Personalbeschaffung – so rekrutieren Sie erfolgreich

Personalbeschaffung – alles Wichtige auf einen Blick

Sie haben Schwierigkeiten, die passenden Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu rekrutieren? Wenn der Markt umkämpft ist, müssen Sie strategisch klug bei der Personalbeschaffung vorgehen. Ganz gleich, ob Sie intern oder extern Mitarbeiter suchen – mit unseren Infos läuft die Personalgewinnung.

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2020 gibt es in Deutschland zwar noch keinen flächendeckenden Fachkräftemangel, aber bedeutende Wirtschaftszweige wie die MINT- und die Gesundheitsbranche haben ihn längst ausgerufen. Mehr als 50 Prozent der Unternehmen betrachten ihn laut DIHK-Konjunkturumfrage 2019 als „größte Gefahr“ für ihre Geschäftsentwicklung. 2010 hingegen bewerteten gerade einmal 16 Prozent den Fachkräftemangel als Geschäftsrisiko.

Personalbeschaffung gehört deshalb heute zu den zentralen Aufgaben und gleichzeitig auch zu den größten Herausforderungen des Human Resource Managements. Nicht erst seit der Diskussion um den Fachkräftemangel gilt dabei folgende Leitlinie:

Qualifiziertes Personal ist der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation

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Personalbeschaffung, Recruiting, Personalgewinnung – was ist was?

In zahlreichen global agierenden Unternehmen werden statt des sehr technischen Begriffs „Personalbeschaffung“ oder des moderneren Terminus „Personalgewinnung“ überwiegend synonym die englischen Begriffe „Recruitment“ oder „Recruiting“ verwendet. Aber egal, welche Sprache Sie in der HR sprechen – wichtig ist, dass Sie mit Ihren Maßnahmen erfolgreich sind.

Was genau meint der Begriff Personalbeschaffung? Laut dem renommierten Gabler-Wirtschaftslexikon ist Personalbeschaffung eine „Teilfunktion des Personalmanagements (Personalwirtschaft) mit der Aufgabe, die in einer Organisation benötigten Arbeitskräfte in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu rekrutieren“.

Vor dieser eigentlichen Rekrutierung – also der Personalbeschaffung – gilt es in einem ersten Schritt, den Personalbedarf zu ermitteln. Beantworten Sie also folgende Fragen zu den Vakanzen:

  1. Qualitativ
    Welche Qualifikationen müssen meine Mitarbeiter mitbringen?
  2. Quantitativ
    Welche Stellen will ich besetzen? Wie viele Mitarbeiter benötige ich?
  3. Zeitlich und räumlich
    Wann bzw. zu welchem Zeitpunkt und an welchem Standort bzw. in welcher Abteilung benötige ich die Mitarbeiter?

Nach Klärung dieser grundlegenden Bedarfsfragen geht es an die eigentliche Personalgewinnung. Diese liegt in den Händen und in der Verantwortung der Personalabteilung. Sie folgt auch in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung immer noch folgendem logischen Basisdreiklang:

  • Suchen
  • Auswählen
  • Einstellen

Die richtigen Kandidaten ansprechen

Teaser Vorlage Anforderungsprofil Bewerber

Damit Sie Ihre offenen Stellen richtig besetzen können, müssen Sie wissen, wie der perfekte Kandidat aussehen soll. Dabei hilft Ihnen unsere Vorlage „Anforderungsprofile von Bewerbern“.

Personalbeschaffung – lieber intern oder extern?

Werden wir konkreter. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung haben Sie in Ihrer IT-Abteilung eine personelle Unterdeckung im Team der Software-Programmierung festgestellt. Jetzt müssen Sie entscheiden, welchen Weg Sie bei der Personalbeschaffung gehen möchten – intern oder extern?

Prüfen Sie als erstes, ob Sie die vakante Position adäquat mit einem bereits vorhandenen Mitarbeiter besetzen können. Dies kann etwa über eine Versetzung oder auch über eine Beförderung erfolgen. Sollten fachliche Mängel bestehen, haben Sie die Möglichkeit, den internen Mitarbeiter weiter zu qualifizieren oder ihm für den Einstieg einen fachlichen Mentor an die Seite zu stellen.

Interne Personalbeschaffung – diese Möglichkeiten haben Sie

Die interne Personalbeschaffung ist – klug eingesetzt – ein effektives Instrument. Als HR haben Sie folgende Möglichkeiten.

Interne Stellenausschreibung
Schreiben Sie die offene Position intern aus – das kann mithilfe der internen Kommunikation über Mitarbeitermagazine, einen geschützten Karrierebereich auf der eigenen Unternehmenswebsite, einen Personalnewsletter oder auch über das „Schwarze Brett“ erfolgen. Damit geben Sie Mitarbeitern die Chance, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln.

Versetzung
Bei fachlicher Eignung eines Mitarbeiters können Sie diesen zeitlich befristet oder auch unbefristet auf die vakante Position versetzen. Dies sollte allerdings möglichst im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter erfolgen – vor allem im Sinne eines klugen Retention Managements. Beachten Sie unbedingt die Regelungen im Arbeitsvertrag.

