Recruiting: Definition, Prozess und Instrumente

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Ihr Auftrag: Eine Stelle neu oder wieder besetzen. Doch welche Maßnahmen bringen den größten Erfolg – und kosten am wenigsten? In diesem Artikel erfahren Sie alles zum Recruiting-Prozess, potenziellen Maßnahmen und den Anforderungen an Recruiter.

Was ist Recruiting?

Der englische Begriff Recruiting ist im Deutschen eher als Personalbeschaffung bekannt. Die Aufgabe vom Recruiting ist es, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und für das Unternehmen zu gewinnen. Mit internen und externen Maßnahmen soll der Personalbedarf eines Unternehmens sichergestellt werden.

Wie unterscheidet sich das Recruiting vom E-Recruiting?

Das Recruiting umfasst sowohl Online- als auch Offline-Maßnahmen zur Personalgewinnung. E-Recruiting hingegen ist ein Teilbereich des Recruitings und konzentriert sich auf die Onlinemaßnahmen. Sowohl die Kandidatensuche als auch das Bewerbermanagement und die Bewerberkommunikation finden beim E-Recruiting digital statt.

Der Recruiting-Prozess

Um Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden, stehen Ihnen mehrere interne und externe Optionen zur Verfügung. Aus welchen Maßnahmen Ihr Recruiting bestehen sollte, entscheidet Ihre Zielgruppe. Erfahren Sie im Kapitel "Welche Recruiting-Kanäle eignen sich für Sie?", wie Sie Ihr Recruiting sinnvoll zusammenstellen.

Phasen im Recruiting-Prozess

  • Stellenanzeige. Es beginnt mit der Stellenbeschreibung, beziehungsweise der  Arbeitsplatzbeschreibung, die HR zusammen mit den Fachabteilungen beschreibt.

  • Veröffentlichung. Darauf folgt die Kommunikation der offenen Stelle via Website, Jobbörsen, Social Media, durch Active Sourcing etc.

  • Bewerber Screening. Sie wird in der Regel von HR geleistet oder es kommen Tools zum Einsatz, die Kandidaten anhand von eindeutigen Kriterien filtern. Der Einsatz von CV Parsing-Technologie kann den Bewerber Screening-Prozess erheblich vereinfachen, indem Lebensläufe automatisch analysiert und relevante Informationen extrahiert werden. Daraufhin werden die Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen.

  • Interviews. Im nächsten Schritt stehen Bewerbungsgespräche und – je nach Rolle – ggf. Tests an. Zu diesen Tests können auch Assessment Center, sowie die Eignungsdiagnostik gehören, in denen die Fähigkeiten der Kandidaten in verschiedenen Situationen umfassend bewertet werden.

  • Bewerberevaluation. Bei der Bewertung muss die Personalabteilung zweierlei gewährleisten: dass es schnell geht – nichts kritisieren Bewerber mehr als lange Wartezeiten – und dass es professionell zugeht. Professionalität heißt: objektive Kriterien anlegen, die richtigen Kollegen einbinden, transparente Entscheidungen treffen.

  • Vertragsunterzeichnung & Onboarding. Bestenfalls hat der Kandidat zugesagt und HR kann den Einstieg vorbereiten.

Automatisieren Sie Ihren Bewerbungsprozess

Bewerbermanagement Bewerberliste

Sehen Sie, wer sich in welcher Phase des Recruiting-Prozesses befindet. Versenden Sie automatisch Eingangsbestätigungen, Absagen und planen Sie Interviews ganz einfach über die Kalenderfunktion in Personio.

Was zeichnet einen guten Recruiting-Prozess aus?

Er ist datengetrieben, automatisiert und erfolgt nach festgelegten Kriterien, zum Beispiel: Im ersten Interview geht es um die Position, im zweiten um die Unternehmenskultur, im dritten usw. Dabei kommen standardisierte Verfahren (wie behaviouristische Fragen) zum Einsatz, sodass Bewertungen nicht auf Basis der Intuition, sondern auf Basis objektivierter Kriterien getroffen werden.

