Bewerbermanagement-Software

Schneller die richtige Entscheidung treffen

Führen Sie Bewerber zügig und organisiert durch die Bewerbungsphasen, ohne Zeit mit Erinnerungen und Terminsuche zu verlieren. Mit Ihrem Bewerbungsprozess liefern Sie Kandidaten die besten Argumente, warum Sie bei Ihnen anfangen sollten, statt sie mit langen Wartezeiten zu vergraulen.

Keine langen Wartezeiten mehr für Ihre Bewerber

Bringen Sie alle Entscheider auf eine Plattform
Sie entscheiden selbst, was Hiring Manager, Geschäftsführer usw. aus der Bewerberakte sehen können – und nehmen im Einzelfall auch weitere Mitarbeiter hinzu. So hat jeder die aktuellen Informationen und Sie müssen weniger E-Mails verschicken.

Überzeugen Sie Kandidaten mit einem reibungslosen Bewerbungsprozess
Wenn alle Beteiligten aktuelle Informationen zum Bewerber und dem Prozess haben, können Sie schneller entscheiden und bei Bewerbern mit professionellem Auftreten punkten.

Applicant tracking on a tablet

Sparen Sie Zeit in der Bewerberverwaltung

Alle Bewerberdaten an einem Ort
Suchen Sie nicht länger nach Lebensläufen, Anschreiben und Telefonnummern. Mit Personio haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Bewerberdaten.

Doppelt so viele Bewerbungen mit dem gleichen Personal bearbeiten
Keine Angst, Sie müssen dafür keine Überstunden machen. Durch mehr Transparenz in den Prozessen und kleine Helferlein, wie zum Beispiel Vorlagen für Einladungen und Absagen, bearbeiten Sie Bewerbungen in Zukunft deutlich schneller.

Immer auf der sicheren Seite

Bewerbermanagement gemäß DSGVO
Sorgen Sie für eine datenschutzkonforme Personalabteilung. Lassen Sie zum Beispiel Bewerberdaten nach der Absage automatisch anonymisieren oder löschen.

Datenschutzkonforme Prozesse
Verhindern Sie unkontrollierbare Prozesse wie das nachträgliche Löschen von weitergeleiteten Lebensläufen. Machen Sie sich das Leben nicht schwerer als nötig.

Bewerbermanagement_Funnel

Ein Bewerber-Funnel nach Ihrem Bedarf

Bilden Sie Ihren bestehenden Bewerbungsprozess in Personio ab, indem Sie unterschiedliche Job-Kategorien, Prozessphasen und Interviewtypen definieren. Oder nutzen Sie die Gelegenheit und definieren Sie jetzt einen einheitlichen Prozess.

Automatisieren Sie wiederkehrende Bewerbungsprozesse

Erstellen Sie beliebig viele Vorlagen für Eingangsbestätigungen, Interview-Einladungen oder auch Absagen und lassen Sie diese zeitgesteuert von Personio verschicken. Dabei haben Sie und alle Beteiligten stets den Überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Bewerber.

Planen Sie Bewerbungsgespräche doppelt so schnell

Synchronisieren Sie dazu Ihren Unternehmenskalender mit Personio und nehmen Sie Termin- und Raumbuchungen direkt in Personio vor. So haben Sie alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Ort und sparen sich das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tools.

Zeit sparen bei der Auswertung von Interviews

Führungskräfte, die Bewerbungsgespräche führen, bekommen vor dem Gespräch automatisch einen Evaluationsbogen zugeschickt und werden vom System daran erinnert, ihn auszufüllen. Das Feedback wird direkt mit Ihnen geteilt, sodass Sie dem Bewerber schneller eine Antwort geben können.

Bewerbermanagement_Bewerber wird zum Mitarbeiter

So schnell wird aus einem Bewerber ein Mitarbeiter

Erstellen Sie auf Basis von Dokumentenvorlagen Angebote für Bewerber und versenden Sie diese per E-Mail. Nach der Zusage legt Personio den Bewerber als Mitarbeiter an. Ihre Bewerbermanagement Software ist Teil eines ganzheitlichen Systems.

