Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung: Das muss rein

Arbeitgeber können Arbeitnehmer auf zwei Weisen entlohnen: über Lohn oder Gehalt. Beim Lohn wird der Arbeitnehmer nach seinen erbrachten Arbeitsstunden bezahlt – der Endbetrag kann dementsprechend monatlich variieren (wie es sich um Prämienlohn verhält, erfahren Sie in diesem Artikel). Das Gehalt wiederum ist eine feste Summe, die monatlich gezahlt wird. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat.

In der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung (engl.: Payroll) vermerken Sie im Hauptteil unter “Brutto-Bezüge”, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt.

Die Lohnabrechnungsstelle ist ein Begriff, der bei der Agentur für Arbeit in Verbindung mit Erstattungsanträgen/Leistungsanträgen genutzt wird. Wegen der Kurzarbeit stellen viele Unternehmen momentan einen schriftlichen Antrag für die Erstattung des Kurzarbeitergeldes – und zwar bei der Bundesagentur für Arbeit, in deren Bezirk die für den Arbeitgeber zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt.

Grundsätzlich ist die Lohnabrechnungsstelle die Abteilung im Unternehmen, die die Hoheit über Gehaltsdaten, Arbeitszeit etc. hat, meist also die Personalabteilung oder Payroll-Abteilung.

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Ja, als Arbeitgeber sind Sie laut § 108 GewO dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung bereitzustellen. “Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen”, heißt es im Gesetz.

Es ist kompliziert, dauert lange und wehe, wenn Fehler passieren: Die Lohnabrechnung gehört nicht zu den reizvollsten Aufgaben von Personalern. Warum sie also selbst machen?

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung oder die Gehaltsabrechnung intern und mit Software durchzuführen, zeigen folgende Vorteile:

• Kosten bleiben überschaubar:

  Externe Anbieter nehmen Ihnen zwar die Arbeit ab, lassen sich diesen Service aber auch entsprechend vergüten. Selbst mit Software bleibt die interne Entgeltabrechnung die günstigere Alternative.

• Immer gesetzeskonform unterwegs:

  Anbieter aktualisieren ihre Software bei jeder Gesetzesänderung – ohne Mehr-/Kostenaufwand für Sie.

• Sicher, sicherer, Software:

  Wenn Sie die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung intern mit Software erledigen, vermeiden Sie, dass sensible Gehaltsdaten zwischen Stakeholdern hin- und hergeschickt werden.

• Mehr Unabhängigkeit:

  Sie sind der Ansprechpartner im eigenen Haus und können Fragen schneller beantworten. Zudem sind Sie nicht an die Zeitplanung externer Anbieter gebunden und können die Entgeltabrechnung zu jeder Zeit vorbereiten.

• Ihr Steuerberater fokussiert sich aufs Beraten:

  Denn bei entsprechender Software muss auch er sich nicht mehr mit Excel-Listen und Daten-Chaos beschäftigen.

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Das Gesetz regelt in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO, was in der Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein muss. Die folgende Übersicht zeigt die einzelnen Bestandteile im Detail.

• Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers

• Bezugsdatum und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung

• Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers

• Persönliche Daten / Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des Arbeitnehmers

• Brutto-Lohn oder Gehalt

• Sachbezüge / geldwerte Vorteile

• Vermögenswirksame Leistungen

• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

• Steuerfreibeträge

• Kirchensteuerabzug

• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers

• Persönliche Abzüge

• Aufwandsentschädigungen

• Auszahlungsbetrag

• Kontodaten des Arbeitnehmers

• Gesamtsumme des Arbeitgebers

• Verdienstbescheinigung

• Evtl. ein Hinweis darüber, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde

Klicken Sie auf die Beispiel-Entgeltabrechnung unten, um die Bestandteile in einer Entgeltabrechnung zu sehen. Unten finden Sie zudem eine Auflistung gängiger Abkürzungen und ihre Bedeutung.

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Steuern senden Sie an das Finanzamt:

• Lohnsteuer

• Solidaritätszuschlag

• Kirchensteuer

Sozialabgaben gehen an die Krankenkasse des Arbeitnehmers:

• Krankenversicherung

• Rentenversicherung

• Pflegeversicherung

• Arbeitslosenversicherung

Vereinfacht gesagt, bestimmt die Höhe des Bruttogehalts/-lohn die Höhe der Abzüge. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach Gehalt und Lohnsteuerklasse und liegt zwischen 15 % und 45 %).

Die Höhe des Solidaritätszuschlags (Soli) und der Kirchensteuer ist von der Höhe der Lohnsteuer abhängig. Beim Soli wird ein Anteil von 3,5 % verlangt. Seit 2021 fällt der Soli aber für 90 % der Steuerzahler weg. Bei weiteren 6,5 % entfällt er zumindest teilweise. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums können Sie Ihre Steuerersparnis berechnen.  Für die Kirchensteuer werden 9 % der Lohnsteuer fällig. In Bayern und Baden-Württemberg liegt der Prozentsatz bei 8 %.

