Bewerbungsgespräch führen: Leitfaden, Ablauf & Fragen

Bewerbungsgespräche führen

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet…“ Neue Mitarbeitende einzustellen, ist zwar keine Entscheidung fürs Leben, aber doch eine sehr weitreichende. Deshalb sollten sich Arbeitgeber und Kandidat:innen vorab gut kennenlernen und prüfen, ob sie zueinanderpassen.

Das Bewerbungsgespräch ist der wichtigste Teil des Auswahlprozesses. Doch Bewerbungsgespräche zu führen, ist eine Kunst. Mit den Standardfragen aus vielen Ratgebern kommen Sie nicht weit.

In diesem Leitfaden für Personaler:innen und Führungskräfte erfahren Sie, wie Sie heute effektive Bewerbungsgespräche vorbereiten und durchführen. Ein Personalberater gibt Tipps, mit welchen Fragen Sie Ihre Bewerber:innen wirklich kennenlernen.

Mit dieser Vorlage führen Sie Bewerbungsgespräche strukturiert und zielgerichtet.

Ziel eines Bewerbungsgesprächs

Ein Bewerbungsgespräch hat genau ein Ziel: Bewerber:innen und Arbeitgeber bekommen Gelegenheit, sich kennenzulernen. Beide finden heraus, ob sie menschlich und fachlich zueinanderpassen und die beiderseitigen Erwartungen übereinstimmen.

Die Betonung liegt auf “beiderseitig”: Auch Sie müssen Kandidat:innen überzeugen, dass Sie ein toller Arbeitgeber sind. Bewerbungsgespräche müssen auf Augenhöhe geführt werden, nicht als „Befragung“ von oben herab. „Ein Bewerbungsgespräch sollte sich eher wie Dating als wie ein Interview anfühlen“, empfiehlt Jan-Lütje Thoden von der Personalberatung Start To Finish.

Als Arbeitgeber müssen Sie sich bewusst machen: In Fachberufen liegt der Vorteil aufseiten der Arbeitnehmenden. Die Unternehmen müssen sich bei ihnen „bewerben“.

Bewerbungsgespräche sind kein Stresstest

Ein Bewerbungsgespräch dient nicht als „Test“, in dem Bewerber:innen beweisen müssen, wie gut sie sind. Warum nicht? „Sie wollen in der Regel jemanden finden, der gut zur ausgeschriebenen Stelle passt, in den wenigsten Berufen muss man 90 Minuten lang reden können“, weiß Thoden. Wie gut sich Bewerber:innen präsentieren können, ist für viele Positionen also wenig relevant. Zudem sind Menschen meistens in Situationen wie diesen besonders aufgeregt.

Oft hört man den Rat, man solle Kandidat:innen durch schwierige (oder sogar indiskrete) Fragen oder andere Taktiken unter Stress setzen und beobachten, wie sie reagierten. Genau das Gegenteil sollten Sie tun: nämlich eine möglichst entspannte Atmosphäre schaffen, in denen sich Ihr Gegenüber öffnet, damit Sie sich wirklich kennenlernen können.

(Um die fachlichen Qualifikationen und die Arbeitsweise von Kandidat:innen zu überprüfen, sind andere Formate besser geeignet: etwa eine Fallstudie als Testaufgabe oder ein Probearbeitstag mit dem Team.)

Bewerbungsgespräche gut vorbereiten

Bewerbermanagement EvaluationenOb Interview-Planung, Bewerberkommunikation oder Evaluation: In Personio können Sie das gesamte Bewerbermanagement über ein Tool abwickeln und gestalten somit einen reibungslosen Prozess für alle.