Buchvorschau: Fragen von HR Managern fürs Bewerbugsgespräch

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recruiting analytics

Blogbeitrag

Wie viele Bewerber brauche ich? Recruiting Analytics einfach erklärt

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Absage Bewerbung Brief

Blogbeitrag

Trotz Fachkräftemangel: Strenges Bewerber-Screening ist wichtig

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Referenzen

Ist es wirklich so einfach?

Das sagen unsere Kunden

  • Katja Geisler - Caterwings
    “Dank Personio kann ich 10-20 Minuten administrativen Aufwand pro New Hire einsparen.”
    Katja Geisler
    HR Manager - Caterwings

Zeitfresser beim Bewerbungsmanagement beseitigen

Wer viele neue Mitarbeiter sucht, erhält in der Regel auch viele Rückmeldungen. Sind diese qualitativ unbefriedigend, dann verliert HR viel Zeit: mit dem Screenen von minderwertigen Bewerberunterlagen oder gar mit Gesprächen, aus denen später nichts wird.

Was auch passieren kann: Der Kandidat hätte gepasst, hat aber woanders schneller eine Zusage erhalten. Viele Bewerber steigen aus dem Bewerbungsprozess aus, weil sie inzwischen eine andere Stelle gefunden haben, so das Ergebnis einer Studie von Bitkom Research und Personio.

Administrative Zeitfresser beim Bewerbungsmanagement sind:

  • HR verschickt manuell Einladungen, Absagen, E-Mails etc. und muss dafür jedes Mal Formulierungen finden.
  • HR koordiniert die internen Stakeholder manuell und erhält teilweise zu spät oder keine Rückmeldung. Konsequenz: Interviews kommen nicht oder zu spät zustande.
  • Bewerberinformationen sind “irgendwo” abgelegt und müssen teils manuell gepflegt oder neu angelegt werden.

Unternehmen, die ein Software-gestütztes Bewerbermanagement haben, stellen deutlich mehr Leute ein als analoge Personalabteilungen – teilweise doppelt bzw. dreimal so viele. Dabei ist die Größe der Personalabteilung gleich. Dies ist ein zentrales Ergebnis der Studie von Bitkom Research und Personio.

Wie Sie einen effizienten Bewerbungsprozess etablieren

Überlegen Sie, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen bereits existieren und fragen Sie sich, welche Sie sich wünschen. Ihren Prozess sollten (und können) Sie individuell aufsetzen.

Bei Personio sieht der Bewerbungsprozess folgende Schritte vor:

1. Eingang einer Bewerbung
In der Recruiting-Inbox sehen Sie neue Bewerber samt Dokumente. Fehlende Daten können Sie ergänzen (z. B. Geschlecht). Bei Bewerbern, die über Ihre eingerichtete Karriere-Website kommen, sehen Sie, über welchen Kanal die Person zu Ihnen gelangt ist (Jobportal, Headhunter etc.). Falls der Bewerber passend erscheint, können Sie aus einer Vorlage ein Schreiben auswählen und an ihn (terminiert) verschicken. Sie können auch vorab einstellen, dass automatisch eine Bestätigungsmail rausgeht.

2. Verwalten eines Bewerbers
Der Bewerber wird einer Prozessphase zugeordnet (z. B. Screening) – so behalten Sie den Überblick über den Bewerbungsstatus. Entsprechend können Sie Interviews planen, Mitarbeiter zu Gesprächen einladen und gleich Evaluationsbogen an Kollegen mitschicken für die anschließende Bewertung.

3. Übernahme eines Bewerbers
Falls ein Kandidat überzeugt hat, können Sie gleich ein Angebotsschreiben aus einer Ihrer Vorlagen auswählen, einzelne Infos ergänzen und das Angebot verschicken. Sollte der Kandidat nicht geeignet sein, können Sie eine Absage versenden.

