Urlaubsanspruch berechnen: So machen Sie es richtig

Abwesenheiten-Urlaubsberechnung

Laut Bundesurlaubsgesetz hat jeder Arbeitnehmer einen Mindestanspruch von 20 Werktagen Erholungsurlaub. Unabhängig davon, ob er in Voll- oder Teilzeit beschäftigt ist. Trotzdem gibt es verschiedenste Sonderregelungen, welche die Urlaubsberechnung kompliziert erscheinen lassen. Dieser Beitrag vermittelt Ihnen die wichtigsten Grundkenntnisse, um den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter zu berechnen.

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Gesetzliche Urlaubstage

Der gesetzliche Urlaubsanspruch umfasst laut §3 BUrlG mindestens 24 Werktage. Als gesetzliche Werktage gelten die Tage von Montag bis einschließlich Samstag. Sonn- und Feiertage sind hier ausgenommen. Der Mindesturlaub von 24 Werktagen bezieht sich also auf eine 6-Tage-Woche.

Um den Urlaubsanspruch für 5 Arbeitstage zu berechnen, müssen Sie den gesetzlichen Urlaubsanspruch anteilig berechnen.

Die Formel dazu lautet: Nominaler Urlaubsanspruch geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche mal der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage. Bei einer 5-Tage-Woche beläuft sich der Urlaubsanspruch also auf 20 Arbeitstage.

Beispiel: 24 Urlaubstage / 6 Arbeitstage pro Woche * 5 tatsächliche Arbeitstage = 20 Urlaubstage.

Der nominale Urlaubsanspruch ist die Anzahl an Urlaubstagen, die Sie im Arbeits- bzw. Tarifvertrag definiert haben.

Eine Ausnahme bilden schwerbehinderte Arbeitnehmer. Bei einer fünf-Tage-Woche bekommen sie laut § 208 Abs. 1 SGB IX einen Zusatzurlaub von fünf Tagen. Der Mindesturlaub beläuft sich bei einer Vollzeitstelle also auf 25 Tage.

>> In welchen Fällen Arbeitnehmer Sonderurlaub bekommen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie sieht der Urlaubsanspruch während der Elternzeit aus?

Auch während der Elternzeit entstehen Urlaubsansprüche, die der Arbeitgeber allerdings kürzen darf. In § 17 Abs. 1 BEEG ist geregelt, dass Arbeitgeber den Urlaub pro vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen kann. Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin während der Elternzeit in Teilzeit bei seinem/ihrem Arbeitgeber arbeitet, gilt dieser Fall jedoch nicht.

Wie sieht der Urlaubsanspruch während eines Sabbaticals aus?

Während eines Sabbaticals nimmt ein Arbeitnehmer einen unbezahlten Sonderurlaub, d. h. sein Arbeitsverhältnis ruht in dieser Zeit. Dementsprechend besteht in diesem Zeitraum auch kein Anspruch auf Mindesturlaub.

>> Wie der Urlaubsanspruch bei einer Kündigung berechnet wird, zeigt Ihnen dieser Artikel.

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Wie viel Urlaub bei 6 Tage Woche?

Um die Urlaubsberechnung zu vereinfachen, ist eine Umrechnung der Werktage in Arbeitstage empfehlenswert:

  • 24 Urlaubstage bei 6 Arbeitstagen = 4 Wochen
  • 20 Urlaubstage bei 5 Arbeitstagen = 4 Wochen

Gesetzliche Urlaubstage Teilzeit oder Minijob

Der Mindestanspruch gilt für Mitarbeiter in Voll- und Teilzeit – vorausgesetzt sie arbeiten an jedem Arbeitstag. Anders präsentiert sich die Situation bei Teilzeitkräften mit einer Anwesenheit an weniger als fünf Tagen. In diesem Fall gehen Sie von einem Urlaubsanspruch von vier Wochen multipliziert mit der entsprechenden Anzahl wöchentlicher Arbeitstagen aus.

ArbeitstageUrlaubstage
1 Arbeitstag4 Urlaubstage
2 Arbeitstage8 Urlaubstage
3 Arbeitstage12 Urlaubstage
4 Arbeitstage16 Urlaubstage

Diese vereinfachten Beispiele der Urlaubsberechnung gehen vom gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen aus. Doch wie gestaltet sich die Urlaubsberechnung, wenn Sie als Arbeitgeber aufgrund von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen mehr als vier Arbeitswochen Urlaub gewähren?

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Ab wann besteht der Urlaubsanspruch?

Laut Bundesurlaubsgesetz (§ 4 BUrlG) steht dem Arbeitnehmer der volle Urlaubsanspruch nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis zur Verfügung. Das bedeutet aber nicht unbedingt, dass Arbeitnehmer erst nach sechs Monaten Urlaub machen dürfen. Für jeden Monat ihres Beschäftigungsverhältnisses in der Probezeit sammeln sie laut § 5 BUrlG ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs an. Diesen können sie auch beantragen, allerdings muss der Arbeitgeber ihn nicht bewilligen. Um zu vermeiden, dass Arbeitnehmer sämtlichen Urlaub in der zweiten Jahreshälfte nehmen, ist es für Unternehmen aber anzuraten, bereits während der Probezeit den Urlaub zu erlauben.