Bewertungen werden einheitlich dokumentiert und verglichen. Eine Studie von Bitkom Research und Personio zeigt, dass große Unternehmen mit digitalen HR-Prozessen und strukturierten Interviews erfolgreicher einstellen als solche, die analog und unstrukturiert arbeiten. Unternehmen mit digitalen Prozessen generieren mehr Bewerber, mehr Vorstellungsgespräche und mehr Einstellungen, besonders wenn Vorstellungsgespräche auch online durchgeführt werden können.

Bei der Berücksichtigung von Bewerbungskosten sollten Unternehmen transparente Richtlinien etablieren, um potenziellen Bewerbern die Erstattung solcher Kosten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu ermöglichen.

Interne Recruiting-Maßnahmen

Manchmal ist das Glück zum Greifen nah. Im Fall von Recruiting ist dies buchstäblich wahr. Denn eine Stelle kann auch von einem bestehenden Mitarbeiter besetzt werden. Ein gut durchdachter Stellenbesetzungsplan hilft dabei, nicht nur bestehende, sondern auch zukünftige Vakanzen strategisch und effizient zu planen und zu besetzen

Interne Stellenausschreibung

Mit einer internen Stellenausschreibung adressieren Sie Kollegen im eigenen Unternehmen. Insbesondere High Potentials im Unternehmen sollten durch gezielte interne Stellenausschreibungen für neue Herausforderungen identifiziert und gefördert werden. Das hat Vorteile für beide Seiten: Sie müssen – im Optimalfall – nicht lange Personal suchen und kennen den Mitarbeiter bereits. Auf der anderen Seite eröffnen sich Ihrem Mitarbeiter dadurch neue berufliche Perspektiven. Dies kann ein neuer fachlicher Fokus, eine Beförderung, mehr Verantwortung oder mehr Gehalt sein. Dies kann ein neuer fachlicher Fokus, eine Beförderung, mehr Verantwortung oder die Gelegenheit für eine Gehaltsverhandlung sein. Einen Nachteil gibt es allerdings: Sie müssen wiederum die alte Stelle Ihres Mitarbeiters neu besetzen.

Es gibt unterschiedliche Wege, interne Stellenausschreibungen zu kommunizieren, z. B. über das eigene Intranet oder einem analogen schwarzen Brett. Nicht selten kommt es auch vor, dass sich Mitarbeiter auf eine externe Anzeige bewerben.

Die Gestaltung der Stellenanzeige unterscheidet sich ebenfalls von Unternehmen zu Unternehmen. Meistens fällt sie im Vergleich zu externen Stellenausschreibungen eher spartanischer aus, sollte aber mindestens alle Basisinformationen, z. B. das Anforderungsprofil inkl. Aufgaben und Stelleninhalte, beinhalten.

Personalentwicklung

Ihr Content Team besteht aus drei Personen. Nun suchen Sie eine Führungskraft dafür. Warum nicht jemandem aus dem Team die Chance geben? In der Personalentwicklung bilden Sie Ihre Mitarbeiter nach den Bedürfnissen des Unternehmens weiter und qualifizieren sie so für mehr Aufgaben oder höher gestellte Positionen.

Versetzung

Ein neuer Ort, eine neue Abteilung oder neue Aufgaben: Die Versetzung von Mitarbeitern kann eine Maßnahme sein, Ihren Personalbedarf zu regeln. Aber Vorsicht: Was für den Arbeitgeber als geeignete Maßnahme erscheint, ist für manchen Mitarbeiter purer Stress. Involvieren Sie Ihren Mitarbeiter in die Entscheidung über eine Versetzung und entscheiden Sie es nicht über seinen Kopf hinaus. Ansonsten riskieren Sie demotivierte und folglich unproduktive Mitarbeiter.

Externe Recruiting-Maßnahmen

Bei externen Recruiting-Maßnahmen sprechen Sie Personen außerhalb der Organisation an. Dabei können Sie passiv und aktiv vorgehen.

Passives Vorgehen

Initiativbewerbung Kandidaten bewerben sich auf eine “fiktive” Stelle, ohne dass sie ausgeschrieben ist. Für Sie bedeutet das: Bewerbungen bearbeiten. Der Recruiting-Schritt fällt quasi weg.