Bei positiver Rückmeldung des Bewerbers können Sie diesen gleich mit einem Profil, in das alle Infos aus der Bewerbung einfließen, anlegen. Sie können dem neuen Kollegen auch eine Onboarding-Vorlage zuweisen.

Wie Sie interne Kollegen effizient einbinden

Welcher Kollege hat schon mit dem Kandidaten gesprochen, wie fand er ihn und wie geht es weiter? Obgleich HR den Bewerbungsprozess steuert, wirken in der Regel auch Mitarbeiter aus den Fachabteilungen mit: Sie nehmen an Bewerbungsgesprächen teil oder bewerten Kandidaten. Doch weil die mit ihrem Tagesgeschäft viel zu tun haben, verzögert sich ihre Reaktion oftmals, was den ganzen Bewerbungsprozess bremst. Abgesehen davon, dass HR in der undankbaren Rolle ist/war, immer nachzuhaken.

Decken Sie interne Kommunikationsprozesse über eine Software ab und gewinnen Sie Zeit: Sie verschicken manuell keine Mails mehr, denn die gehen automatisch raus, ebenso Kalendereinladungen oder Evaluationsbögen. An Aufgaben, die noch zu erledigen sind, erinnern nicht Sie, sondern die Software.

HR macht weniger selbst

Damit jeder weiß, was er zu tun hat, vergeben Sie Rollen (z. B. Hiring Manager, Recruiter, Interviewer etc.). Die bringen unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für zugewiesene Stellen und Bewerber mit sich und ordnen Aufgaben zu.

Feedback zu Bewerbern erhalten Sie über Evaluationsbögen, die Sie individuell gestalten (fachliche/ persönliche Kenntnisse; Gesamteindruck usw.) und mit Skalen versehen können. Für qualitatives Feedback gibt es Textfelder. Die Bögen schicken Sie einfach mit, wenn Sie Kollegen zu Interviews einladen; die Software erinnert dann ans Ausfüllen.

Auf diesem Weg können Sie aggregierte Bewertungen einsehen, Kandidaten vergleichen und am Ende fundierte Entscheidungen treffen.

Nie wieder suchen: Legen Sie Bewerberdaten zentral ab

Wo war nochmal der CV, und wie lautete die Adresse des Bewerbers? Ist ein Kandidat einmal im System, werden seine Daten – DSGVO konform – gespeichert und im Fall einer Übernahme später als Mitarbeiter angelegt; im Fall einer Absage wird er datenschutzkonform aus dem System gelöscht.

Falls Sie ein Schreiben – etwa einen Arbeitsvertrag oder ein Zwischenzeugnis – für den Bewerber bzw. Mitarbeiter brauchen, dann nehmen Sie eine Vorlage, in die alle Infos einfließen. Fehlende Daten können Sie oder kann der Mitarbeiter selbst ergänzen.

Vorlagen nutzen

Viele Bewerber bedeutet viele E-Mails, bedeutet viel Schreibaufwand. Es geht auch anders, nämlich indem Sie Vorlagen verwenden. In Personio können Sie für sämtliche Belange (Eingangsbestätigung, Einladung zum Gespräch, Absage etc.) eine Vorlage anfertigen und immer wieder darauf zurückgreifen. Sollten Sie einmal im Urlaub sein, können autorisierte Kollegen auf die Vorlagen zugreifen und diese terminiert verschicken.

Pro Bewerberphase können Sie E-Mail-Vorlagen anfertigen, die automatisch mit den Bewerberdaten befüllt werden. Hier finden Sie Best Practices für E-Mail Vorlagen.

Damit die gesamte Bewerberkommunikation transparent ist und zentralisiert abläuft, können Sie ein Recruiting-Postfach einrichten, über das Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen Mails verschicken können.