Die richtige Vorbereitung

Wichtig: Personal- und Fachabteilung teilen sich die Verantwortung für den Auswahlprozess. Die Fachabteilung kennt die Anforderungen einer konkreten Position genau; dort arbeiten die Menschen später auch. Deshalb muss sie an allen Schritten beteiligt werden. Die Personalabteilung unterstützt und coacht die Fachabteilung und organisiert den Prozess. Folgendes sollten Sie zur Vorbereitung tun:

Teilnehmende

In der Regel führt die direkte Führungskraft das Bewerbungsgespräch, oft unterstützt durch jemanden aus der Personalabteilung. Manchmal ist eine weitere Person aus dem fachlichen Team dabei. Es sollten jedoch nicht mehr als 2-3 Personen sein, sonst könnte es auf die Kandidiat:innen einschüchternd wirken. Planen Sie stattdessen lieber mehrere, separate Gespräche.

Bewerbungsunterlagen

Lesen Sie sich die Bewerbung und den Lebenslauf der Bewerber:innen aufmerksam durch. Notieren Sie sich Punkte, über die Sie gezielt sprechen möchten.

Gesprächsleitfaden

Fach- und Personalabteilung sollten zusammen die Auswahlkriterien erarbeiten, sowie die Themen und Fragen festlegen, über die gesprochen werden soll. Erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden mit Fragen. Weiter unten finden Sie Empfehlungen für wirkungsvolle Fragen.

Raum

Das Gespräch sollte in einem hellen, freundlichen, gut gelüfteten, ruhigen Raum stattfinden. Ein Büro oder Konferenzraum sind übrigens kein Muss: Sie können genauso die Pausenlounge oder im Sommer die Terrasse nutzen.
Wenn Sie das Gespräch als Videokonferenz führen, sorgen Sie für einen ansprechenden Hintergrund und leuchten Sie Ihr Gesicht gut aus.

Alle Do’s und Don’ts zu Video-Onlinegesprächen können Sie in diesem Artikel nachlesen.

Kleidung

Die Kleidung sollte immer zu der Position passen, um die es geht, und zur Firmenkultur. Faustregel: Kleiden Sie sich im Zweifel etwas besser als an einem normalen Arbeitstag.

Kandidat:innen erinnern

Bestätigen Sie den Gesprächstermin ein oder zwei Tage vorher per E-Mail. Schicken Sie eine Anreisebeschreibung und weitere wichtige Informationen mit. Drücken Sie Ihre Freude darüber aus, dass Sie sich bald kennenlernen werden.

Bewerbungsgespräche: E-Mails automatisch versenden

Vorlage Einladung BewerbungsgesprächErstellen Sie Vorlagen für Bestätigungs-Mails, Absagen und Interview-Erinnerungen. Bei Bedarf können Sie den Zeitpunkt für den Versand individuell festlegen und Personio verschickt die E-Mails automatisch.

Ablauf und Phasen eines Bewerbungsgesprächs

Wie genau läuft ein Bewerbungsgespräch ab? Halten Sie sich an folgenden, bewährten Ablauf:

Begrüßung und Einführung

Starten Sie mit einer freundlichen Begrüßung und etwas Smalltalk. Damit lockern sie die Atmosphäre auf und der Puls kann sich wieder beruhigen. Erklären Sie den Kandidat:innen, wer das Gespräch führen und wie lange es dauern wird, und wie der grobe Ablauf ist. Alle Teilnehmenden sollten kurz etwas über sich erzählen; danach können Sie das Unternehmen und dessen Aktivitäten vorstellen.

Gespräch

Nun geht es zum eigentlichen Gespräch über. Bewerbungsgespräche führen Sie am besten teilstrukturiert durch: Das bedeutet, Sie legen gewisse Themenbereiche und Fragen fest; ansonsten lassen Sie das Gespräch sich entwickeln und reagieren flexibel. Sprechen Sie selbst nicht zu viel – schließlich möchten Sie die Kandidat:innen kennenlernen.
Folgende Themenblöcke sollten Sie in Bewerbungsgesprächen behandeln:

  • Bisherige Stationen und Erfahrungen
  • Persönlichkeit und Motivation
  • Fachkenntnisse und Arbeitsweise
  • Anforderungen der Position
  • Konditionen der Position

Fragerunde

Natürlich können Kandidat:innen schon während des Gesprächs Fragen stellen. Zum Schluss sollten Sie ihnen nochmals ausdrücklich dafür die Gelegenheit geben. Gute Bewerber:innen haben immer eine Reihe von Fragen vorbereitet.

