Zusagen nach einem Bewerbungsgespräch: Muster und Tipps

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Es ist soweit – nach vielen Gesprächen im Bewerbungsverfahren haben Sie sich für eine:n Kandidat:in entschieden. Und wie sagen Sie jetzt am besten zu? Wir geben HR Manager:innen und Recruitierenden wichtige Tipps und ein Muster an die Hand.

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Wie nach einem Vorstellungsgespräch zusagen?

Die Zeiten, in denen mit der Zusage vom Unternehmen die Unterschrift der Kandidat:innen garantiert war, sind heute vorbei. Im War for Talent sind Top-Bewerber:innen heiß umkämpft. Auch wenn Sie von Ihrer Seite zusagen, könnten es sich die Kandidat:innen noch anders überlegen.

Vielleicht haben sie parallel noch weitere Eisen im Feuer und sind noch unentschieden, welche Position sie annehmen möchten. Deswegen sollten Sie diesen letzten Schritt in der Candidate Journey genauso überzeugend gestalten wie den bisherigen Prozess. So können sie sich einen Vorteil vor anderen Unternehmen erarbeiten.

So häufig sagen Bewerber:innen ab

Dass Kandidat:innen gar nicht mal so selten selbst absagen, zeigt eine Studie. 36 Prozent der befragten Personen haben ihre Bewerbung im Jahr 2018 zurückgezogen. Davon entschieden sich 21 Prozent unmittelbar nach dem Vorstellungsgespräch gegen die Stelle und sogar 13 Prozent haben ein konkretes Jobangebot ausgeschlagen.

Wann sollten Sie Ihre:n Wunschkandidat:in kontaktieren?

Für eine Zusage gibt es keinen Zeitpunkt nach Maß. Sobald Sie sich intern für eine Person entschieden haben, können und sollten Sie direkt zusagen. Damit haben Sie ggf. einen zeitlichen Vorsprung vor anderen Unternehmen. Und der/die Bewerber:in wird eh schon gespannt auf Ihre Rückmeldung warten. Aber: Natürlich sollte die Zusage gut vorbereitet sein.

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E-Mail oder Anruf – was ist der beste Weg?

Eine Zusage sollte auf jeden Fall schriftlich erfolgen. Aber es ist definitiv sympathischer, wenn Sie die gute Nachricht zuerst persönlich bei einem Anruf überbringen. Bei so einem wichtigen Thema kann eine bloße E-Mail schnell unpersönlich wirken. Die meisten Bewerber:innen, die es in die letzte Auswahlrunde geschafft haben, werden zu diesem Zeitpunkt eher mit einem Anruf rechnen. Außerdem können Sie ggf. direkt Fragen beantworten, z. B. wie es nun weitergeht.

Nach der persönlichen Zusage sollten Sie das Jobangebot dann noch einmal per E-Mail bestätigen. Hier findet der/die Kandidat:in dann auch noch einmal alle wichtigen Details, die er/sie in der Aufregung beim Telefonat vielleicht vergessen hat.

So formulieren Sie die Zusage nach einem Vorstellungsgespräch richtig

Folgende Punkte helfen Ihnen, eine überzeugende Zusage zu formulieren:

Wer versendet die Zusage?

Absender:in der E-Mail sollte entweder der/die HR-Ansprechpartner:in, der/die in den Gesprächen teilgenommen hat, oder die künftige Führungskraft sein. Hier gibt es kein richtig oder falsch und hängt oft von Unternehmensprozessen ab.

Wie sollte die Anrede sein?

„Sehr geehrte:r“, „Hallo“, „Liebe:r“? Siezen oder duzen? Die Anrede muss zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passen. Außerdem sollten Sie sich an den bisherigen Kommunikationen und Gesprächen orientieren: Sie haben sich im Bewerbungsgespräch schon geduzt? Dann würde ein „Sie“ jetzt wahrscheinlich komisch rüberkommen.

