Arbeitsplatzbeschreibung – Was gehört rein?

Arbeitsplatzbeschreibung

Die Arbeitsplatzbeschreibung gehört eher zu den unangenehmen Pflichtaufgaben. Sie kostet Zeit, Nerven, Ressourcen. Doch sind sie einmal geschrieben, erleichtern sie Ihr HR-Tagesgeschäft ungemein. Wir sagen Ihnen, was eine Arbeitsplatzbeschreibung unbedingt enthalten muss – und eine Mustervorlage zum Download haben wir auch für Sie.

Mustervorlage Arbeitsplatzbeschreibung hier herunterladen und loslegen

Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?

Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist ein schriftliches Dokument, in dem die Aufgaben und Tätigkeiten eines Arbeitsplatzes sowie dessen organisatorische Einbindung in den Betriebsablauf des Unternehmens möglichst detailliert und konkret dargestellt werden. Dabei sollten unbedingt folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Welche Ziele sind mit dem Arbeitsplatz verbunden?
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind mit dem Arbeitsplatz verbunden?
  • Welche Pflichten sind mit dem Arbeitsplatz verbunden?
  • Welche Anforderungen sind mit dem Arbeitsplatz verbunden?
  • Wie ist der Arbeitsplatz in der Organisationshierarchie eingeordnet?

Die Arbeitsplatzbeschreibung verortet einen konkreten, bestehenden Arbeitsplatz innerhalb der Unternehmensorganisation. HR erhält über das Dokument einen exakten Überblick über die Tätigkeiten, Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen jedes einzelnen Arbeitsplatzes. Und jeder Mitarbeitende erfährt über die Arbeitsplatzbeschreibung exakt, was von ihm oder ihr auf diesem Arbeitsplatz erwartet wird. Diese Form von Transparenz sorgt im Idealfall für eine höhere Mitarbeitermotivation.

Arbeitsplatzbeschreibung vs. Stellenbeschreibung

Vorsicht, es gibt kleine, aber feine Unterschiede zwischen einer Stellenbeschreibung und einer Arbeitsplatzbeschreibung. Die Stellenbeschreibung nimmt eher die Soll-Situation in den Fokus und dient oft als Grundlage für Stellenanzeigen. Arbeitsplatzbeschreibungen sind in der Regel nicht nur detaillierter, sie fokussieren den Ist-Zustand – beziehen sich also auf eine bestehende Stelle.

Wer schreibt eine Arbeitsplatzbeschreibung?

Menschen, die den Arbeitsplatz innehaben, sind die Experten und damit die besten Autoren für eine Arbeitsplatzbeschreibung. Wenn Sie nun Mitarbeitende um das Verfassen einer Arbeitsplatzbeschreibung bitten, sollten sie diesen allerdings nicht das Gefühl vermitteln, Sie wollten die Position neu besetzen! Erklären Sie Ihren Kolleg:innen, wofür Sie die Arbeitsplatzbeschreibung brauchen und welchen Nutzen Sie davon haben.

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Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung Pflicht?

Für Unternehmen in Deutschland gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung von ausführlichen Arbeitsplatzbeschreibungen. Doch in § 2 Absatz 1 Nr. 5 Nachweisgesetz (NachwG) steht ein Passus, der eine sog. Tätigkeitsbeschreibung verlangt. Dort heißt es, dass der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat, in diesem Fall „eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit“.

Wozu dienen Arbeitsplatzbeschreibungen?

Arbeitsplatzbeschreibungen vermitteln Ihren Beschäftigten das Gefühl von Verlässlichkeit und Sicherheit bei ihrer Arbeit. Sie liefern neben den Informationen zur konkreten Tätigkeit nämlich wichtige Hinweise auf die Eingruppierung des Arbeitsplatzes im Entgeltsystem des Unternehmens.

Anhand von sorgsam erstellten und gepflegten Arbeitsplatzbeschreibungen können Sie als HR also nicht nur Eingruppierungen von Arbeitsplätzen vornehmen – auch die Beschäftigten können nachvollziehen, welche Anforderungen sie erfüllen müssen, um gegebenenfalls eine höhere Eingruppierung zu erreichen. Ganz gleich, ob es sich um Positionen in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst handelt.

Auch bei Betriebsübergängen oder im Fall von Versetzungen sind Arbeitsplatzbeschreibungen wichtige Dokumente, die als Grundlage für diese Prozesse dienen und Mitarbeitenden Transparenz und Sicherheit bieten.