Abschluss und Verabschiedung

Bedanken Sie sich am Ende für das Gespräch. Beschreiben Sie die nächsten Schritte: Was passiert als Nächstes? Gibt es weitere Gespräche oder Auswahlverfahren? Wer meldet sich wann? Fragen Sie Kandidat:innen auch nach deren Zeitplan: Da sich die meisten bei mehreren Unternehmen bewerben, sollten Sie schnell sein.

In kleinen Unternehmen können Sie Bewerber:innen zum Abschluss durch Ihre Räume führen und kurz mit Kolleg:innen bekannt machen. Mit einem kleinen Geschenk, dass zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie einen positiven Schlusspunkt setzen.

Wie lange sollte ein Bewerbungsgespräch dauern?

60 Minuten reichen in der Regel, für Führungs- oder Spezialistenpositionen kann ein Gespräch auch 90 Minuten dauern. Sie müssen es nicht unnötig in die Länge ziehen: Wenn alles besprochen ist, ist alles besprochen.
Wie Sie Top-Stellen schneller besetzen, erfahren Sie hier.

Auch interessant: Welche Bewerbungskosten sollen oder müssen Sie erstatten?

Wichtige Fragen für das Vorstellungsgespräch

Warum haben Sie sich genau bei uns beworben? Was ist Ihre größte Schwäche? Wo sehen Sie sich selbst in 5 Jahren? Wenn Ihnen ein Ratgeber zum Thema „Bewerbungsgespräch führen“ diese Fragen empfiehlt, dann sollten Sie ihn ignorieren.

Denn Sie stellen Fragen nicht, um vorformulieren Phrasen zu hören. Sie führen Bewerbungsgespräche, um wirklich etwas über potenzielle neue Mitarbeitende herauszufinden: über deren Persönlichkeit und Motivation.

Der Personalberater Jan-Lütje Thoden empfiehlt in seinen Trainings für Recruiter:innen folgende Fragen:

Hintergrund & Motivation

  • Wie sind Sie zu Ihrem Thema gekommen? Was begeistert Sie daran?
  • Wie wird sich das Thema Ihrer Meinung nach in den nächsten 5-10 Jahren entwickeln?
  • Wie wird das Leben anderer Menschen durch Ihre Arbeit besser?
  • Wenn Sie 5 Millionen Euro bekommen würden, was würden Sie damit machen?
  • Was sind Ihre persönlichen oder beruflichen Ziele? Was tun sie dafür?

Der vorige Job

  • Beschreiben Sie einen normalen Arbeitstag in Ihrem bisherigen Job.
  • Was sind/waren Ihre Hauptaufgaben?
  • Beschreiben Sie eine Sache, die Ihnen dort besonders gut gelungen ist. Auf welche Erfolge sind Sie stolz?
  • Was finden/fanden Sie an Ihrem bisherigen Job am besten? Was werden Sie nicht vermissen?
  • Wenn Sie Chef:in Ihres alten Unternehmens wären, was würden Sie sofort ändern?

Arbeitsweise

  • Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag?
  • Welche Software oder Hilfsmittel brauchen Sie unbedingt für Ihre Arbeit?
  • Welche drei Aufgaben Ihres Jobs machen Ihnen am meisten Freude?
  • Arbeiten Sie lieber allein oder im Team?
  • Wie stellen Sie sich Ihren idealen Arbeitstag vor?
  • Wie stellen Sie sich das ideale Team vor, in dem Sie arbeiten möchten?

Der neue Job

  • Was hat Sie an diesem Jobangebot am meisten angesprochen?
  • Wie stellen Sie sich die Arbeit bei uns vor? Was wird sich ändern, im Vergleich zu Ihrem bisherigen Job?
  • Was erhoffen Sie sich von einem Wechsel zu uns?
  • Ihre Hauptaufgaben bei uns wären X und Y: Wie würden Sie an diese Aufgaben angehen?
  • Was erwarten Sie sich von Ihrer Führungskraft? Welche Unterstützung hätten Sie gerne?

