Bewerbermanagement-Software

Wer viele neue Mitarbeiter sucht, erhält in der Regel auch viele Rückmeldungen. Sind diese qualitativ unbefriedigend, dann verliert HR viel Zeit: mit dem Screenen von minderwertigen Bewerberunterlagen oder gar mit Gesprächen, aus denen später nichts wird.

Was auch passieren kann: Der Kandidat hätte gepasst, hat aber woanders schneller eine Zusage erhalten. Viele Bewerber steigen aus dem Bewerbungsprozess aus, weil sie inzwischen eine andere Stelle gefunden haben, so das Ergebnis einer Studie von Bitkom Research und Personio.

Administrative Zeitfresser beim Bewerbungsmanagement sind:

• HR verschickt manuell Einladungen, Absagen, E-Mails etc. und muss dafür jedes Mal Formulierungen finden.
• HR koordiniert die internen Stakeholder manuell und erhält teilweise zu spät oder keine Rückmeldung. Konsequenz: Interviews kommen nicht oder zu spät zustande.
• Bewerberinformationen sind “irgendwo” abgelegt und müssen teils manuell gepflegt oder neu angelegt werden.

Unternehmen, die ein Software-gestütztes Bewerbermanagement haben, stellen deutlich mehr Leute ein als analoge Personalabteilungen – teilweise doppelt bzw. dreimal so viele. Dabei ist die Größe der Personalabteilung gleich. Dies ist ein zentrales Ergebnis der Studie von Bitkom Research und Personio.

Wie Sie einen effizienten Bewerbungsprozess etablieren

Überlegen Sie, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen bereits existieren und fragen Sie sich, welche Sie sich wünschen. Ihren Prozess sollten (und können) Sie individuell aufsetzen.

Bei Personio sieht der Bewerbungsprozess folgende Schritte vor:

1. Eingang einer Bewerbung
In der Recruiting-Inbox sehen Sie neue Bewerber samt Dokumente. Fehlende Daten können Sie ergänzen (z. B. Geschlecht). Bei Bewerbern, die über Ihre eingerichtete Karriere-Website kommen, sehen Sie, über welchen Kanal die Person zu Ihnen gelangt ist (Jobportal, Headhunter etc.). Falls der Bewerber passend erscheint, können Sie aus einer Vorlage ein Schreiben auswählen und an ihn (terminiert) verschicken. Sie können auch vorab einstellen, dass automatisch eine Bestätigungsmail rausgeht.

2. Verwalten eines Bewerbers
Der Bewerber wird einer Prozessphase zugeordnet (z. B. Screening) – so behalten Sie den Überblick über den Bewerbungsstatus. Entsprechend können Sie Interviews planen, Mitarbeiter zu Gesprächen einladen und gleich Evaluationsbogen an Kollegen mitschicken für die anschließende Bewertung.

3. Übernahme eines Bewerbers
Falls ein Kandidat überzeugt hat, können Sie gleich ein Angebotsschreiben aus einer Ihrer Vorlagen auswählen, einzelne Infos ergänzen und das Angebot verschicken. Sollte der Kandidat nicht geeignet sein, können Sie eine Absage versenden.

Bei positiver Rückmeldung des Bewerbers können Sie diesen gleich mit einem Profil, in das alle Infos aus der Bewerbung einfließen, anlegen. Sie können dem neuen Kollegen auch eine Onboarding-Vorlage zuweisen.

Wie Sie interne Kollegen effizient einbinden

Welcher Kollege hat schon mit dem Kandidaten gesprochen, wie fand er ihn und wie geht es weiter? Obgleich HR den Bewerbungsprozess steuert, wirken in der Regel auch Mitarbeiter aus den Fachabteilungen mit: Sie nehmen an Bewerbungsgesprächen teil oder bewerten Kandidaten. Doch weil die mit ihrem Tagesgeschäft viel zu tun haben, verzögert sich ihre Reaktion oftmals, was den ganzen Bewerbungsprozess bremst. Abgesehen davon, dass HR in der undankbaren Rolle ist/war, immer nachzuhaken.

Decken Sie interne Kommunikationsprozesse über eine Software ab und gewinnen Sie Zeit: Sie verschicken manuell keine Mails mehr, denn die gehen automatisch raus, ebenso Kalendereinladungen oder Evaluationsbögen. An Aufgaben, die noch zu erledigen sind, erinnern nicht Sie, sondern die Software.