Tipp 1: Nutzen Sie Arbeitsplatzbeschreibungen als Führungsinstrument
Die Beschreibungen dienen Führungskräften zur grundsätzlichen Orientierung etwa bei der persönlichen Zielvereinbarung mit ihren Mitarbeitenden, bei der Suche nach passenden Fortbildungen und zur langfristigen Personalentwicklung.

Tipp 2: Nutzen Sie Arbeitsplatzbeschreibungen zur Motivation
Mitarbeitende, die aus einer Arbeitsplatzbeschreibung eindeutig den Sinn und Zweck ihres Tuns ableiten können, und ihre Position innerhalb des Teams und in der übergeordneten Organisation kennen, sind motivierter. Klarheit und Transparenz helfen dabei.

Tipp 3: Nutzen Sie Arbeitsplatzbeschreibungen zur Personal- und Prozessplanung
Aus Arbeitsplatzbeschreibungen können sich wichtige Optimierungen von Arbeitsprozessen und auch Führungsprozessen ergeben. Führungskräfte können rechtzeitig absehen und planen, ob für die bevorstehenden Projekte die richtigen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Auch doppelte Arbeiten oder unnötige Aufgaben werden durch Arbeitsplatzbeschreibungen sichtbar und können eliminiert werden.

Für folgende Aufgabenfelder können Sie in der HR Arbeitsplatzbeschreibungen als gewinnbringende Grundlage einsetzen:

  • Stellenausschreibungen
  • Gehaltsverhandlungen
  • Einarbeitungsprozess
  • Eingruppierung ins Entlohnungssystem
  • Klare Zuteilung und Abgrenzung von Aufgabenpaketen
  • Planung der Fort- und Weiterbildungsprogramme
  • Personalplanung
  • Zeugniserstellung

Vor- und Nachteile von Arbeitsplatzbeschreibungen

VorteileNachteile
Transparenz durch
Klärung dieser Fragen:
Hohe Aufwände durch
Wer berichtet an wen?generelle Erstellung
Wer hat welche Kompetenzen?zeitintensive permanente Pflege und Aktualisierung
Wer vertritt wen?Blockade durch Überorganisation
Wer hat welche Aufgaben?Hemmschuh für Flexibilität
Wer hat welche Verantwortung?Mitarbeitende ziehen sich nur noch auf beschriebene Aufgaben zurück
Arbeitsprozesse sind klar strukturiert und festgehalten
Vereinfache Leistungsüberprüfung
Mitarbeitende haben genaue Vorgaben zur Orientierung

So erstellen Sie eine Arbeitsplatzbeschreibung

Für die Formulierung und Ausgestaltung von Arbeitsplatzbeschreibungen gibt es keine verbindlichen Vorgaben. Wenn Sie Arbeitsplatzbeschreibungen in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie als HR dafür sorgen, dass die Mitarbeiter:innen ein Dokument zur Verfügung gestellt bekommen, das als Vorlage dient.

Es gilt die Grundregel: Arbeitsplatzbeschreibungen sollten so ausführlich wie nötig und dabei kurz wie möglich sein.

Das Dokument muss keinen langen Fließtext enthalten. Geben Sie der Arbeitsplatzbeschreibung durch Überschriften und Bulletpoints eine transparente Struktur.

Brauchen Sie ein Muster zur Arbeitsplatzbeschreibung?

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Hier finden Sie ein Beispiel für eine Arbeitsplatzbeschreibung im Word-Format, das Sie ganz einfach anpassen können.

 

Die Form folgt dem Inhalt. Achten Sie darauf, dass folgende Punkte auf jeden Fall in der Arbeitsplatzbeschreibung enthalten sind:

Der Arbeitsplatz und Inhaber:in der Stelle

  • Unternehmen
  • Bezeichnung der Stelle oder der Position
  • Vorname und Name
  • Geburtsdatum
  • Eintrittsdatum
  • Personalnummer
  • Kostenstelle
  • Arbeitszeit

Die Stelle in der Organisationsstruktur

  • Name der Abteilung
  • Vorgesetzte
  • Unterstellte
  • Wer ist Stellvertreter:in?
  • Wen vertritt Stelleninhaber:in?

Die Aufgaben, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten

  • Hauptaufgabe
  • Nebenaufgabe
  • Zielvorgaben
  • Komplexität der Aufgaben
  • Priorisierung der Tätigkeiten
  • Wichtige Qualifikationen
  • Schnittstellen zu anderen Abteilungen
  • Welche Befugnisse hat Stelleninhaber:in?
  • Wofür trägt Stelleninhaber:in die Verantwortung?

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