Interviews strukturieren

Oft hat ein Bewerbungsprozess mehrere Interviewphasen: ein Kennenlerngespräch am Telefon, ein fachliches Interview per Skype, ein persönliches Treffen, ein Assessment usw. All diese Phasen können Sie mit Personio im Vorfeld festlegen und dafür Mitarbeiter samt To Dos zuordnen. Auf diesem Weg verhindern Sie, dass sich ein Prozess unnötig in die Länge zieht und den Kandidaten mürbe macht.

Sollte ein Prozess nicht weitergehen, etwa weil der Kandidat eine schlechte Beurteilung erhalten hat, dann können Sie und Kollegen das anhand der zentral abgelegten Evaluationen nachvollziehen.

Für die Kommunikation mit dem Bewerber nutzen Sie Vorlagen, sodass dieser nie zu lange auf Rückmeldung oder eine Einladung warten muss. Erst wenn ein Kandidat einem Termin zugesagt hat, erhalten Ihre Kollegen einen automatischen Kalendereintrag.

Einen Leitfaden zu strukturierten Interviews finden Sie auf dieser Seite.

So überprüfen Sie den Erfolg Ihres Bewerbungsmanagements

Damit Sie wissen, wo Ihre (besten) Kandidaten herkommen, generiert Personio Tracking-Links für Ihre Jobseite. Dabei werden Bewerber automatisiert einzelnen Kanälen zugeordnet, in denen Sie Ihre Stellenanzeigen veröffentlicht haben.

So sehen Sie, ob Bewerber überwiegend vom Arbeitsamt, einem Jobportal, über einen Headhunter oder Ähnliches kommen, und können entsprechend Ihr Budget verteilen.

In Personio können Sie über den Bewerberstatus auch nachvollziehen, in welcher Phase ein Bewerber steckt. Kommen nur wenige Bewerber über die erste oder zweite Interviewrunde hinaus, dann sollten Sie dem nachgehen: Sind Ihre Stellenanzeigen zu unpräzise, schalten Sie Anzeigen an den falschen Stellen oder springen Kandidaten ab, weil der Prozess zu lange dauert? Diese qualitative Analyse hilft Ihnen, Ihren Prozess zu verbessern.

Sie können zum Beispiel Ihre Bewerbermaske anpassen, zum Beispiel wenn Sie feststellen, dass Verträge an unterschiedlichen Gehaltsvorstellungen scheitern. Fragen Sie in einem solchen Fall zu Beginn nach den Gehaltswünschen und lehnen Sie im Zweifelsfall jene, die über Ihren Möglichkeiten liegen, gar nicht erst zum Gespräch ein. Laut einer Studie von Bitkom Research und Personio ist ein Gehalts-Mismatch einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Einstellungen.

Recruitment Tools

Recruitment Tools gibt es viele. Wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl sind Funktionsumfang, Preis, Anpassbarkeit, Datenschutz, Kundenservice und Aufwand bei der Einrichtung. Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, ob das Tool mit anderen Systemen kompatibel ist beziehungsweise neben der Unterstützung bei der Personalbeschaffung noch andere Aufgaben bewältigen kann.

Mit den Bewerberdaten fängt es nämlich an: Sie erhalten Informationen, die für eine Mitarbeiterverwaltung die Basis darstellen. Sie sollten also von vornherein sauber gepflegt werden.

Personio ist eine ganzheitliche HR-Lösung, die beim Recruiting, der Verwaltung und der Entwicklung von Mitarbeitern unterstützt, und HR über den gesamten Mitarbeiterzyklus hinweg von administrativen Aufgaben befreit.

Wenn Prozesse wie die Kommunikation mit Bewerbern, die Koordination der internen Stakeholder oder die Evaluation von Bewerbern verbessert werden, sparen Sie Zeit und somit auch Kosten. Zudem bieten Sie Bewerbern einen professionellen Prozess und signalisieren, dass Sie ein moderner und digitaler Arbeitgeber sind.