HR macht weniger selbst

Damit jeder weiß, was er zu tun hat, vergeben Sie Rollen (z. B. Hiring Manager, Recruiter, Interviewer etc.). Die bringen unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für zugewiesene Stellen und Bewerber mit sich und ordnen Aufgaben zu.

Feedback zu Bewerbern erhalten Sie über Evaluationsbögen, die Sie individuell gestalten (fachliche/ persönliche Kenntnisse; Gesamteindruck usw.) und mit Skalen versehen können. Für qualitatives Feedback gibt es Textfelder. Die Bögen schicken Sie einfach mit, wenn Sie Kollegen zu Interviews einladen; die Software erinnert dann ans Ausfüllen.

Auf diesem Weg können Sie aggregierte Bewertungen einsehen, Kandidaten vergleichen und am Ende fundierte Entscheidungen treffen.

Nie wieder suchen: Legen Sie Bewerberdaten zentral ab

Wo war nochmal der CV, und wie lautete die Adresse des Bewerbers? Ist ein Kandidat einmal im System, werden seine Daten – DSGVO konform – gespeichert und im Fall einer Übernahme später als Mitarbeiter angelegt; im Fall einer Absage wird er datenschutzkonform aus dem System gelöscht.

Falls Sie ein Schreiben – etwa einen Arbeitsvertrag oder ein Zwischenzeugnis – für den Bewerber bzw. Mitarbeiter brauchen, dann nehmen Sie eine Vorlage, in die alle Infos einfließen. Fehlende Daten können Sie oder kann der Mitarbeiter selbst ergänzen.

Vorlagen nutzen

Viele Bewerber bedeutet viele E-Mails, bedeutet viel Schreibaufwand. Es geht auch anders, nämlich indem Sie Vorlagen verwenden. In Personio können Sie für sämtliche Belange (Eingangsbestätigung, Einladung zum Gespräch, Absage etc.) eine Vorlage anfertigen und immer wieder darauf zurückgreifen. Sollten Sie einmal im Urlaub sein, können autorisierte Kollegen auf die Vorlagen zugreifen und diese terminiert verschicken.

Pro Bewerberphase können Sie E-Mail-Vorlagen anfertigen, die automatisch mit den Bewerberdaten befüllt werden. Hier finden Sie Best Practices für E-Mail Vorlagen.

Damit die gesamte Bewerberkommunikation transparent ist und zentralisiert abläuft, können Sie ein Recruiting-Postfach einrichten, über das Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen Mails verschicken können.

Interviews strukturieren

Oft hat ein Bewerbungsprozess mehrere Interviewphasen: ein Kennenlerngespräch am Telefon, ein fachliches Interview per Skype, ein persönliches Treffen, ein Assessment usw. All diese Phasen können Sie mit Personio im Vorfeld festlegen und dafür Mitarbeiter samt To Dos zuordnen. Auf diesem Weg verhindern Sie, dass sich ein Prozess unnötig in die Länge zieht und den Kandidaten mürbe macht.

Sollte ein Prozess nicht weitergehen, etwa weil der Kandidat eine schlechte Beurteilung erhalten hat, dann können Sie und Kollegen das anhand der zentral abgelegten Evaluationen nachvollziehen.

Für die Kommunikation mit dem Bewerber nutzen Sie Vorlagen, sodass dieser nie zu lange auf Rückmeldung oder eine Einladung warten muss. Erst wenn ein Kandidat einem Termin zugesagt hat, erhalten Ihre Kollegen einen automatischen Kalendereintrag.

Einen Leitfaden zu strukturierten Interviews finden Sie auf dieser Seite.

So überprüfen Sie den Erfolg Ihres Bewerbungsmanagements

Damit Sie wissen, wo Ihre (besten) Kandidaten herkommen, generiert Personio Tracking-Links für Ihre Jobseite. Dabei werden Bewerber automatisiert einzelnen Kanälen zugeordnet, in denen Sie Ihre Stellenanzeigen veröffentlicht haben.

So sehen Sie, ob Bewerber überwiegend vom Arbeitsamt, einem Jobportal, über einen Headhunter oder Ähnliches kommen, und können entsprechend Ihr Budget verteilen.