Welche Tonalität passt?

Dass die Zusage hinsichtlich Grammatik und Rechtschreibung fehlerfrei sein muss, ist klar. Aber wie formuliert man die Nachricht am besten? Die Formulierung sollte professionell, aber gleichzeitig nahbar und freundlich sein. So zeigen Sie mit Ihrer Nachricht, dass sie sich darauf freuen, dass die Person bald Teil Ihres Unternehmens wird. Wie die Anrede sollte auch der Rest der E-Mail nach Ihrem Unternehmen klingen und dessen Kultur widerspiegeln.

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Was muss in die Zusage?

Es gibt einige Punkte, die in Ihre Zusage-Mail gehören. Essenziell ist dabei, dass Sie die Inhalte individualisieren und auf den/die Bewerber:in eingehen. Das zeigt Wertschätzung und aufrichtiges Interesse. Mit einer „08/15“-Nachricht, in der Sie nur den Namen und die Stellenbezeichnung abändern, vergeben Sie wichtiges Potenzial.

  • Die Zusage selbst: Ihr Jobangebot gehört direkt an den Anfang Ihrer E-Mail und sollte sich nicht im zweiten Absatz verstecken. Benennen Sie hier auch die konkrete Stellenbezeichnung.
  • Bisherige Gespräche: Zeigen Sie Interesse, indem Sie an Ihre Gespräche mit dem/der Kandidat:in anknüpfen, z. B. die überzeugende Präsentation in der finalen Runde.
  • Gründe: Teilen Sie dem/der Bewerber:in mit, warum Sie sich für ihn/sie entschieden haben. Das bekräftigt Ihr Interesse und Ihr Gegenüber wird sich freuen und wertgeschätzt fühlen.
  • Nächste Schritte: Zum Schluss informieren Sie den/die Kandidat:in, wie es im nächsten Schritt weitergeht. Das unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch davon ab, was Sie bereits im letzten Gespräch besprochen haben. Beispielsweise wird in einigen Unternehmen in der finalen Runde über das Gehalt verhandelt, andere Arbeitgeber klären dies erst im Rahmen des Jobangebots. Einige versenden mit dem Jobangebot direkt einen Arbeitsvertrag, andere warten hiermit bis zur Zusage des/der Kandidat:in. Machen Sie transparent, wie der Prozess in Ihrem Unternehmen aussieht.

Muster für die Jobzusage

Sie brauchen Ideen für konkrete Formulierungen? Wir haben als Basis eine Musterzusage für Sie formuliert. Bringen Sie dort unbedingt Ihre persönliche Note ein und nehmen Sie Bezug auf den/die Bewerber:in – dann steht Ihrer überzeugenden Zusage nichts im Weg.

Liebe:r Frau / Herr NACHNAME,

wir haben eine tolle Nachricht für Sie! Wir möchten Ihnen gerne die Stelle STELLENBEZEICHNUNG anbieten und würden uns sehr freuen, wenn Sie Teil unseres Teams werden. Mit Ihrem Detailwissen und Ihrer offenen und spontanen Art haben Sie uns direkt überzeugt. Ihre Präsentation bei unserem letzten Gespräch hat Ihr fundiertes Fachwissen und Ihre Lösungsorientierung noch einmal verdeutlicht. Wir hoffen, dass Sie sich auch für uns entscheiden.

Wie heute telefonisch besprochen, senden wir Ihnen anbei den Arbeitsvertrag mit den vereinbarten Details zu. Melden Sie sich gerne, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben. Idealerweise senden Sie uns bitte eine unterschriebene Kopie bis zum DATUM zurück. Anschließend melde ich mich noch einmal telefonisch bei Ihnen, um alle Details zu Ihrem ersten Arbeitstag und weiteren Unterlagen mit Ihnen zu besprechen.

Wir freuen uns darauf, Sie bald bei UNTERNEHMEN an Bord zu haben!

Viele Grüße

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