Empfehlung durch Vorgesetzte
Fachlich qualifizierte Mitarbeiter können von ihren Vorgesetzten direkt zur Besetzung der Stelle vorgeschlagen werden.

Beförderung
Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie ihnen durch eine Beförderung – oftmals verbunden mit einer Gehaltsanpassung – professionelle Entwicklungsperspektiven aufzeigen. Natürlich müssen Sie das Potenzial dieses Mitarbeiters anhand von Leistungskennzahlen und Vorgesetztenbewertungen sicher einschätzen können.

Leistung leicht nachvollziehen

Die Dokumentation von Leistung sorgt für nachvollziehbare Entscheidungen und einen besseren Überblick. In Personio geht das wie von alleine.

 

Mehrarbeit
Eine mögliche, wenn auch bei den Mitarbeitern nicht sehr beliebte Möglichkeit, die interne Personalbeschaffung durchzuführen, ist die Einführung von Mehrarbeit für das vorhandene Personal. Erläutern und begründen Sie diese Maßnahme und wecken Sie so Verständnis. Selbstverständlich sollten Sie zeitnah die Möglichkeit zum Abbau der geleisteten Überstunden anbieten.

Urlaubsverschiebung
Das Projekt muss trotz personeller Unterdeckung fristgemäß abgeschlossen werden? Hier haben Sie die Möglichkeit, gemeinsam mit den Mitarbeitern über die Verschiebung von Urlaub zu sprechen, und somit das fehlende Personal kurzfristig auszugleichen. Auch hier gilt: Nehmen Sie die Mitarbeiter argumentativ mit und schaffen Sie attraktive Kompensationsoptionen.

Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung

+ Effektive Mitarbeiterbindung durch Weiterentwicklung des vorhandenen Personals
+ Schnellere Besetzungszeiten durch Wegfall des externen Recruitung-Prozesses
+ Hohes Tempo – durch kurze Einarbeitung und Kenntnisse des Mitarbeiters
+ Geringe Kosten der Personalbeschaffung

– Keine passsenden Mitarbeiter vorhanden
– Kosten für Weiterbildung und Nachqualifizierungen
– Höherer Arbeitsdruck bei vorhandenen Mitarbeitern
– Gefahr des Motivationsverlustes bei Ablehnung einer internen Bewerbung
– Neid durch Vorgesetztenempfehlungen

Ihre Analyse hat ergeben, dass eine interne Personalbeschaffung nicht erfolgversprechend ist? Gehen Sie dann den Weg über eine Neueinstellung.

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Denn Recruiting-Kennzahlen zeigen Ihnen, wo es im Prozess hakt. In diesem Webinar verrät Martina Ruiß, Head of HR bei Personio, wie Sie Kennzahlen nutzen können, um Ihren Recruiting-Prozess zu verbessern.

Externe Personalgewinnung – Methoden und Maßnahmen

Die externe Personalbeschaffung hat nur ein Ziel: einen potenziellen Mitarbeiter vom eigenen Unternehmen zu überzeugen und im Idealfall dazu zu bewegen, sich dem Unternehmen anzuschließen. Die beiden typischen Wege dabei sind

  • Passive Personalbeschaffung
  • Aktive Personalbeschaffung

Bei der passiven Personalbeschaffung geht es primär darum, eingehende Initiativbewerbungen auszuwerten und Bewerberdatenbanken nach möglicherweise geeigneten Kandidaten zu durchsuchen. Außerdem lassen sich Werbemaßnahmen, die dem Employer Branding und damit der Reputation Ihres Unternehmens dienen, der passiven Personalgewinnung zuordnen.

Die aktive Personalbeschaffung bietet Ihnen im HR eine ganze Palette an Recruiting-Optionen. Sie bewerben aktiv Ihre Stellenausschreibungen auf den passenden Kanälen. Hierzu zählen u.a.

Wichtig: Sorgen Sie dafür, dass Sie diese Rekrutierungsinstrumente zielgenau einsetzen und vor allem wirkungsvoll kombinieren. Den Erfolg Ihrer Maßnahmen können Sie daran messen, ob die eingesetzten Kosten für die durchgeführten Maßnahmen den Rekrutierungsbedarf vertretbar abdecken. Dabei müssen Sie für jeden Einzelfall berücksichtigen, welche strategische Bedeutung die Vakanz für das Unternehmen hat und in welchem Segment des Arbeitsmarktes Sie sich bewegen.

Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung

+ Neue Bewerber bringen neue Ideen und Potenziale ein
+ Die Auswahl der Bewerber ist größer als bei internen Prozessen
+ In der Regel keine Kosten für Weiterbildungen

– In der Regel höhere Kosten als bei internen Prozessen
– Hohe Risiken der Fehlbesetzung einer Position
– Höherer Zeitaufwand bei Suche und Einarbeitung

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