Talent Pool Der Talent Pool ist Ihre unternehmenseigene Datenbank an bestehenden und potenziellen Kandidaten, aus der sie bei Bedarf passende Bewerber ermitteln können.

Employer Branding Das Employer Branding ist eine Grauzone, was das aktiv/passiv-Konstrukt angeht. Es soll Sie als Unternehmen attraktiver für Bewerber machen (passiv). Um das zu schaffen, müssen Sie jedoch die Arbeitgebermarke stärken (aktiv).

Aktives Vorgehen

Stellenanzeigen Die Werbung für Ihre offene Stelle: Stellenanzeigen sind der klassische Weg, um potenzielle Bewerber zu erreichen – ob on- oder offline. Um Diversität und Inklusion zu fördern, sollten Unternehmen in ihren M/W/D-Stellenanzeigen explizit alle Geschlechter ansprechen und eine diskriminierungsfreie Bewerbungsumgebung schaffen.

Kostenloser Expertenkurs: Top Talente gewinnen und halten

Teaser image Talent Strategie

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Social Recruiting Das Social Recruiting umfasst zweierlei: Zum einen können Unternehmen in den sozialen Netzwerken Anzeigen für offene Positionen veröffentlichen. Zum anderen eignen sich soziale Netzwerke sehr gut, um potenzielle Kandidaten aktiv anzuschreiben (Active Sourcing).

Recruiting-Veranstaltungen Hierzu gehören Karrieremessen, interne Recruiting-Veranstaltung und auch das Hochschulmarketing.

Weitere 17 Ideen, um Mitarbeitende effektiv zu finden.

Recruiting-Instrumente im Überblick

Karrierewebsite

Die Karriereseite ist das Fundament beim Recruiting und das Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Laut der Studie “Recruiting-Trends” werden knapp 40 % aller Stellen über die Karrierewebsite besetzt (bei mittelständischen Unternehmen sind es rund ein Viertel).

Umso wichtiger ist es, auf der Seite alle nötigen Informationen zum Unternehmen, der Stelle und dem Bewerbungsprozess bereitzuhalten. Sorgen Sie für eine klare und übersichtliche Struktur, sodass potenzielle Bewerber schnell finden, wonach sie suchen.

Beispiel

Karriereseite Beispiel Deloitte

Jobbörsen

Mittlerweile gibt es über 2.000 Jobbörsen in der DACH-Region. Dabei wird unterschieden zwischen generalistischen Jobbörsen (z. B. XING, LinkedIn oder Stepstone), spezialisierten Jobbörsen (z. B. dasauge oder Honeypot), regionalen Jobbörsen (z. B. meinestadt.de) oder Jobsuchmaschinen (z. B. Indeed).

Welche Plattform Sie für Ihr Recruiting wählen, hängt von der Zielgruppe ab. Meistens eignet sich ein Mix. Während generalistische Jobbörsen mehr Reichweite generieren, sprechen Sie nicht unbedingt die Zielgruppe an. Spezialisierte Jobbörsen kosten mehr, adressieren Ihre Zielgruppe aber konkreter und münden häufig eher in Einstellungen.

Social Media

Immer mehr Unternehmen nutzen soziale Netzwerke, um neue Mitarbeiter zu finden. Auch bei Kandidaten werden die sozialen Netzwerke immer beliebter für die Jobsuche. So sagt laut der Recruiting-Studie von monster rund ein Drittel der befragten Kandidaten, dass soziale Netzwerke ein geeigneter Recruiting-Kanal ist, um einen neuen Job zu finden.

Social Media beim Recruiting
Quelle: arbeitgeber.monster.de/recruiting/studien.aspx

Zudem bietet Social Media Recruiting auch den Vorteil, dass Unternehmen Aufmerksamkeit von potenziellen Kandidaten, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, wecken – ob über Anzeigen oder die persönliche Ansprache eines Recruiters, Headhunters, Fachangestellten oder eines Kontaktes.