In Personio können Sie über den Bewerberstatus auch nachvollziehen, in welcher Phase ein Bewerber steckt. Kommen nur wenige Bewerber über die erste oder zweite Interviewrunde hinaus, dann sollten Sie dem nachgehen: Sind Ihre Stellenanzeigen zu unpräzise, schalten Sie Anzeigen an den falschen Stellen oder springen Kandidaten ab, weil der Prozess zu lange dauert? Diese qualitative Analyse hilft Ihnen, Ihren Prozess zu verbessern.

Sie können zum Beispiel Ihre Bewerbermaske anpassen, zum Beispiel wenn Sie feststellen, dass Verträge an unterschiedlichen Gehaltsvorstellungen scheitern. Fragen Sie in einem solchen Fall zu Beginn nach den Gehaltswünschen und lehnen Sie im Zweifelsfall jene, die über Ihren Möglichkeiten liegen, gar nicht erst zum Gespräch ein. Laut einer Studie von Bitkom Research und Personio ist ein Gehalts-Mismatch einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Einstellungen.

Recruitment Tools

Recruitment Tools gibt es viele. Wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl sind Funktionsumfang, Preis, Anpassbarkeit, Datenschutz, Kundenservice und Aufwand bei der Einrichtung. Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, ob das Tool mit anderen Systemen kompatibel ist beziehungsweise neben der Unterstützung bei der Personalbeschaffung noch andere Aufgaben bewältigen kann.

Mit den Bewerberdaten fängt es nämlich an: Sie erhalten Informationen, die für eine Mitarbeiterverwaltung die Basis darstellen. Sie sollten also von vornherein sauber gepflegt werden.

Personio ist eine ganzheitliche HR-Lösung, die beim Recruiting, der Verwaltung und der Entwicklung von Mitarbeitern unterstützt, und HR über den gesamten Mitarbeiterzyklus hinweg von administrativen Aufgaben befreit.

Wenn Prozesse wie die Kommunikation mit Bewerbern, die Koordination der internen Stakeholder oder die Evaluation von Bewerbern verbessert werden, sparen Sie Zeit und somit auch Kosten. Zudem bieten Sie Bewerbern einen professionellen Prozess und signalisieren, dass Sie ein moderner und digitaler Arbeitgeber sind.

Was ist ein Bewerbermanagement-System?

Mit einem Bewerbermanagement System lassen sich einzelne oder alle Schritte des Bewerbungsprozesses elektronisch durchführen. Ein Bewerbermanagement System, oft auch Recruiting-Software oder Applicant Tracking System (ATS) genannt, kommt sowohl bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen als auch bei großen Konzernen zum Einsatz. Recruiting-Software gleicht in einigen Bereichen einer Customer Relationship Management Software (CRM).

Bewerbermanagement-Aufgaben

Zu den wichtigen Bewerbermanagement-Aufgaben gehört es, sämtliche Informationen und Prozesse einer Organisation im Bereich Bewerbermanagement übersichtlich an einem Ort zu bündeln. Ein Applicant Tracking System gewährleistet einen strukturierten und effizienten Umgang mit Bewerbungen entlang dem Recruiting-Prozess.

Welche Systeme für das Bewerber­management gibt es?

Kleinere Unternehmen verwenden oft E-Mail-Programme oder Excel-Tabellen für die Bewerberverwaltung. Gerade für mittelständische Unternehmen und bei hohem Bewerberaufkommen ist dagegen ein professionelles Applicant Tracking System unerlässlich. Dieses vereinfacht das Recruiting nachhaltig und verringert die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter. In Konzernen ist die Bewerbermanagement-Software häufig Teil eines übergeordneten Human-Resource-Information-Systems (HRIS) oder auch der Enterprise Resource Planning Software (ERP).

Ältere Recruiting-Software wird üblicherweise auf den Computern am Unternehmenssitz („on-premise“) installiert, was oft mit hohen Einrichtungskosten und teuren IT-Projekten einhergeht. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen haben sich in den letzten Jahren Systeme für das Applicant Tracking in Form von Software-as-a-Service (SaaS) verbreitet. Diese funktionieren meistens browserbasiert, eine Installation vor Ort ist hinfällig. Bei SaaS-Lösungen können Unternehmen in der Regel monatlich oder jährlich bezahlen.