Stellenbeschreibung – Definition, Inhalte und Mustervorlage
Stellenbeschreibungen sind zwar erst einmal aufwendig, erleichtern danach allerdings Ihr Tagesgeschäft. Letztlich sparen sie also Zeit und Kosten. Hier erfahren Sie, welche Inhalte eine Stellenbeschreibung enthalten muss – mit Mustervorlage zum Download.
Vorlage Stellenbeschreibung hier herunterladen.Was ist eine Stellenbeschreibung?
Die Stellenbeschreibung ist die schriftliche, standardisierte Dokumentation und genaue Beschreibung der Merkmale einer Stelle. Sie definiert Aufgaben und Tätigkeiten, Ziele, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Pflichten, die mit der Position einher gehen und ist somit ein wichtiges Instrument der Personalplanung.
Eine Stellenbeschreibung ist immer personenunabhängig, d.h. sie enthält keine personenbezogenen Daten. Stattdessen wird die Stelle als kleinste organisatorische Einheit in der Organisationsstruktur eines Unternehmens festgelegt. Sie definiert eine bestimmte Position im Unternehmen dadurch, dass sie diese von anderen Stellen abgrenzt oder damit in Beziehung setzt.
Als (unscharfe) Synonyme für Stellenbeschreibung werden im HR-Alltag auch folgende Begriffe verwendet:
Arbeitsplatzbeschreibung
Job description
Position guide
Wichtige Unterscheidung zur Stellenbeschreibung: Alle drei Synonyme enthalten in der Regel personenbezogene Daten!
Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung – Achtung, Verwechslungsgefahr!
Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung ähneln sich zwar vom Wortlaut, bezeichnen aber zwei völlig unterschiedliche Dinge. Während die Stellenbeschreibung die abstrakte Stelle entwirft, dient die Stellenausschreibung der Bewerbung einer konkreten Position im Unternehmen. Die Stellenausschreibung ist in der Regel identisch mit dem Inhalt einer Stellenanzeige. Sie greift auf zentrale Inhalte der Stellenbeschreibung zurück, ist aber weit weniger detailliert.
Eine Stellenbeschreibung kann also die perfekte Grundlage für Ihre Jobausschreibung darstellen. Bewerber*innen erkennen damit schnell, ob sie gut auf die Stelle passen oder eher nicht. Und Sie engen den Kreis der Kandidat*innen von vorneherein ein – und sparen sich damit im besten Fall unnötigen Aufwand im Recruitingverfahren.
Der Inhalt einer guten Stellenbeschreibung
Mithilfe der Stellenbeschreibung nähert sich das Unternehmen also der konkreten inhaltlichen Ausgestaltung von Stellen an. Konkretes Beispiel für eine neu zu schaffende Stelle gefällig? Sie möchten Ihr Marketing Team verstärken, wissen aber noch nicht genau, welche Aufgabenbereiche die Neue oder der Neue abdecken soll. In der Stellenbeschreibung legen Sie dann mit Hilfe der Fachabteilung Marketing u.a. folgende Punkte fest:
Was zählt zu den Routineaufgaben der auszuschreibenden Stelle?
Beispiel: tägliche Social-Media-Planung und Reporting
Wie weit reicht die Verantwortung in Budgetfragen?
Beispiel: 5.000 € pro Monat
Wie ist das Anforderungsprofil?
Beispiel: Studium mit Schwerpunkt Marketing, mindestens drei Jahre Berufserfahrung
Über derartige und weitere, thematisch passende Fragen können Sie die Stellenbeschreibung step by step konkretisieren und ausgestalten. So gehen Sie in drei Schritten vor:
Definieren Sie vorab den zentralen Zweck der Stellenbeschreibung
Holen Sich sich inhaltlichen Input aus jener Fachabteilung, für die eine Stellenbeschreibung ansteht
Erarbeiten Sie Textbausteine – und denken Sie daran: Eine Stellenbeschreibung soll kein Roman werden, sondern kurze, knappe und präzise Aussagen treffen!
Was muss eine Stellenbeschreibung inhaltlich enthalten?