Fragenkatalog: Wer passt ins Unternehmen?

Cultural Fit Fragen im Vorstellungsgespräch - VorschauOb Teamfähigkeit, Belastbarkeit oder Kreativität: Mit dieser Fragensammlung finden Sie genau die Frage, die Sie für Ihren Gesprächsleitfaden brauchen.

Schwächen und Stärken der Bewerber:innen herausfinden

Auch wenn es bequem erscheint: direkt nach Schwächen und Stärken zu fragen bringt in den wenigsten Fällen etwas. Kandidat:innen werden das antworten, wovon sie denken, dass Sie es hören wollen. Sie bekommen dadurch nur heraus, wie gut die Menschen vorbereitet sind. Fragen Sie stattdessen lieber nach konkreten Situationen oder Erfahrungen, in denen sich bestimmte Stärken oder Schwächen zeigen.

Wenn Sie etwa herausfinden wollen, wie gut sich Kandidat:innen organisieren können, könnten Sie fragen:

  • Wie organisieren Sie einen normalen Arbeitstag? Wie planen Sie Ihre Aufgaben?
  • Stellen Sie sich vor, sie bekommen ein Projekt X mit einer sehr knappen Abgabefrist. Wie gehen Sie vor?

Oder wenn Sie herausfinden möchten, wie gut jemand Probleme lösen kann, können Sie fragen:

  • Beschreiben Sie, wie Sie in Ihrem letzten Job ein dringendes Problem gelöst haben und mit welchem Ergebnis.
  • Stellen Sie sich vor, morgen passiert dies und jenes und es ist niemand da, der Ihnen helfen kann. Was unternehmen Sie?

Sie müssen also offene, tiefgehende Gespräche führen und Ihre Gesprächspartner:innen erzählen lassen. Die oben genannten Fragen helfen dabei. Wenn Bewerber:innen nicht zum Punkt kommen oder vom Thema abschweifen, haken Sie gezielt nach; etwa:

  • „Können Sie das bitte genau beschreiben?“
  • „Können Sie mir bitte ein konkretes Beispiel dafür nennen?“
  • „Können Sie mir bitte die aus Ihrer Sicht wichtigsten drei Punkte zusammenfassen?“

Jemand kann behaupten, er oder sie sei teamfähig, sehr motiviert oder zuverlässig. Kann er oder sie konkrete Situationen beschreiben kann, in denen sich diese Eigenschaften gezeigt haben? Wenn nicht, wird es mit diesen Stärken wahrscheinlich nicht weit her sein.

Jede Position und jede:r Kandidat:in ist anders. Deshalb ist Vorbereitung elementar: Überlegen Sie sich, welche Stärken und Schwächen für eine bestimmte Aufgabe relevant sind oder welche Kriterien wichtig sind. Danach erarbeiten Sie gezielte Fragen, mit denen Sie solche Stärken und Schwächen der Bewerber:innen herausfinden können.

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Bewerbungsgespräch nachbereiten

Dokumentieren und analysieren Sie das Bewerbungsgespräch am besten direkt im Anschluss, solange Ihre Eindrücke noch frisch sind. Notieren Sie sich wichtige Kriterien und Dinge, die vielleicht für oder gegen Kandidat:innen sprechen. Diese Aufzeichnungen helfen Ihnen später beim objektiven Vergleich.

Halten Sie sich an den Zeitplan, den Sie im Gespräch zugesagt haben. Egal, ob Zusage oder Absage: Informieren Sie Kandidat:innen so bald wie möglich. Informieren Sie sie auch, falls sich Ihre Entscheidung verzögert.

Denken Sie daran: Menschen erinnern sich am besten an den Schluss einer Sache. Wie Sie sich am Ende des Auswahlverfahrens verhalten, prägt das Bild, das Bewerber:innen von Ihnen haben. Es entscheidet, ob sie Sie – trotz einer Absage – als Arbeitgeber weiterempfehlen und sich vielleicht später noch einmal bei Ihnen bewerben.

Gespräche strukturiert umsetzen

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