Urlaubsanspruch für Mitarbeiter liegt über dem Mindesturlaub

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern eine wesentlich längere Erholungszeit vom Arbeitsalltag. Eine bezahlte Auszeit von 24 Tagen (4,8 Wochen) bis 30 Tagen (6 Wochen) bei einer 5-Tage-Woche ist in zahlreichen Betrieben einstweilen normal. Grundsätzlich ändert sich dadurch nichts an der Einfachheit der Urlaubsberechnung. Denn bei Voll- und Teilzeit-Mitarbeitern ist es unerheblich, ob sie 24, 26 oder 30 Tage Urlaubsanspruch haben. Vorausgesetzt, sie sind an jedem regulären Arbeitstag im Unternehmen anwesend.

Eine Ausnahme bildet allerdings die Urlaubsberechnung für Teilzeit-Mitarbeiter,

  • deren Urlaubsanspruch in Tagen keine volle Woche ergibt und
  • die weniger als fünf Tage wöchentlich arbeiten.

Denn die vereinfachte Formel Urlaubswochen x Arbeitstage liefert kein zufriedenstellendes Ergebnis. In dieser Situation ist diese Formel die einfache Lösung.

  • Arbeitstage der Teilzeitkraft / Arbeitstage im Unternehmen x reguläre Urlaubstage = anteilige Urlaubstage Teilzeit

Angenommen, ein Mitarbeiter auf Teilzeit arbeitet an drei Tagen pro Woche. Das Unternehmen hat eine Fünf-Tage-Woche. Der reguläre Urlaubsanspruch in Ihrem Betrieb beträgt 26 Arbeitstage.

  • 3/5 x 26 = 15,6 = 16 Urlaubstage pro Jahr

Bruchteile von Urlaubstagen sind nach dem kaufmännischen Prinzip auf- oder abzurunden. Allerdings darf der Arbeitnehmer abgerundete Urlaubstage in Form von Freistunden beanspruchen. Diese Regelung gilt nicht bei der Urlaubsberechnung im Rahmen der Auflösung eines Arbeitsverhältnisses. In diesem Fall erfolgt eine kommagenaue Abgeltung.

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Urlaubsberechnung bei unterjährigem Beschäftigungsverhältnis

Immer wieder treten Unsicherheiten bei der Urlaubsberechnung für kurze oder mitten im Jahr begonnene Beschäftigungsverhältnisse auf. Allerdings hat die Gesetzgebung auch hier eindeutige und grundsätzlich leicht verständliche Vorgaben. Vorausgesetzt, die Formulierung ist etwas weniger kompliziert, als die von Juristen gewählte Sprache.

  • Urlaubsanspruch besteht auch in der Probezeit.
  • Die Wartezeit bis zum vollen anteiligen Urlaubsanspruch beträgt immer 6 Monate.
  • Das Ende der Wartezeit orientiert sich am Anstellungsdatum (14.03. > 13.08.).
  • Die Probezeit ist ein Teil der Wartezeit.

Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers orientiert sich an folgenden Faktoren:

  • Beschäftigungsmonat ab Anstellungsdatum; nicht der erste oder letzte Tag eines Monats.
  • Für jeden vollen Beschäftigungsmonat besteht Anspruch auf ein Zwölftel des regulären Jahresurlaubs.

Der Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub oder vereinbarten Mehrurlaub entsteht immer erst nach Ablauf der vorgegebenen Wartezeit von sechs Monaten. Wird ein Arbeitsverhältnis vorher gelöst, hat der Arbeitnehmer nur Anspruch auf den anteiligen Jahresurlaub. Dies gilt ebenfalls für seit dem Vorjahr bestehende Beschäftigungsverhältnisse. Kündigt ein Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis bis zum 30. Juni des Jahres, hat er nur anteiligen Urlaubsanspruch. Voller Anspruch auf den zustehenden Jahresurlaub entsteht immer erst ab 1. Juli des Jahres oder nach Ablauf der sechsmonatigen Wartezeit.

Wie Urlaubsrückstellungen funktionieren, erfahren Sie hier. 

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Urlaubsberechnung beim Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit

Im Prinzip ist die Urlaubsberechnung beim Wechsel eines Mitarbeiters von der Voll- in die Teilzeitbeschäftigung unkompliziert. Vorausgesetzt, er ist weiterhin die gleiche Anzahl an Arbeitstagen im Unternehmen anwesend. In diesem Fall verändert sich der rechnerische Urlaubsanspruch nicht.