Mobile Recruiting

In einer Mobile-Recruiting-Studie von monster sagen 90 % der befragten Unternehmen, dass mobiles Recruiting, die Personalbeschaffung und Bewerbung über Smartphone, Tablet etc., immer wichtiger wird. Die Kandidaten stimmen dem zu: Mehr als die Hälfte sagt, dass Mobile Recruiting einen hohen Stellenwert hat. Knapp zwei Drittel von ihnen würden die Stellensuche sogar abbrechen, wenn es bei der mobilen Ansicht Darstellungsprobleme gäbe. Eine mobil optimierte Karriereseite ist deshalb Pflicht für Unternehmen.

Karrieremessen und Hochschulmarketing

Wenn Sie junge Talente direkt vom Hörsaal in Ihr Büro akquirieren wollen, eignen sich Abendveranstaltungen im eigenen Unternehmen oder Karrieremessen. In jedem Fall sollten Sie dem begehrten Nachwuchs zeigen, was Sie als Arbeitgeber zu bieten haben und warum sie genau bei Ihnen anfangen sollten. Ein durchdachter Stellenplan ist essenziell, um auf Karrieremessen und bei Hochschulmarketing-Events gezielt die richtigen Positionen vorzustellen und Talente anzusprechen.

Karrieremessen und Hochschulmarketing beim Recruiting
Quelle: personalblogger.net

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter ihren Kontakten oder Bekannten offene Positionen empfehlen, hat das zwei Vorteile: Es kostet weniger für Sie und bindet potenzielle Kandidaten von Anfang an stärker ans Unternehmen. Das Abwerben von Mitarbeitern von anderen Unternehmen kann eine effektive, wenn auch umstrittene Methode sein, um gezielt Fachkräfte mit spezifischen Kompetenzen zu gewinnen. Zudem ist meistens die Qualität der Bewerber besser, denn gute Mitarbeiter neigen dazu, Personen zu empfehlen, die selbst gute Arbeit leisten.

Personalvermittlung

Personalvermittlungen bieten eine gezielte Unterstützung bei der Suche nach Fachkräften. Durch ihre Expertise und ihr Netzwerk können sie passgenaue Kandidaten für spezifische Positionen finden. Dies ermöglicht Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig qualifizierte Bewerber anzuziehen.

Warum kein Unternehmen auf ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm verzichten sollte.

Recruiting-Ressourcen smart investieren

Recruiting Channel Reports in Recruitment Software

Machen Sie Ihr Recruiting noch effizienter. Ein Dashboard zeigt, welche Kanäle am besten funktionieren, sodass Sie diese stärker nutzen können.

Welche Recruiting-Kanäle eignen sich für Sie?

Stellenanzeigen oder Headhunter? Online oder in Printmedien suchen? Mehr Kosten in Employer Branding oder in Active Sourcing investieren? Die Recruiting-Möglichkeiten sind mittlerweile vielfältig. Wichtig ist hierbei, immer die Gegenrechnung zu machen: Was zahlen Sie für Recruiting-Maßnahmen vs. was zahlen Sie bei Nichtbesetzung der Stelle (Cost of Vacancy)?

Der Personaldienstleister Perspectivas stellt dazu eine Rechnung aus einer Studie der Harvard Universität vor. Sie setzt Folgendes voraus: Je nach Position steuert jeder Mitarbeiter mit einem Faktor von eins bis drei zum Unternehmensumsatz bei. Den Faktor definiert jedes Unternehmen selbst für die jeweilige Stelle.

Fallbeispiel für einen Entwickler

Im Beispiel gehen wir davon aus, dass ein Entwickler 61.500 € pro Jahr verdient. In diesem Beispiel bekommt er den Faktor drei für ein Software-Unternehmen zugeschrieben. Die Recruiting-Zeit für Entwickler beträgt ca. 159 Tage. Die Arbeitstage werden auf 249 (2019 in Bayern) festgesetzt.