Was ist ein Bewerbermanagement-System?

Mit einem Bewerbermanagement System lassen sich einzelne oder alle Schritte des Bewerbungsprozesses elektronisch durchführen. Ein Bewerbermanagement System, oft auch Recruiting-Software oder Applicant Tracking System (ATS) genannt, kommt sowohl bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen als auch bei großen Konzernen zum Einsatz. Recruiting-Software gleicht in einigen Bereichen einer Customer Relationship Management Software (CRM).

Bewerbermanagement-Aufgaben

Zu den wichtigen Bewerbermanagement-Aufgaben gehört es, sämtliche Informationen und Prozesse einer Organisation im Bereich Bewerbermanagement übersichtlich an einem Ort zu bündeln. Ein Applicant Tracking System gewährleistet einen strukturierten und effizienten Umgang mit Bewerbungen entlang dem Recruiting-Prozess.

Welche Systeme für das Bewerber­management gibt es?

Kleinere Unternehmen verwenden oft E-Mail-Programme oder Excel-Tabellen für die Bewerberverwaltung. Gerade für mittelständische Unternehmen und bei hohem Bewerberaufkommen ist dagegen ein professionelles Applicant Tracking System unerlässlich. Dieses vereinfacht das Recruiting nachhaltig und verringert die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter. In Konzernen ist die Bewerbermanagement-Software häufig Teil eines übergeordneten Human-Resource-Information-Systems (HRIS) oder auch der Enterprise Resource Planning Software (ERP).

Ältere Recruiting-Software wird üblicherweise auf den Computern am Unternehmenssitz („on-premise“) installiert, was oft mit hohen Einrichtungskosten und teuren IT-Projekten einhergeht. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen haben sich in den letzten Jahren Systeme für das Applicant Tracking in Form von Software-as-a-Service (SaaS) verbreitet. Diese funktionieren meistens browserbasiert, eine Installation vor Ort ist hinfällig. Bei SaaS-Lösungen können Unternehmen in der Regel monatlich oder jährlich bezahlen.

Bewerber­management effizienter gestalten

Personio ist Ihr verlässlicher Partner bei sämtlichen HR-Prozessen, vom Bewerbermanagement über die Urlaubsverwaltung bis zur Lohnbuchhaltung. Machen Sie den kostenlosen Test oder lassen Sie sich von unserer 30-minütigen Webdemo überzeugen, dass Sie viele Prozesse in Ihrem Unternehmen mit Personio optimieren können.

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Alles an einem Ort

Stellenausschreibung

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Bewerbermanagement

Treffen Sie zukünftig dank transparenter und strukturierter Prozesse schneller die richtigen Personalentscheidungen.

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On-/Offboarding

Mit einem transparenten, strukturierten Prozess starten Ihre neuen Mitarbeiter voll durch – bereits ab Tag eins.

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Digitale Personalakte

Sparen Sie sich zwei Drittel Ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben, indem Sie Personaldaten online speichern und ändern.

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vorb. Entgeltabrechnung

Gehen Sie entspannt dem Stichtag entgegen, denn Personio erledigt Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung auf Knopfdruck.

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Personio Payroll

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Abwesenheiten

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Arbeitszeiterfassung

Mitarbeiter tragen Ihre Arbeitszeiten ein, Führungskräfte bestätigen sie – und HR? Behält immer die volle Kontrolle.

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Dokumentenmanagement

Nie wieder verzetteln! Sie wissen immer, wo welche Information liegt und wann sie erfasst wurde.

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Performance

Mehr Transparenz und sichtbare Fortschritte Ihrer Mitarbeiter – Dank Personalentwicklung, die man im ganzen Unternehmen spürt.

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Feedback

Fördern Sie Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Maßnahmen, indem Sie Feedback und Entwicklungsfortschritte dokumentieren.

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