Anders gestaltet sich die Situation, wenn der Arbeitnehmer mit Eintritt in die Teilzeitarbeit nur mehr an drei Tagen pro Woche anstelle von fünf Tagen arbeitet und der Wechsel während des Jahres erfolgt. In diesem Fall ist eine neue Urlaubsberechnung erforderlich. Die vom Europäischen Gerichtshof bestätigte Rechtsprechung sieht hier folgende Regelung vor:

  • Alle bis zum Wechsel erarbeiteten Urlaubstage bleiben als Anspruch unangetastet.
  • Die Urlaubsberechnung des neuen Urlaubsanspruchs erfolgt erst ab dem Datum des Wechsels von Voll- in Teilzeit.

Diese Entscheidung wird damit begründet, dass der Anspruch auf den Jahresurlaub nicht bereits zu Beginn des Kalenderjahres automatisch besteht. Im Gegenteil: Der Arbeitnehmer erarbeitet sich mit jedem Monat ein Zwölftel seines Anspruchs auf Urlaubstage. Daher bleiben diese bereits erworbenen Tage bei der Urlaubsberechnung unangetastet.

So könnte die Urlaubsberechnung im Rahmen eines Wechsels von Voll- auf Teilzeit aussehen:
Wechsel von 5 Tage-Woche in 2-Tage Woche ab 1. Oktober, 30 Tage Urlaubsanspruch:

  • Urlaub 1.1. – 30.9.: 30 x 9/12 = 22,5 Urlaubstage
  • Urlaub 1.10. – 31.12.: 30 x 3/12 x 2/5 = 3 Urlaubstage
  • Urlaubstage gesamt: 26

Die geringere Anzahl an Urlaubstagen ergibt sich durch die reduzierten Arbeitstage pro Woche.

Die Urlaubsberechnung basiert auf Kalendertagen. Sind die verschiedenen Arbeitsverhältnisse immer kürzer als ein Kalendermonat, teilen Sie die Gesamtzahl der Beschäftigungstage eines Urlaubsjahres durch 12. Für volle Beschäftigungsmonaten berechnen Sie 30 Tage und für einzelne Beschäftigungstage Kalendertage.

Keine Beschäftigungstage sind

  • unentschuldigte Tage sowie
  • unbezahlter Urlaub von mehr als 14 aufeinanderfolgenden Tagen.

Alle errechneten Ansprüche auf Urlaub nimmt der Arbeitnehmer im Falle eines Wechsels zum nächsten Arbeitnehmer mit. Ist es ihm nicht möglich, den zustehenden Urlaub während des aktuellen Kalenderjahres aufzubrauchen, erfolgt ein automatischer Übertrag ins nächste Kalenderjahr. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer bis zum Ende des Folgejahres Zeit, den alten Urlaubsanspruch zu nehmen.

Wie die rechtliche Lage zum Urlaubsanspruch bei Krankheit aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Kann Resturlaub ins Folgejahr übertragen werden?

Das Bundesurlaubsgesetz besagt in § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG, dass Arbeitnehmer ihren Resturlaub ins Folgejahr übernehmen dürfen, wenn betriebliche Gründe, z. B. ein nicht gewährter Urlaub aufgrund von Personalengpässen, oder ein triftiger persönlicher Grund vorliegt, z. B. eine Krankheit. Wer seine Urlaubstage in das darauf folgende Jahr überträgt, muss den Resturlaub bis zum 31. März nehmen. Ansonsten verfallen die übertragenen Urlaubstage.

Spezialfälle

Probezeit: Sollten Arbeitnehmer ihren ganzen Urlaub wegen der sechs Monate Probezeit nicht in demselben Jahr nehmen können, z. B. wenn sie erst im Oktober starten, kann der Urlaub übertragen werden.

Elternzeit: Der Urlaub verfällt in diesem Fall nicht zum 31. Dezember, sondern wird nach der Rückkehr zum regulären Urlaubsanspruch addiert.

Mutterschutz: Auch in diesem Fall verfällt der Urlaub nicht zum 31. Dezember und auch nicht zum 31. März. Die werdende Mutter bzw. Arbeitnehmerin kann den Resturlaub nehmen, sobald die Mutterschutzfristen abgelaufen sind, z. B. im nächsten Urlaubsjahr.

>> Wie der Urlaubsanspruch bei (Dauer-)Erkrankung aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Kann der Urlaubsanspruch verfallen?

Wenn Arbeitnehmer am Ende des Jahres noch Urlaubstage übrig haben, verfällt der Urlaub nicht automatisch. Sollte der Arbeitgeber allerdings nachweisen können, dass der Arbeitnehmer freiwillig und im Wissen der Folgen auf den Urlaub verzichtet haben, kann der Urlaub entweder zum Jahresende oder zum Ende des Übertragungszeitraums verfallen (Az. C-619/16 und C-684/16).

Um Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nachzukommen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter aber frühzeitig an ausstehende Urlaubstage erinnern. Kommunizieren Sie deutlich, wann der Urlaub verfällt.

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