Formel: (Jahresgehalt : Ø Arbeitstage pro Jahr) x Faktor x Ø Recruitingzeit = CoV(61.500 € : 249 AT) x Faktor 3 x 159 Werktage = 117.813 €

Bleibt die Stelle fünf Monate lang unbesetzt, kostet es das Unternehmen also 117.813 €. Das sind pro Werktag 741 € und pro Monat ca. 23.563 €. Das ist der Betrag, den Sie bei Ihren Recruiting-Maßnahmen nicht überschreiten sollten, sonst wird es unwirtschaftlich für Sie.

Die Preise für eine Stellenanzeige variieren je nach Plattform und Paket von rund 700 € bis 1700 € pro Monat. Wenn Sie eine Anzeige auf drei Portalen für je 1000 € veröffentlichen und diese fünf Monate lang laufen lassen, liegen Ihre Kosten bei 15.000 €. Heißt: Sie könnten weitere 102.813 € in Stellenanzeigen investieren oder sie für andere Recruiting-Maßnahmen einsetzen.

Oder andersrum: Wenn Sie direkt 117.813 € für Stellenanzeigen ausgeben und auch direkt im ersten Monat einen neuen Entwickler finden, kommt es auf dasselbe heraus, als hätten Sie keine Kosten ins Recruiting investiert und die Stelle fünf Monate unbesetzt gelassen.

Dasselbe Prinzip gilt für alle anderen Recruiting-Maßnahmen. Engagieren Sie einen Personaldienstleister oder eine Headhunter-Agentur, zahlen Sie ca. ein Drittel des erwarteten Jahreseinkommens von der offenen Stelle anteilig an die Agentur. Bei einem Jahresgehalt von 70.000 € sind das 21.000 €. Sie könnten in demselben Monat also noch für 2.563 € Stellenanzeigen schalten.

Ob sich der Einsatz für einen Headhunter für Sie lohnt, finden Sie in diesem Artikel heraus.

Wie ändert sich der Aufgabenbereich von Recruitern?

Der umkämpfte Arbeitsmarkt fordert auch ein Umdenken bei Recruitern, denn Sie müssen Stellen noch schneller (nach)besetzen. Diese Aspekte sollten Recruiter im Auge behalten:

Persönlicher werden

Recruiter sollten im wahrsten Sinne des Wortes mehr Gesicht zeigen. Bedeutet: Die Kommunikation mit den Kandidaten sollte persönlich und individuell gestaltet werden, denn die Erwartungen der Bewerber haben sich geändert. Die Kommunikation muss auf Augenhöhe stattfinden und nicht von oben herab, wie es lange Zeit der Fall war.

Die Analyse der Candidate Journey hilft zu verstehen, welche Berührungspunkte Bewerber mit Ihrem Unternehmen haben und wie diese optimiert werden können, um eine positive Candidate Experience zu gewährleisten.

Netzwerk schaffen

Persönlicher werden heißt auch, ein breites Netzwerk aufzubauen und sich immer wieder den Kontakten – und potenziellen Kandidaten – zeigen. Dafür bieten sich die sozialen Medien an. Wenn es Recruiter schaffen, eine (emotionale) Verbindung zu ihren Followern herzustellen, wird sie das im Recruiting-Prozess immens unterstützen. Erfahren Sie in diesem Beitrag von LinkedIn-Expertin, Monica Senefonte, wie Sie das Maximum aus Ihrer LinkedIn-Präsenz herausholen.

Stärker mit Daten arbeiten

Ohne Daten kommt auch das beste Recruiting nicht aus. Neben Auswertungen darüber, welche Bausteine, Formulierungen, z. B. über A/B-Tests, und Kanäle für Stellenanzeigen den meisten Erfolg bringen, sollten auch Aspekte wie Time-to-Hire und Website-visitor-to-applicants-ratio regelmäßig analysiert werden.

Feingefühl beim Auswählen

Der Trend geht von Quantität zu Qualität. Nicht die Menge an Bewerbern ist entscheidend, sondern wie gut sie zur Stelle sowie zum Unternehmen passen und wie lange sie bleiben. Passieren Entwicklern Rechtschreibfehler in Bewerbungen, sollten Recruiter das vernachlässigen. Denn was bei ihnen zählt, ist das Können. Marketing Manager hingegen sollten sich verkaufen können und keine 0-8-15-Bewerbung einreichen. Es ist für Recruiter also umso wichtiger, ihre Zielgruppe zu kennen.