1. Die Bezeichnung der Stelle
Beispiel: Online Marketing-Manager*in
2. Die Hauptaufgaben der Stelle
Beispiel: Entwicklung einer Online-Strategie zur Gewinnung von Neukunden
3. Die Nebenaufgaben der Stelle
Beispiel: Reporting und Analyse der Kampagnen
4. Die Ziele der Stelle
Beispiel: Erhöhung des Neukundenstammes im Jahr 2021 um 15 Prozent
5. Den Verantwortungsbereich der Stelle
Beispiel: Alleinverantwortung für Kampagnenplanung im Social-Media-Bereich
6. Die Kompetenzen, Befugnisse und Pflichten der Stelleninhaber*in
Beispiel: Erstellung von monatlichen Reportings und Vorstellung im Jourfixe der Geschäftsleitung
7. Die Vorgesetzten
Beispiel: Marketing Director (direkter Vorgesetzter)
8. Die Kollegen und Stellvertreter
Beispiel: Direct Marketing Manager*in, Social Media Manager*in, Corporate Communications Manager*in
Nicht vergessen! Eine Stellenbeschreibung kann nur dann ihren Zweck erfüllen, wenn sie permanent auf dem neuesten Stand ist. Für HR ist dies eine Herausforderung im Alltagsgeschäft, insbesondere bei Umstrukturierungen innerhalb von Abteilungen oder bei der Zusammenlegung von Unternehmensbereichen.
Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung
Unser Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung zum Download enthält alles wesentlichen Bestandteile. Bitte beachten Sie, dass Sie für Ihre persönliche Stellenbeschreibung unternehmensspezifische Richtlinien und Vorgaben beachten müssen.
Nutzen, Vorteile und Nachteile der Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen helfen Führungskräften und Mitarbeiter*innen und der Personalabteilung gleichermaßen.
Außerdem sind Stellenbeschreibungen auch wichtige Leitlinien für die Stelleninhaber*innen, leiten sich daraus doch alle jene Aufgaben ab, die diese im Rahmen ihres Arbeitsvertrages zu erledigen haben. Deshalb werden Stellenbeschreibungen auch als Anlage zum Arbeitsvertrag gesetzt. Die Stellenbeschreibung kann zur Motivation der Stelleninhaber*in beitragen, indem diese aus dem Dokument weiche Faktoren wie Sinn und Zweck ihres Aufgabengebiets ablesen können.
Im gleichen Maß kann die Stellenbeschreibung als Führungsinstrument dienen. Die verantwortliche Führungskraft kann eine Stellenbeschreibung als Dokumentation für die Prozessgestaltung heranziehen, wenn Ziele vereinbart oder Aufgaben delegiert werden.
Das sind die Vorteile und Nachteile von Stellenbeschreibungen:
| Vorteile einer Stellenbeschreibung | Nachteile einer Stellenbeschreibung |
|---|---|
| Basisdokument für Jobanzeigen | Hoher initialer Zeitaufwand bei händischer Bearbeitung |
| Grundlage für Zielvereinbarungsgespräche | Stelleninhaber*innen fühlen sich in ihrer Freiheit und Innovationsstärke eingeschränkt |
| Ausgangspunkt für Personalbedarfsplanung | Stelleninhaber*innen machen „Dienst nach Vorschrift“ |
| Orientierung für nötige Fort- und Weiterbildungen | Details verstellen den Blick auf das große Ganze und die Zusammenhänge |
| Motivationsschub für Mitarbeiter – sie erkennen den Sinn ihrer Aufgaben | Regelmäßiger Anpassungs- und Ergänzungsdruck in den Stellenbeschreibungen |
| Transparenz im Unternehmen | „Bürokratiemonster“ und daraus resultierende Überorganisation |
| Basis für Einarbeitung neuer Mitarbeiter | Kein realistisches Abbild in einer stets dynamischeren Arbeitswelt |
| Leitfaden für Aufgabendelegation durch Führungskräfte | Details verstellen den Blick auf das große Ganze und die Zusammenhänge |
| Minimierung des Risikos von Kompetenzüberschneidungen und -überschreitungen | |
| Förderung des selbstverantwortlichen Handelns |
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