherungszweige (Quelle: lohn-info.de):

Auch die Lohnsteuerklasse beeinflusst, wie viel Steuer vom Gehalt/Lohn abgezogen werden. Es wird insgesamt zwischen sechs Steuerklassen unterschieden. Für jede Steuerklasse ergibt sich ein monatlich steuerfreier Arbeitslohn (msA).

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Beim Erstellen der Lohnabrechnung unterläuft einem gerade als Neuling schnell einmal ein Fehler. Diesem Phänomen beugen Sie am besten vor, indem Sie sich ausführlich mit der Materie vertraut machen. Lassen Sie uns also einen Blick auf die typischen Fehler und damit einhergehende Konsequenzen werfen.

Zu den klassischen Fehlern bei der Entgeltabrechnung zählen:

• das Verwechseln von Minijobber:innen und kurzfristig Beschäftigten

• falsche Steuerklasse angewandt

• Nutzung eines im Hauptjob bereits aufgebrauchten Lohnsteuerfreibetrags

• Flüchtigkeitsfehler oder Sorgfaltsfehler 

• Sonderregelungen nicht korrekt umgesetzt

• Abgabefristen verpasst

Die Entgeltabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, weswegen alle Daten und Angaben korrekt sein müssen. Was tun, wenn sich doch einmal Fehler einschleichen?

Fehler bei der Berechnung, z. B. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern, können Sie innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigieren. Doch das geht mit viel Papierkram einher.

Ernsthafte Folgen hat es, wenn Sie vergessen, fällige Beträge fristgerecht an Behörden oder Ämter zu zahlen. Passiert dies bei drei aufeinanderfolgenden Zahlungen, machen Sie sich sogar strafbar. Es drohen hohe Geld- oder lange Freiheitsstrafen (bis zu fünf Jahre).

Um die typischen Fehler beim Erstellen der Lohnabrechnung zu umgehen, sollten Sie auf Folgendes achten:

• Informieren Sie sich umfangreich und erstellen Sie sich im Vorfeld einen ausführlichen Guide mit allem, was Sie bei der Abgabe beachten müssen. 

• Bewahren Sie notwendige Unterlagen übersichtlich und geordnet auf.

• Bereiten Sie die Lohnabrechnung mit ausreichend Vorlauf zum eigentlichen Abgabedatum vor. Dies erspart Ihnen Stress und ermöglicht es, die Abrechnung mit einem freien Kopf zu erstellen.

• Greifen Sie bei der Erstellung auf ein professionelles Tool zurück. 

• Zögern Sie nicht, sich bei Fragen Hilfe zu suchen. Unter Umständen geben auch die Behörden selbst Auskünfte.

Damit Sie die Berechnung von Lohn oder Gehalt (netto) nachvollziehen können, haben wir ein Beispiel für Sie angehängt. Bitte beachten Sie, dass das nachfolgende Beispiel unverbindlich und stark vereinfacht ist.

Die für das Erstellen der Lohnabrechnung relevanten Arbeitnehmerdaten lauten wie folgt: 

• Steuerklasse: 1

• Geburtsjahr: 1992 

• Monatsbruttolohn: 3.000 Euro

• Geldwerter Vorteil: 0 Euro 

• Zahl der Kinderfreibeträge: 0 

• Kirchensteuerpflichtig: 8 Prozent (Wohnort Bayern) 

• Rentenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

• Krankenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

• KV-Zusatzbeitrag: 0,9 Prozent

• Arbeitslosenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

• Freibetrag: 0 Euro

Abgaben des Arbeitnehmers 

Lohnsteuer: 416,58 Euro

Solidaritätszuschlag: 22,91 Euro 

Kirchensteuer: 33,32 Euro 

Steuern gesamt: 472,81 Euro

Sozialabgaben 

Rentenversicherung: 279,00 Euro 

Arbeitslosenversicherung: 37,50 Euro 

Krankenversicherung: 232,50 Euro 

Pflegeversicherung: 53,25 Euro

Sozialabgaben gesamt: 602,25 Euro

Nettolohn: 1.924,94 Euro

Die Lohnabrechnung intern im Unternehmen zu erstellen, geht häufig mit einer erheblichen Kostenersparnis und mehr Unabhängigkeit einher. Auswirkungen von Personalentscheidungen können zudem besser abgeschätzt werden. Bei der effizienten Bearbeitung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt Sie die vorbereitende Entgeltabrechnung von Personio – samt praktischer DATEV-Schnittstelle.

Bei der Lohnabrechnung wird die geleistete Arbeit entlohnt – der Lohn kann dabei variieren. Beim Gehalt handelt es sich um die Entschädigung der zur Verfügung gestellten Arbeitskraft, die meist auf einem vertraglich vereinbarten Festbetrag basiert. Der Überbegriff der Lohn- und Gehaltsabrechnung lautet Entgeltabrechnung.

Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, bedeutet Herr:in der Lage zu bleiben. Und zwar sowohl, was das Dokumentenmanagement als auch was die Kosten angeht. 

Eine Lohnabrechnung setzt sich aus Kopf-, Haupt- und Schlussteil zusammen. Die sorgfältige Bearbeitung ist äußerst wichtig, da es sich um ein steuerrelevantes Dokument handelt, d. h. sämtliche Daten und Angaben müssen korrekt sein.