Die Sozialversicherungsbeiträge bilden einen festen Prozentsatz des Bruttogehalts und werden bis auf den Zusatzbeitrag für Kinderlose zur Pflegeversicherung von Arbeitgeber (AG) sowie Arbeitnehmer (AN) zu gleichen Teilen getragen (je 50 %).

Werte für 2023 für die einzelnen Versicherungszweige (Quelle: lohn-info.de):

Auch die Lohnsteuerklasse beeinflusst, wie viele Steuern vom Gehalt / Lohn abgezogen werden. Es wird insgesamt zwischen sechs Steuerklassen unterschieden. Für jede Steuerklasse ergibt sich ein monatlich steuerfreier Arbeitslohn (msA).

Lohnsteuerklasse 1 (I): Alleinstehende Personen, die also ledig, unverheiratet, geschieden oder verwitwet sind (msA: bis 1.029 Euro) Lohnsteuerklasse 2 (II): Alleinerziehende mit mindestens einem minderjährigen Kind (msA: bis 1.225 Euro) Lohnsteuerklasse 3 (III): Verheiratete, verwitwete oder gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaften; ist nur in Kombination mit Steuerklasse 5 möglich (msA: bis 1.952 Euro) Lohnsteuerklasse 4 (IV): Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Paare, die beide die Steuerklasse 4 gewählt haben; lohnt sich für Partner, die ungefähr dasselbe Einkommen verdienen (msA: 1.029 Euro) Lohnsteuerklasse 5 (V): Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Ehepaare, bei denen der Partner die Steuerklasse 3 hat. Der Partner mit dem geringeren Einkommen wählt die Steuerklasse 5 (msA: 107 Euro) Lohnsteuerklasse 6 (VI): Personen (ledig, verheiratet, gleichgeschlechtlich) mit zwei oder mehreren Jobs, z. B. eine geringfügige Beschäftigung (der zweite Job wird immer mit Lohnsteuerklasse 6 abgerechnet); pro Job wird eine Lohnsteuerkarte verlangt (msA: 0 Euro)

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Schluss mit dem Daten-Hin-und-Her mit dem Steuerberater oder der internen Lohnbuchhaltung. Mit der Schnittstelle von Personio und DATEV ist nur noch ein Klick nötig, um Ihre Dokumente sicher ins DATEV-Rechenzentrum zu übertragen.

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Damit Sie die Berechnung von Lohn oder Gehalt (Netto) nachvollziehen können, haben wir ein Beispiel für Sie angehängt. Bitte beachten Sie, dass das nachfolgende Beispiel unverbindlich und stark vereinfacht ist.

Geburtsjahr: 1992 Monatsbruttolohn: 3.000 € Geldwerter Vorteil: 0 € Steuerklasse: 1 Zahl der Kinderfreibeträge: 0 Kirchensteuer: 8 % (Bayern) Rentenversicherung: gesetzlich pflichtversichert Krankenversicherung: gesetzlich pflichtversichert KV-Zusatzbeitrag: 0,9 % Arbeitslosenversicherung: gesetzlich pflichtversichert Freibetrag: 0 €

Abgaben des Arbeitnehmers Solidaritätszuschlag: 22,91 € Kirchensteuer: 33,32 € Lohnsteuer: 416,58 €

Steuern gesamt: 472,81 €

Sozialabgaben Rentenversicherung: 279,00 € Arbeitslosenversicherung: 37,50 € Krankenversicherung: 232,50 € Pflegeversicherung: 53,25 €

Sozialabgaben gesamt: 602,25 €

Nettolohn: 1.924,94 €

Schema zur Berechnung der Entgeltabrechnung

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Auch wenn Sie sich von Ihrem Arbeitnehmer trennen, dürfen Sie seine Spuren nicht direkt beseitigen. Denn steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungsfrist und müssen jahrelang aufbewahrt werden.

Hierzu gehören Unterlagen wie Entgeltabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug. Sie müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden (EStG § 41). Haben diese Dokumente einen Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Sie sie sogar zehn Jahre lang aufbewahren.

Hierzu gehören Unterlagen wie Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern. Diese müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Bei Dokumenten, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge enthalten, verfällt die Aufbewahrungsfrist erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG).

Weitere Aufbewahrungsfristen zu Personalakten finden Sie auf dieser Seite.

Die Entgeltabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, weswegen alle Daten und Angaben hierauf korrekt sein müssen. Was tun, wenn sich doch einmal Fehler einschleichen?

Fehler bei der Berechnung, z. B. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern, können Sie innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigieren. Doch das geht mit viel Papierkram einher.

Ernsthafte Folgen hat es, wenn Sie vergessen, fällige Beträge fristgerecht an Behörden oder Ämter zu zahlen. Passiert dies bei drei aufeinander folgenden Zahlungen, machen Sie sich sogar strafbar. Es drohen hohe Geld- oder lange Freiheitsstrafen (bis zu fünf Jahre).