Ein Beispiel zeigt die Deutsche Bahn. Seitdem sie das Anschreiben ganz wegfallen ließ, stieg die Anzahl der Bewerbungen um 10 % bei Ausbildungs- und Studienplätzen an.

Fokus auf kulturelle Passung

Was für den Unternehmenserfolg wichtig ist, ist ein gemeinsames Verständnis von Kundenumgang, Arbeitseinsatz und Feedback (um nur ein paar zu nennen). Wer also vor einer Einstellung sicherstellt, dass der Cultural Fit von Bewerber und Unternehmen (kostenloser Fragenkatalog zum Download) passt, zahlt stärker und früher auf die Mitarbeiterbindung und den Unternehmenserfolg ein.

Auch Interessant: Wissen to go: Unsere 5 liebsten Recruiting & HR Podcasts

Recruiting-Tipps für kleine und mittelständische Unternehmen

KMU stehen beim Recruiting meist vor zwei zentralen Herausforderungen: 1. HR-Verantwortliche sind meist für das Personalmanagement und Recruiting verantwortlich. 2. Viele KMU möchten schnell wachsen und müssen sich im Bewerbermarkt durchsetzen. Mit diesen Tipps gestalten Sie Ihren Prozess effizienter und erfolgreicher.

1. Gut mit der Fachabteilung abstimmen

Um die richtigen Recruiting-Maßnahmen zu wählen und die passenden Kandidaten zu suchen, brauchen Recruiter ein vollständiges Bild von den Anforderungen an die Stelle. Dazu sollten sie im regelmäßigen Austausch mit der Fachabteilung stehen und sich mit den spezifischen Herausforderungen und Bedürfnissen der Rollen auseinandersetzen.

2. Den Prozess für die Kandidaten straffen

Schnelle Rückmeldungen, mehr Flexibilität bei den "Hausaufgaben" und vor Ort Terminen: Üblicherweise befinden sich Kandidaten in mehr als nur einem Recruiting-Prozess. Je straffer und kandidatenfreundlicher Sie Ihren Prozess gestalten, desto höher sind Ihre Chancen, den Kandidaten für sich zu entscheiden.

Erfahren Sie hier die besten Tipps, um Top-Positionen 40 % schneller zu besetzen.

3. Angebote sollten auf Bewerber zugeschnitten sein

Es zählt nicht nur die Zahl bzw. das Gehalt auf dem Papier, sondern das gesamte Paket drumherum. Geben Sie Bewerbern so viele Informationen wie möglich zu Ihrem Unternehmen, dem Arbeitsplatz und Ihrer Kultur mit. Vor allem bei wichtigen und schwer zu besetzenden Stellen lohnt es sich, diese Informationen zu personalisieren, zum Beispiel: Wie trägt die Stelle zum Unternehmenserfolg bei? Welchen Zweck erfüllt sie im Abteilungs- bzw. Unternehmensgefüge?

So schaffen Sie eine 100 % Offer-Acceptance-Rate.

4. Entwickeln Sie eine zielgerichtete Employer Value Proposition (EVP)

Mit einem Werteversprechen zeigen Sie Bewerbern (und auch Angestellten), was sie in Ihrem Unternehmen bekommen. Das bezieht nicht nur materielle Dinge ein, sondern auch Arbeitsweisen und -philosophien. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein, um Ihre EVP zu finden: Warum haben sie sich damals für Ihr Unternehmen entschieden? Was machen Sie besser als andere Unternehmen? Was sticht im Arbeitsalltag besonders heraus?

Wichtig ist, dass Sie Ihre Employer Value Proposition nicht nur definieren und kommunizieren. Sie müssen sie auch im Alltag leben und möglichst viele Berührungspunkte mit ihr für Bewerber und Mitarbeiter schaffen.

So halten Sie Talente im Unternehmen

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